基于流程平臺(tái)高校外事信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用

張華偉

（江西財(cái)經(jīng)大學(xué) 江西省南昌市 330000）

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的背景下，高校的國(guó)際交流不斷深化發(fā)展，進(jìn)而高校外事管理工作較為重要，高校外事信息管理系統(tǒng)為了能夠穩(wěn)定運(yùn)行，推動(dòng)高校運(yùn)行發(fā)展，需要合理應(yīng)用流程平臺(tái)，進(jìn)行通訊設(shè)施建設(shè)，構(gòu)建完善的外事信息管理系統(tǒng)，提高對(duì)系統(tǒng)動(dòng)態(tài)的把控能力，推動(dòng)高校教學(xué)工作運(yùn)行發(fā)展，并帶動(dòng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行發(fā)展。

1 高校外事信息管理系統(tǒng)分析

1.1 應(yīng)用意義

為了進(jìn)一步了解高校外事信息管理系統(tǒng)，需要對(duì)應(yīng)用意義進(jìn)行整理，具體可以通過(guò)以下兩個(gè)方面來(lái)了解：

（1）高校外事信息管理系統(tǒng)能夠加強(qiáng)各個(gè)部門之間的聯(lián)系，合理管理高校的涉外事物，例如：其中的職能管理主要管理高校涉外事物進(jìn)行計(jì)劃、決定、調(diào)節(jié)部分工作；教學(xué)管理主要負(fù)責(zé)留學(xué)生、外籍教師的教學(xué)、學(xué)生的管理工作；后勤管理主要負(fù)責(zé)外籍教師、學(xué)生的飲食起居。通過(guò)這一方面能夠了解到，高校外事信息管理系統(tǒng)是高校與國(guó)際學(xué)校交流的主要渠道。

（2）隨著我國(guó)與國(guó)際之間的交往不斷密切，越來(lái)越多的教師參與到對(duì)外訪問(wèn)交流活動(dòng)中，高校外事信息管理系統(tǒng)能夠合理處理訪問(wèn)交流工作，推動(dòng)高校提高教學(xué)質(zhì)量。

1.2 面臨的挑戰(zhàn)

在對(duì)高校外事信息管理系統(tǒng)進(jìn)行分析時(shí)，需要對(duì)面臨的挑戰(zhàn)進(jìn)行整理：

（1）在經(jīng)濟(jì)全球化發(fā)展的背景下，國(guó)際教育成為主要的發(fā)展趨勢(shì)，高校為了滿足教育發(fā)展需求，需要轉(zhuǎn)變其現(xiàn)有的管理體制，加強(qiáng)與國(guó)際之間的交流合作，提高學(xué)生對(duì)世界的了解程度，雖然這一內(nèi)容為重要工作，但部分高校對(duì)外事信息管理系統(tǒng)的重視程度不高，難以推動(dòng)國(guó)際交流合作運(yùn)行發(fā)展。

（2）高校外事信息管理系統(tǒng)具有國(guó)際化的特點(diǎn)，學(xué)生能夠在學(xué)習(xí)中提高綜合能力，但如何科學(xué)有效的進(jìn)行 教學(xué)科研服務(wù)，為高校外事信息管理系統(tǒng)發(fā)展的重要課題。

2 高校外事信息管理系統(tǒng)應(yīng)用中存在的問(wèn)題

2.1 管理系統(tǒng)不完善

現(xiàn)階段，高校外事信息管理系統(tǒng)中，存在管理系統(tǒng)不完善的問(wèn)題，具體可以通過(guò)以下兩個(gè)方面來(lái)了解：

（1）高校外事信息管理系統(tǒng)需要對(duì)外籍學(xué)生、教師進(jìn)行學(xué)習(xí)、生活等方面進(jìn)行管理，還需要對(duì)高校教師、學(xué)生出國(guó)深造等工作進(jìn)行合理管理，進(jìn)而這一部分工作量較大，但部分高校沒(méi)有合理構(gòu)建管理系統(tǒng)，導(dǎo)致外事信息管理存在漏洞，對(duì)學(xué)生管理工作運(yùn)行發(fā)展有一定的影響。

（2）隨著國(guó)內(nèi)外高校訪問(wèn)交流工作不斷運(yùn)行發(fā)展，對(duì)高校外事信息管理系統(tǒng)提出了進(jìn)一步要求，但現(xiàn)階段的管理系統(tǒng)還不完善，難以保障考察、訪問(wèn)、交流等工作穩(wěn)定運(yùn)行，對(duì)高校運(yùn)行發(fā)展有一定的影響。

2.2 重視程度不高

高校外事信息管理系統(tǒng)中，存在重視程度不高的問(wèn)題：

（1）部分高校管理人員將高校外事信息管理系統(tǒng)歸為外事管理部門，但由于這一系統(tǒng)中包含的工作量較大，需要多個(gè)工作人員相互配合共同管理，出現(xiàn)了部分工作無(wú)人管理的問(wèn)題，對(duì)教師深造有嚴(yán)重的影響，難以推動(dòng)高校運(yùn)行發(fā)展。

（2）部分高校在構(gòu)建信息管理系統(tǒng)時(shí)，沒(méi)有對(duì)高校運(yùn)行發(fā)展需求進(jìn)行分析，高校難以對(duì)學(xué)生的學(xué)習(xí)能力進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，對(duì)學(xué)生選撥有一定的影響。另外，部分高校沒(méi)有構(gòu)建完善的教學(xué)考評(píng)制度，難以綜合評(píng)價(jià)教師的教學(xué)能力，對(duì)優(yōu)秀教師深造工作的運(yùn)行發(fā)展有一定的影響。

2.3 管理隊(duì)伍不穩(wěn)定

為了能夠進(jìn)一步了解高校外事信息管理系統(tǒng)，需要對(duì)管理隊(duì)伍不穩(wěn)定的問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)，具體可以通過(guò)以下兩個(gè)方面來(lái)了解：

（1）高校外事信息管理系統(tǒng)工作量較大，需要管理人員合理構(gòu)建管理規(guī)劃方案，但由于部分高校對(duì)這一工作的重視程度不高，沒(méi)有在招聘時(shí)對(duì)應(yīng)聘者進(jìn)行專業(yè)能力考察，導(dǎo)致部分管理人員不了解高校外事信息管理系統(tǒng)，難以發(fā)揮出應(yīng)用的有效性，對(duì)高校運(yùn)行發(fā)展有一定的影響。

（2）隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，國(guó)內(nèi)教育交流工作得到運(yùn)行發(fā)展，但部分高校沒(méi)有構(gòu)建專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)，甚至沒(méi)有定期開展培訓(xùn)工作，導(dǎo)致施工管理人員的專業(yè)能力與高校外事信息管理系統(tǒng)與運(yùn)行發(fā)展需求不符，降低了管理工作的有效性，對(duì)高校教學(xué)工作運(yùn)行發(fā)展有一定的影響。

2.4 運(yùn)行穩(wěn)定性不高

高校外事信息管理系統(tǒng)應(yīng)用中，存在運(yùn)行穩(wěn)定性不高的問(wèn)題：

（1）隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人們?cè)谏a(chǎn)、生活中應(yīng)用的信息技術(shù)范圍不斷擴(kuò)大，但由于部分高校對(duì)外事信息管理系統(tǒng)的重視程度不高，沒(méi)有招聘專業(yè)的信息系統(tǒng)管理人員，導(dǎo)致外事信息管理系統(tǒng)沒(méi)有得到合理管理，其中應(yīng)用的病毒庫(kù)沒(méi)有定期更新，在運(yùn)行的過(guò)程中，容易受到系統(tǒng)外部環(huán)境的影響，甚至容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息丟失的問(wèn)題，對(duì)高校運(yùn)行發(fā)展有一定的影響。

（2）由于外事信息管理系統(tǒng)中的信息對(duì)教學(xué)工作運(yùn)行發(fā)展有一定的影響，一旦系統(tǒng)受到破壞，會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的問(wèn)題，難以提高高校教學(xué)質(zhì)量。

3 基于流程平臺(tái)高校外事信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用策略

3.1 提高系統(tǒng)整體性

基于流程平臺(tái)高校外事信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，需要提高系統(tǒng)整體性，具體可以通過(guò)以下兩個(gè)方面來(lái)了解：

（1）在國(guó)家之間的交流交往活動(dòng)不斷增多時(shí)，外事信息管理系統(tǒng)不斷科學(xué)化發(fā)展，但部分高校沒(méi)有將各部分工作結(jié)合到一起，沒(méi)有形成完整外事信息管理系統(tǒng)，難以發(fā)揮出其引進(jìn)人才、科研等意義，為了改善這一現(xiàn)狀，需要先提高各部分內(nèi)容之間的聯(lián)系程度，并研究分析系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的合理性，優(yōu)化其中存在的結(jié)構(gòu)不適應(yīng)性，達(dá)到協(xié)調(diào)優(yōu)化管理的目的。例如：管理人員可以構(gòu)建涉外、文化交流、交流服務(wù)三個(gè)部門，為其分配相應(yīng)的工作，保障各部分工作都能夠有序進(jìn)行，涉外部的主要工作為招聘工作，需要構(gòu)建完善的招聘制度，保障外事信息管理工作穩(wěn)定運(yùn)行[1]。

（2）在構(gòu)建外事信息管理系統(tǒng)時(shí)，為了保障這一系統(tǒng)具有較高的可靠性，可以參考其他高校應(yīng)用的外事信息管理系統(tǒng)，總結(jié)其中的優(yōu)缺點(diǎn)，并完善本高校的管理系統(tǒng)，發(fā)揮出管理系統(tǒng)的實(shí)際意義，為提高高校教學(xué)質(zhì)量工作的運(yùn)行發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

3.2 提升通訊設(shè)施建設(shè)的重視程度

在流程平臺(tái)下，為了能夠進(jìn)一步提高高校外事信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用有效性，需要提升通訊設(shè)施建設(shè)的重視程度：

（1）由于進(jìn)行外事工作時(shí)，存在大量的遠(yuǎn)程性，為了提高溝通交流效率，需要將先進(jìn)的信息技術(shù)融入到其中，構(gòu)建科學(xué)的通訊設(shè)施，高?？梢酝度胍欢ǖ馁Y金，應(yīng)用信息技術(shù)構(gòu)建信息交流平臺(tái)，例如：聘請(qǐng)通信技術(shù)人員，按照高校的運(yùn)行發(fā)展情況構(gòu)建通訊平臺(tái)，發(fā)揮出網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，保障教師與學(xué)生之間能夠正常進(jìn)行交流溝通，達(dá)到推動(dòng)高校運(yùn)行發(fā)展的目的[2]。另外，在進(jìn)行通訊設(shè)施建設(shè)時(shí)，為了能夠進(jìn)一步提高通訊設(shè)施建設(shè)質(zhì)量，需要管理人員提高對(duì)這一部分工作的重視程度，對(duì)現(xiàn)階段應(yīng)用的通訊設(shè)施中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并有針對(duì)性的構(gòu)建優(yōu)化措施，保障高校外事信息管理系統(tǒng)能夠穩(wěn)定運(yùn)行，發(fā)揮出其中的管理意義。

（2）在科技不斷發(fā)展的背景下，通訊平臺(tái)在運(yùn)行時(shí)受到外界環(huán)境的影響，存在運(yùn)行不穩(wěn)定的問(wèn)題，為了改善這一現(xiàn)狀，高?？梢云刚?qǐng)技術(shù)人員負(fù)責(zé)管理通訊平臺(tái)，避免出現(xiàn)運(yùn)行不穩(wěn)定的問(wèn)題，保障高校高校外事信息管理系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。

3.3 把握系統(tǒng)動(dòng)態(tài)性

流程平臺(tái)下，為了能夠進(jìn)一步提高高校外事信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用合理性，需要把控系統(tǒng)動(dòng)態(tài)性，具體可以通過(guò)以下兩個(gè)方面來(lái)了解：

（1）由于外事信息管理系統(tǒng)奇具有整體性，又具有動(dòng)態(tài)性，為了提高外事信息管理系統(tǒng)的平衡性，需要管理人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的動(dòng)態(tài)管理途徑，構(gòu)建能夠了解國(guó)外先進(jìn)教學(xué)方法的系統(tǒng)，使高校教師能夠通過(guò)這一途徑的學(xué)習(xí)擴(kuò)大知識(shí)面，發(fā)揮出外事管理的實(shí)際意義。另外，在這一過(guò)程中，高校需要派出優(yōu)秀的教師參與到其中，展示高校發(fā)展中的優(yōu)秀領(lǐng)域，帶動(dòng)這一地區(qū)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行發(fā)展，發(fā)揮出外事信息管理系統(tǒng)的有效性。

（2）由于應(yīng)用外事信息管理系統(tǒng)能夠帶動(dòng)這一地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，進(jìn)而在把控外事信息管理系統(tǒng)動(dòng)態(tài)性的過(guò)程中，需要政府部門提高扶持力度，投入一定的資金購(gòu)買先進(jìn)的設(shè)備，并對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目進(jìn)行研究，推動(dòng)高校外事信息管理系統(tǒng)運(yùn)行發(fā)展，并提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

3.4 構(gòu)建專業(yè)的外事管理隊(duì)伍

流程平臺(tái)下高校外事信息管理系統(tǒng)為了能夠穩(wěn)定運(yùn)行，需要構(gòu)建專業(yè)的外事管理隊(duì)伍，具體可以通過(guò)以下兩個(gè)方面來(lái)了解：

（1）由于管理人員對(duì)外事信息管理系統(tǒng)的了解程度與管理質(zhì)量有一定的關(guān)系，但部分高校在招聘時(shí)，沒(méi)有構(gòu)建完善的招聘標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致部分外事管理人員專業(yè)能力不高，難以推動(dòng)外事信息管理系統(tǒng)運(yùn)行發(fā)展，為了改善這一現(xiàn)狀，提高高校教學(xué)質(zhì)量，需要定期開展培訓(xùn)工作，例如：高校管理人員可以聘請(qǐng)外事信息管理專家，為其講解外事信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用方法，并在培訓(xùn)工作結(jié)束之后進(jìn)行考核工作，選出專業(yè)能力強(qiáng)的員工構(gòu)建外事管理隊(duì)伍[3]。另外，高校還需要轉(zhuǎn)變其外事信息管理人員的招聘方法，對(duì)應(yīng)聘者的綜合素養(yǎng)進(jìn)行考察，提高招聘標(biāo)準(zhǔn)，為外事信息管理系統(tǒng)的合理應(yīng)用奠定良好的基礎(chǔ)。

（2）由于外事信息管理系統(tǒng)工作量大，為了避免出現(xiàn)工作失誤問(wèn)題，需要定期開展員工會(huì)議，讓員工共同討論工作處理方法，避免出現(xiàn)工作失誤問(wèn)題，發(fā)揮出外事管理隊(duì)伍的專業(yè)能力，保障高校交流發(fā)展穩(wěn)定運(yùn)行。

3.5 應(yīng)用激勵(lì)機(jī)制

在流程平臺(tái)下，高校外事信息管理系統(tǒng)為了能夠穩(wěn)定運(yùn)行，需要合理應(yīng)用激勵(lì)機(jī)制，具體可以通過(guò)以下兩個(gè)方面來(lái)了解：

（1）激勵(lì)機(jī)制能夠提高員工的工作積極性，保障外事信息管理系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行，但在構(gòu)建激勵(lì)機(jī)制時(shí)，需要將管理制度融入到其中，提高有效性。例如：高校管理人員可以分析其他高校應(yīng)用的外事信息管理系統(tǒng)，了解其中的優(yōu)點(diǎn)與不足，將其中的優(yōu)點(diǎn)融入到自身管理工作中，提高員工的工作積極性，推動(dòng)高校運(yùn)行發(fā)展[4]。

（2）為了發(fā)揮出管理系統(tǒng)的有效性，需要高校管理人員落實(shí)這一管理制度，并在教師會(huì)議中為教師總結(jié)分析這一制度，使相關(guān)管理人員能夠提高對(duì)激勵(lì)機(jī)制的重視程度，推動(dòng)高校外事信息管理系統(tǒng)管理工作運(yùn)行發(fā)展。另外，為了發(fā)揮出激勵(lì)機(jī)制的實(shí)際意義，需要高校提高檢查管理力度，提高教師對(duì)高校外事信息管理系統(tǒng)相關(guān)工作的重視程度，達(dá)到國(guó)際高校信息交流的目的，提高高校的教學(xué)質(zhì)量。

3.6 拓展引智工作渠道

為能夠推動(dòng)高校外事信息管理系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行，發(fā)揮出流程平臺(tái)的實(shí)際意義，需要拓展引智工作渠道，具體可以通過(guò)以下兩個(gè)方面來(lái)了解：

（1）由于引智為高校交流中的主要內(nèi)容，能夠提高國(guó)外專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)效率，將國(guó)外教學(xué)工作中的優(yōu)秀內(nèi)容融入到其中，能夠推動(dòng)高效教學(xué)質(zhì)量進(jìn)一步提高，達(dá)到培養(yǎng)專業(yè)人才的目的，但在這一過(guò)程中，為了能夠發(fā)揮出引智的有效性，需要拓展引智渠道，例如：高?？梢耘c政府、媒體進(jìn)行溝通，通過(guò)這部渠道進(jìn)行引智工作，并構(gòu)建完善的選拔流程，保障選拔工作具有較高的有效性。

（2）為了提高高?，F(xiàn)有教師的綜合能力，需要定期開展教師交流大會(huì)，使教師能夠提高對(duì)專業(yè)知識(shí)的了解能力，推動(dòng)高校運(yùn)行發(fā)展。

4 結(jié)論

綜上所述，在流程平臺(tái)下對(duì)高校外事信息管理系統(tǒng)應(yīng)用分析時(shí)，為了能夠進(jìn)一步提高分析有效性，需要先對(duì)高校外事信息管理系統(tǒng)進(jìn)行總結(jié)，了解這一系統(tǒng)的實(shí)際意義，之后進(jìn)行合理應(yīng)用，但先階段，由于高校外事信息管理系統(tǒng)中存在一定的問(wèn)題，難以推動(dòng)高校運(yùn)行發(fā)展，為了改善這一現(xiàn)狀，需要合理應(yīng)用信息技術(shù)，構(gòu)建完善的通訊設(shè)施，提高交流的有效性。另外，高校管理人員還需要構(gòu)建科學(xué)的激勵(lì)機(jī)制，提高教師對(duì)外事信息管理系統(tǒng)的重視程度。