提升企業(yè)辦公室行政綜合管理有效性的方法研究

苗雨欣

青海省生產(chǎn)力促進(jìn)中心有限公司 青海西寧 810001

企業(yè)辦公室行政在企業(yè)中起到了樞紐的作用，針對(duì)辦公室行政管理，通過(guò)對(duì)企業(yè)各個(gè)部門(mén)中存在的問(wèn)題進(jìn)行解決，避免各個(gè)部門(mén)之間出現(xiàn)的矛盾，從而有利于各個(gè)部門(mén)之間的互相協(xié)調(diào)與配合，最終提高企業(yè)的工作效率。

1 企業(yè)辦公室行政管理的職能

1.1 協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部和外部的關(guān)系

企業(yè)辦公室屬于行政管理，因此企業(yè)辦公室對(duì)于協(xié)調(diào)內(nèi)部和外部之間的矛盾是行政管理的職責(zé)之一，通過(guò)協(xié)調(diào)，使企業(yè)不同部門(mén)處于統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)體系中，通過(guò)協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系，可以將企業(yè)中存在的問(wèn)題及時(shí)反饋給企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)，使企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)了解到基層員工的需求，同時(shí)針對(duì)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)狀況，做出相關(guān)的改善，通過(guò)優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)制度，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的有效運(yùn)營(yíng)。

1.2 具有“潤(rùn)滑”作用

辦公室行政管理作為綜合性的服務(wù)機(jī)構(gòu)，通過(guò)開(kāi)展多種多樣的企業(yè)活動(dòng)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)各部門(mén)之間的“潤(rùn)滑”作用，在活動(dòng)中，使企業(yè)各個(gè)部門(mén)之間通過(guò)交流溝通，達(dá)到良好的部門(mén)合作情感[1]。在企業(yè)的日常運(yùn)營(yíng)中，由于企業(yè)辦公室行政人員需要接觸大部分企業(yè)基層員工，因此能有效的將企業(yè)各個(gè)層級(jí)之間的問(wèn)題進(jìn)行收集，通過(guò)匯總，再反饋給高層領(lǐng)導(dǎo)，企業(yè)不同層級(jí)的問(wèn)題收集，包括員工的生活狀態(tài)、工作期望、工作建議等，有利于為企業(yè)后續(xù)的發(fā)展制定出一個(gè)切實(shí)可行的戰(zhàn)略目標(biāo)。

1.3 客觀的呈現(xiàn)企業(yè)文化

從客觀的角度看，企業(yè)辦公室行政能夠呈現(xiàn)出企業(yè)多樣化的文化性質(zhì)，通過(guò)借助多樣化行政管理手段，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)各個(gè)部門(mén)、各個(gè)崗位人員對(duì)企業(yè)文化的了解，有利于增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的凝聚力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的穩(wěn)定團(tuán)結(jié)，當(dāng)企業(yè)面臨外在風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，通過(guò)眾志成城的團(tuán)隊(duì)合作渡過(guò)企業(yè)的困難。

2 企業(yè)辦公室行政管理中存在的問(wèn)題

2.1 對(duì)人員培訓(xùn)工作不夠完善

每一個(gè)企業(yè)，每天都會(huì)有人員離職和入職的情況，因此企業(yè)的人員流動(dòng)性比較大，尤其是大型企業(yè)，每天人員的流動(dòng)性非常多，這就要求企業(yè)辦公室行政工作對(duì)新入職人員做好完善的培訓(xùn)制度，通過(guò)長(zhǎng)期有效的培訓(xùn)計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)員工技能、素質(zhì)的提升，但往往企業(yè)辦公室行政由于人員較少，工作內(nèi)容多樣復(fù)雜，所以導(dǎo)致很難做到完善的人員培訓(xùn)[2]。

2.2 人員能力難以滿足企業(yè)辦公室行政需求

隨著企業(yè)的規(guī)模擴(kuò)大，這就需要人力資源部對(duì)相關(guān)的人才進(jìn)行招聘，對(duì)于企業(yè)辦公室行政人員而言，需要的是高學(xué)歷、高素質(zhì)以及高能力的人才，這是因?yàn)槠髽I(yè)辦公室行政人員既要面對(duì)企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)，又要面對(duì)基層員工以及不同層級(jí)的部門(mén)主管、經(jīng)理等，同時(shí)又要協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的問(wèn)題以及員工之間的矛盾等。因此企業(yè)辦公室行政需要有很高的素質(zhì)能力才能完成相關(guān)工作任務(wù)，但在實(shí)際人員招聘中，往往很難招聘到這類(lèi)型人才，從而導(dǎo)致企業(yè)辦公室行政很難完全滿足相應(yīng)的要求。

2.3 對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化的管理以及落實(shí)不到位

企業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)相關(guān)的制度以及標(biāo)準(zhǔn)化要求，因此企業(yè)辦公室行政人員的工作職責(zé)之一就是督促企業(yè)相關(guān)的管理制度進(jìn)行落實(shí)到每個(gè)員工身上，通過(guò)制度的落實(shí)，實(shí)現(xiàn)人員按照要求工作，但實(shí)際情況是，企業(yè)的相關(guān)制度和流程等標(biāo)準(zhǔn)有時(shí)不符合企業(yè)目前的形式，或者制度流程缺乏更新，導(dǎo)致企業(yè)辦公室行政對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)化的管理很難落實(shí)下去。

3 企業(yè)辦公室行政管理有效性的方法

3.1 提高并改善人才結(jié)構(gòu)

對(duì)于企業(yè)辦公室行政而言，需要強(qiáng)化企業(yè)制度的創(chuàng)新，通過(guò)人才引進(jìn)以及激勵(lì)、選拔的方式儲(chǔ)備企業(yè)人才數(shù)量，確保企業(yè)在擁有一批高水平、高素質(zhì)人才的同時(shí)還有一批同樣的儲(chǔ)備人才，從而有利于企業(yè)的發(fā)展中隨時(shí)補(bǔ)充相關(guān)崗位的需求，有利于企業(yè)的正常健康發(fā)展[3]。

3.2 企業(yè)加強(qiáng)對(duì)辦公室行政人員的培養(yǎng)

在企業(yè)辦公室行政管理中，企業(yè)要注重人才的開(kāi)發(fā)，優(yōu)化傳統(tǒng)的單一模式，通過(guò)以人為本的理念進(jìn)行管理，從而使企業(yè)內(nèi)部的員工對(duì)企業(yè)擁有歸屬感和依賴(lài)感，同時(shí)企業(yè)要定期對(duì)企業(yè)辦公室行政人員進(jìn)行全面的系統(tǒng)化管理，對(duì)企業(yè)辦公室行政人員進(jìn)行教育教學(xué)，促使他們的知識(shí)水平能力得到提升，有利于他們?cè)诠ぷ鲗?shí)踐中積累豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，使企業(yè)辦公室行政各項(xiàng)工作做到實(shí)處。

3.3 提高并落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)化的建立

對(duì)于企業(yè)而言，企業(yè)的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)化必須要隨時(shí)根據(jù)企業(yè)的發(fā)展而更新，從而使企業(yè)制度以及標(biāo)準(zhǔn)化符合企業(yè)與社會(huì)的發(fā)展，因此企業(yè)辦公室行政可以督促企業(yè)相關(guān)部門(mén)對(duì)本部門(mén)的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行更新或者制定。對(duì)于企業(yè)的相關(guān)制度，企業(yè)辦公室行政可以重新制定或者修改，新制定的制度或者修改的制度，必須要符合企業(yè)需求，同時(shí)經(jīng)過(guò)企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)同意簽字后正式執(zhí)行，同樣的對(duì)于更新后的各部門(mén)標(biāo)準(zhǔn)化，企業(yè)辦公室行政人員也需要進(jìn)行進(jìn)度審核，通過(guò)對(duì)制度和標(biāo)準(zhǔn)的督促，促使企業(yè)上下所有人員按照規(guī)定的制度要求進(jìn)行，從而確保企業(yè)在運(yùn)行時(shí)，有據(jù)可依，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的最終發(fā)展。

3.4 注重辦公室行政精細(xì)化管理

通過(guò)優(yōu)化企業(yè)文化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)運(yùn)行中對(duì)企業(yè)文化的滲透，通過(guò)制定合理的企業(yè)辦公室行政管理目標(biāo)，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)精細(xì)化的管理，在企業(yè)的管理中，通過(guò)定崗、定制的方式，并結(jié)合企業(yè)的特點(diǎn)，對(duì)崗位工作進(jìn)行任務(wù)劃分，在企業(yè)運(yùn)行中，通過(guò)獎(jiǎng)懲措施，可以極大的促進(jìn)員工的積極表現(xiàn)性，實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室行政精細(xì)化管理的有效運(yùn)行。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)的發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，企業(yè)想要在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)一席之地，就必須從企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行有效的管控，通過(guò)企業(yè)辦公室行政，可以有效的實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的順暢運(yùn)轉(zhuǎn)，從而有利于企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展，使企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。