事業(yè)單位文書檔案管理研究

白迊春

寧武縣愛國(guó)衛(wèi)生運(yùn)動(dòng)委員會(huì)辦公室 山西忻州 036700

事業(yè)單位的文書檔案主要是記錄發(fā)展歷程，文書檔案是事業(yè)單位發(fā)展歷史的有力證明，并且能夠?qū)氋F的工作經(jīng)驗(yàn)和數(shù)據(jù)留給后來者。文書檔案包括多種形式的資料，比如單純的文字資料、數(shù)據(jù)圖表以及生動(dòng)形象的視頻資料等等，真實(shí)記錄了事業(yè)單位的發(fā)展。做好事業(yè)單位的文書檔案管理工作可以對(duì)過去進(jìn)行充分的了解，能夠借助以往經(jīng)驗(yàn)，避免再犯同樣的錯(cuò)誤，有利于促進(jìn)事業(yè)單位更好發(fā)展。

1 事業(yè)單位文書檔案管理模式的不足之處

1.1 相關(guān)人員對(duì)文書檔案管理不重視

部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)以及文書檔案管理相關(guān)人員并沒有準(zhǔn)確理解文書檔案管理工作的核心內(nèi)容與職能作用，對(duì)文書檔案管理工作存在輕視心理，將文書檔案管理工作等同于篩選保存主要文件，加劇了文書檔案管理工作的僵硬化與局限性，減少文書檔案管理的資金技術(shù)投入，壓縮文書檔案管理人員編制，其他部門工作人員缺少檔案管理意識(shí)，甚至認(rèn)為沒有義務(wù)配合文化檔案管理工作[1]。

1.2 文書檔案管理設(shè)施不完善

電子文書檔案在文書檔案總量中所占的比例較小，提高了文書檔案管理工作對(duì)檔案室規(guī)模、管理環(huán)境等要求，雖然部分檔案室因安全防護(hù)措施沒有具體落實(shí)到位，檔案發(fā)霉、蟲咬等事情偶有發(fā)生，加劇了文書檔案信息資源的不完整性。現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備以及軟件系統(tǒng)等的綜合利用率較低，造成了事業(yè)單位資源的浪費(fèi)。也有少數(shù)事業(yè)單位文書檔案管理設(shè)備較為陳舊落后，使用流程較為煩瑣，故障發(fā)生率較高，降低了設(shè)備技術(shù)對(duì)提高文書檔案管理質(zhì)量的助推作用。

1.3 文書檔案的管理方式落后

隨著我國(guó)科技水平的不斷發(fā)展，可以將電子化和網(wǎng)絡(luò)化等管理方式應(yīng)用到文書檔案的管理過程中，從而使檔案管理的效率能夠得到有效的提升。但是由于事業(yè)單位缺乏文書檔案管理方面的技術(shù)人才，導(dǎo)致相關(guān)的技術(shù)支持不足，最終導(dǎo)致無法進(jìn)行有效的文書檔案數(shù)字化管理。這對(duì)文書檔案的管理效率和管理水平都產(chǎn)生了很大的制約，使得事業(yè)單位無法高效利用相關(guān)的文書檔案資料。

2 提高事業(yè)單位文書檔案管理水平的措施

2.1 轉(zhuǎn)變文書檔案管理理念

管理人員不應(yīng)只看到文書檔案管理工作取得的成績(jī)，還應(yīng)冷靜客觀地評(píng)價(jià)我國(guó)管理現(xiàn)狀與西方發(fā)達(dá)國(guó)家管理水平的差距，分析當(dāng)前管理理念、管理方法及管理設(shè)備技術(shù)等方面存在的不合理之處，既不能照搬其他國(guó)家或地區(qū)的管理理念、管理模式，也不能繼續(xù)使用漏洞百出的管理模式延續(xù)陳舊落后的管理理念，而是要在參考網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上的管理方法，借鑒其他國(guó)家地區(qū)失敗或成功的管理經(jīng)驗(yàn)，分析管理特征及管理訴求等基礎(chǔ)上來提高管理理念的指導(dǎo)性、時(shí)代性及合理性，主動(dòng)推行不同管理方法及管理系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)或試行活動(dòng)的開展，從中找出經(jīng)過實(shí)踐檢驗(yàn)的效果較好的管理方法，提高管理人員積極主動(dòng)工作與努力創(chuàng)新發(fā)展的意識(shí)。另外，管理人員還應(yīng)從思想上認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)工作對(duì)自身及他人、單位及社會(huì)等的影響力，將其當(dāng)作事業(yè)來看待，而非是賺取工資的方式。在認(rèn)真負(fù)責(zé)的完成本職工作基礎(chǔ)上，還可以通過網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)、參加培訓(xùn)活動(dòng)、提升學(xué)歷等方式來掌握更多與之相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，主動(dòng)配合其他管理人員的工作[2]。

2.2 提高文書檔案管理機(jī)制的完善性

文書檔案管理機(jī)制應(yīng)隨著檔案管理目標(biāo)、事業(yè)單位職能作用等的變化而變化，相關(guān)部門既要在檔案管理相關(guān)法律條文變更時(shí)主動(dòng)調(diào)整管理機(jī)制，也要在行政管理職能、內(nèi)部框架及管理目標(biāo)等發(fā)生變化時(shí)來調(diào)整管理流程與管理制度，更要在新管理系統(tǒng)設(shè)備研發(fā)成功并廣泛運(yùn)用時(shí)，管理人員職業(yè)素養(yǎng)相關(guān)的規(guī)定也要發(fā)生改變，只有這樣才能提高管理機(jī)制的科學(xué)合理性與時(shí)代發(fā)展性，才不會(huì)讓其成為管理工作的約束力。另外，還應(yīng)聘請(qǐng)檔案管理及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)研發(fā)等領(lǐng)域的專家學(xué)者對(duì)其管理機(jī)制進(jìn)行客觀分析與專業(yè)指導(dǎo)，提高文書檔案管理流程的簡(jiǎn)單化與統(tǒng)一性，提升文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的一致性，降低文書格式不規(guī)范等情況的發(fā)生率。比如，事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《省檔案條例》等相關(guān)規(guī)律法規(guī)來提高文件材料歸檔機(jī)制的明確性與先進(jìn)性，準(zhǔn)確劃分文件材料歸檔與不歸檔的范圍、不同類型材料的保管期限及文件材料的格式要求等，對(duì)所有的文書檔案進(jìn)行統(tǒng)一集中管理。最后，還應(yīng)對(duì)文件資料內(nèi)容格式等進(jìn)行統(tǒng)一要求，比如要求統(tǒng)一字號(hào)、字體、顏色等，避免出現(xiàn)文件檔案資料格式內(nèi)容混亂的局面。

2.3 加強(qiáng)文書檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

在管理文書檔案資料的過程中，管理人員要具備相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和綜合素養(yǎng)，在開展文書檔案管理工作的過程中能夠協(xié)調(diào)溝通各個(gè)部門的人員積極配合，并根據(jù)文書調(diào)查取閱的實(shí)際情況分類存放文書資料，從而使存放的各類文書檔案資料一目了然，同時(shí)還要對(duì)各類文書檔案資料的目錄信息進(jìn)行整理，從而使查詢的便捷性得到有效提升。對(duì)于以往只注重存放，不注重調(diào)動(dòng)的文書檔案使用觀念要加以改變。管理人員要根據(jù)專業(yè)的制度要求和人性化原則分類存放文書檔案資料，在充分滿足人們使用需求的情況下，要有利于存放便捷性的開展。另外，要定期教育培訓(xùn)相關(guān)的管理人員，提升他們的日常工作技能，并使他們的技術(shù)能力及時(shí)更新，與時(shí)代的發(fā)展要求相符合。與此同時(shí)，還要全面指導(dǎo)管理人員在檔案管理工作中的溝通協(xié)調(diào)能力，從而使操作阻礙有效減少。單位管理人員在日常的工作中，要監(jiān)管文書檔案管理人員的工作狀態(tài)，并對(duì)文書檔案資料的存放情況進(jìn)行定期檢查，如果發(fā)現(xiàn)文書檔案因個(gè)人原因造成缺失、記錄差錯(cuò)，甚至損毀，要對(duì)相應(yīng)的管理人員進(jìn)行批評(píng)教育，增強(qiáng)文書檔案管理人員的責(zé)任感[3]。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，事業(yè)單位要重視文書檔案的管理工作，積極采取各種措施解決文書檔案管理工作存在的問題，使其得到有效的改進(jìn)和完善，從而使事業(yè)單位的發(fā)展歷程能夠得到完整的保存，將珍貴的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和歷史記錄留給后來人，并不斷提高檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性，有效促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。