文書檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化的意義及措施

潘海峰

寧武縣綜合檢驗檢測中心 山西忻州 036700

1 文書檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化的意義

1.1 提高文書檔案管理工作效率，使檔案編輯方式更加靈活

數(shù)字化管理模式下，文書檔案可利用掃描設(shè)備完成數(shù)據(jù)掃描、刻錄以及備份保護等操作，以計算機為載體，應(yīng)用光盤或磁盤存儲檔案信息。這樣做可以讓人們在使用文書檔案時能夠快速完成信息查詢和編輯，使文書檔案的應(yīng)用更加靈活。

1.2 從文書檔案檢索方面來看，檢索效率有所提升，信息檢索更加便捷

過去人們使用的文書檔案往往是紙質(zhì)形式的，檔案編制需要耗費大量時間，特別是在查詢信息方面，給檔案管理人員帶來了工作壓力。確立數(shù)字化文書檔案管理模式后，檔案管理人員開始采用先進的軟件進行信息檢索，并使用自動檢索系統(tǒng)提高檢索效率。系統(tǒng)采用模糊記憶方法，只要將關(guān)鍵詞輸入系統(tǒng)，就能找到相應(yīng)的檔案信息，極大程度上提高了檔案檢索效率。

1.3 實現(xiàn)了文書檔案資源利用的共享化

數(shù)字化文書檔案管理模式可以推動資源的高效利用，打破以往檔案在傳輸中的時間與空間限制，文書檔案信息可以在不同地區(qū)和行業(yè)間即時共享，符合當前信息資源共享的潮流趨勢。

2 文書檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化的有效措施

2.1 建立文書檔案數(shù)字化歸檔管理體系

關(guān)于文書檔案數(shù)字化歸檔體系的建立，以下建議可供參考：①確定文書檔案數(shù)字化管理范圍與標準。應(yīng)用科學(xué)合理的方法制定統(tǒng)一數(shù)字化文書檔案管理標準，比如明確文書檔案數(shù)字化歸檔范圍、加工規(guī)范、信息存儲標準以及安全標準，明確信息化管理機制，全方位推進文書檔案的信息化、數(shù)字化、法制化建設(shè)，完善相關(guān)配套制度，使事業(yè)單位文書檔案數(shù)字化建設(shè)工作順利進行。②明確文書檔案數(shù)字化歸檔的具體操作。數(shù)字化文書檔案加工就是將紙質(zhì)文獻以掃描的形式加工為數(shù)字化信息，應(yīng)用檔案管理軟件，對文書檔案進行統(tǒng)一格式的著錄，并建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，再將文件經(jīng)過掃描轉(zhuǎn)為數(shù)字圖像，打造全文數(shù)據(jù)庫。經(jīng)過著錄與掃描之后，檔案信息可以自動生成目錄，協(xié)助管理人員完成檔案統(tǒng)計工作。應(yīng)用掃描法時需要用到掃描設(shè)備，掃描設(shè)備可以將文書檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字圖形并傳入計算機系統(tǒng)，經(jīng)過OCR識別和校對后，數(shù)字圖像被轉(zhuǎn)為可操作編輯的數(shù)字檔案。③信息存儲技術(shù)。以文件夾的形式為主，掃描全文圖像，按照樹形結(jié)構(gòu)存儲全文圖像，案卷級的全文圖像共有全宗號、目錄號、案卷號三層文件夾；以卷為單位的文件級全文圖像在此基礎(chǔ)上有一個順序號文件夾。經(jīng)過軟件處理之后的全文圖像需要被妥善存儲于計算機，存儲時要注意文書檔案信息的安全性和統(tǒng)一性[2]。

2.2 數(shù)字化掃描文書檔案，建立檔案管理數(shù)字化平臺

根據(jù)上文所述了解到，實現(xiàn)文書檔案數(shù)字化管理的關(guān)鍵在于信息掃描、語音識別以及鍵盤錄入。其中最常見的方法就是掃描，它可以對文書檔案進行數(shù)字化掃描，提高文書檔案管理效率。在數(shù)字化掃描時需要配置專業(yè)的掃描設(shè)備，比如性能符合標準的掃描儀，按照科學(xué)的掃描流程對文書檔案展開掃描過程，加強對掃描儀的參數(shù)檢查，再對文書檔案進行定位，確定檔案類型，選定預(yù)掃描的方式，經(jīng)過預(yù)掃描與預(yù)覽的文書檔案加以調(diào)整。根據(jù)具體調(diào)整情況設(shè)置掃描儀分辨率，確定掃描色調(diào)。掃描完成后需要對文書檔案進行文字識別與校對工作，確定無誤后將文檔妥善保存。文書檔案數(shù)字化管理平臺的構(gòu)建有利于提升文書檔案管理效率，為事業(yè)單位搭建網(wǎng)絡(luò)化平臺，實現(xiàn)對文書檔案管理工作的優(yōu)化調(diào)整，細化內(nèi)部環(huán)節(jié)。加強各部門的溝通與交流，優(yōu)化文書檔案的使用方式和閱讀方式，對檔案管理部門的內(nèi)部資源進行優(yōu)化配置，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)和信息技術(shù)構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息化系統(tǒng)。該系統(tǒng)的建立一方面可以保證文書檔案數(shù)字化管理的實效性，另一方面可以實現(xiàn)文書檔案信息資源的實時共享，完成對文書檔案的遠程檢索，方便信息在各個部門的高效傳播，促進文書檔案數(shù)字化管理工作方式的進步。文書檔案管理系統(tǒng)可以解決電子檔案分散、檔案檢索效率低、歸檔借閱存在障礙、檔案丟失泄密、檔案權(quán)限設(shè)置不合理等問題。系統(tǒng)建立了電子檔案庫，實現(xiàn)了對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理，方便對紙質(zhì)檔案、電子檔案的集中統(tǒng)一管理，支持多途徑在線檢索檔案，確立電子化歸檔和借閱的檔案管理流程，依靠細粒度權(quán)限控制體系實現(xiàn)對文書檔案資源的多重安全防護。與此同時，系統(tǒng)為檔案管理人員提供了各種統(tǒng)計表，支持人們對文書檔案的監(jiān)控與評估。文書檔案管理系統(tǒng)可對檔案進行全生命周期管理，在檔案入庫階段進行檔案采集和精細化管理，在檔案使用階段完善歸檔、借閱、鑒定以及銷毀等流程，在檔案統(tǒng)計階段支持報表統(tǒng)計和數(shù)據(jù)分析評估，全方位提高文書檔案管理的實效性。

2.3 強化檔案管理人員培訓(xùn)工作

文書檔案管理工作有著復(fù)雜的特點，專業(yè)性極強，為檔案管理人員素質(zhì)與能力提出了較高要求?，F(xiàn)階段文書檔案管理隊伍整體素質(zhì)有待提升，普遍存在兼職的情況，專業(yè)知識與文化水平也有待提升，這些因素的存在都制約了文書檔案管理工作的高效開展。要想滿足數(shù)字化的各項要求，讓文書檔案管理工作真正得到創(chuàng)新，應(yīng)該定期開展對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，除了要讓他們掌握豐富的檔案專業(yè)知識以外，需要學(xué)習(xí)計算機、法律、文秘和文學(xué)等知識。檔案管理部門要加強對檔案管理人員的教育，確保每個工作人員擁有職業(yè)證書，并定期學(xué)習(xí)國內(nèi)外文書檔案管理方面的知識，掌握更多管理經(jīng)驗，讓文書檔案管理獲得更多的活力。在計算機普及與應(yīng)用的過程中，文書檔案管理模式也出現(xiàn)了巨大變化，檔案管理數(shù)字化發(fā)展速度日益加快[3]。

3 結(jié)語

總之，通過建立完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫，有利于檔案資源利用率的提升，并定期開展對檔案管理人員的培訓(xùn)教育工作，促使他們的工作能力實現(xiàn)提升，保證數(shù)字化背景下文書檔案管理工作高效開展。