新時期事業(yè)單位人事檔案管理研究

彭爽

大安市公廁管理處 吉林大安 131300

人事檔案管理，顧名思義，就是單位對職工的個人信息、工作狀況等記錄在冊，以明確職工的專長區(qū)域，在單位安排工作時提供參考依據(jù)。領(lǐng)導層對于職工情況的了解以及職工的合理正確分配，會讓從業(yè)人員在工作中對個人價值的實現(xiàn)有所滿足，使企業(yè)的長遠發(fā)展更好更快進行[1]。因此，事業(yè)單位對人事檔案科學、合理、有規(guī)劃的管理是單位發(fā)展的重要條件。

1 事業(yè)單位人事檔案管理的必要性分析

1.1 提升單位管理能力

人事檔案作為事業(yè)單位檔案工作的基礎(chǔ)性內(nèi)容，其記錄了單位所有人員的基本信息，是單位獲取人才、利用人才以及選撥人才的依據(jù)，通過科學利用和管理人事檔案，能夠?qū)挝坏母黜椆芾砹鞒毯凸ぷ鳝h(huán)節(jié)進行優(yōu)化調(diào)整，促使管理趨于有序性、科學性以及合理性方向發(fā)展，對強化事業(yè)單位的管理能力提升具有重要價值。

1.2 優(yōu)化人力資源配置

在事業(yè)單位實際運行中，需要以人才作為支撐，通過各個崗位人員的密切配合完成各項工作，人力資源是事業(yè)單位有序發(fā)展的基礎(chǔ)和前提。在我國經(jīng)濟發(fā)展新形勢下，社會人才競爭更加激烈，事業(yè)單位優(yōu)化人力資源配置的方式主要為外部引進和內(nèi)部提拔，人事檔案是事業(yè)單位選撥人才的重要依據(jù)，對人事檔案開展有效管理，能夠為單位領(lǐng)導選撥人才提供參考，發(fā)現(xiàn)員工的優(yōu)勢和價值，進而將其安排到合適的崗位上，真正實現(xiàn)人盡其才，實現(xiàn)單位人力資源優(yōu)化配置。

1.3 實現(xiàn)員工動態(tài)跟蹤

在知識經(jīng)濟時代下，人才是實現(xiàn)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)保障，人事檔案記錄了員工的獎懲情況、工作表現(xiàn)、個人經(jīng)歷以及基礎(chǔ)信息，是員工發(fā)展和提升自我的重要記錄，通過人事檔案管理能夠幫助事業(yè)單位領(lǐng)導掌握員工的思想以及能力發(fā)展動態(tài)，實現(xiàn)員工動態(tài)跟蹤，有助于單位儲備人才、利用人才以及挖掘人才。

2 新時期做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的路徑

2.1 更新事業(yè)單位人事檔案管理觀念

第一，改變現(xiàn)有檔案管理觀念。事業(yè)單位需要充分認識到人事檔案管理工作的重要性，對其引起高度重視，不管是單位，還是個人，進一步強化事業(yè)單位人事檔案管理工作的意義十分重大。單位領(lǐng)導需要對人事檔案管理工作引起密切關(guān)注，充分發(fā)揮出自身的帶頭作用，改變每一位人員的檔案管理工作態(tài)度，只有確保事業(yè)單位人事檔案管理觀念的創(chuàng)新性，將人事檔案管理小組構(gòu)建起來，才可以促進人事檔案管理水平的提高。第二，應(yīng)在固定的時間指導、督促、檢查人事檔案管理工作，加強檢查和監(jiān)督，在指導與監(jiān)督中，發(fā)現(xiàn)檔案管理存在的缺陷和問題，同時第一時間運用有效手段進行補救。第三，將人事檔案管理達標考核機制構(gòu)建起來。將人事檔案管理工作做好的重要前提是良好的制度，可密切結(jié)合檔案管理質(zhì)量和管理人員的績效考核，確保人事檔案管理朝著規(guī)范化和制度化方向發(fā)展[2]。

2.2 提高人事檔案的真實性和完整性

人事檔案管理的主要工作內(nèi)容是收集和存儲有效的人才信息，并將其作為人事管理的有效依據(jù)，只有不斷提高人事檔案信息的真實性和完整性，才能切實發(fā)揮出人事檔案管理的有效價值，從而為推動事業(yè)單位人才建設(shè)的全面發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。這就要求人事檔案管理人員必須要樹立實事求是的管理理念，對單位員工的教育經(jīng)歷和工作經(jīng)歷進行全面了解，不斷完善員工的個人信息，堅決杜絕材料造假、信息失真等現(xiàn)象的發(fā)生，從而促進人事檔案信息真實性的顯著提升。此外，為了提高人事檔案管理的有效性，相關(guān)管理人員還應(yīng)該不斷提高認識檔案信息的完整性，通過多種渠道對員工的個人信息進行完善，這樣也能在一定程度上確保檔案信息的真實性。唯有如此，才能提高人事檔案的使用效率，從而為薪酬管理和評價考核工作的順利實施提供可靠的參考依據(jù)。

2.3 加強管理隊伍建設(shè)力度

首先，事業(yè)單位應(yīng)建立完善檔案管理人員相關(guān)的各項規(guī)章制度，尤其是與管理人員切身利益相關(guān)的績效考核機制及晉升機制，將其參加職業(yè)技能培訓次數(shù)與考核成績等納入其晉升考核標準之一，對于經(jīng)常以工作繁忙、身體不適、已經(jīng)掌握培訓內(nèi)容等理由拒絕參與培訓活動的或多次培訓考核不合格的人員進行適當?shù)呐u或懲罰，創(chuàng)設(shè)職業(yè)技能學習小組，拓寬管理人員學習掌握最新人事檔案管理的技巧與方法，提升其政治素養(yǎng)與職業(yè)道德水平。其次，還應(yīng)轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理人員招聘機制，擴招檔案管理專業(yè)或互聯(lián)網(wǎng)專業(yè)的高校大學生，提高對應(yīng)聘人員實踐經(jīng)驗的要求。最后，還應(yīng)調(diào)整該項崗位報考招聘機制與標準，適當限制報考人員專業(yè)范圍，延長崗前培訓時間，補充與延伸崗前培訓內(nèi)容，靈活運用現(xiàn)代化辦公設(shè)備及教學設(shè)備等來創(chuàng)新培訓方法，對于連續(xù)三次崗前培訓考核不合格的人員采取留崗觀察或辭退等處理措施[3]。

2.4 加強硬件設(shè)施的投入和使用

事業(yè)單位在日常管理中，應(yīng)確保人事檔案管理工作資金的充足性，或?qū)ｉT預留一些資金在檔案管理中使用，同時保證經(jīng)費嚴格落實。加大專業(yè)檔案硬件設(shè)施的使用和投入力度，對檔案存放的位置和條件進行改善，保證檔案的存放空間符合“三室”分離。為保證檔案安全，增加相應(yīng)安保設(shè)施，如消防、安全警報等。另外，還需將信息化技術(shù)不斷引進，借助計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)革新和完善人事檔案管理，利用網(wǎng)絡(luò)在社會范圍中共享非保密范圍的檔案信息，將人才檔案信息服務(wù)提供給社會，進而有效共享人事檔案信息資源。這樣做既大大便利了檔案利用者，也提高了人事檔案工作效率與質(zhì)量，顯著提升了檔案利用效率，推動了檔案管理向無紙化發(fā)展。

3 結(jié)語

為了更好地進行人事檔案管理，首先，事業(yè)單位需要對人事檔案管理有更加全面、更加科學的認識，只有單位本身對檔案管理足夠重視，人事檔案管理才會更好地發(fā)展。除此之外，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，單位人事檔案管理可以引進互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進行更系統(tǒng)的管理，同時專門設(shè)立人事檔案管理培訓機構(gòu)，提高職員的專業(yè)技術(shù)水平，推動人事檔案管理健康發(fā)展。