地勘單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策分析

付龍華

核工業(yè)二0八大隊 內(nèi)蒙古包頭 014010

地質(zhì)檔案是地勘單位在地質(zhì)調(diào)查、礦產(chǎn)勘查、技術研究等生產(chǎn)、科研活動中產(chǎn)生的原始資料和成果憑證。其既具有一般科技檔案的性質(zhì)和功能，又具有專業(yè)性強、理論性強的特點。地質(zhì)科技檔案是地質(zhì)工作的真實參考，是地質(zhì)礦產(chǎn)勘查、開發(fā)和研究的重要參考資料。因此，在地勘單位的生產(chǎn)經(jīng)營活動中，必須對地質(zhì)檔案進行科學、規(guī)范、標準的管理，才能保證效益推動檔案管理工作的有效開展[1]。

1 地勘單位檔案管理工作基本屬性

1.1 集中化管理

檔案管理是地勘單位的重要工作之一。每年都要對單位、工程師、地質(zhì)勘探資質(zhì)等各種證書、文件檔案進行分類、保存和維護，并且所有的地質(zhì)資料一般都是統(tǒng)一保存在一個部門一個房間，并由專業(yè)的人士進行看管維護。同時為了保證管理的效能，加上不同的地勘單位會有不同的檔案分類標準，所以在進行檔案管理工作中，檔案管理人員的集中培訓也是非常重要的[2]。

1.2 多樣化管理

地勘單位是一個擔負著區(qū)域地質(zhì)勘察、環(huán)境地質(zhì)勘測、農(nóng)業(yè)地質(zhì)調(diào)查等諸多工作的系統(tǒng)性工程，因此對于不同的地質(zhì)勘察資料來說需要進行不同的管理策略。一些中大型的地勘單位，往往還將會有專項的地質(zhì)調(diào)查資料、科研課題和研究專著、進步成果獎章等等，這些都需要分類管理多樣化管理，才能保證管理的效能最佳。

1.3 精準化管理

精細化管理更像是一種文化和理念，是一種推動地勘單位縱深發(fā)展的動力，在當今的背景下，怎么才能體現(xiàn)出檔案的真實價值呢，就需要從重點出發(fā)，把握重點找準方向這樣才能是事半功倍，而本身檔案管理這項工作就覆蓋很多方面，管理內(nèi)容繁多，無論是管理內(nèi)容還是管理方法上，都要講求合理精細規(guī)范，這樣才能精準管理，保證工作效能的發(fā)揮。

1.4 規(guī)范化管理

保管制度、保密制度、借閱制度、查詢制度，檔案管理員崗位職責都要建立起一套完備科學的規(guī)章，此外在規(guī)范化建設的過程中，還要實現(xiàn)和地勘單位其他崗位工作協(xié)同，其他部門的同事能通過規(guī)范化、流程化的借閱保證地勘單位管理資料不遺失不損壞，保證檔案管理的長遠效益。

2 地勘單位檔案管理中存在不足

2.1 轉(zhuǎn)型挑戰(zhàn)大，企業(yè)化和市場化的檔案管理模式需摸索

在60年的地勘檔案管理發(fā)展過程中，大多數(shù)地勘單位都建立了內(nèi)部組織檔案管理制度，有的甚至設立了專職檔案管理部。然而參照的是前蘇聯(lián)的管理體制，制定了自己單位的各種管理措施。該方案起到一定的保證單位內(nèi)部檔案的可靠性和保密性的任務，但是不適應市場化經(jīng)濟背景。地勘單位實行企業(yè)化管理模式已成為一種趨勢。地勘行業(yè)正面臨著轉(zhuǎn)型升級的新階段，尤其是在當下地勘單位的公益類和生產(chǎn)經(jīng)營類比重不合理，這給普通地勘單位帶來了管理和盈利上的挑戰(zhàn)。目前，我國地勘行業(yè)的發(fā)展與改革定位為企業(yè)化和市場化，同時先根據(jù)“事業(yè)單位機構編制調(diào)整和分類意見”做好部分地勘單位的轉(zhuǎn)型是非常有必要的。以我市的地勘事業(yè)單位轉(zhuǎn)型為例，多家公益性的地勘單位轉(zhuǎn)向生產(chǎn)經(jīng)營類，調(diào)劑編制人員，事業(yè)編制人員縮減比例高，那么更多的“合同工”應該怎么管理，傳統(tǒng)的事業(yè)單位管理模式顯然會拖后腿，更主要的是根據(jù)單位的實際發(fā)展情況和改革轉(zhuǎn)型方向，結合企業(yè)管理經(jīng)驗進行轉(zhuǎn)型[3]。

2.2 工作壓力大，工作人員身兼數(shù)職難專心

多年來，地勘單位內(nèi)部的組織結構比較臃腫，但人力安排的合理程度上看并不高，管理體制僵化會導致諸多不足。最明顯的問題在于，從地質(zhì)勘探單位的工作性質(zhì)上說，野外勘探和生產(chǎn)調(diào)研工作為主體，受傳統(tǒng)思維方式的影響下，基層地勘單位的檔案管理工作一直被忽視，認為上不了“前線”。那么這就導致了地勘單位內(nèi)部的人員結構比較混亂，在一些中小型的地勘單位中，單位辦公室的人事有時候會兼任秘書，不僅負責干部人事檔案、辦公文件資料的管理，連接各部門的工作和辦公室的各項工作，也會順便整理地質(zhì)資料檔案，這些“兼職”人員的專業(yè)素質(zhì)必然很低，自然不能保證管理效率和管理的合理性；在一些地勘單位，檔案管理人員與同一單位的其他主管人員之間缺乏協(xié)調(diào)與配合，加上因為編制改革導致人員的頻繁調(diào)動和調(diào)整，將進一步影響本單位的檔案管理工作，以上諸多方面，都導致沒有做好協(xié)調(diào)工作，以部門和人員的合作來支持檔案管理的發(fā)展[4]。

2.3 管理水平不高，實際管理模式僵化效益不明顯

地勘單位的檔案管理模式主要是以檔案場所集中、運行機制規(guī)范為主要發(fā)展目標。一般來說，不同的城市建設和發(fā)展水平不同，有的單位重點開展城市地下空間的開發(fā)擴建地鐵等基礎設施，但是有些資源型城市，開展的礦產(chǎn)地質(zhì)勘察更多一些，檔案管理模式多種多樣，各單位要根據(jù)自身的實際情況和需要采取自己的管理模式。同時，因為檔案管理不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟效益，所以在大多數(shù)的地勘單位，決策者對檔案管理的重要性認識不足，認為單位內(nèi)部檔案管理工作簡單流程清晰，對管理工作缺乏相應的資金投入和人力投入，沒人沒技術更容易導致檔案管理混亂，尤其是一些技術檔案信息，因為人員的素質(zhì)不高導致真假混淆，降低了檔案的價值，再使用還要重新甄別，造成了資源的極大浪費。然而，從實際情況分析，地質(zhì)檔案的歸檔往往存在不合理的問題，甚至分類不準確，影響了后續(xù)檔案管理工作的順利開展。

2.4 信息化成趨勢，檔案信息化建設難度高技術不扎實

地勘單位的企業(yè)化改革促使單位進入市場競爭，通過參與各種市場項目的投標有效活躍市場環(huán)境獲得經(jīng)濟效益。但由于項目的多樣性和技術數(shù)據(jù)的復雜性，原有的系統(tǒng)已不能滿足地勘單位的發(fā)展需要，制定新的檔案管理機制有其必要性。縱觀我國的地勘事業(yè)單位管理，檔案管理水平低的問題很常見，還停留在人工收集、整理的“老辦法”，當需要資料的時候，就是專業(yè)人員按照一定的方法查找，這樣比較費時費力，而固步自封的人工檔案管理，可以接觸和獲取的信息量較小，也不利于檔案的二次開發(fā)和資源利用。當下信息化管理是一大趨勢，地勘單位的檔案信息資源重要，應用價值也是極其重大的。因此就需要選擇信息化規(guī)整、檢索、管理等措施對檔案管理進行重新規(guī)劃。在網(wǎng)絡技術的不斷發(fā)展帶動下，檔案管理信息化建設面臨許多新的挑戰(zhàn)，無論是技術人才還是系統(tǒng)的設計難度上，都存在一定的發(fā)展壓力。

3 新時代基于地勘單位轉(zhuǎn)型背景下的檔案管理工作創(chuàng)新研究

3.1 推動檔案管理的市場化接軌，研究適合單位轉(zhuǎn)型的檔案管理模式

（1）增強收集意識標準化管理。地勘單位檔案管理的水平和質(zhì)量不僅決定了檔案利用的便利性，也關系到數(shù)據(jù)的科學利用。建立科學的檔案管理制度，進一步完善了地勘單位檔案管理的規(guī)章，能有效提高地勘單位檔案管理水平。一些重要的地勘資料需要復印副本，并落實原件的保存，尤其是一些幾十年前的資料，更要采取此模式，而原則上如需使用則翻閱副本或者電子文檔。

（2）摸索單位特色工作模式。隨著社會的轉(zhuǎn)型與發(fā)展，建立與現(xiàn)代社會發(fā)展相適應的檔案管理體系勢在必行。地勘單位要設立專門的檔案部門，明確檔案管理職能，把單位檔案管理等工作納入發(fā)展規(guī)劃、制度制定和考核范圍。此外還要根據(jù)本市的建設規(guī)劃制定未來的工作大體走向，并重點研究側重于某一或者某幾個部分的檔案管理工作。針對一些已經(jīng)轉(zhuǎn)型的地勘單位，需參考市場上企業(yè)的運作模式和管理模式，進行改革和摸索是非常有必要的[5]。

3.2 嚴格工作流程，保證重要信息管理有序保密性好

（1）確保檔案完整收集。地勘單位的檔案管理與其他工作一樣重要。制定相關發(fā)展規(guī)劃，促進檔案管理科學化、規(guī)范化發(fā)展。由于地質(zhì)勘探工作需要在室外進行，有些地區(qū)環(huán)境惡劣，因此有必要做好其工作的規(guī)范，無論是地貌特征的記錄和保存、實地數(shù)據(jù)的記錄、地質(zhì)剖面圖，水文地質(zhì)圖，地層圖，鉆孔資料等地質(zhì)資料的記錄都需要詳細明晰，這樣才能輔助做好后續(xù)的檔案管理工作。

（2）提升檔案管理工作認識。把檔案管理工作作為事業(yè)單位管理和發(fā)展的戰(zhàn)略規(guī)劃之一。在日常的地勘單位工作進程中，逐步凸顯和確立檔案管理的地位和重要性。定期組織專題會議提升工作人員素質(zhì)，設立專職檔案管理人員專人專崗，聽取檔案管理人員的工作匯報并對檔案管理信息收集和管理情況進行有效的監(jiān)督管理，對發(fā)現(xiàn)的問題及時糾正。

3.3 提升人員素質(zhì)，招徠更多年輕化、高素質(zhì)高水平管理人員

（1）建立地勘單位檔案管理人才培養(yǎng)計劃。將專業(yè)培訓和深造納入地勘單位檔案管理人員培訓計劃，目的是建立一支高水平的地勘單位檔案管理人員隊伍，為提高地勘單位檔案管理水平和我國檔案事業(yè)的健康發(fā)展提供保障。管理人員和基層工作人員的素質(zhì)進行有效的審核，并督促其不斷接受教育提升管理本領。

（2）重視新晉優(yōu)秀人才的招徠。當前很多地勘單位的檔案管理人員資歷深但思維僵化，加上沒有先進的檔案管理理念作為支撐，所以更容易出現(xiàn)改革不力的問題，而基于地勘事業(yè)單位轉(zhuǎn)型的當口，嘗試招聘經(jīng)過正規(guī)高等院校、職業(yè)院校教育，具備優(yōu)秀的檔案管理技能的畢業(yè)生，來充實單位的檔案管理人才隊伍，能有效提升檔案管理的價值。

（3）加強監(jiān)督和指導。做好監(jiān)督和管理，能保證實際的工作過程中不出或者少出紕漏。上級管理部門有責任也有必要，對下級的檔案管理工作人員的實際工作規(guī)范性和流程性進行監(jiān)督和指導。第一點，在做好同級檔案管理工作的基礎上，要加強對下級檔案管理工作的監(jiān)督指導；第二點，要逐步擴大對下級檔案管理工作的監(jiān)督指導范圍，在監(jiān)督成果的同時，努力做到對工作過程的監(jiān)督。監(jiān)督和管理的流程應當嚴格公平且有章可循，對良好的先進的工作行為堅決表彰，對不符合有關要求和規(guī)范的堅決通報批評，并做好限期整改要求，確保檔案管理工作規(guī)范化運作。

3.4 優(yōu)化信息化管理水平，提升檔案科學化管理效能

檔案的電子化管理是信息化時代變遷的大勢所趨。隨著地勘行業(yè)的快速改革，檔案管理必須實現(xiàn)巨大變革。這種變化就是要改變傳統(tǒng)的管理模式并采取信息化管理模式，從而保證地勘行業(yè)的生存和發(fā)展，充分發(fā)揮檔案管理的重要性。首先，需要配齊配套設施，檔案管理專用設施是檔案管理的硬件條件，如文件消毒器、防磁視聽柜、除濕機、移動式緊湊架等需要嚴格配備，而檔案管理的基礎設施籌備是逐步實現(xiàn)檔案管理信息化的軟件條件和關鍵條件。其次，也要建立基于計算機技術的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理信息化，通過高效率的檔案管理信息化系統(tǒng)提升實際地勘資料的管理效能。最后，對于地勘事業(yè)單位的檔案管理人員來說，具備互聯(lián)網(wǎng)的思維也是非常有必要的，其需要提升工作人員的素質(zhì)，必要的時候，也需要一定的計算機專業(yè)人才作為支撐，做好檔案管理系統(tǒng)的運維和保障工作，保證實際的信息化管理始終維持在有效科學的系統(tǒng)環(huán)境下運作，最大程度地提升檔案管理電子化發(fā)展和信息化水平。

4 結語

隨著社會的發(fā)展和科技的進步，在新形勢下，基層地勘單位的檔案工作如何為促進經(jīng)濟建設和各項事業(yè)的發(fā)展提供有效的服務和更大的空間，因此在新時代，如何優(yōu)化地勘單位的實施，提高管理效率，值得我們研究分析，并立足于地勘單位轉(zhuǎn)型的背景研究地勘單位檔案管理工作轉(zhuǎn)型的相關技巧，為今后的工作轉(zhuǎn)型和創(chuàng)新提供參考。