多媒體技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用

李麗

（德州職業(yè)技術(shù)學(xué)院 山東省德州市 253000）

可以說隨著信息化時(shí)代的到來，無論是國(guó)民的日常生活還是企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理，對(duì)于信息技術(shù)、多媒體技術(shù)的依賴程度也在不斷加深。尤其是在檔案管理工作當(dāng)中，充分利用多媒體技術(shù)不僅可以有效提高檔案管理的工作效率，同時(shí)也可以保障相關(guān)工作的精確性，還能夠優(yōu)化檔案信息資源的開發(fā)利用。而如何運(yùn)用多媒體技術(shù)，如何開發(fā)相關(guān)檔案信息管理軟件，如何輸入和整理相關(guān)信息，如何將多媒體技術(shù)的應(yīng)用和檔案管理工作進(jìn)行深度融合，也成為了檔案管理人員最為重要的工作重點(diǎn)。

1 多媒體技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中應(yīng)用的作用

1.1 改變傳統(tǒng)檔案管理模式

首先，多媒體技術(shù)在檔案信息化建設(shè)過程當(dāng)中的應(yīng)用作用可以簡(jiǎn)化傳統(tǒng)檔案信息管理建設(shè)的工作流程。在傳統(tǒng)檔案建設(shè)過程當(dāng)中需要由人工完成相應(yīng)的檔案整理和存放，不僅需要消耗大量的人工，還需要花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間建立索引目錄。同時(shí)由于大量的人工操作，還會(huì)存在各種遺漏和操作失誤。這些行為不僅會(huì)導(dǎo)致后期在檔案調(diào)取和使用過程當(dāng)中浪費(fèi)時(shí)間，甚至還會(huì)發(fā)生檔案信息遺失的嚴(yán)重問題。而多媒體技術(shù)的應(yīng)用，不僅可以極高的提高檔案建設(shè)工作效率，同時(shí)也能簡(jiǎn)化相應(yīng)檔案管理的工作流程。另外由于是使用計(jì)算機(jī)和掃描儀進(jìn)行檔案信息錄入管理，能夠最大程度上減少人為操作的占比，避免人為操作的失誤，讓整個(gè)檔案資源從收集整理到調(diào)取使用流程變得更加簡(jiǎn)潔、科學(xué)、高效。

1.2 存儲(chǔ)介質(zhì)的改變

其次，應(yīng)用多媒體技術(shù)最明顯的變化是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案變成了數(shù)字化檔案，這種檔案的數(shù)字化信息化建設(shè)能夠便于信息的讀取和傳輸。在傳統(tǒng)檔案調(diào)取和使用的過程中不僅會(huì)受到時(shí)間和空間的限制，同時(shí)整個(gè)檔案內(nèi)容的調(diào)取流程還需要進(jìn)行篩選、甄別、復(fù)印、打印和郵寄。不僅調(diào)取時(shí)間較長(zhǎng)，同時(shí)紙質(zhì)檔案的遠(yuǎn)距離郵寄還有可能遇到丟失破損等情況。而傳統(tǒng)的檔案一旦丟失，就很難進(jìn)行補(bǔ)辦或回復(fù)。但是數(shù)字化檔案則不會(huì)再受到相應(yīng)問題的困擾，通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)和高清掃描可以實(shí)現(xiàn)及時(shí)遠(yuǎn)程傳輸共享，既避免了人工查找浪費(fèi)時(shí)間的問題也不會(huì)再出現(xiàn)檔案遺失或破損等情況。即便數(shù)字檔案出現(xiàn)傳輸失誤也可以調(diào)取備份再次進(jìn)行操作，這種及時(shí)共享，及時(shí)傳輸?shù)墓δ芸梢詷O大的提高檔案信息和相關(guān)資源開發(fā)利用的效率。

1.3 優(yōu)化工作模式

另外，在現(xiàn)代化檔案信息建設(shè)工作當(dāng)中多媒體技術(shù)的應(yīng)用打破了傳統(tǒng)檔案管理的固定模式。使檔案的形式和用途變得更加多樣化，經(jīng)過高清掃描建檔之后，通過相應(yīng)軟件的操作能夠?qū)ο嚓P(guān)檔案信息按照不同的類目進(jìn)行儲(chǔ)存和歸檔。在使用過程當(dāng)中只需要輸入相關(guān)信息，就可以在檔案資料庫(kù)當(dāng)中及時(shí)調(diào)取。這種模式不僅讓檔案的調(diào)取功能變得更加簡(jiǎn)約，同時(shí)也可以嫁接到現(xiàn)代化的檔案信息處理軟件當(dāng)中，對(duì)全部的檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化統(tǒng)計(jì)，按照不同的功能和需求，將每一個(gè)檔案中所包含的時(shí)間日期，姓名，地點(diǎn)，內(nèi)容以及相關(guān)事件進(jìn)行系統(tǒng)梳理，對(duì)全部檔案信息內(nèi)容資源的開發(fā)有著極大的提升。

1.4 存儲(chǔ)和檢索方式的改變

最后，多媒體技術(shù)在檔案信息化建設(shè)過程中對(duì)信息儲(chǔ)存方式和內(nèi)容檢索方式也有了直觀的優(yōu)化。根據(jù)相關(guān)軟件設(shè)置不同功能，可以讓檔案信息從收集，保存，儲(chǔ)存，歸檔，整理等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有機(jī)串聯(lián)。讓工作人員在檢索相應(yīng)信息過程當(dāng)中只需要通過1～2 個(gè)關(guān)鍵詞，就能夠?qū)⑷繖n案進(jìn)行調(diào)取和排序。無論是在政府相關(guān)職能部門還是在企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)活動(dòng)當(dāng)中都可以讓信息資源的開發(fā)利用變得更加簡(jiǎn)潔高效，可以說多媒體技術(shù)的應(yīng)用對(duì)于檔案信息化建設(shè)工作而言解決了傳統(tǒng)模式下信息收集較為復(fù)雜，加工整理難度大，耗時(shí)耗力等核心問題。也對(duì)信息安全，信息整理，信息檢索，信息傳輸?shù)葍?nèi)容進(jìn)行了針對(duì)性優(yōu)化時(shí)期，能夠滿足不同需求不同環(huán)境。

2 多媒體技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中應(yīng)用的有效策略

2.1 重視軟件和硬件的基礎(chǔ)建設(shè)

首先，想要優(yōu)化多媒體技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的實(shí)際應(yīng)用效果，就需要針對(duì)不同環(huán)境和不同功能設(shè)計(jì)完善的多媒體硬件和相關(guān)的軟件系統(tǒng)。對(duì)于多媒體技術(shù)科軟件的開發(fā)工作是檔案管理信息化建設(shè)的重要核心，擁有更加流暢的操作，具備更多便捷的信息處理功能，形成更加快速的信息檢索和信息傳輸端口，是整個(gè)多媒體技術(shù)檔案信息化建設(shè)工作的要點(diǎn)。尤其是在面對(duì)越來越復(fù)雜的市場(chǎng)和用戶需求過程中，如何滿足不同職能部門或不同企業(yè)針對(duì)市場(chǎng)、客戶、銷售以及售后等環(huán)節(jié)的實(shí)際需求。從建立檔案庫(kù)輸入相應(yīng)資料，到后續(xù)的調(diào)取數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)傳輸都需要完善的前中后三個(gè)階段的架構(gòu)搭建。對(duì)于多媒體技術(shù)檔案信息化建設(shè)的前期工作而言，既要保障相應(yīng)硬件設(shè)備的采購(gòu)使用維護(hù)和更新，使其能夠完整的存儲(chǔ)和快速的調(diào)取相應(yīng)檔案信息，同時(shí)還需要根據(jù)檔案信息庫(kù)的實(shí)際容量對(duì)硬件服務(wù)器或云端存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行更新，擴(kuò)容和優(yōu)化。而在具體的檔案信息化建設(shè)過程中，為了能夠方便使用還需要有針對(duì)性的打造專業(yè)化的檔案信息管理軟件平臺(tái)，根據(jù)實(shí)際用途豐富相應(yīng)軟件功能?？梢哉f軟件是實(shí)現(xiàn)單信息化建設(shè)和后續(xù)使用的重要基礎(chǔ)，其功能應(yīng)該包括檔案信息收集，整理，匯總，分析和歸檔等幾個(gè)環(huán)節(jié)，在此過程當(dāng)中對(duì)于不同的政府部門和企業(yè)而言，想要使檔案信息變得更加清晰、透明、合理、有利用價(jià)值，還需要在信息調(diào)取和檢索過程當(dāng)中匹配數(shù)據(jù)分析功能，而這也是和傳統(tǒng)檔案管理工作區(qū)別最大的一點(diǎn)。為了讓檔案信息化建設(shè)流程和相應(yīng)資料內(nèi)容得到有效利用，就需要在軟件系統(tǒng)建設(shè)過程當(dāng)中針對(duì)所需要檢索的檔案和相關(guān)部門的工作性質(zhì)進(jìn)行高度匹配，在不斷調(diào)試過程中逐步完善軟件的各種功能。目前我國(guó)有很多專門開發(fā)相關(guān)軟件的公司已然具備較為完整的軟件設(shè)計(jì)實(shí)力和水平，同時(shí)在云計(jì)算、區(qū)塊鏈等新興技術(shù)的支持下，檔案信息化的功能和使用體驗(yàn)也變得更加優(yōu)質(zhì)，對(duì)于我國(guó)絕大多數(shù)部門和企業(yè)而言，都能夠滿足檔案信息建設(shè)的實(shí)際需求。

2.2 數(shù)字化處理系統(tǒng)的建設(shè)

其次，由于檔案信息化建設(shè)所需要處理的信息量較大，因此在運(yùn)用多媒體技術(shù)的過程中還需要重點(diǎn)做好數(shù)字化處理系統(tǒng)的建設(shè)，在多種類檔案以及相關(guān)資料和信息錄入整理的過程中，很多資料是由傳統(tǒng)檔案或其他介質(zhì)檔案轉(zhuǎn)來的，為了能夠更好的適應(yīng)對(duì)已有檔案內(nèi)容加工和利用就需要完善多媒體技術(shù)的前期端口，通過數(shù)字化處理系統(tǒng)將包括傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在內(nèi)的多種檔案類別進(jìn)行有效切換。具體說明：對(duì)于很多傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)和調(diào)取工作，想要完成檔案信息化建設(shè)就需要將相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化處理，如果按照現(xiàn)有多媒體技術(shù)進(jìn)行操作就需要有人工將傳統(tǒng)檔案逐一輸入為信息化檔案。這種工作不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，也可能出現(xiàn)各種操作失誤。為此多媒體技術(shù)的應(yīng)用過程中，還產(chǎn)生了一種傳統(tǒng)檔案信息數(shù)字化加工技術(shù)，通過高清掃描儀和數(shù)字化媒體轉(zhuǎn)換器，將相關(guān)的檔案信息進(jìn)行圖像掃描以及內(nèi)容識(shí)別。這種內(nèi)容的識(shí)別是基于掃描儀對(duì)文字、數(shù)字、圖片云辨析云計(jì)算功能而完成的，雖然無法保證100%準(zhǔn)確率，但是卻可以在相應(yīng)檔案的儲(chǔ)存和調(diào)取過程中保留高清圖片。如果在使用相關(guān)答案信息內(nèi)容的過程中遇到了無法甄別或存在明顯錯(cuò)誤的情況，還可以結(jié)合數(shù)字化檔案對(duì)比高清掃描圖片進(jìn)行人工識(shí)別。這種雙保險(xiǎn)的數(shù)字化處理機(jī)制可以針對(duì)海量的老舊紙質(zhì)檔案進(jìn)行二次加工和運(yùn)用，既提高了工作效率，也保障了數(shù)字化信息處理的準(zhǔn)確性。另外使用數(shù)字化處理系統(tǒng)來建設(shè)檔案信息庫(kù)，還能夠有效的避免信息孤島效應(yīng)的出現(xiàn)，確保全部答案在經(jīng)過數(shù)字處理系統(tǒng)的加工之后，能夠有統(tǒng)一的使用方式和出口。對(duì)不同的檔案、目錄、數(shù)據(jù)庫(kù)形成不同主題，進(jìn)行科學(xué)的分類和管理，優(yōu)化數(shù)字化檔案的管理效率。

2.3 安全機(jī)制的設(shè)定

另外，檔案信息化建設(shè)過程當(dāng)中，最為重要的環(huán)節(jié)是如何保障檔案信息安全，在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，任何一個(gè)信息都不是絕對(duì)安全的，就連全世界范圍內(nèi)各國(guó)最重要的安全信息中心都有可能被黑客攻破，更不用說是普通的民間檔案信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。但是即便是面對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的不可預(yù)知性以及潛在安全威脅，仍然需要構(gòu)建完善的檔案信息化系統(tǒng)安全防護(hù)功能。其目的可以分為三個(gè)維度，第1 個(gè)維度是要保障檔案自身的安全性完整性，避免出現(xiàn)檔案的丟失或破壞。因此需要在加強(qiáng)檔案信息化保密工作的基礎(chǔ)上設(shè)置相應(yīng)備份，并且在檔案管理部門進(jìn)行備注，讓每一個(gè)檔案信息庫(kù)既保持相對(duì)的獨(dú)立性又要加強(qiáng)系統(tǒng)安全的優(yōu)化，對(duì)軟件硬件進(jìn)行持續(xù)更新，使整個(gè)系統(tǒng)安全屬性一體化。第2 個(gè)維度是要防止黑客或木馬病毒的外部攻擊，導(dǎo)致有價(jià)值的信息被惡意泄露或者惡意篡改，針對(duì)上述情況，需要設(shè)置相應(yīng)的防火墻。運(yùn)用現(xiàn)在的加密防竊取，防篡改技術(shù)來抵擋外部攻擊，這一技術(shù)是檔案信息化建設(shè)的最后一道關(guān)口，同樣也需要有專業(yè)團(tuán)隊(duì)或?qū)Ｂ毴藛T完成相應(yīng)工作。第3 個(gè)維度是在面對(duì)檔案信息遇到安全問題時(shí)，如何進(jìn)行應(yīng)對(duì)和處理。在保護(hù)在信息安全的過程中，一旦遇到外部威脅或系統(tǒng)錯(cuò)誤就需要相關(guān)負(fù)責(zé)人員結(jié)合多層次、多角度的技術(shù)安全保障措施進(jìn)行及時(shí)處理，基礎(chǔ)的措施是更改訪問權(quán)限，提高信息保密程度，加強(qiáng)信息的內(nèi)部管理和控制權(quán)限。同時(shí)還需要做好防止病毒和外部黑客入侵的準(zhǔn)備，只有完善的檔案信息安全管理系統(tǒng)才能夠?yàn)闄n案信息化建設(shè)提供安全保障，使多媒體技術(shù)能夠在其中發(fā)揮自身的有效作用。而如果缺少了安全保障，那么檔案信息化建設(shè)就如同空中樓閣，雖然看似美好，但是卻危機(jī)重重。

2.4 預(yù)留新技術(shù)端口

最后，多媒體在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用方式，在硬件軟件基礎(chǔ)設(shè)施，數(shù)字化處理系統(tǒng)和信息安全系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，還需要有目的的規(guī)劃新技術(shù)對(duì)接端口該端口的架設(shè)。目的是為了匹配更加多樣化的全新硬件和軟件模塊，具體說明：為了能夠有效提高信息安全屬性，區(qū)塊鏈技術(shù)也會(huì)在信息化檔案建設(shè)工作中發(fā)揮其重要作用。區(qū)塊鏈技術(shù)的核心概念在于去中心化，是指通過信息流通過程在互聯(lián)網(wǎng)各個(gè)節(jié)點(diǎn)以及移動(dòng)電子終端當(dāng)中留下自身痕跡，這種以加密數(shù)據(jù)包的形式在網(wǎng)上流通的相關(guān)檔案信息，以數(shù)據(jù)的方式從檔案信息庫(kù)發(fā)出到指定目標(biāo)節(jié)點(diǎn)后，會(huì)形成一次結(jié)算。這種結(jié)算不僅是一次信息的傳輸，同時(shí)也是一次信息的加密和獨(dú)立信息的保存。針對(duì)不同信息傳輸和調(diào)取，檔案信息庫(kù)具備相應(yīng)權(quán)限，一旦相關(guān)檔案出現(xiàn)安全問題或被黑客攻擊篡改，則會(huì)根據(jù)相應(yīng)節(jié)點(diǎn)產(chǎn)生的時(shí)效性來判定相關(guān)數(shù)據(jù)報(bào)的安全等級(jí)。對(duì)于留存時(shí)間較早，安全等級(jí)更高的數(shù)據(jù)可以覆蓋或取締被篡改或攻擊后的數(shù)據(jù)包，從而完成一次信息的加密。簡(jiǎn)單點(diǎn)來說就是通過多次節(jié)點(diǎn)儲(chǔ)存的模式，來提高相應(yīng)檔案信息的安全性，即便檔案數(shù)據(jù)庫(kù)被攻破或數(shù)據(jù)被篡改，網(wǎng)絡(luò)上同時(shí)也會(huì)保存多份原始文件。除非黑客或病毒同時(shí)攻擊篡改所有的原始文件，才能夠?qū)е孪嚓P(guān)檔案信息的失效。而這種情況在理論上來講是不可能成功的，這種技術(shù)應(yīng)用勢(shì)必會(huì)融合到檔案信息化建設(shè)體系中來，因此要為全新的硬件軟件和相關(guān)技術(shù)預(yù)留端口。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，將多媒體技術(shù)應(yīng)用到檔案信息化建設(shè)中來，既可以完美的解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息管理存在的各種問題，提高檔案管理的安全性，優(yōu)化檔案管理的工作效率，加快對(duì)各類信息的開發(fā)和利用，為相關(guān)部門和企業(yè)提供更有性價(jià)比的檔案管理模式。為了能夠?qū)崿F(xiàn)這一目標(biāo)，就需要加強(qiáng)多媒體軟件基礎(chǔ)建設(shè)，做好數(shù)字化處理系統(tǒng)的搭建，保障單信息安全等級(jí)，對(duì)接下來可能會(huì)遇到的各類技術(shù)變革預(yù)留端口，只有這樣才能保障大安信息化建設(shè)的持續(xù)、高效、穩(wěn)定、可循環(huán)。