高校突發(fā)事件檔案管理探析

趙維超

2020年初“新冠肺炎”疫情發(fā)生后，全國高校在黨中央的領(lǐng)導(dǎo)下，切實做好疫情防控各項工作，做到了校園的安全穩(wěn)定、教育教學(xué)秩序的逐步恢復(fù)和各項工作的平穩(wěn)開展。在此期間，學(xué)校各項教學(xué)及管理工作產(chǎn)生了大量且具有保存價值的文件材料和實物。

2020年2月7日國家檔案局下發(fā)《國家檔案局關(guān)于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》[1]，指出“疫情防控檔案是黨和政府領(lǐng)導(dǎo)人民抗擊疫情的真實記錄，對工作查考研究、經(jīng)驗借鑒具有十分重要的價值”;同年12月，為加強(qiáng)重大活動和突發(fā)事件檔案科學(xué)管理，確保檔案完整、安全與有效利用，更好地服務(wù)和推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，國家檔案局公布《重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法》[2]（以下簡稱《辦法》），以法規(guī)的形式對重大活動和突發(fā)事件檔案的定義范圍、工作原則等基本問題做出了規(guī)定。

高校檔案管理部門應(yīng)以《辦法》為依據(jù)，做好學(xué)校疫情防控檔案的收集和管理工作，提高突發(fā)事件檔案管理能力，服務(wù)學(xué)校發(fā)展和資政育人的需要。

一、高校突發(fā)事件檔案的特征

（一）形成主體多元化

由于高校突發(fā)事件發(fā)生地點、影響范圍、持續(xù)時間都具有不確定性，參與其中的組織機(jī)構(gòu)、人員具有極大靈活性，因此相關(guān)檔案的形成主體呈現(xiàn)出多元化特點。

以筆者所在學(xué)校為例，2020年1月23日學(xué)校第一時間成立疫情防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組，下設(shè)由黨辦和校辦聯(lián)合組成的辦公室，統(tǒng)籌全校防疫工作;學(xué)校各機(jī)關(guān)單位均成立疫情防控工作小組，以上單位根據(jù)職責(zé)又被劃分為“醫(yī)療應(yīng)急組”“數(shù)據(jù)統(tǒng)計組”等六個組協(xié)同開展工作。此類組織由相關(guān)機(jī)構(gòu)的人員臨時組合而成，在短時間內(nèi)跨部門、跨校區(qū)形成聯(lián)動[3]，并隨著全校防疫工作的需要動態(tài)調(diào)整。在這一過程中產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)的各類文件材料的形成主體多樣且具有不確定性，打破了以往學(xué)校文件材料形成單位之間的界限;又如學(xué)校家屬區(qū)、附屬學(xué)校、附屬醫(yī)院等作為疫情防控的重點區(qū)域，產(chǎn)生大量有價值的防疫資料和實物，其形成主體顯然比高校檔案管理部門日常立卷單位所對應(yīng)的檔案形成主體的范圍更加廣泛，檔案的來源也隨之呈現(xiàn)多樣化、分散性的特征。

（二）形成周期的不確定性

突發(fā)事件文件材料的形成周期受到事件本身的嚴(yán)重性、復(fù)雜性、持續(xù)時間等因素的影響，有些材料在極短時間內(nèi)形成，例如學(xué)校成立相關(guān)應(yīng)急組織的發(fā)文、緊急會議的記錄和紀(jì)要、向上級機(jī)關(guān)發(fā)出的請示和報告等等;而有些材料則需要幾經(jīng)修改和反復(fù)醞釀，如《疫情防控期間學(xué)生返校演練流程》經(jīng)過兩次實地預(yù)演練后方才確定最終版本。諸如此類文件，相較于學(xué)校日常行政、基建、會計、教學(xué)等類型的文件，沒有相對規(guī)律的形成周期。

（三）檔案類型多樣化

突發(fā)事件的發(fā)生具有瞬時性、時間地點的不確定性以及參與人員的復(fù)雜性，隨之產(chǎn)生的各類圖表、實物、音頻、視頻等各類資料都反映了整個事件的應(yīng)對經(jīng)過，是突發(fā)事件處置的原始記錄。

例如學(xué)校疫情防控過程中，學(xué)生、教工、家屬以及醫(yī)護(hù)人員的火線入黨申請書、請戰(zhàn)微信截圖、各類通知公告、出入證、門衛(wèi)袖章、消毒設(shè)備、宣傳標(biāo)語、物資捐贈記錄、表彰獎勵證書等等，都是學(xué)校師生團(tuán)結(jié)一心，全力抗擊疫情的見證物，對日后提高學(xué)校治理能力、構(gòu)建學(xué)校記憶、傳承大學(xué)精神具有舉足輕重的價值，應(yīng)當(dāng)予以及時收集、篩選和妥善管理。

二、高校突發(fā)事件檔案管理的難點

（一）立卷和收集難度大

高校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。高校突發(fā)事件檔案鑒于上述特點，兼職檔案員在立卷歸檔過程中難以和常規(guī)檔案一樣，確保相關(guān)材料的系統(tǒng)性與完整性，從源頭上影響此類檔案的質(zhì)量。

另外，收集是實現(xiàn)高校檔案集中統(tǒng)一管理的必然要求，包含著對檔案材料的接收、征集和篩選過程。由于形成主體多樣化、來源多元化、形成周期不確定、類型多樣等特點，相較于高校檔案館每年定向、定期收集的學(xué)校各部門所產(chǎn)生的檔案，高校突發(fā)事件檔案收集的面更廣，同時在鑒別此類檔案材料內(nèi)容的真實性與有效性、保障移交手續(xù)的規(guī)范性等方面對檔案收集工作的各個環(huán)節(jié)都提出了更高的要求。

（二）檔案文件之間的有機(jī)聯(lián)系弱

根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》第三章的規(guī)定，高校檔案按照內(nèi)容被分為十一個大類，其分類的實質(zhì)是機(jī)關(guān)的職能，即職能來源。

高校突發(fā)事件檔案產(chǎn)生于多個相關(guān)職能部門、來源廣泛，但檔案內(nèi)容形成前后相繼、檔案內(nèi)容構(gòu)成相互關(guān)聯(lián)[4]。此類檔案經(jīng)系統(tǒng)整理后，與同一部門產(chǎn)生的其他檔案材料可能一起組成一卷;同時反映整個事件處置經(jīng)過的各類文件、實物材料根據(jù)其來源（產(chǎn)生機(jī)構(gòu)）又散存在各形成機(jī)關(guān)所產(chǎn)生的檔案中。由此以來，高校突發(fā)事件檔案極容易被“湮沒”在其他檔案中，而不利于系統(tǒng)地保持有關(guān)該事件所有文件之間在內(nèi)容上的有機(jī)聯(lián)系，也不利于日后相關(guān)檔案的高效利用。

（三）對檔案利用服務(wù)要求高

高校突發(fā)事件檔案利用需求具有時效性、成套性、專業(yè)性、非常規(guī)性等特點，這與高校檔案的日常利用需求有很大差別。

例如春季學(xué)生返校前，學(xué)?；ㄌ幐鶕?jù)疫情防控要求，緊急調(diào)用學(xué)校醫(yī)院、賓館的基建圖紙，需要將修繕、改建后的房間作為臨時隔離點。此類檔案利用的時效性要求極高，分秒必爭，同時還出現(xiàn)了跨校區(qū)調(diào)檔的要求。這要求高校檔案管理部門在短時間內(nèi)快速做出響應(yīng)，精準(zhǔn)地檢索到檔案并以多種形式提供給相關(guān)部門利用。能否提供高質(zhì)量的檔案利用服務(wù)，是衡量高校突發(fā)事件檔案管理工作水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，同時也直接影響著高校對突發(fā)事件的處置效率。

三、高校突發(fā)事件檔案管理能力建設(shè)的重點

（一）以制度規(guī)則為基礎(chǔ)，構(gòu)建科學(xué)合理的高校突發(fā)事件檔案管理制度體系

提前謀劃，科學(xué)布局，結(jié)合學(xué)校此次疫情防控檔案管理經(jīng)驗，充分考慮突發(fā)事件不確定性、復(fù)雜性、緊迫性等特點，根據(jù)《辦法》及學(xué)校已有的檔案管理制度，制定適合本校的重大活動和突發(fā)事件檔案管理制度體系，建立健全相關(guān)的歸檔范圍和保管期限表、立卷歸檔制度、利用及保密制度等，做到檔案管理工作有據(jù)可依。

（二）以共建共享為理念，探索靈活適用的高校突發(fā)事件檔案收集與管理模式

高校突發(fā)事件檔案在收集過程中，應(yīng)當(dāng)以事件辦理或應(yīng)對部門（以下統(tǒng)稱責(zé)任部門）為主體，負(fù)責(zé)檔案的收集與移交，同時倡導(dǎo)“全員、全方位、全過程”參與的檔案收集模式，即凡是參與事件應(yīng)對的協(xié)同部門均應(yīng)參與到相關(guān)檔案的收集工作中，積極配合責(zé)任部門的檔案收集工作，如有必要高校檔案管理部門可提前介入或直接參與突發(fā)事件檔案的形成與收集工作，通過征集、購買等多個渠道充實檔案資源，適當(dāng)放寬鑒定條件，做到“應(yīng)收盡收”，在整理過程中允許出現(xiàn)合理的重復(fù)件、復(fù)印件，確保歸檔材料最大程度的齊全、完整，最大限度地還原整個事件的發(fā)生和處置過程，并視事件的影響程度，必要時按照專題進(jìn)行管理，建立專題目錄，以便高效地提供檔案服務(wù)。

（三）以服務(wù)大局為導(dǎo)向，全面提高為學(xué)校提供信息咨詢的能力

高校治理能力和治理體系建設(shè)具有前瞻性、科學(xué)性、精細(xì)化等特點[5]，應(yīng)急管理能力建設(shè)是其中極為重要的內(nèi)容。高校檔案管理部門應(yīng)積極融入學(xué)校的應(yīng)急管理機(jī)制體制建設(shè)，與黨政決策、醫(yī)療保衛(wèi)、后勤服務(wù)部門等相關(guān)機(jī)構(gòu)形成系統(tǒng)聯(lián)動。以全面提升信息咨詢與服務(wù)能力為目標(biāo)，以服務(wù)學(xué)校應(yīng)急管理需求為導(dǎo)向，以信息技術(shù)為手段，及時對館藏相關(guān)檔案進(jìn)行編研和整合，提高檔案信息遠(yuǎn)程服務(wù)水平，在日后學(xué)校應(yīng)對突發(fā)事件工作中及時發(fā)揮強(qiáng)有力的信息咨詢與決策參考作用。

（四）以檔案記憶觀為指引，建構(gòu)全面而立體的“高校記憶”

“盡可能全面系統(tǒng)地、多角度地、多途徑地收集防疫過程中的檔案資料是其能夠建構(gòu)真實完整、立體豐富的社會記憶的首要前提”[6]，社會如此，高校亦是如此。此次疫情防控過程足以成為學(xué)校發(fā)展歷史中重要的記憶點，除了學(xué)校各相關(guān)部門，廣大師生也是這一“全民事件”的見證者、參與者和記錄者，都成為檔案的形成者。形成主體的多元化意味著這些檔案將成為“官方記憶”和公眾“群體記憶”的載體，能夠產(chǎn)生群體認(rèn)同，在價值體現(xiàn)上更具有文化性、歷史性和社會性。高校檔案管理部門應(yīng)以更寬闊的視野，擔(dān)負(fù)起完整留存和呈現(xiàn)這段“記憶”的責(zé)任，在做好相關(guān)檔案資源“收、管、用”的基礎(chǔ)上，將其與校史緊密結(jié)合，做好編研、展覽、宣傳等工作，充分發(fā)揮其在高校文化育人中的價值，使抗疫歷史得以記錄，抗疫精神得以傳承，助力形成“人人都是學(xué)校歷史的參與者，人人都是學(xué)校記憶的創(chuàng)造者，人人都是學(xué)校發(fā)展的見證者”的校園文化氛圍，進(jìn)一步引導(dǎo)廣大師生主動參與學(xué)校文化建設(shè)、傳承與創(chuàng)新。

四、結(jié)語

綜上所述，高校突發(fā)事件檔案管理是高校檔案管理的重要組成部分，是高校檔案管理部門參與學(xué)校治理體系與治理能力現(xiàn)代化建設(shè)、以檔案信息服務(wù)學(xué)校決策、以歷史記錄構(gòu)建“高校記憶”的必然要求。高校檔案管理部門應(yīng)著眼大局、面向需求，以“抗疫檔案”管理為契機(jī)，構(gòu)建符合學(xué)校實際的突發(fā)事件檔案管理體系，提高學(xué)校突發(fā)事件檔案的管理能力和服務(wù)水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]華人民共和國國家檔案局. 國家檔案局關(guān)于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知.中[EB/OL].（2020-02-07）.https：//www.saac.gov.cn/daj/tzgg/202002/.fd8abfed55c54443a8a71214fbe42e5d.shtml.

[2]中華人民共和國國家檔案局.《重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法》已經(jīng)國家檔案局局務(wù)會議審議通過，現(xiàn)予公布.[EB/OL].（2020-12-31）.https：//www.saac.gov.cn/daj/yaow/202012/57004c498cb64e5da853329032273a98.shtml.

[3]鄧軍彪，劉銳騰.社會治理視域下高校學(xué)工部門對突發(fā)公共衛(wèi)生安全事件的處置策略[J].學(xué)校黨建與思想教育，2020（20）：64-66.

[4]胡康林.突發(fā)事件檔案的特征、類型及其開發(fā)意義[J].檔案管理，2018（1）：87-90.

[5]魏楚元，汪洋海容，孫緒華.以信息化推進(jìn)高校治理體系和治理能力現(xiàn)代化：北京建筑大學(xué)的經(jīng)驗與啟示[J].北京教育（高教版），2021（4）：12-14.

[6]郭若涵，徐擁軍.后現(xiàn)代檔案學(xué)理論在突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理中的應(yīng)用[J].檔案學(xué)通訊，2020（3）：60-67.

作者單位：長安大學(xué)檔案館