檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考

尹娟 南水北調(diào)東線江蘇水源有限責(zé)任公司

引言

檔案信息化主要是升級(jí)檔案保存的方式，將傳統(tǒng)的實(shí)物保存模式轉(zhuǎn)化成為數(shù)據(jù)化的信息保存模式，是讓檔案管理實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期保存的重要方式，也讓檔案的查找和共享更加便利，有效提高檔案管理的效率，目前大多數(shù)地區(qū)的檔案管理都實(shí)現(xiàn)了較好的信息化管理，但是還是有很多的檔案管理部門在實(shí)施檔案管理的時(shí)候受到其他原因的影響，導(dǎo)致信息化管理的效果并不理想，下面將對(duì)這些影響檔案信息化建設(shè)與管理效率的因素進(jìn)行詳述，并對(duì)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的有效措施進(jìn)行思考研究。

1 影響檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率的因素

1.1 對(duì)檔案信息化建設(shè)缺乏正確的認(rèn)識(shí)

要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)與管理就必須摒棄傳統(tǒng)的檔案管理方式，對(duì)管理概念進(jìn)行重新認(rèn)識(shí)，但是很多的方案管理人員對(duì)新管理概念的認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)和管理不能有效實(shí)施。信息化管理對(duì)檔案管理具有非常重要的作用，不但能使檔案管理部門的工作效率大大提升，而且讓檔案實(shí)現(xiàn)更加方便的查閱和管理，讓相關(guān)的工作人員的工作內(nèi)容大大減少，也為需要資料的人節(jié)約查閱時(shí)間，信息化技術(shù)的應(yīng)用，也讓檔案管理人員之間實(shí)現(xiàn)檔案的共享，有效提升整個(gè)部門的工作效率。但是很多的檔案管理人員意識(shí)不到信息化技術(shù)對(duì)自身工作的積極作用，嚴(yán)重影響檔案管理的發(fā)展。

1.2 對(duì)信息化檔案的使用觀念不正確

很多的檔案管理人員對(duì)信息化數(shù)據(jù)的運(yùn)用思想不正確，也是嚴(yán)重影響檔案信息化建設(shè)和管理效率的重要原因。很多的檔案管理工作人員還保留著舊式的思想，認(rèn)為檔案建設(shè)和管理只是將檔案建立并長(zhǎng)期存在檔案局中，便于查閱，這種思想與現(xiàn)代化的檔案管理思想完全不同，現(xiàn)代化的檔案管理主要目的在于實(shí)現(xiàn)資源的共享，是充分利用檔案來(lái)滿足人們的需求，應(yīng)該盡量提升檔案資源的查閱率，讓檔案發(fā)揮自身的作用。很多的檔案管理人員還沒有完全理解這種新式的管理概念，嚴(yán)重影響檔案信息化的發(fā)展，讓檔案管理水平難以得到有效的提升。

1.3 檔案管理部門的信息化的水平不同

目前我國(guó)大多數(shù)地區(qū)都能很好地實(shí)現(xiàn)檔案信息化的管理，但是還是有部分地區(qū)缺少信息化的條件，再加上很多的管理人員的專業(yè)管理水平也不高，導(dǎo)致這些地區(qū)的檔案信息化管理水平偏低。一些經(jīng)濟(jì)條件較高的地區(qū)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)信息化的檔案管理，但是經(jīng)濟(jì)水平較差的地區(qū)還在使用單機(jī)檔案管理，信息化水平的不同嚴(yán)重影響了檔案信息化的建設(shè)和發(fā)展，使得資源不能實(shí)現(xiàn)最大程度的利用，失去了現(xiàn)代化檔案管理的意義。

2 有效加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)與檔案管理措施的思考

2.1 加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)化檔案信息的管理

隨著檔案信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，越來(lái)越多的檔案被信息化輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)中，所以加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息化檔案的管理成為了非常重要的工作?，F(xiàn)代化的電子形式的檔案使得管理更加便利，利用價(jià)值也在逐漸提升，要想實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化檔案信息的有效管理必須建立一個(gè)完整的檔案管理組織，讓電子檔案的管理更加專業(yè)化，相關(guān)的檔案管理人員應(yīng)該及時(shí)處理電子檔案，及時(shí)記錄、處理和保存，保證電子檔案的及時(shí)性，對(duì)于一些需要長(zhǎng)期保存的檔案，應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行檔案的備份，避免檔案的流失現(xiàn)象發(fā)生。

2.2 創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)化檔案管理形式

首先應(yīng)該建立檔案網(wǎng)站，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的特征實(shí)現(xiàn)公眾服務(wù)平臺(tái)的建立，為人們提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案管理合查閱的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)站的合理利用；然后是對(duì)網(wǎng)絡(luò)化檔案的安全管理，應(yīng)該盡量配備比較高端的硬件設(shè)備，提升信息化檔案的安全性能，讓檔案實(shí)現(xiàn)更好地管理，硬件設(shè)備還應(yīng)該盡量滿足共享要求。只有做到以上兩點(diǎn)才能有效創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理形式，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)檔案管理的可靠性和安全性。

2.3 提升檔案管理人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)

在現(xiàn)代化的信息化檔案管理中，管理人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)也是提高管理水平的關(guān)鍵。在進(jìn)行檔案管理人員選拔的時(shí)候，應(yīng)該注重審核，確保管理人員對(duì)檔案管理概念的正確認(rèn)識(shí)，盡量選擇專業(yè)水平較高的人員，要求會(huì)進(jìn)行檔案的接收和保存，具有一定的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力；還要對(duì)在職的管理人員進(jìn)行定期的專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)檔案管理技術(shù)進(jìn)行實(shí)時(shí)的更新，保證管理人員的管理水平能夠滿足檔案管理發(fā)展的需求，還要注重管理人員的綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，保證每個(gè)工作人員都能具有足夠的服務(wù)精神；檔案管理部門可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行崗位競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，讓他們發(fā)揮自己最高的水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的有效提升。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，是本人對(duì)檔案信息化建設(shè)和檔案管理影響因素的分析，并提出相應(yīng)的加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)與管理的有效措施，只有加強(qiáng)電子檔案的管理和保存，創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)形式的檔案，提高檔案管理信息化的手段，讓相關(guān)的工作人員提升自身的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)，才能實(shí)現(xiàn)信息化檔案的建設(shè)和管理，才能體現(xiàn)出現(xiàn)代化檔案管理的重要價(jià)值所在。