事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑探究

（霞浦縣政策研究中心，福建 霞浦 355100）

檔案管理在事業(yè)單位的日常管理工作中是比較重要的組成部分，其在一定程度上會直接決定事業(yè)單位其他部門的前行方向，充分發(fā)揮其導向性作用。事業(yè)單位中的檔案管理工作，具有一定的綜合性特征，其包括事業(yè)單位綜合信息的收集、整合與歸納分析等內(nèi)容，若是想優(yōu)化，檔案管理人員需要結(jié)合如今的時代特征和事業(yè)單位的檔案管理工作特征，創(chuàng)新檔案管理理念并將其再次應用到檔案管理中，以提高檔案管理的工作質(zhì)量。

一、事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化的重要意義

檔案本義是指事業(yè)單位或企業(yè)在日常的管理工作中形成的可以記錄并保存各項社會或經(jīng)濟活動的原始資料，其由形成者、參考價值、載體組成，可以真實地展現(xiàn)出歷史的風貌。事業(yè)單位的檔案管理工作，是由檔案管理工作人員直接管理，并為其他業(yè)務(wù)提供相關(guān)的檔案管理服務(wù)。準確來說，事業(yè)單位中的檔案管理工作是事業(yè)單位進行發(fā)展與改革的關(guān)鍵性部分，其直接決定著事業(yè)單位工作的順暢程度，利于確保事業(yè)單位工作的穩(wěn)定性。

在我國逐步進入新的經(jīng)濟形勢后，各種經(jīng)濟產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)得到較大調(diào)整，相關(guān)部門也逐漸認識到檔案管理工作的重要性，加上上層部門已經(jīng)結(jié)合當今的經(jīng)濟新形勢做出重要性指導，也為事業(yè)單位優(yōu)化檔案管理工作指出全新的方向。因此，各事業(yè)單位應該在充分結(jié)合當?shù)貙嶋H情況后做出適當優(yōu)化，繼而保證事業(yè)單位的檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)高制度標準和高目標定位的現(xiàn)代化發(fā)展。同時，各事業(yè)單位也應持續(xù)探索新的檔案管理工作形式，更深入地提升檔案管理工作的有效性，兼檔案管理工作的質(zhì)量與檔案資源的科學化應用，進而提升檔案管理工作的質(zhì)量與效果，不斷增強其在事業(yè)單位中的地位與影響力[1-2]。

二、事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）檔案管理模式信息化水平落后

目前，事業(yè)單位的檔案管理工作存在信息化水平較低、檔案管理模式落后的問題。雖然事業(yè)單位也已經(jīng)將現(xiàn)代化的信息技術(shù)融入檔案管理工作，計算機信息技術(shù)的應用范圍逐漸擴展，但在實際的檔案管理工作中，信息技術(shù)真實應用范圍仍然非常有限。同時，事業(yè)單位也缺乏數(shù)字化的檔案管理相關(guān)配置，很多事業(yè)單位都存在設(shè)備配置落后，信息化工作效率較低的現(xiàn)象，在硬件方面都沒有達到日常的檔案管理工作要求。也有一些偏遠地區(qū)的事業(yè)單位甚至都沒有專門的檔案室或是監(jiān)視設(shè)備，最基本的數(shù)字化硬件設(shè)施都未健全，在檔案管理模式自然還是應用傳統(tǒng)的管理模式，沒有現(xiàn)代化的技術(shù)應用，不僅會使事業(yè)單位的工作效率和工作質(zhì)量得不到提升，也會對事業(yè)單位的檔案管理工作產(chǎn)生安全性和完整性的威脅。除此之外，缺乏現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段也會影響到檔案信息的收集和保存，繼而影響到檔案管理工作的執(zhí)行，檔案信息的完整性和真實性無法保障。

（二）檔案管理人員綜合水平素質(zhì)較低

檔案管理工作人員直接負責檔案管理工作，具有較大的直接關(guān)聯(lián)，其個人素質(zhì)會直接影響到檔案管理工作的工作效率和質(zhì)量。但我國目前的檔案管理工作人員不僅存在不是專業(yè)人士的狀況，也有一些工作人員素質(zhì)偏低，內(nèi)部職責不甚明確的狀況，或是因檔案管理工作人員不夠重視檔案管理工作故而專業(yè)性極度缺乏的情況。同時，檔案管理工作人員大多都有頻繁調(diào)動工作的現(xiàn)象，使得檔案管理工作一直沒有明確的職責分工，很多時候，內(nèi)部的管理人員都是處于分工不均、職責不明確的狀態(tài)，使得檔案管理工作人員的工作效率非常低。

（三）事業(yè)單位自身未重視檔案管理工作

檔案管理工作本就沒有較高的存在感，關(guān)注度自然也比較低，很多事業(yè)單位都不會去真正重視檔案管理工作，大多都會更重視業(yè)務(wù)，忽視其他部門的工作，這也使得檔案管理工作長期停留在檔案信息的收集和保存狀態(tài)中，沒有充分應用其開發(fā)人才或是促進事業(yè)單位發(fā)展的作用。在事業(yè)單位內(nèi)部，從上層領(lǐng)導和下層工作人員，很少有對檔案管理工作有著真正正確的認知的，大多都認為檔案管理工作只是信息的記錄和保存，不需要較高的技術(shù)或重視，因為其不能為單位帶來經(jīng)濟效益。不僅如此，傳統(tǒng)的檔案管理理念也無法突出檔案管理工作本身優(yōu)勢，使其無法在事業(yè)單位中充分發(fā)揮其作用，也無法跟隨時代步伐隨時改進。

（四）事業(yè)檔案管理制度不甚完善

事業(yè)單位的檔案管理都是在事業(yè)單位成立初期就存在的，其根據(jù)事業(yè)單位的實際情況建立，并有一定的規(guī)范作用，包括檔案管理制度也是基于實際的。經(jīng)濟社會的快速發(fā)展使得社會產(chǎn)生巨大的變化，隨時更新的社會情況使得事業(yè)單位的工作內(nèi)容也在改變，一切都與以往不同。但事業(yè)單位的檔案管理制度仍舊是以往的管理模式，不僅不能滿足全新的時代要求，也要造成檔案管理工作本身和其他工作的混亂。雖然傳統(tǒng)的檔案管理工作制度中規(guī)定著檔案管理工作的人員和部門，但事業(yè)單位在發(fā)展中，做出不少調(diào)整，若仍按照傳統(tǒng)的檔案管理制度，會完全無法實現(xiàn)預期的執(zhí)行效果[3-4]。

三、優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的工作路徑

（一）創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的工作模式

事業(yè)單位要積極的創(chuàng)新檔案管理理念，積極引進各類先進的管理理念和檔案管理技術(shù)，跟隨社會上由分散式管理向集中化管理的方向性改變；繼續(xù)加大檔案管理的信息化建設(shè)投入力度，不斷擴展檔案管理的內(nèi)容，更多地應用現(xiàn)代化的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，改變檔案管理模式，創(chuàng)建檔案共享式平臺，不斷改善檔案信息的儲存、管理和收集的信息化，增強檔案安全的保護措施。同時，也要在日常的培訓工作中重視引導相關(guān)管理人員隨時借助計算機和信息化系統(tǒng)更新檔案信息，持續(xù)提高檔案收集與整理使用的效率。

（二）建立并完善規(guī)范的檔案管理制度

事業(yè)單位要根據(jù)單位真實的檔案管理現(xiàn)狀建立并完善更為專業(yè)、規(guī)范的檔案管理制度，使其具有更加科學化、精準化的特質(zhì)；嚴格規(guī)范檔案管理工作的流程，建立健全相關(guān)的制度機制，并科學化地進行檔案信息收集與儲存工作，結(jié)合實際制定更具科學性、適應性的檔案管理工作考核方式，不斷提高檔案管理的基本工作質(zhì)量，以防出現(xiàn)較大的管理漏洞和風險。同時，也要充分結(jié)合內(nèi)、外部監(jiān)督，指導并約束事業(yè)單位的檔案管理規(guī)范化。

（三）提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

事業(yè)單位要高度重視檔案管理人員的專業(yè)性，因此，可聘請具有高水平和豐富經(jīng)驗的專家講師系統(tǒng)化地進行檔案管理專業(yè)化培訓，不斷增強檔案管理人員的專業(yè)化水平；同時也要重視加強檔案管理人員的信息化操作水平培訓，并建議相關(guān)管理人員增強對政治業(yè)務(wù)素養(yǎng)、服務(wù)意識和溝通能力的提升，持續(xù)建設(shè)人力資源和相關(guān)制度，增加對檔案管理人才的培養(yǎng)與引進。

（四）創(chuàng)新完善檔案管理的信息化建設(shè)

創(chuàng)新完善檔案管理的信息化建設(shè)，要引進更多先進的信息化技術(shù)。同時也要注意檔案管理人員自身要提高對信息的掌控能力，并引進更多的信息化設(shè)備，輔助進行檔案管理工作。最后要創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)管理平臺，并做好系統(tǒng)的安全維護工作，在保證檔案安全性的基礎(chǔ)上實現(xiàn)檔案的充分利用[5-6]。

四、結(jié)語

在經(jīng)濟快速發(fā)展的全新時期，加強事業(yè)單位中的檔案管理能夠有效地提升事業(yè)單位工作的真實性和有效性，使事業(yè)單位中的檔案管理可以充分被利用。因此，事業(yè)單位首先要提高對檔案管理工作的重視程度，再結(jié)合實際建立完善的檔案管理制度，并嚴格執(zhí)行，結(jié)合信息化網(wǎng)絡(luò)進行信息化的檔案管理工作，并加強高素質(zhì)的檔案管理人才的培訓，創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的工作模式，不斷推動事業(yè)單位的改革和發(fā)展。