探析獨(dú)立學(xué)院二級(jí)辦公室的工作職能和管理要點(diǎn)

文/張麗

一、獨(dú)立學(xué)院二級(jí)辦公室的職能作用和工作特點(diǎn)

（一）二級(jí)辦公室的職能作用

高校二級(jí)辦公室是一個(gè)綜合性服務(wù)部門，為部門行政管理及師生教學(xué)服務(wù)的部門。作為一個(gè)二級(jí)辦公室，上要與學(xué)校及學(xué)校各職能部門溝通協(xié)調(diào)，內(nèi)部則是整個(gè)部門運(yùn)作的中樞。它起著上傳下達(dá)、溝通左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外的職能，同時(shí)具有傳遞信息、研究政策、輔佐領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀作用，是整個(gè)二級(jí)部門運(yùn)轉(zhuǎn)的中間站。同時(shí)，二級(jí)辦公室也是二級(jí)部門的“中心庫房”，它承擔(dān)著二級(jí)部門所有檔案的管理工作，學(xué)校檔案是承載學(xué)校發(fā)展歷史、記錄學(xué)校發(fā)展軌跡的重要依據(jù)，對(duì)于獨(dú)立學(xué)院而言，二級(jí)辦公室保存歸檔的檔案是學(xué)校檔案的第一手資料來源，所有獨(dú)立學(xué)院二級(jí)辦公室“中心庫房”的管理尤為重要[1]。

（二）二級(jí)辦公室工作職能的特點(diǎn)

1.服務(wù)為本，協(xié)調(diào)并進(jìn)

服務(wù)是二級(jí)辦公室工作的靈魂，是二級(jí)辦公室工作職能的基本特點(diǎn)。獨(dú)立學(xué)院二級(jí)辦公室應(yīng)該始終圍繞著為部門服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為教學(xué)工作服務(wù)、為師生學(xué)習(xí)生活服務(wù)的宗旨。這就意味著二級(jí)辦公室管理工作人員必須樹立良好的服務(wù)形象和服務(wù)意識(shí)；同時(shí)二級(jí)辦公室涉及著領(lǐng)導(dǎo)層面、教職員工層面、學(xué)生層面的溝通協(xié)調(diào)工作，二級(jí)辦公室人員本著服務(wù)優(yōu)先的態(tài)度，進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，可以更好地開展工作[2]。

2.上傳下達(dá)，輔佐決策

高校二級(jí)辦公室與部門其他科室相比，它的業(yè)務(wù)范圍很大也很模糊，在實(shí)際工作中是靠上級(jí)下達(dá)任務(wù)開展工作的，承擔(dān)著接收文件、辦理事務(wù)、協(xié)調(diào)溝通各部門的事務(wù)。對(duì)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及行政部門布置的各項(xiàng)任務(wù)，要及時(shí)協(xié)調(diào)，落實(shí)到相關(guān)部門和負(fù)責(zé)人，并隨時(shí)將結(jié)果反饋給領(lǐng)導(dǎo)；同時(shí)二級(jí)辦公室也是信息輸出和反饋的中間站，要輔佐領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)好部門內(nèi)部及與各部門間的關(guān)系，以便更好地開展工作，在領(lǐng)導(dǎo)需要作出決策時(shí)，要提前做好調(diào)研，收集整理資料，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供強(qiáng)有力的支持，是部門領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。

二、獨(dú)立學(xué)院二級(jí)辦公室工作職能存在的問題

（一）工作職能模糊不清、管理機(jī)制不完善，影響工作效率

目前獨(dú)立學(xué)院的二級(jí)辦公室所建設(shè)的管理制度大多照搬企業(yè)或根本沒有建立，高校管理區(qū)別于企業(yè)，如果沒有建立專門的工作制度，則無法對(duì)具體的工作過程進(jìn)行約束。高校二級(jí)辦公室與部門其他科室相比，它的業(yè)務(wù)范圍大且模糊，界限也不清晰。很多工作都需要辦公室的協(xié)作，二級(jí)辦公室主要為部門領(lǐng)導(dǎo)、教職員工和師生員工提供服務(wù)，在高校發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用，作為二級(jí)部門日常工作的對(duì)外窗口，辦公室需要處理大量的事務(wù)性工作，二級(jí)辦公室主要是靠會(huì)議、靠文件、靠上級(jí)下達(dá)任務(wù)、靠行政命令開展各項(xiàng)工作，工作存在隨機(jī)性、不確定性，缺乏計(jì)劃性，在沒有規(guī)章制度的限制下，辦事流程更是缺乏指導(dǎo)和約束，這就使得很多二級(jí)辦公室工作人員在工作上敷衍了事，出現(xiàn)了“雜亂無章、無目的、無計(jì)劃”的現(xiàn)象，最終導(dǎo)致工作處于無序狀態(tài)，影響工作效率[3]。

（二）人員配備不足，嚴(yán)重影響工作的時(shí)效性

獨(dú)立學(xué)院在資金方面大都是自給自足，由于考慮到成本方面的問題，在管理人員配備方面都是能省則省，大多數(shù)二級(jí)辦公室的工作都是部門其他科室人員兼職，并沒有配備辦公室專職人員。很多人對(duì)二級(jí)辦公室的工作認(rèn)識(shí)存在很大的偏差，認(rèn)為二級(jí)辦公室的工作誰都可以做，沒有技術(shù)含量，于是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)二級(jí)辦公室的人員配備也就沒有那么重視。二級(jí)辦公室雖小，但是功能齊全，由于日常事務(wù)繁雜，工作隨機(jī)性強(qiáng)，人員配備不足導(dǎo)致在崗人員長期超負(fù)荷工作，并且工作不被重視，二級(jí)辦公室工作人員對(duì)工作經(jīng)常是疲于應(yīng)付，最終影響工作時(shí)效，導(dǎo)致工作質(zhì)量直線下滑。

（三）工作人員專業(yè)化水平不高，影響工作的高效性

獨(dú)立學(xué)院二級(jí)辦公室人員往往偏年輕化，大多都是大學(xué)畢業(yè)后從校園直接走上工作崗位，缺乏教育類管理的專業(yè)訓(xùn)練，平時(shí)工作僅限于常規(guī)事務(wù)的處理，缺乏專業(yè)的管理手段，工作中經(jīng)常是“摸著石頭過河”，對(duì)業(yè)務(wù)流程不熟練、業(yè)務(wù)素質(zhì)不夠硬，同時(shí)工作缺乏主動(dòng)性，習(xí)慣于被動(dòng)接受任務(wù)，在輔佐領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)更是無法參謀在要點(diǎn)，最終導(dǎo)致工作效率低下。

（四）工作難以量化，成績?nèi)菀妆缓鲆暎绊懝ぷ鞯姆e極性

二級(jí)辦公室作為二級(jí)部門的中間站和對(duì)外的窗口，工作繁瑣而復(fù)雜，工作人員壓力自然倍增，工作常常加班才能完成，休息時(shí)間少，長期以來，身體處于亞健康狀態(tài)。同時(shí)，現(xiàn)在高校普遍擴(kuò)招，也進(jìn)一步加大了二級(jí)辦公室的工作量，在工作面廣、事情本就繁雜的情況下，還經(jīng)常遇到突發(fā)事件，容易成為領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門、教職員工等諸多矛盾的焦點(diǎn)，導(dǎo)致工作人員負(fù)擔(dān)越來越重[4]。

另外，因?yàn)槎?jí)辦公室工作人員作為高校管理者的底層，所承擔(dān)的工作繁雜、難以量化，經(jīng)常是起著溝通協(xié)調(diào)、服務(wù)教學(xué)的作用，因此取得的成績也很容易被一線教師的成績覆蓋，同時(shí)，因工作量大且繁雜，在科研和論文上更是沒有更多的時(shí)間和精力去完成，導(dǎo)致在年終考核時(shí)處于劣勢，評(píng)優(yōu)時(shí)更是往往被忽視，待遇與所承擔(dān)的工作不能成正比，于是大多數(shù)人對(duì)此項(xiàng)工作抱著無過便是功的態(tài)度，對(duì)于上級(jí)下達(dá)的工作往往是被動(dòng)應(yīng)付、消極對(duì)待，導(dǎo)致辦公室工作人員的積極性被挫傷。

三、改進(jìn)獨(dú)立學(xué)院二級(jí)辦公室工作的對(duì)策建議

（一）明確目標(biāo)、細(xì)化制度，為師生服好務(wù)

獨(dú)立學(xué)院的發(fā)展模式與公辦院校有所區(qū)別，獨(dú)立學(xué)院二級(jí)辦公室主要是承上啟下，做好對(duì)領(lǐng)導(dǎo)、師生的服務(wù)工作。首先，要明確獨(dú)立學(xué)院辦公室應(yīng)有的職能和應(yīng)該達(dá)到的目標(biāo)，強(qiáng)化主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，增強(qiáng)工作中的計(jì)劃性和預(yù)見性；其次，進(jìn)一步細(xì)化辦公室的具體規(guī)章制度。二級(jí)辦公室工作規(guī)范化和制度化是提高辦公室工作水平的強(qiáng)有力的保障，時(shí)代在進(jìn)步，管理也越來越現(xiàn)代化，現(xiàn)代化的管理強(qiáng)調(diào)的是人員分工明確，事事落實(shí)到人頭，每個(gè)人做到盡職盡責(zé)。故獨(dú)立學(xué)院二級(jí)辦公室在高校改革發(fā)展的新形勢下，要從工作的實(shí)際出發(fā)，建立一套完整的、適合自身的管理制度，有效幫助辦公室工作人員清晰辦公室工作的目標(biāo)和流程，保障辦公室工作的有序進(jìn)行[5]。

（二）合理調(diào)配、明確劃分，增強(qiáng)工作時(shí)效

目前大多數(shù)獨(dú)立學(xué)院都沒有專門為二級(jí)職能部門配備辦公室人員，所以獨(dú)立學(xué)院的二級(jí)辦公室專職人員配備需要對(duì)人事的崗位人員分配制度進(jìn)行一些改革，要重視基層管理人員的定編定崗，在人員配備上要堅(jiān)持“高、精、尖”的原則，合理設(shè)崗，合理配備專職人員。因?yàn)檗k公室工作隨機(jī)性強(qiáng)，對(duì)于工作人員的崗位職責(zé)問題更是要明確劃分，落實(shí)到人頭，收發(fā)文、印章管理、資產(chǎn)管理、檔案管理、接待事務(wù)、辦事辦會(huì)等日常工作要做到專人專管，出現(xiàn)問題時(shí)不會(huì)出現(xiàn)互相推脫的情況，實(shí)現(xiàn)部門內(nèi)部互相配合、互相支持，工作高效運(yùn)行的目標(biāo)。

（三）與時(shí)俱進(jìn)、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高工作效率

隨著獨(dú)立學(xué)院教育改革的深化，獨(dú)立學(xué)院二級(jí)辦公室事務(wù)難度在不斷提高且工作繁雜，所以辦公室工作人員更應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)、積極主動(dòng)參加相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增強(qiáng)管理、組織實(shí)施和協(xié)調(diào)能力。

在輔佐決策、組織會(huì)務(wù)、處理文書、管理印章、接待來賓等方面應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，還應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際，有目標(biāo)地進(jìn)行學(xué)習(xí)深造，將管理水平和工作素質(zhì)提升到一定高度。同時(shí)學(xué)校在條件允許的情況下，可以適當(dāng)組織員工利用業(yè)余時(shí)間學(xué)習(xí)相關(guān)政策法規(guī)，讓二級(jí)辦公室人員精確地掌握最新的知識(shí)，提升辦公技能和辦事效率[6]。

（四）考評(píng)結(jié)合、晉升管理，提升工作積極性

高校二級(jí)辦公室工作繁雜，往往都是處理突發(fā)事件居多，在年終考核時(shí)，如果只采用量化的考核制度，那辦公室工作人員很難達(dá)到要求和突出成績，也就很難被提拔。此時(shí)就需要針對(duì)二級(jí)辦公室的職能特點(diǎn)，采用考評(píng)結(jié)合的方式，既需要對(duì)辦公室工作人員進(jìn)行日常工作的考核，也需要將考核主題擴(kuò)大到被考核者的直接領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)部門、同事等，這樣考核信息全面且客觀，才能更好地反映辦公室工作人員的工作成績，并且同時(shí)建立健全的崗位晉升機(jī)制，比如設(shè)置辦公室主任等職位，合理競爭上崗。這樣能更好地提升二級(jí)辦公室人員的工作積極性[7]。

四、結(jié)語

隨著高校教育的不斷變革和發(fā)展，獨(dú)立學(xué)院作為我國高等教育發(fā)展的重要組成部分，也在順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展而不斷變革，獨(dú)立學(xué)院二級(jí)辦公室工作職能充滿了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在新的形勢下，我們必須不斷開拓和創(chuàng)新，找到適應(yīng)自身特色的工作方法，為學(xué)校師生做好服務(wù)，為學(xué)校發(fā)展?fàn)I造一個(gè)良好的環(huán)境，同時(shí)也為自身的發(fā)展創(chuàng)造更廣的空間。