高職院校檔案管理信息化研究與實(shí)踐

梁 紅 莫年發(fā)

(1.廣西工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 廣西 南寧 530001)(2.廣西水利電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院 廣西 南寧 530023)

高職院校的檔案是其各項(xiàng)工作和活動開展和進(jìn)行的原始記錄，涉及學(xué)校的教學(xué)、招生、科研、管理及學(xué)校發(fā)展史等各個(gè)方面的內(nèi)容，是學(xué)校所有活動和工作的濃縮，具有無法替代的價(jià)值。隨著時(shí)代的變遷以及學(xué)校信息數(shù)量的日漸龐大，以往傳統(tǒng)的檔案管理模式已不適用于當(dāng)今現(xiàn)代化的檔案管理要求，信息技術(shù)的面世為高職院校的檔案管理工作帶來了很大便利，因此對高職院校檔案信息化管理進(jìn)行分析和研究，制定有針對性的實(shí)踐策略，有利于進(jìn)一步提高學(xué)校檔案管理工作的水平，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校管理中的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理工作科學(xué)化、信息化、全面化、數(shù)字化、規(guī)范化的管理模式。

1.高職院校檔案信息化管理的現(xiàn)狀

盡管信息化技術(shù)已應(yīng)用于高職院校的檔案管理工作中，但縱觀我國高職院校的檔案信息化管理工作，大多存在起步晚、投入少、配套設(shè)施落后等問題[1]。對于檔案信息的收集、整理及數(shù)字化存儲還有待不斷提高，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.1 未形成正確的檔案信息化管理意識。由于傳統(tǒng)的檔案管理模式已沿用多年，部分檔案管理人員已形成根深蒂固的傳統(tǒng)管理理念，未產(chǎn)生正確的檔案信息化管理意識，仍然采取以往的管理模式和管理方法來進(jìn)行檔案管理。雖然學(xué)校為檔案管理工作向信息化管理轉(zhuǎn)型配備了電腦、掃描儀、打印機(jī)等設(shè)施，但實(shí)際工作中仍以保護(hù)原始紙質(zhì)檔案為主，致使相關(guān)信息未存儲入電腦中而無法查閱，更難以實(shí)現(xiàn)資源的共享，從而無法使檔案發(fā)揮其真正價(jià)值。

1.2 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高?，F(xiàn)階段，高職院校更側(cè)重于教育和教學(xué)管理工作，對于檔案管理工作未引起足夠重視，檔案管理從業(yè)人員大多沒有經(jīng)過專門的檔案管理和計(jì)算機(jī)知識的專業(yè)培訓(xùn)，有些學(xué)校的檔案管理人員還身兼他職或是中途轉(zhuǎn)崗而來，專業(yè)素質(zhì)有待提高。由于缺乏專業(yè)性的知識加之人員配備不足，以致檔案信息化管理工作效率不高，無法滿足檔案信息化管理的要求。另一方面，高職院校的檔案管理人員在工資待遇方面與專職教師有著較大差距，福利待遇通常不高，以致他們在工作中安于現(xiàn)狀，缺乏激情，何談管理方式的創(chuàng)新。

1.3 檔案管理信息化建設(shè)的設(shè)備設(shè)施有待完善。檔案管理信息化不僅需要專業(yè)的檔案管理人才，還需要配備完善配套的檔案管理硬件設(shè)施。但通常學(xué)校僅配備了檔案柜、掃描儀、裝訂機(jī)、溫濕度計(jì)等簡單設(shè)施，遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到檔案管理信息化建設(shè)的要求。此外，還缺乏與學(xué)校辦公系統(tǒng)相對接的完善的檔案信息軟件管理系統(tǒng)[2]。

2.高職院校檔案信息化管理的意義

2.1 提高檔案信息的存儲量，便于查閱。高職院校檔案實(shí)施信息化管理可使信息存儲量更大，如將原始紙質(zhì)檔案通過掃描儀掃描后處理成圖片再以電子文件的形式存儲到電腦硬盤中，既方便查閱又利于管理，而不用象以往查閱檔案資料那樣翻遍紙質(zhì)資料來尋找，通過系統(tǒng)檢索可實(shí)現(xiàn)快速查閱的功能，不僅節(jié)省時(shí)間還使原始的紙質(zhì)文件得到了雙重保護(hù)。

2.2 節(jié)約檔案的存儲空間，實(shí)現(xiàn)安全存儲。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要一定的空間進(jìn)行存儲，隨著檔案數(shù)量的不斷增多，檔案柜、檔案盒、紙張消耗等隨之不斷增加，還需要足夠大的空間進(jìn)行存放，日久天長，即使檔案沒有不慎丟失，但紙質(zhì)腐爛、蚊叮蟲蛀，也會面目全非。而通過將紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息化儲存的方式，不僅節(jié)約了檔案管理的成本和占用空間，方便查閱的同時(shí)還能保證檔案實(shí)現(xiàn)安全存儲。這樣，即便紙質(zhì)原始資料遺失或損壞也可通過網(wǎng)上查閱，保護(hù)了原始資料的完整性。

2.3 有利于提高檔案管理工作的效率和管理水平。檔案實(shí)施信息化管理后，不僅可方便查閱，節(jié)約大量時(shí)間和人力、物力，提高工作效率，有些檔案信息還可實(shí)現(xiàn)資源的共享。如學(xué)生學(xué)籍信息、宿舍入住分配、食堂進(jìn)餐打卡等，都可通過網(wǎng)上查閱的方式來進(jìn)行。以往若想查閱一份檔案需要履行相應(yīng)的程序和手續(xù)，檔案管理人員要在眾多的檔案中進(jìn)行查找也是苦不堪言，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，通過對檔案的信息化管理，大大降低了查找的難度，檔案管理人員可有更多的時(shí)間和精力來更加規(guī)范全面的開展檔案管理工作，提高自身的管理水平。

3.檔案實(shí)施信息化管理的實(shí)踐策略

3.1 加強(qiáng)檔案信息化管理的安全防范，確保信息安全。檔案信息化管理雖然具備很多優(yōu)點(diǎn)，但如若不注重信息的安全保護(hù)也會造成信息的泄露，因此檔案信息的安全問題是檔案實(shí)施信息化管理的重中之重。首先，高職院校應(yīng)結(jié)合學(xué)校實(shí)際以及發(fā)展需求建立適合學(xué)校安全等級的檔案系統(tǒng)，以保證檔案信息的安全機(jī)密。其次，對于不同的檔案信息應(yīng)根據(jù)信息公開的程度設(shè)立相應(yīng)的權(quán)限，哪些信息資源是全校師生均可瀏覽和共享的，哪些信息是機(jī)密不可外泄的，需要做好相應(yīng)的安全保護(hù)措施。最后，通過健全完善的檔案管理制度的建立，如防火墻、身份認(rèn)證、數(shù)字證書等多種有效的防控措施，并要防止病毒及黑客的入侵，從技術(shù)層面保障檔案信息的安全可靠[3]。

3.2 對檔案管理信息化加以重視，加大投入，完善相關(guān)配套設(shè)施設(shè)備。高職院校應(yīng)加大對檔案信息化管理的重視程度，檔案管理工作也是學(xué)校管理工作重要的組成部分，可為領(lǐng)導(dǎo)在對學(xué)校發(fā)展進(jìn)行決策時(shí)提供參考依據(jù)。因此，應(yīng)加大投入，完善檔案信息化管理所需的相關(guān)配套設(shè)施設(shè)備，在保證最基本配備的前提下，適當(dāng)增添和購置高端先進(jìn)的設(shè)施設(shè)備和儀器，通過打造良好的硬件環(huán)境，為檔案管理工作效率和管理水平的提升創(chuàng)造前提條件[4]。

3.3 注重檔案管理信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)。檔案管理信息化技術(shù)不斷發(fā)展，對于檔案管理人員提出了更高的要求，因此必須注重檔案管理信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)。如可對現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)專業(yè)知識和專業(yè)技能的培訓(xùn)，創(chuàng)造和提供機(jī)會讓他們參加現(xiàn)代化檔案管理的培訓(xùn)班，還可組織他們到檔案信息化管理取得突出成就的兄弟學(xué)校參觀、學(xué)習(xí)、取經(jīng)，使其認(rèn)識到自身的不足和存在的差距，在此過程中逐漸形成正確的檔案信息化管理意識，從而借鑒他們的寶貴經(jīng)驗(yàn)，不斷進(jìn)行自我學(xué)習(xí)、提升自我，提高自身的檔案管理能力。此外，還要培養(yǎng)和引進(jìn)一批年輕的后備隊(duì)伍，如吸收高校檔案管理專業(yè)的高材生，既可使檔案管理人員結(jié)構(gòu)變得多樣，又可為檔案管理信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)注入新鮮血液，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理水平的整體提升。

綜上所述，信息時(shí)代離不開信息技術(shù)的應(yīng)用，高職院校檔案管理信息化既是時(shí)代發(fā)展的需求又是大勢所趨，只有與時(shí)俱進(jìn)，勇于創(chuàng)新，不斷努力和學(xué)習(xí)，掌握先進(jìn)的檔案信息化管理技術(shù)和方法，才能提高檔案信息化管理的水平。