大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理模式重構(gòu)探討

歐陽(yáng)春宜 贛南師范大學(xué)檔案館

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用場(chǎng)景不斷擴(kuò)展。對(duì)于高校檔案管理而言，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)一定程度上可以改進(jìn)高校檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)更加高效精準(zhǔn)的信息服務(wù)，一方面高校檔案信息資源日益增多，需要用大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)保證檔案信息資源的高效利用，另一方面高校作為各種前沿思想，前沿技術(shù)的試驗(yàn)地，科學(xué)地應(yīng)用大數(shù)據(jù)，將有助于大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的不斷更新。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校檔案管理模式思考

根據(jù)黨和國(guó)家的相關(guān)要求，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理必須要做到四個(gè)同步，即部署、實(shí)施、檢查以及驗(yàn)收四同步，要保證事業(yè)做到哪里，檔案工作就要做到哪里。一般情況下，檔案管理以及事業(yè)發(fā)展是兩個(gè)不同的部分，在實(shí)際工作當(dāng)中，一般會(huì)根據(jù)一些分類方法將事業(yè)資料留存，進(jìn)行管理和使用，而高層希望通過(guò)信息化改造實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的檔案管理模式，因此造成兩張皮的問(wèn)題。因?yàn)闄n案管理本質(zhì)是一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程，檔案管理需要隨著事業(yè)的發(fā)展而不斷進(jìn)步，其中必須要注重細(xì)節(jié)，否則極有可能出現(xiàn)問(wèn)題，而無(wú)法發(fā)揮檔案的應(yīng)有價(jià)值，對(duì)于高校而言，如學(xué)生檔案，學(xué)生進(jìn)入校園只有最基礎(chǔ)的檔案信息，但隨著學(xué)生在校園內(nèi)的不斷成長(zhǎng)進(jìn)步，檔案信息會(huì)不斷地增多，但其中存在很多的不確定性，這種不確定性要求檔案管理必須要科學(xué)合理，否則非常容易出現(xiàn)管理失序，檔案凌亂，不方便使用。

進(jìn)一步講在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理應(yīng)用大數(shù)據(jù)是必然的趨勢(shì)，但是并不是說(shuō)檔案管理就必須要完全依靠大數(shù)據(jù)，因?yàn)闄n案管理是一個(gè)系統(tǒng)性的工程，從檔案的分類上來(lái)說(shuō)，檔案有數(shù)字檔案也有紙質(zhì)檔案，在檔案管理當(dāng)中，如何去協(xié)調(diào)好數(shù)字檔案以及紙質(zhì)檔案是大數(shù)據(jù)時(shí)代必須要思考的一個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題。從現(xiàn)有的檔案管理模式上來(lái)講，目前所采取的檔案管理工作模式也并不過(guò)時(shí)，因?yàn)闄n案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)沒(méi)有變化，即建設(shè)檔案，管理檔案，使用檔案這些基礎(chǔ)業(yè)務(wù)是沒(méi)有變化的。建設(shè)檔案是檔案管理的前提，使用檔案是檔案管理的目的，建立檔案通常都是電子檔案和紙質(zhì)檔案共存的，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，紙質(zhì)檔案需要通過(guò)一些手段來(lái)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)變，并上傳至服務(wù)器當(dāng)中來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，而紙質(zhì)檔案可以作為典藏，但是因?yàn)榇嬖跀?shù)字檔案，在檔案管理中對(duì)紙質(zhì)檔案的管理重視程度是在下降的，保存方法存在不恰當(dāng)?shù)那闆r，導(dǎo)致很多值得收藏的紙質(zhì)檔案都遺失了，造成很多的損失。

盡管檔案工作被重視程度日益增高，但實(shí)際上檔案管理尚未發(fā)揮真正的價(jià)值，目前社會(huì)人士普遍認(rèn)為檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)還需要一定的時(shí)間，因此在這種過(guò)渡階段，檔案管理實(shí)際還是處在邊緣位置，上級(jí)重視，但下級(jí)卻沒(méi)有將工作做好，因此在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，如何對(duì)高校檔案管理模式進(jìn)行重構(gòu)非常值得思考。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校檔案管理模式重構(gòu)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校檔案管理模式的重構(gòu)，從檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)上著手，相對(duì)要更加簡(jiǎn)單一些，也更容易形成可以推廣的經(jīng)驗(yàn)。

（一）大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案建設(shè)問(wèn)題

檔案的建設(shè)問(wèn)題，實(shí)際就是檔案資料的收集、接受、整理、保存、編研等等。對(duì)于一份檔案而言，這份檔案是對(duì)一些正在發(fā)生的或者是已經(jīng)發(fā)生的事的真實(shí)記錄，在檔案的建立過(guò)程當(dāng)中必須要持續(xù)地去考察研究，確保檔案中真實(shí)的反映事件的前因后果以及經(jīng)過(guò)，包括其中的人事物，在傳統(tǒng)的檔案建設(shè)當(dāng)中，通常是采取人工到實(shí)地考察的方式，當(dāng)然這樣的工作方式并不過(guò)時(shí)，只是效率比較低。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，如果能夠構(gòu)建一個(gè)信息化的管理平臺(tái)，在檔案建設(shè)上的效率將大大提高。當(dāng)然資料的收集以及整理可以進(jìn)行實(shí)地考察，當(dāng)然關(guān)鍵還是可以用信息技術(shù)，引導(dǎo)高校相關(guān)人員自動(dòng)將資料提交給檔案管理部門，至于檔案資料的真實(shí)性，可以通過(guò)建立相關(guān)責(zé)任機(jī)制，通過(guò)落實(shí)責(zé)任來(lái)保證，同時(shí)檔案管理部門也需要根據(jù)提交的資料到實(shí)地進(jìn)行考察，進(jìn)一步確定資料的真實(shí)性。當(dāng)提交的資料真實(shí)性、準(zhǔn)確性堅(jiān)定完畢后，即可上傳到專用的管理軟件上，系統(tǒng)將這些資料推送給相關(guān)的管理部門進(jìn)行審核。

（二）大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理問(wèn)題

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理若尚未建立起自覺(jué)踐行檔案管理流程的情況下，以監(jiān)督管理的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的重構(gòu)是重要手段之一。監(jiān)督到位才能保證高校事業(yè)進(jìn)行到哪里，檔案服務(wù)就到哪里。在具體的工作當(dāng)中，學(xué)校上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門必須要將重心下移，聚焦到各專業(yè)院系甚至是班級(jí)，協(xié)同相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察，找出問(wèn)題并且解決問(wèn)題，因此必須要構(gòu)建統(tǒng)一的管理制度，統(tǒng)籌策劃具體的檔案工作流程，因地制宜低建立工作制度，并用制度來(lái)明確責(zé)任，科學(xué)地實(shí)施檔案管理。

在檔案管理當(dāng)中，保存檔案是重要一環(huán)，高校的檔案管理工作中，因?yàn)閹熒男畔⑹莿?dòng)態(tài)的，檔案管理工作就必定是長(zhǎng)久動(dòng)態(tài)的工作，為了保證檔案完整且可以有效低使用，保存好檔案非常關(guān)鍵，尤其是一些珍貴的紙質(zhì)資料，如一些重大科研項(xiàng)目的紙質(zhì)資料等等，對(duì)于紙質(zhì)檔案的保管可以使用無(wú)酸卷盒，這種檔案盒不容易老化，耐腐蝕，非常適合作為紙質(zhì)檔案保存盒使用。當(dāng)然要注意為了方便使用，在卷盒上必須要制定規(guī)整有序，分類清晰的卷宗，包括全宗號(hào)，類別代碼，電子標(biāo)簽，保管期限，件號(hào)等等。當(dāng)然在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下最關(guān)鍵的是電子檔案，因?yàn)殡娮訖n案可以在大數(shù)據(jù)應(yīng)用中進(jìn)行廣泛地分享，但必須要注意的是檔案信息的保密問(wèn)題，在檔案管理中必須要重視大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案信息安全管理工作，在大數(shù)據(jù)應(yīng)用中數(shù)據(jù)的共享是非常重要的，而數(shù)據(jù)共享必須要用到網(wǎng)絡(luò)，在網(wǎng)絡(luò)的前后端交互當(dāng)中，API調(diào)用時(shí)數(shù)據(jù)的安全可以采取通信使用https方案，請(qǐng)求簽名防止數(shù)據(jù)被篡改，身份確認(rèn)等方法來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)加密，還可以引入ssl pinning來(lái)防止抓包，并對(duì)所有請(qǐng)求和相應(yīng)進(jìn)行加解密操作。

（三）大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案應(yīng)用問(wèn)題

高校檔案管理中，檔案的應(yīng)用多數(shù)情況下是針對(duì)學(xué)校事業(yè)發(fā)展而使用的，比如科研項(xiàng)目中，師生需要尋找資料來(lái)參考，如果到圖書(shū)館或檔案管理部門去尋找資料，會(huì)發(fā)現(xiàn)要從海量的檔案當(dāng)中找到自己需要的資料難度非常高，而大數(shù)據(jù)的應(yīng)用可以提高檔案搜索的效率，如現(xiàn)在在檔案管理當(dāng)中引入了一種關(guān)系搜索方法，這種方法是通過(guò)算法自動(dòng)計(jì)算出人名、地名或?qū)W術(shù)機(jī)構(gòu)的關(guān)系的可能性，并自動(dòng)抓取出來(lái)，形成社會(huì)關(guān)系圖景，在這個(gè)圖景當(dāng)中包含人物、地點(diǎn)、機(jī)構(gòu)等很多關(guān)鍵信息要素，這些要素在檔案當(dāng)中也是存在的，如搜索到一位博士生導(dǎo)師，那么就可以抓取到該導(dǎo)師所負(fù)責(zé)的科研項(xiàng)目，其所帶的博士生，以及博士生所負(fù)責(zé)的科研項(xiàng)目，各種論文資料等等，由此便可以根據(jù)需要選擇資料，提高了資料的查找速度，方便使用。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理工作模式的重構(gòu)要明確檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作不變，但是可以通過(guò)技術(shù)手段來(lái)強(qiáng)化基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的效率，在檔案管理模式的重構(gòu)當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)科學(xué)合理地利用大數(shù)據(jù)技術(shù)或者是大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的信息技術(shù)來(lái)高效、準(zhǔn)確地建設(shè)檔案、管理檔案以及使用檔案，提升檔案利用效率與質(zhì)量。