招投標(biāo)檔案管理電子化研究

文/青海省人民醫(yī)院 楊潔

隨著招投標(biāo)工作的要求越來(lái)越嚴(yán)格，所需要記錄的信息和數(shù)據(jù)持續(xù)增加，形成的檔案資料也呈不斷增加的趨勢(shì)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)歸檔模式已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前招投標(biāo)檔案管理的需求。如果仍然采用傳統(tǒng)的人工記錄和管理模式，就會(huì)越來(lái)越吃力，在相關(guān)業(yè)務(wù)員工質(zhì)量和效率得不到保證的情況下，整個(gè)檔案管理工作必定會(huì)產(chǎn)生很多問(wèn)題，其中最明顯的就是檔案記錄和保存不全，進(jìn)而對(duì)招投標(biāo)工作產(chǎn)生不利影響。從2000年開(kāi)始，如何將現(xiàn)代電子技術(shù)應(yīng)用于招投標(biāo)活動(dòng)及其檔案管理中，并發(fā)揮出最佳效用，一直是社會(huì)關(guān)注的熱點(diǎn)，也是本文重點(diǎn)討論內(nèi)容。其實(shí)，關(guān)于這方面的研究很早就已出現(xiàn)。我國(guó)經(jīng)濟(jì)的高速增長(zhǎng)帶動(dòng)了城市化進(jìn)程的加快，也增加了企業(yè)需要招投標(biāo)行為的頻率和數(shù)量，為檔案管理工作增添了難度，提出了更嚴(yán)格的要求。本文通過(guò)分析傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的不足，通過(guò)對(duì)比電子化管理的優(yōu)勢(shì)，對(duì)當(dāng)前招投標(biāo)檔案管理提出了一些具有實(shí)用價(jià)值的建議，希望能夠從準(zhǔn)確性、安全性、查閱方便性、完整性和效率等多個(gè)方面得到本質(zhì)的提升，通過(guò)提升檔案管理的質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)更好地發(fā)展。

一、招投標(biāo)檔案管理電子化現(xiàn)狀及問(wèn)題

（一）招投標(biāo)檔案規(guī)范化的缺失。招標(biāo)采購(gòu)檔案記錄了企業(yè)進(jìn)行項(xiàng)目招標(biāo)和采購(gòu)的全過(guò)程，具有原始性和真實(shí)性的特征，能夠?qū)Ξ?dāng)時(shí)的招標(biāo)情況進(jìn)行最大程度的還原，因此對(duì)于招標(biāo)采購(gòu)相關(guān)文書(shū)和資料的保存就顯得尤為重要。然而，在具體的保管過(guò)程中，往往由于多種主客觀原因會(huì)造成招標(biāo)相關(guān)檔案的遺失。首先，因?yàn)檎袠?biāo)行為的一次性和需頻繁操作等原因，檔案數(shù)量多，給保管增加了一定的難度。第二，采購(gòu)的相關(guān)商品招投標(biāo)完成之后，基本上投入相關(guān)的領(lǐng)域發(fā)揮效用，為其源頭追溯帶來(lái)了相當(dāng)大的客觀難度。第三，在“互聯(lián)網(wǎng)+”的推動(dòng)下，招投標(biāo)逐漸向電子流程發(fā)展，帶來(lái)了招投標(biāo)的便利，同時(shí)也導(dǎo)致了相關(guān)工作人員、監(jiān)管者甚至主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的不夠重視。

（二）缺乏專(zhuān)業(yè)的電子招投標(biāo)檔案管理人才。在大多數(shù)單位中，招投標(biāo)并未成立專(zhuān)門(mén)的業(yè)務(wù)部門(mén)，而是屬于采購(gòu)、法律或者網(wǎng)絡(luò)管理部門(mén)的下屬分支，其采購(gòu)相關(guān)人員往往身兼多職，因此更沒(méi)有單獨(dú)進(jìn)行招投標(biāo)檔案管理的員工，更不用說(shuō)專(zhuān)職的管理者了。很多時(shí)候，招投標(biāo)檔案管理的職責(zé)由有關(guān)工作人員或其他人員兼任，沒(méi)有固定的專(zhuān)門(mén)檔案管理人員，由于人員調(diào)動(dòng)和工作職能調(diào)整等原因，檔案管理不善的情況長(zhǎng)期存在，難以解決。目前，很多單位都開(kāi)始嘗試進(jìn)行電子招投標(biāo)檔案管理，但卻遠(yuǎn)未達(dá)到預(yù)計(jì)的效果，沒(méi)有使設(shè)備發(fā)揮出應(yīng)有的功效。有很多原因?qū)е铝诉@種情況的發(fā)生。第一便是招投標(biāo)檔案管理工作的本身性質(zhì)，因?yàn)槌绦蚍爆?、流程?fù)雜、資料數(shù)量龐大，需要管理人員投入大量的精力。二是沒(méi)有深入了解和學(xué)習(xí)招投標(biāo)檔案管理相關(guān)技術(shù)，又沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案管理軟件操作培訓(xùn)。三是對(duì)招投標(biāo)檔案的不重視和管理渙散。

長(zhǎng)期以來(lái)，有關(guān)機(jī)構(gòu)、主管領(lǐng)域和社會(huì)各界都密切關(guān)注著招投標(biāo)檔案管理工作，并致力于其模式的改變和創(chuàng)新，力爭(zhēng)開(kāi)發(fā)和尋求到全新的技術(shù)，以技術(shù)手段改變?nèi)斯す芾淼穆浜竽Ｊ?。然而，迄今為止仍沒(méi)有一項(xiàng)技術(shù)和軟件能夠?qū)φ型稑?biāo)檔案管理產(chǎn)生實(shí)質(zhì)的推動(dòng)作用。究其根源，一是當(dāng)前技術(shù)不能完全滿足招投標(biāo)檔案管理的需求，存在信息不全的缺陷。二是普及程度不夠，后期維護(hù)不善。

（三）不具備完善的規(guī)范和基本管理準(zhǔn)則?，F(xiàn)階段，我國(guó)相關(guān)法律對(duì)招投標(biāo)進(jìn)行了一定的規(guī)定，但在很多細(xì)節(jié)方面存在缺失。如《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施條例》對(duì)招投標(biāo)過(guò)程形成檔案記錄的重要性和必要性進(jìn)行了闡述；《電子招投標(biāo)辦法》是一部較新的關(guān)于招投標(biāo)的規(guī)范，但針對(duì)檔案管理也只是明確了必須翔實(shí)記錄招投標(biāo)過(guò)程，增加了須記錄責(zé)任人、時(shí)間等一些詳細(xì)事項(xiàng)，并形成電子檔案以備日后查詢溯源。可以看出，以上法律法規(guī)都未對(duì)招投標(biāo)檔案管理的具體保存途徑、期限等作出相關(guān)規(guī)定。在各個(gè)單位具體的招投標(biāo)檔案管理過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)也不會(huì)單獨(dú)對(duì)其制定具體管理細(xì)則和辦法，導(dǎo)致了檔案管理工作沒(méi)有重點(diǎn)，主次不分統(tǒng)統(tǒng)保存，增加工作量的同時(shí)更大程度增加了招投標(biāo)檔案缺失和遺漏的可能性。

（四）電子檔案管理不規(guī)范。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的大潮流下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷深入各個(gè)領(lǐng)域，逐步改變著管理理念和方式。一些單位也在招投標(biāo)檔案管理中引入了電子技術(shù)和新的模式，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行電子招投標(biāo)，但大多處于應(yīng)用初期。由于對(duì)新技術(shù)的排斥和不熟悉等原因，招投標(biāo)電子檔案管理的內(nèi)容相當(dāng)有限，僅僅為項(xiàng)目名稱(chēng)、檔案目錄、項(xiàng)目臺(tái)賬等，或者只是進(jìn)行平臺(tái)數(shù)據(jù)的輸入和導(dǎo)出；此外，部分單位因?yàn)閾?dān)心電子檔案的遺失，同時(shí)保存了一份紙質(zhì)檔案，完全沒(méi)有發(fā)揮出電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)。由此可見(jiàn)，招投標(biāo)檔案的電子化和數(shù)字化程度并不高，在迎接監(jiān)察、審計(jì)或需要查閱時(shí)，往往還是以人工查找紙質(zhì)檔案為主，投入的人力多，耗費(fèi)的時(shí)間長(zhǎng)，而且極其不利于保存，很多時(shí)候都會(huì)出現(xiàn)破損和遺失的情況。

二、招投標(biāo)檔案管理電子化建議和對(duì)策

（一）依托“互聯(lián)網(wǎng)+”規(guī)范招投標(biāo)檔案管理。何為電子招投標(biāo)？電子招投標(biāo)辦法對(duì)其有明確的解釋?zhuān)钙髽I(yè)的招投標(biāo)行為以電子招標(biāo)投標(biāo)系統(tǒng)為輔助，并借助電文和數(shù)據(jù)的形式生成詳細(xì)記錄的過(guò)程。同時(shí)，該辦法賦予了電子招投標(biāo)檔案充分的法律地位，甚至在某些方面超越了紙質(zhì)檔案。其中在《電子招標(biāo)投標(biāo)辦法》中，第六十二條對(duì)需要留存紙質(zhì)檔案的，明確了應(yīng)在招標(biāo)條款中注明；當(dāng)內(nèi)容與紙質(zhì)檔案發(fā)生沖突或出現(xiàn)不一致的情形，若是招標(biāo)文件沒(méi)有具體約定，將電子檔案作為標(biāo)準(zhǔn)。該辦法為招投標(biāo)檔案管理工作提供了一定的規(guī)范，各單位應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際，以此為指導(dǎo)，研究制定更為細(xì)致可行的具體管理措施，構(gòu)建完善的招投標(biāo)檔案管理制度，并整合到總體檔案管理工作中。若是條件允許，可對(duì)其歸檔類(lèi)別、具體流程制定詳盡的管理辦法，規(guī)范和指導(dǎo)相關(guān)工作人員進(jìn)行檔案管理工作。

（二）提高招投標(biāo)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力。在大多數(shù)單位中，招投標(biāo)采購(gòu)部門(mén)并沒(méi)有單獨(dú)設(shè)置招投標(biāo)檔案管理的崗位和專(zhuān)職人員，因此，要想提升單位的整體招投標(biāo)檔案管理水平，提升相關(guān)人員的基礎(chǔ)檔案管理知識(shí)和開(kāi)展業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)是必要而且有效的手段。這樣使得招投標(biāo)業(yè)務(wù)人員對(duì)檔案管理工作有初步的認(rèn)識(shí)，在兼職進(jìn)行檔案管理時(shí)，更能重點(diǎn)把握其中的主要環(huán)節(jié)和關(guān)鍵內(nèi)容，提高招投標(biāo)資料保存的針對(duì)性和效率，不是對(duì)所有資料原封不動(dòng)地存放，而是能夠進(jìn)行篩選和甄別，剔除其中沒(méi)有價(jià)值和不需要的，同時(shí)能夠發(fā)現(xiàn)關(guān)鍵資料的遺漏，使檔案管理工作更有實(shí)用性。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的推動(dòng)下，招投標(biāo)逐漸向電子流程發(fā)展，帶來(lái)了招投標(biāo)的便利，提升工作人員電子招標(biāo)平臺(tái)的基礎(chǔ)檔案管理知識(shí)和開(kāi)展業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)是非常有必要的，提升他們的操作熟練度，通過(guò)現(xiàn)代管理手段提升招投標(biāo)管理工作的效率和相關(guān)信息的共享。

（三)提高電子化數(shù)據(jù)的管理與檢索水平。當(dāng)今社會(huì)，“互聯(lián)網(wǎng)+”已經(jīng)緊密融入了許多行業(yè)、整合了不同產(chǎn)業(yè)，對(duì)海量數(shù)據(jù)的收集和融合，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和超級(jí)運(yùn)算能力為基礎(chǔ)，極速對(duì)各種數(shù)據(jù)和資源進(jìn)行篩選和分析，具有不可估量的價(jià)值。然而，這并不表示大數(shù)據(jù)處理只需要網(wǎng)絡(luò)和超級(jí)計(jì)算機(jī)就可以完美實(shí)現(xiàn)。其中，參與和審核必不可少，甚至顯得更加重要。此外，錄入和上傳信息數(shù)據(jù)是實(shí)現(xiàn)運(yùn)算和資源互通共享的基礎(chǔ)和前提，離不開(kāi)人的操作。在絕大多數(shù)時(shí)候，需要進(jìn)行招投標(biāo)活動(dòng)的主體多為政府相關(guān)部門(mén)或國(guó)資企業(yè)，此時(shí)，錄入和上傳的信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完成程度就顯得尤為重要。在資料整理和歸檔時(shí)，就需要對(duì)相關(guān)信息和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、合法性進(jìn)行把關(guān)和校驗(yàn)，不得違反政策相關(guān)規(guī)定，不得帶有強(qiáng)烈政治性和觸及敏感事項(xiàng)等。在信息和數(shù)據(jù)保持完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性的前提下，后期的查找和源頭追溯才具有參考和借鑒對(duì)象。

（四）運(yùn)用新技術(shù)，確保電子化檔案信息安全。隨著招投標(biāo)工作的要求不斷嚴(yán)格，所需要記錄的信息和數(shù)據(jù)持續(xù)增加，形成的檔案資料也呈不斷增加的趨勢(shì)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)歸檔模式已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前招投標(biāo)檔案管理的需求。電子信息技術(shù)不但可以節(jié)省大量的存儲(chǔ)空間，更便于管理和后期查閱，是檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)和應(yīng)有手段。紙質(zhì)歸檔常常有兩個(gè)突出的問(wèn)題難以解決，那就是記錄人和檔案責(zé)任人記錄模糊不清，久而久之難以確認(rèn)，使得之后的招投標(biāo)檔案管理無(wú)從抓起。在電子信息技術(shù)的幫助下，當(dāng)前的招投標(biāo)檔案管理可以從具體記錄環(huán)節(jié)、保存方式等抓起，逐步實(shí)行改進(jìn)和突破。例如，可將以往的紙質(zhì)存檔變?yōu)殡娮訖n案，不僅方便快捷，而且準(zhǔn)確度大幅提升。但是，關(guān)于檔案的安全性能，目前比較通用的手段是轉(zhuǎn)為PDF加密文檔、設(shè)置防火墻等，并不十分保險(xiǎn)，很容易被破解，不能完全避免被入侵和竊取，還有許多改進(jìn)和提升的空間。新技術(shù)的應(yīng)用和推廣總是能帶來(lái)便利和進(jìn)步，同樣也需要承擔(dān)相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)于招投標(biāo)檔案管理，應(yīng)用空間還十分廣闊，許多方面還需要進(jìn)一步完善。

三、結(jié)語(yǔ)

21世紀(jì)以來(lái)，由于各單位的發(fā)展需要，招投標(biāo)工作日益頻繁，其檔案管理工作從未停止過(guò)探索和改進(jìn)的腳步，并收獲了一些成績(jī)。隨著檔案管理電子平臺(tái)和相關(guān)技術(shù)的不斷成熟，也帶來(lái)了一些全新的管理理念，為其指明了前進(jìn)的方向和具體突破方式，相信在不久之后一定會(huì)為招投標(biāo)及其管理工作創(chuàng)造一片新的天地。