事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題研討

文/鄭偉

檔案管理在很多部門和崗位中都發(fā)揮著重要作用，事業(yè)單位人員復(fù)雜、事情更多，更需要檔案管理工作的默默支撐。在社會(huì)中無論是企業(yè)還是事業(yè)單位都得需要“數(shù)據(jù)”作為引領(lǐng)，檔案管理能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。但是，在現(xiàn)在事業(yè)單位的檔案管理工作中，還有很多問題需要注意，如對(duì)檔案管理信息化建設(shè)缺乏重視、檔案管理安全性方面不足、信息資源開發(fā)受到阻礙，人員專業(yè)素養(yǎng)無法提升等，以上問題如果得不到解決，會(huì)拖慢事業(yè)單位檔案管理的節(jié)奏，不能為事業(yè)單位的日常工作提供保障。因此必須要分析事業(yè)單位檔案管理信息化的意義，找出檔案管理中出現(xiàn)的問題并給出具體的解決措施以提高檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展和創(chuàng)新。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化的意義

（一）提高事業(yè)單位檔案管理信息化水平

隨著我國科技水平不斷提高，大量現(xiàn)代技術(shù)與設(shè)備在各行各業(yè)中得到應(yīng)用，極大地提高了相關(guān)行業(yè)日常運(yùn)轉(zhuǎn)的水平與質(zhì)量，促進(jìn)了行業(yè)信息化水平的提高。21世紀(jì)是信息化時(shí)代，智能手機(jī)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等，生活中的方方面面都被信息所籠罩，它能夠提高事業(yè)單位中辦事人員的效率，能夠提高事業(yè)檔案管理人員的專業(yè)水平，例如，在現(xiàn)代事業(yè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，通過計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)與設(shè)備，能夠?qū)⑷粘９ぷ髦兴a(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)儲(chǔ)存，利用網(wǎng)上平臺(tái)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的交流共享；利用計(jì)算機(jī)等設(shè)備提高檔案資料利用效率，同時(shí)提高檔案資料調(diào)閱的便利性，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的進(jìn)步與發(fā)展[1]。

（二）加強(qiáng)檔案管理效率與質(zhì)量的提高

信息技術(shù)的出現(xiàn)是近幾年的事情，過去在進(jìn)行檔案管理中，管理人員的工作對(duì)象大多以紙質(zhì)為主，由于檔案資料保存的時(shí)間較為久遠(yuǎn)，再加之檔案資料的數(shù)量較多，如果單憑人工進(jìn)行整理的話，將會(huì)在很大程度上出現(xiàn)工作失誤等現(xiàn)象，而紙質(zhì)材料極易受到外界不良因素影響導(dǎo)致?lián)p壞，這些都增加了檔案管理工作的難度。而在現(xiàn)代事業(yè)單位檔案管理中，通過加強(qiáng)信息化的建設(shè)，能夠借助計(jì)算機(jī)、多媒體等設(shè)備與技術(shù)的應(yīng)用，極大地降低管理工作的難度，同時(shí)避免了外界不良因素對(duì)檔案資料的影響與破壞，提高了檔案資料保存的安全性。

二、現(xiàn)代事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的常見問題

（一）對(duì)檔案管理信息化建設(shè)缺乏重視

當(dāng)前時(shí)期，由于傳統(tǒng)觀念等因素的影響，部分事業(yè)單位管理人員過于注重經(jīng)濟(jì)等方面的發(fā)展，而對(duì)檔案管理等工作缺乏關(guān)注與了解，由此導(dǎo)致事業(yè)單位內(nèi)部雖然具備一定的現(xiàn)代技術(shù)與設(shè)備，卻無法充分地應(yīng)用于檔案管理工作中，極大地影響了檔案管理的水平與質(zhì)量。同時(shí)，部分事業(yè)單位由于自身的經(jīng)濟(jì)實(shí)力較弱，無法引進(jìn)現(xiàn)代信息化先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備，且單位檔案管理人員缺乏相應(yīng)的創(chuàng)新意識(shí)與能力，進(jìn)一步影響了事業(yè)單位自身檔案管理的信息化建設(shè)水平。除此之外，很多事業(yè)單位人員都是40、50歲的中年人，這些人對(duì)于計(jì)算機(jī)掌握的非常不熟練，他們的思想還停留在20世紀(jì)，檔案管理在他們心中的固有概念就是紙質(zhì)化物品，沒有對(duì)檔案管理樹立一個(gè)電子化的意識(shí)，在隨著城市化的建設(shè)事業(yè)單位的擴(kuò)招，檔案管理在調(diào)用的過程中丟檔的情況時(shí)有發(fā)生，如果及時(shí)的將檔案管理變成數(shù)字化，就可以提高檔案管理的效率、

（二）檔案管理信息安全性方面的問題

通常情況下，事業(yè)單位內(nèi)部檔案資料大多會(huì)涉及一定的隱私性，甚至還存在一定的機(jī)密性，很多檔案都包含著人們的私密信息，如在房地產(chǎn)管理局中，后臺(tái)的檔案都是紙質(zhì)檔案，這些紙質(zhì)檔案中，包含著抵押證書、產(chǎn)權(quán)證明、身份證號(hào)碼、住址信息等，因此需要保障檔案資料的安全性。一方面，部分事業(yè)單位由于自身原因，無法借助計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)信息等技術(shù)來保障檔案信息的安全性；另一方面，再加之計(jì)算機(jī)病毒、黑客攻擊等問題，也極大地威脅著檔案信息的安全性。這些都對(duì)檔案信息化建設(shè)及事業(yè)單位自身的健康發(fā)展造成影響[2]。

（三）信息資源開發(fā)方面的問題

在現(xiàn)代事業(yè)單位檔案資料信息管理的過程中，部分事業(yè)單位管理人員對(duì)該工作缺乏足夠的重視，由此導(dǎo)致單位自身檔案信息資源的開發(fā)受到極大地影響。部分檔案信息存在一定的重復(fù)性，并且部分單位內(nèi)部缺乏足夠的信息化技術(shù)與設(shè)備，因此極大地影響了檔案信息資源的利用效率和單位自身的健康發(fā)展。

（四）相關(guān)人員自身專業(yè)素質(zhì)不足

眾所周知，任何一項(xiàng)工作都需要大量高素質(zhì)專業(yè)人才的參與，才能保障相關(guān)工作的順利開展。不過，在部分現(xiàn)代事業(yè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，由于單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作缺少足夠的重視，導(dǎo)致單位內(nèi)部缺乏檔案管理專業(yè)人才，并且單位內(nèi)部現(xiàn)有的檔案管理人員也缺乏足夠的專業(yè)素質(zhì)，因此極大地影響檔案管理工作的有效進(jìn)行，甚至造成某些檔案資料出現(xiàn)破損或丟失等現(xiàn)象，從而影響事業(yè)單位自身的正常運(yùn)轉(zhuǎn)與發(fā)展。人才是發(fā)展的第一要義，雖然事業(yè)單位年年擴(kuò)招，但是相關(guān)的技術(shù)崗位擴(kuò)展比例不是很多，所以在以后的事業(yè)單位招聘中，應(yīng)該多招一些技術(shù)類人員崗位，融入到事業(yè)單位的隊(duì)伍中，幫助事業(yè)單位加快信息化建設(shè)。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的具體措施

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視

當(dāng)前時(shí)期，要加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，首先需要加強(qiáng)事業(yè)單位管理人員對(duì)該方面的重視。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，單位管理人員需要在日常工作中加強(qiáng)現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備的應(yīng)用，并引進(jìn)外界優(yōu)質(zhì)理念與工作模式，促進(jìn)自身思想觀念的轉(zhuǎn)變，同時(shí)借助計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)信息等技術(shù)對(duì)現(xiàn)代檔案管理信息化軟件進(jìn)行研發(fā)，并建立相應(yīng)的檔案管理部門，確保在最大程度上提高檔案管理信息化建設(shè)的水平，推動(dòng)我國事業(yè)單位整體的進(jìn)步與發(fā)展[3]。

（二）加強(qiáng)安全管理制度的創(chuàng)建

由于傳統(tǒng)檔案管理工作極易受到外界不良因素的影響，進(jìn)而影響檔案信息的安全性。為了解決這些問題，同時(shí)加強(qiáng)現(xiàn)代檔案管理工作的信息化建設(shè)，相關(guān)單位及人員需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的了解，結(jié)合現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備創(chuàng)建出完善的安全管理制度，避免其受外界不良因素的影響；同時(shí)對(duì)單位內(nèi)部檔案管理人員的日常工作進(jìn)行規(guī)范，避免人工操作失誤導(dǎo)致的問題，為事業(yè)單位自身的健康發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）加強(qiáng)檔案信息化監(jiān)管機(jī)制的完善

在現(xiàn)代事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的過程中，為了有效提高信息化的建設(shè)水平，事業(yè)單位相關(guān)人員需要加強(qiáng)對(duì)我國有關(guān)法律政策的了解，并借助計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備的應(yīng)用，以此來創(chuàng)建出相應(yīng)的監(jiān)管機(jī)制，避免相關(guān)問題的出現(xiàn)，為我國事業(yè)單位自身的正常運(yùn)轉(zhuǎn)與發(fā)展提供保障。法律法規(guī)是事業(yè)單位筆試中的基礎(chǔ)部分，事業(yè)單位人員在進(jìn)入事業(yè)單位以后，應(yīng)該要多學(xué)習(xí)一些檔案管理方面的法規(guī)，調(diào)取檔案時(shí)，要依照相關(guān)法律法規(guī)或者事業(yè)單位規(guī)定辦理，電子檔案還要做到保密義務(wù)。

（四）加強(qiáng)相關(guān)人員專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)提高

高素質(zhì)專業(yè)人員的應(yīng)用能夠在很大程度上提高工作的水平與質(zhì)量，而且會(huì)降低工作問題出現(xiàn)的概率。因此，在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的過程中，為了提高信息化建設(shè)的水平，內(nèi)部現(xiàn)有的事業(yè)單位人員需要加強(qiáng)現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備的應(yīng)用，引進(jìn)外界優(yōu)質(zhì)理念與工作模式，對(duì)單位檔案管理人員進(jìn)行全面、系統(tǒng)、專業(yè)化的培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)素質(zhì)與技術(shù)能力。事業(yè)單位管理人員還可以通過現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備的應(yīng)用，引進(jìn)大量檔案管理專業(yè)的人才，創(chuàng)建一支優(yōu)質(zhì)高效的檔案管理信息化建設(shè)團(tuán)隊(duì)，保障信息化建設(shè)的水平，進(jìn)而推動(dòng)事業(yè)單位整體的進(jìn)步與發(fā)展。

四、結(jié)語

隨著我國綜合實(shí)力的提升，事業(yè)單位得到了快速的發(fā)展，而在日常運(yùn)轉(zhuǎn)與發(fā)展過程中產(chǎn)生了大量的檔案信息，這些信息能夠直接地反映出事業(yè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)特點(diǎn)，并對(duì)單位的后期發(fā)展造成影響。

因此，事業(yè)單位管理人員需要加強(qiáng)自身思想觀念的轉(zhuǎn)變，并結(jié)合有關(guān)部門的政策制度，引進(jìn)外界優(yōu)質(zhì)理念與人才，提高檔案管理信息化水平，同時(shí)降低信息化建設(shè)相關(guān)問題的出現(xiàn)，保障檔案管理工作的高效運(yùn)行，進(jìn)而推動(dòng)事業(yè)單位自身及社會(huì)整體的健康發(fā)展。