探討提高企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)

文/福州市規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院 余嵐

檔案能夠見(jiàn)證企業(yè)的發(fā)展過(guò)程，幫助企業(yè)做出正確的決策，并且制定科學(xué)的發(fā)展目標(biāo)，提供資源依據(jù)和參考，對(duì)企業(yè)的發(fā)展影響比較大。在企業(yè)管理工作中，必須關(guān)注到檔案管理工作的重要性。檔案管理工作在企業(yè)管理中占重要地位，已經(jīng)成為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要手段。檔案是企業(yè)利益的憑證，可以全面反映出企業(yè)生產(chǎn)情況、經(jīng)營(yíng)效益與技術(shù)水平等。在信息技術(shù)快速發(fā)展過(guò)程中，為企業(yè)檔案管理工作提供了新的發(fā)展契機(jī)。因此企業(yè)需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，積極引進(jìn)新的管理理念，不斷優(yōu)化檔案管理思路和內(nèi)容，凸顯出檔案服務(wù)的價(jià)值，以此實(shí)現(xiàn)企業(yè)的長(zhǎng)久穩(wěn)定發(fā)展目標(biāo)。

一、信息化建設(shè)在企業(yè)檔案管理中的優(yōu)勢(shì)作用

（一）提升檔案信息管理的信息化。在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展背景下，相應(yīng)強(qiáng)化了人們的檔案意識(shí)，逐漸擴(kuò)大了檔案信息用戶(hù)群，此時(shí)需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案信息管理方法，采用適宜的管理模式和方法。隨著檔案信息管理的現(xiàn)代化發(fā)展，對(duì)于管理人員的要求也在不斷提升。由于缺乏現(xiàn)代技術(shù)人員，導(dǎo)致檔案工作的管理效果不佳。通過(guò)檔案管理的信息化建設(shè)，可以深入開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源，提升檔案管理的實(shí)效性。

（二）提升信息應(yīng)用的專(zhuān)業(yè)化。隨著檔案信息用戶(hù)群體的增加，相應(yīng)擴(kuò)大了檔案管理范圍。檔案管理類(lèi)型也呈現(xiàn)出多樣化特點(diǎn)，導(dǎo)致該項(xiàng)工作呈現(xiàn)出多種不同特性。檔案信息所包含的資源失真度增加，存在大量虛假信息和冗余信息。信息化建設(shè)能夠確保用戶(hù)需求的專(zhuān)業(yè)化、個(gè)性化發(fā)展，不僅能夠降低企業(yè)管理成本，還能夠?qū)崿F(xiàn)系統(tǒng)化管理操作，提升信息應(yīng)用的專(zhuān)業(yè)性。

二、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)存在的主要問(wèn)題

（一）信息化管理意識(shí)不足。在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，多數(shù)企業(yè)認(rèn)為是檔案管理方式的轉(zhuǎn)變，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的重要性。由于管理理念落后，致使檔案信息化建設(shè)集中于電子化存儲(chǔ)方面，沒(méi)有建立專(zhuān)門(mén)的信息系統(tǒng)。在企業(yè)發(fā)展實(shí)踐中，僅僅在辦公自動(dòng)化要求下應(yīng)用檔案管理信息化功能，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公和無(wú)紙化辦公。但是此種管理與應(yīng)用方式，只是轉(zhuǎn)變了檔案管理流程和成本，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)真正意義上的信息化建設(shè)。

（二）檔案管理水平低下。在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，開(kāi)始廣泛應(yīng)用信息技術(shù)。傳統(tǒng)的檔案管理模式和方法無(wú)法滿(mǎn)足時(shí)代發(fā)展要求，也與企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展相背離。首先，在檔案管理信息化建設(shè)期間，軟件開(kāi)發(fā)商沒(méi)有深入分析企業(yè)的發(fā)展規(guī)律、個(gè)性需求和管理流程，從而導(dǎo)致軟件開(kāi)發(fā)缺乏針對(duì)性，沒(méi)有深入考量和分析企業(yè)信息化建設(shè)需求。企業(yè)在應(yīng)用軟件開(kāi)展信息化管理時(shí)，沒(méi)有立足于自身實(shí)際情況進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，從而導(dǎo)致檔案信息化管理系統(tǒng)無(wú)法發(fā)揮出優(yōu)勢(shì)作用。其次，企業(yè)所聘用的檔案管理人員非專(zhuān)業(yè)人員，不具備專(zhuān)業(yè)的管理能力和水平。當(dāng)管理人員素質(zhì)能力較低時(shí)，將會(huì)影響檔案管理工作的信息化建設(shè)，還會(huì)導(dǎo)致企業(yè)流失人力資源。

（三）檔案管理的安全風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)與管理屬于系統(tǒng)化工作，涉及較多復(fù)雜內(nèi)容和細(xì)節(jié)問(wèn)題。為了提升經(jīng)營(yíng)管理效率，必須充分發(fā)揮出基礎(chǔ)資料的作用，并且合理應(yīng)用資料信息，全面提升檔案信息的存儲(chǔ)價(jià)值。由于檔案信息所涉及的內(nèi)容比較多，需要將所有資料信息存儲(chǔ)到檔案庫(kù)中，需要占用較多的存儲(chǔ)空間，相應(yīng)增加查閱難度和復(fù)雜度。所以，企業(yè)檔案管理部門(mén)在開(kāi)展具體管理工作時(shí)，主要是基于現(xiàn)有生產(chǎn)技術(shù)、工作內(nèi)容，對(duì)檔案資料進(jìn)行收集和保管。對(duì)于不重要的基礎(chǔ)資料，則由相關(guān)部門(mén)進(jìn)行存儲(chǔ)；但是，由于相關(guān)部門(mén)缺乏專(zhuān)業(yè)能力與技術(shù)，且人員流動(dòng)性比較大，極易導(dǎo)致檔案資料流失，極易影響企業(yè)的發(fā)展。在信息化發(fā)展背景下，檔案安全管理所面臨的風(fēng)險(xiǎn)比較大，如果沒(méi)有做好相關(guān)安全防護(hù)，將會(huì)加大信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。

（四）信息管理規(guī)劃不清晰。企業(yè)檔案管理工作直接影響企業(yè)的發(fā)展，需要長(zhǎng)時(shí)間管理與應(yīng)用，所以必須注重信息化建設(shè)工作規(guī)劃。未做好前期規(guī)劃工作，將會(huì)極大影響檔案管理工作的針對(duì)性，降低管理效率和質(zhì)量。當(dāng)管理人員缺乏責(zé)任意識(shí)時(shí)，也會(huì)影響信息化建設(shè)工作的發(fā)展，不僅浪費(fèi)人員精力，還會(huì)導(dǎo)致檔案管理效果不佳。

（五）檔案信息化建設(shè)成本高。為了提升企業(yè)檔案管理信息化水平，需要采購(gòu)計(jì)算機(jī)設(shè)備、引進(jìn)專(zhuān)業(yè)檔案人才、開(kāi)發(fā)和建立信息管理系統(tǒng)。同時(shí)，對(duì)現(xiàn)有紙質(zhì)版檔案材料進(jìn)行數(shù)字化處理，建立不同格式的電子檔案，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。在信息化建設(shè)過(guò)程中，會(huì)消耗大量人力資源、時(shí)間成本和資金成本。對(duì)于生產(chǎn)規(guī)模比較小的企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案信息化建設(shè)成本非常大。

三、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策

（一）提升檔案管理信息化建設(shè)的重視程度。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，應(yīng)當(dāng)不斷提升領(lǐng)導(dǎo)者和管理人員的思想認(rèn)識(shí)，使其認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。從企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層和管理層入手，提升對(duì)各級(jí)部門(mén)管理人員重要性的認(rèn)知。因此，企業(yè)必須注重宣傳和強(qiáng)調(diào)檔案信息化管理，通過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)與教育活動(dòng)，確保領(lǐng)導(dǎo)者和管理人員學(xué)習(xí)檔案信息化管理知識(shí)，并且將檔案管理信息化建設(shè)作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的主要內(nèi)容，納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃中。同時(shí)，注重人力、物力和財(cái)力的投入，以此確保管理信息化建設(shè)的實(shí)效性。另外，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和管理人員制定合理有效的檔案管理制度，全面提升檔案信息的有效利用率。采用大數(shù)據(jù)處理技術(shù)，分析和研究企業(yè)人事結(jié)構(gòu)、項(xiàng)目業(yè)績(jī)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況，為企業(yè)決策經(jīng)營(yíng)提供重要依據(jù)，全面提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

（二）建立和完善檔案信息化管理制度。在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，完善的制度是基礎(chǔ)性保障。立足于檔案資源的數(shù)字化建設(shè)，形成電子檔案資源。同時(shí)注重存儲(chǔ)和開(kāi)發(fā)應(yīng)用，不斷加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，維護(hù)信息管理的安全性。為了實(shí)現(xiàn)以上管理目標(biāo)，必須遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和機(jī)制制度。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)全面分析檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題，注重落實(shí)和執(zhí)行各項(xiàng)制度機(jī)制。其一，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案信息管理制度，明確劃分各級(jí)人員的檔案管理職責(zé)，通過(guò)制度化方式不斷強(qiáng)化檔案管理責(zé)任。同時(shí)，在檔案信息化管理工作中，制定科學(xué)合理的考核制度和激勵(lì)制度，這樣能夠有效約束和規(guī)范信息化工作的開(kāi)展，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，不斷提升信息化水平。其二，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)將檔案信息化制度落實(shí)到各個(gè)部門(mén)，提升制度落實(shí)與執(zhí)行的監(jiān)管力度，以此確保管理職責(zé)的落實(shí)效果，通過(guò)制度方式提升檔案信息管理的信息化水平。為了提升企業(yè)的信息化水平，在優(yōu)化升級(jí)過(guò)程中，立足于國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范，不斷優(yōu)化檔案信息化規(guī)劃與指導(dǎo)，確定合理有效的管理政策和管理體系。

（三）建設(shè)檔案信息管理系統(tǒng)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)促進(jìn)紙質(zhì)版檔案數(shù)字化改造，采用統(tǒng)計(jì)學(xué)方法進(jìn)行分類(lèi)整理。企業(yè)開(kāi)發(fā)滿(mǎn)足自身發(fā)展的檔案信息管理系統(tǒng)，采用先進(jìn)技術(shù)手段，使信息管理系統(tǒng)可以融入企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，有效管理和控制檔案收集工作，以此提升檔案數(shù)據(jù)收集的及時(shí)性與完整性。全面應(yīng)用云計(jì)算技術(shù)，分類(lèi)處理檔案數(shù)據(jù)。在檔案管理過(guò)程中，采用動(dòng)態(tài)管理和橫縱分析法。沿著時(shí)間軸線(xiàn)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行縱向?qū)Ρ?，?lián)合其他部門(mén)進(jìn)行比對(duì)，整理和歸納數(shù)據(jù)信息，全面提升檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。在建設(shè)信息管理系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)注意以下幾點(diǎn)：第一，在錄入檔案信息時(shí)，應(yīng)當(dāng)確保信息的詳盡性和完整性。第二，派遣專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員實(shí)時(shí)更新數(shù)據(jù)，檢修和維護(hù)檔案信息管理系統(tǒng)，全面確保數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性。第三，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，快速刪除和整理數(shù)據(jù)信息，以此確保信息數(shù)據(jù)的實(shí)效性。

（四）注重建設(shè)企業(yè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，強(qiáng)化檔案信息化安全管理。在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)完善過(guò)程中，注重優(yōu)化企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)，引入專(zhuān)業(yè)管理人才和設(shè)備，不斷優(yōu)化完善網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。采用信息化方式和技術(shù)，大力建設(shè)檔案信息化平臺(tái)，從根本上提升檔案管理效益。在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，必須注重安全管理問(wèn)題。為了提升檔案開(kāi)發(fā)利用率，必須加大檔案信息安全保護(hù)等級(jí)。通過(guò)檔案管理的各項(xiàng)安全要求，基于信息安全要求和分析進(jìn)行分類(lèi)，確定不同等級(jí)的安全保護(hù)要求和標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)評(píng)估信息管理系統(tǒng)的安全性。此外，企業(yè)還需要建立檔案安全管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)常態(tài)化安全管理，對(duì)安全管理操作流程和程序進(jìn)行規(guī)范，充分發(fā)揮出安全管理機(jī)制在檔案管理中的作用。企業(yè)還應(yīng)當(dāng)引進(jìn)安全管理設(shè)施，設(shè)置保密功能和安全查閱權(quán)限，聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)硬件系統(tǒng)，全面確保檔案管理的完整性和安全性。

（五）注重檔案信息化人才建設(shè)?，F(xiàn)階段，在檔案信息建設(shè)過(guò)程中，人力資源會(huì)對(duì)建設(shè)效果造成直接影響。企業(yè)應(yīng)當(dāng)立足于信息化建設(shè)角度，注重引進(jìn)信息化人才。采用優(yōu)越條件吸引專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員。企業(yè)還可以與高校建立合作關(guān)系，按照信息化管理建設(shè)需求，制定相應(yīng)的人才培養(yǎng)策略，全面提升檔案管理信息化水平，給予相應(yīng)的人力資源支持。企業(yè)還應(yīng)當(dāng)建立信息化人才管理平臺(tái)，注重引導(dǎo)信息化人才，發(fā)揮出自身價(jià)值作用，為企業(yè)檔案信息管理貢獻(xiàn)應(yīng)有的價(jià)值。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在現(xiàn)代科技快速發(fā)展過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮出信息技術(shù)的作用和價(jià)值。在企業(yè)檔案管理工作中，信息化建設(shè)已經(jīng)成為必然發(fā)展趨勢(shì)。所以，提升檔案信息管理的信息化水平，已經(jīng)成為企業(yè)提升檔案管理效率的重要手段。通過(guò)分析企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題，并且通過(guò)提升檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，建立和完善檔案信息化管理制度，不斷強(qiáng)化檔案信息化安全管理力度，處理現(xiàn)存問(wèn)題，從根本上提升檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化發(fā)展目標(biāo)。