基建工程項(xiàng)目檔案智能化管理

毛卓玥

（中國(guó)船舶重工集團(tuán)有限公司第七二三研究所，江蘇揚(yáng)州225001）

0 引言

基建工程檔案記錄了工程建設(shè)的全過程，是工程項(xiàng)目管理過程和工程實(shí)體現(xiàn)實(shí)面貌的真實(shí)反映，其本身具有比工程實(shí)體更長(zhǎng)久的壽命，對(duì)工程中的檔案資料進(jìn)行控制管理，就是對(duì)整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過程產(chǎn)生的所有文件的控制過程。建立、健全規(guī)范、準(zhǔn)確的基建工程檔案是后期工程進(jìn)行維修、管理、改建、擴(kuò)建的重要憑據(jù)。因此對(duì)于基建工程檔案的建立、完善與管理提出了更高的要求。

基建項(xiàng)目工程資料是工程建設(shè)歷程的重要組成部分，是項(xiàng)目實(shí)施的最終結(jié)果，不僅反映出項(xiàng)目管理的水平，更是今后使用、管理、維護(hù)、改建或擴(kuò)建的真實(shí)依據(jù)，是一種不可再生的信息資源，同時(shí)也是全面鑒定工程質(zhì)量、查明事故原因、追究事故責(zé)任的可靠憑證。因此，建立、健全規(guī)范準(zhǔn)確的基建工程檔案是基建工程項(xiàng)目順利完成的重要環(huán)節(jié)。

1 基建工程檔案主要特點(diǎn)

基建工作本身具有內(nèi)容多、工作量大、類型多樣、設(shè)計(jì)節(jié)點(diǎn)眾多及作業(yè)復(fù)雜等特點(diǎn)。

1.1 內(nèi)容繁雜

基建工程項(xiàng)目涉及多個(gè)系統(tǒng)、單位、部門、專業(yè)，建設(shè)檔案資料的形成跨度長(zhǎng)，內(nèi)容龐大、繁雜。按照項(xiàng)目工程建設(shè)的階段劃分，基建工程檔案可分5 個(gè)部分。

（1）項(xiàng)目前期文件。主要包括：項(xiàng)目立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)等形成的文件、報(bào)告、圖紙等。

（2）項(xiàng)目監(jiān)理文件。主要包括：?jiǎn)挝辉谑┕けO(jiān)理過程中形成的包括監(jiān)理合同、監(jiān)理大綱、實(shí)施細(xì)則、月報(bào)、通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、工作總結(jié)、旁站記錄等資料。

（3）項(xiàng)目施工文件。項(xiàng)目施工過程中形成的開工、竣工報(bào)告、施工計(jì)劃、組織設(shè)計(jì)、材料質(zhì)保文件、工程質(zhì)量評(píng)定文件、公車工程驗(yàn)收記錄、圖紙會(huì)審變更記錄等資料。

（4）項(xiàng)目竣工文件。項(xiàng)目竣工后施工單位按照工程實(shí)際情況給編制的竣工圖紙。主要包括建筑竣工圖、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、采暖通風(fēng)竣工圖等）。

（5）項(xiàng)目驗(yàn)收文件。項(xiàng)目竣工后、試運(yùn)行中及項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)形成的文件材料。包括工程竣工總結(jié)、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、行政主管部門驗(yàn)收意見書、工程竣工驗(yàn)收備案表、決算文件、財(cái)務(wù)審計(jì)請(qǐng)示、審批材料等［1］。

1.2 項(xiàng)目參與方眾多，標(biāo)準(zhǔn)多樣

基建工程項(xiàng)目往往具有眾多參建單位，工程的勘察、施工圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、工程監(jiān)理、工程施工都會(huì)各自產(chǎn)生相應(yīng)的工程相關(guān)文件，不同單位管理模式各異，資料整理收集標(biāo)準(zhǔn)不盡相同，且基建工程項(xiàng)目一般建設(shè)周期較長(zhǎng)，期間相應(yīng)負(fù)責(zé)人員的更替，人員業(yè)務(wù)水平參差不齊，增加資料管理難度［2］。

1.3 人員流動(dòng)性高，相關(guān)責(zé)任較難落實(shí)

基建工程項(xiàng)目牽涉的人員面廣，流動(dòng)性又大，難以找到相關(guān)方的責(zé)任人等特點(diǎn)，一旦管控不到位就會(huì)存在項(xiàng)目資料收集不齊全、收集歸檔不及時(shí)和整理不規(guī)范等問題。

2 基建工程檔案管理存在的問題

2.1 流程意識(shí)不強(qiáng)，程序控制不到位

部分單位在基建工程項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)，沒有將項(xiàng)目檔案管理工作放在高位，納入項(xiàng)目建設(shè)管理計(jì)劃和工作程序中，沒有在項(xiàng)目建設(shè)過程中將檔案管理落于實(shí)處，不能緊扣工程建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)，重項(xiàng)目實(shí)施與進(jìn)度，輕視項(xiàng)目檔案搜集與管理，無法及時(shí)按照程序參與、監(jiān)控項(xiàng)目全過程的實(shí)施，在項(xiàng)目后期被動(dòng)地接收移交相關(guān)資料，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目實(shí)施過程脫節(jié)。

2.2 專業(yè)知識(shí)缺乏、整理手段落后

工程項(xiàng)目檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，需要同時(shí)具備專業(yè)的管理知識(shí)及相應(yīng)的工程建設(shè)知識(shí)。在實(shí)際的工程項(xiàng)目進(jìn)行過程中，工程建設(shè)人員注重工程實(shí)體建設(shè)進(jìn)度，不重視、不參與、不負(fù)責(zé)相關(guān)材料整理，資料檔案管理人員缺乏工程實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，且未參與具體的工程設(shè)計(jì)、實(shí)施與監(jiān)理，對(duì)于檔案、資料的整理，只限于被動(dòng)地接收，進(jìn)行簡(jiǎn)單的收集、分類，不能實(shí)現(xiàn)資料的驗(yàn)收、核對(duì)與校正，造成檔案管理的混亂與錯(cuò)漏［3］。

3 基建工程項(xiàng)目檔案智能化管理探討

3.1 建立健全檔案管理制度

單位制定“建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法”，明確檔案管理職責(zé)、內(nèi)容、編制、整理、歸檔要求等，讓檔案管理人員有法可依。

3.2 加強(qiáng)檔案的收集整理力度

加強(qiáng)檔案的收集、整理工作，是當(dāng)前建設(shè)檔案管理工作的重點(diǎn)。要根據(jù)工程的性質(zhì)、運(yùn)用的經(jīng)濟(jì)手段、施工進(jìn)程，掌握檔案的整理歸檔時(shí)間，確保檔案資料收集過程的有序進(jìn)行和完善性。檔案材料的整理過程中要按類別進(jìn)行細(xì)致整理，不僅要注明建設(shè)單位、材料來源、設(shè)計(jì)單位、施工單位等相關(guān)情況，責(zé)任分工、建設(shè)資料，數(shù)據(jù)對(duì)比等方面，對(duì)于可以存在的技術(shù)人員流動(dòng)，資料的動(dòng)態(tài)變化都要如實(shí)登記，確保資料的完整性和可使用性。

3.3 規(guī)范檔案管理流程。

基建項(xiàng)目檔案是由前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工圖紙等組成的。各個(gè)單位的檔案應(yīng)分門別類收集歸檔，形成完整的系統(tǒng)資料，掌握合理的歸檔時(shí)間，將歸檔工作納入工程管理工作程序和業(yè)務(wù)流程，緊密結(jié)合避免脫節(jié)，項(xiàng)目各階段要隨時(shí)收集積累，對(duì)需要長(zhǎng)期收集檔案資料的單位，檔案管理可分期分段跟進(jìn)。

3.4 加強(qiáng)檔案管理與動(dòng)態(tài)同步

調(diào)整動(dòng)態(tài)檔案管理的方法，做到檔案管理與動(dòng)態(tài)同步，注重檔案管理的服務(wù)。從項(xiàng)目建設(shè)的動(dòng)態(tài)性來看，雖然給檔案管理帶來了很大的困難，但也帶了一定的機(jī)遇。檔案管理的過程中，必須要時(shí)刻關(guān)注內(nèi)、外部變化，及時(shí)調(diào)整管理思路和管理對(duì)角，實(shí)現(xiàn)檔案管理與動(dòng)態(tài)同步。要加強(qiáng)檔案管理專業(yè)人員的培養(yǎng)與吸收，使工作人員能夠從專業(yè)的角度進(jìn)行重點(diǎn)項(xiàng)目檔案管理。要強(qiáng)調(diào)施工資料的追蹤和收集，根據(jù)每個(gè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、施工環(huán)境與施工建設(shè)中的變化，以及項(xiàng)目驗(yàn)收的最終結(jié)果進(jìn)行科學(xué)管理，確保歸檔資料的完整、系統(tǒng)。

3.5 科學(xué)規(guī)劃基建檔案的歸檔

該辦法必須包括項(xiàng)目建設(shè)初期、建設(shè)中期、建設(shè)后期，工程檔案收集的內(nèi)容。按照1.1 的階段劃分模塊，編寫該項(xiàng)目的結(jié)構(gòu)隸屬表，如圖1所示。然后根據(jù)項(xiàng)目名稱、階段名稱、文件名稱、關(guān)鍵字、交付人、接收人、交接日期等字段格式進(jìn)行編碼形成二維碼，該二維碼打印在文件封面的右下角，伴隨文件一起歸檔。

3.6 基建檔案的查詢

但凡負(fù)責(zé)過基建工程檔案管理的人都有過迫切地想尋找某個(gè)文件，卻總是“眾里尋他千百度”，而且越急越難找。正常的檔案室管理可以直接在管理系統(tǒng)輸入關(guān)鍵字即可找到文件所在的柜號(hào)，但是在現(xiàn)場(chǎng)審核或評(píng)審期間，由于人多調(diào)用不可能及時(shí)將文件歸位，容易把文件混起來。

圖1 項(xiàng)目結(jié)構(gòu)隸屬

有了二維碼，查找文件就簡(jiǎn)單了。定制一個(gè)手持式光電掃碼儀就可以快速、準(zhǔn)確實(shí)現(xiàn)，而且可以通過設(shè)置查找關(guān)鍵字的方式，顯示比對(duì)結(jié)果，一旦查到與關(guān)鍵字相符的文件掃碼器顯示藍(lán)色并閃爍，否則顯示紅色（考慮到項(xiàng)目的保密要求，須使用配套掃碼系統(tǒng)使用）。

4 結(jié)語

該文結(jié)合筆者從事多年的工程項(xiàng)目檔案管理工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，從基建項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)、存在的主要問題出發(fā)，探索了一種工程項(xiàng)目檔案規(guī)范化（標(biāo)準(zhǔn)化）、數(shù)字化、專業(yè)化的管理方法，該方法容易實(shí)現(xiàn)，操作方便、簡(jiǎn)單可行。