論工程項(xiàng)目文件在預(yù)立卷管理系統(tǒng)中“單軌制”的探索與研究

王 艷，馬 琳，楊 義，范龍楠

（1.國(guó)網(wǎng)新源控股有限公司，北京市 100053；2.吉林敦化抽水蓄能有限公司，吉林省敦化市 133070）

0 引言

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，在抽水蓄能電站工程建設(shè)過(guò)程中引入了信息化系統(tǒng)，比如基建智能管控系統(tǒng)、協(xié)同辦公系統(tǒng)，在業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中產(chǎn)生了大量電子文件。隨著業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)平臺(tái)的應(yīng)用，平臺(tái)上形成的具有保存價(jià)值的電子文件，通過(guò)建立預(yù)立卷管理系統(tǒng)，達(dá)到檔案歸檔的要求，從而形成檔案單軌制管理方式的轉(zhuǎn)變。充分利用國(guó)網(wǎng)新源控股有限公司（以下簡(jiǎn)稱新源公司）基建數(shù)字化、智能化建設(shè)，推動(dòng)管理創(chuàng)新，提升工程項(xiàng)目檔案管理工作效率，提高工程項(xiàng)目檔案全程管控力度，實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、全程化，通過(guò)基建智能管控系統(tǒng)等業(yè)務(wù)平臺(tái)保障工程檔案資料及時(shí)收集，通過(guò)預(yù)立卷管理系統(tǒng)進(jìn)行整理、歸檔，確保工程項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全[1]。

隨著新源公司工程項(xiàng)目建設(shè)業(yè)務(wù)快速發(fā)展，基建工程數(shù)字化、智能化建設(shè)也已經(jīng)全面啟動(dòng)，將分布在已經(jīng)建設(shè)完成基建智能管控系統(tǒng)、協(xié)同辦公系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的相關(guān)工程電子文件及時(shí)收集、鑒定、整理與歸檔移交，成為電子檔案管理的重點(diǎn)工作。傳統(tǒng)工程檔案管理工作需要進(jìn)一步優(yōu)化創(chuàng)新，提高檔案管理水平和效率，推進(jìn)工程檔案管理精細(xì)化和科學(xué)化，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范性和科學(xué)性，滿足公司工程建設(shè)創(chuàng)新發(fā)展要求，適應(yīng)公司業(yè)務(wù)快速發(fā)展形勢(shì)[2]。

鮑志芳等對(duì)單軌制、單套制、雙軌制和雙套制概念重新界定，提出五種文件管理模式[3]。蔡盈芳通過(guò)回顧企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)工作，介紹了單軌制實(shí)施從嘗試、破冰到擴(kuò)圍的過(guò)程和取得的成效，梳理了當(dāng)前面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，并就后續(xù)工作提出了思路[4]。畢建新等在國(guó)家自然科學(xué)基金項(xiàng)目進(jìn)行電子文件單軌制探索，從管理體制機(jī)制、制度體系建設(shè)、鑒定方法、元數(shù)據(jù)方案構(gòu)建及技術(shù)體系的完善等幾方面提出了電子文件單軌制管理的對(duì)策[5]。單軌與業(yè)務(wù)系統(tǒng)相結(jié)合的研究還比較少，但檔案單軌制的可行性研究已在各行各業(yè)逐步活躍起來(lái)。

1 國(guó)內(nèi)外研究水平綜述

進(jìn)入21世紀(jì)，檔案管理隨著科學(xué)的發(fā)展和信息時(shí)代的到來(lái)發(fā)生著極大的變化，檔案學(xué)術(shù)界和行業(yè)應(yīng)用一直在關(guān)注和討論傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的將來(lái)和電子檔案的發(fā)展趨勢(shì)。目前，在國(guó)內(nèi)大部分檔案管理處于紙質(zhì)檔案和電子檔案共存的狀態(tài)，對(duì)于工程項(xiàng)目文件“單軌制”歸檔的研究還僅處于萌芽期，國(guó)家也出臺(tái)相關(guān)的文件，但還缺乏配套的法規(guī)和制度。

2016年4月國(guó)家檔案局《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中提出有條件的部門開展電子檔案單套制、單軌制管理試點(diǎn)[6]，2018年國(guó)家檔案局重視并大力推動(dòng)建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理工作，陸續(xù)在33家單位開展建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)，從長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和企業(yè)實(shí)踐推動(dòng)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理水平。這正符合了信息化的發(fā)展趨勢(shì)，讓更多的企業(yè)看到了單軌制的曙光。

地域的不同，行業(yè)的不同，信息技術(shù)發(fā)展的利用程度不同，電子檔案和紙質(zhì)檔案在一段時(shí)間內(nèi)會(huì)并存，相輔相成，但單軌制的趨勢(shì)已是無(wú)可阻擋。

回顧美國(guó)、歐洲、日本和韓國(guó)等發(fā)達(dá)國(guó)家，信息化發(fā)展較迅速，電子文件已完全被接受，從最早的項(xiàng)目帶動(dòng)，到組織的變革，還有制度規(guī)范的建立，在理論研究和實(shí)踐方面比我國(guó)早很多年，電子檔案管理經(jīng)驗(yàn)豐富，已逐步推進(jìn)或?qū)崿F(xiàn)了單軌制，他們先進(jìn)的管理模式或經(jīng)驗(yàn)，值得我們借鑒、學(xué)習(xí)。

2 敦化抽水蓄能電站工程項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題

近年來(lái)，抽水蓄能電站工程建設(shè)進(jìn)度、質(zhì)量和安全等方面都有很好的控制，管理和信息化手段也日益增強(qiáng)。但檔案管理工作卻難以和工程建設(shè)同步，而且工程竣工后，檔案歸檔工作滯后嚴(yán)重，存在諸多問(wèn)題。主要表現(xiàn)有：

（1）工程檔案?jìng)鹘y(tǒng)的管理方式是施工單位和設(shè)計(jì)、監(jiān)理單位采用紙質(zhì)版文件進(jìn)行審核歸檔，由于工程建設(shè)的周期長(zhǎng)，施工過(guò)程復(fù)雜，一般是在工程驗(yàn)收時(shí)進(jìn)行檔案歸檔，檔案歸檔工作延后。傳統(tǒng)工程檔案歸檔工作費(fèi)時(shí)費(fèi)力，大量資料積壓，審核周期長(zhǎng)，效率低下。

（2）由于對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不足，工程上新舊人員交替，專業(yè)人員缺失等原因，事后補(bǔ)資料難以找到第一經(jīng)手人，造成檔案完整性的缺失和檔案整理的反復(fù)，檔案管理造成人力物力浪費(fèi)。

（3）傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化工作操作簡(jiǎn)單，僅僅對(duì)原始紙質(zhì)文件進(jìn)行簡(jiǎn)單的數(shù)字化加工后，錄入檔案管理系統(tǒng)，存在大量額外的重復(fù)性工作，且檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性和原始性認(rèn)證還存在問(wèn)題。

面對(duì)電子檔案的管理問(wèn)題日益突出，檔案管理人員需轉(zhuǎn)變觀念，跟上信息化時(shí)代的步伐，利用信息技術(shù)，加快檔案管理的創(chuàng)新管理，將預(yù)立卷工作與電子文件歸檔和電子檔案利用同步考慮，加強(qiáng)檔案利用，為各部門進(jìn)行服務(wù)，提高電子檔案的內(nèi)在價(jià)值。

3 預(yù)立卷管理系統(tǒng)研究與實(shí)現(xiàn)

工程文件“單軌制”管理，是以基建智能管控系統(tǒng)為依托，通過(guò)與預(yù)立卷系統(tǒng)等相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，在工程文件在線簽審過(guò)程中引入電子簽章技術(shù)，實(shí)現(xiàn)工程文件所具備的法律效力，從而推進(jìn)工程文件“單軌制”歸檔的合法合規(guī)性進(jìn)程[7]，同時(shí)實(shí)現(xiàn)水電站工程文件在預(yù)立卷管理系統(tǒng)進(jìn)行收集、整理、組卷，最終實(shí)現(xiàn)工程文件在線歸檔到檔案管理系統(tǒng)的方式，從而替代傳統(tǒng)的以紙質(zhì)文件與電子文件并行的“雙軌制”模式。

3.1 基本概述

工程項(xiàng)目檔案預(yù)立卷是工程項(xiàng)目電子檔案在正式歸檔前由業(yè)務(wù)部門根據(jù)檔案部門提出的項(xiàng)目檔案收集歸檔要求，按業(yè)務(wù)形成的規(guī)律預(yù)先進(jìn)行組卷的一項(xiàng)工作[8]。預(yù)立卷系統(tǒng)的應(yīng)用是建設(shè)數(shù)字檔案的基礎(chǔ)工作，預(yù)立卷系統(tǒng)從安全性、實(shí)用性和可操作性等方面著手，進(jìn)行各項(xiàng)功能設(shè)計(jì)[9]，其中預(yù)立卷管理功能包括了系統(tǒng)配置、工程電子文件的整理、智能組卷、批量文件上傳、自動(dòng)編目、檔案統(tǒng)計(jì)與檢索等功能。組卷完成后由檔案部門進(jìn)行組卷審核，審核修改后進(jìn)行后期歸檔工作。

3.2 解決思路

針對(duì)檔案歸檔管理中的問(wèn)題，探索檔案全過(guò)程采用電子文件進(jìn)行流轉(zhuǎn)，根據(jù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的實(shí)際情況進(jìn)行電子文件收集、鑒定、整理和預(yù)立卷系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)對(duì)接，在管理制度上予以保障。

（1）梳理原有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，在基建智能管控系統(tǒng)中按照土建、機(jī)電單元工程質(zhì)量驗(yàn)評(píng)歸檔，實(shí)現(xiàn)電子文件在線簽審流程，施工過(guò)程中定時(shí)分階段歸檔，提高檔案整理和歸檔效率。

（2）健全管理機(jī)制，明確各部門分工和責(zé)任，建立電子檔案的操作流程，規(guī)范相關(guān)部門的操作。促進(jìn)各部門電子檔案和業(yè)務(wù)、數(shù)據(jù)流程相融合，減少重復(fù)工作。工程項(xiàng)目電子檔案管理流程見圖1。

（3）建立預(yù)立卷管理系統(tǒng)，基于智能管控管理系統(tǒng)，按照質(zhì)量驗(yàn)評(píng)的實(shí)際工作流程，在線進(jìn)行填報(bào)和審核業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)審核，將業(yè)務(wù)生產(chǎn)數(shù)據(jù)按照統(tǒng)一的預(yù)立卷管理系統(tǒng)對(duì)接接口進(jìn)行歸檔。

檔案部門應(yīng)該思考如何加強(qiáng)對(duì)信息平臺(tái)的利用，把傳統(tǒng)的檔案管理方式，借用信息化的手段，轉(zhuǎn)移到業(yè)務(wù)平臺(tái)上來(lái)。正式基于這種思考，在敦化抽水蓄能電站建設(shè)預(yù)立卷管理系統(tǒng)，這也對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，不僅要盡快熟悉各部門業(yè)務(wù)，還要提高對(duì)計(jì)算機(jī)的使用水平。

3.3 預(yù)立卷管理系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)

預(yù)歸檔管理系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)設(shè)計(jì)分為四個(gè)基礎(chǔ)層級(jí)，通過(guò)有效的層級(jí)結(jié)構(gòu)的劃分可以全面展現(xiàn)整體應(yīng)用系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思路，如圖2所示。

圖1 工程項(xiàng)目電子檔案管理流程圖Figure 1 Flow chart of project electronic archives management

圖2 系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)圖Figure 2 System Technical architecture diagram

（1）基礎(chǔ)設(shè)施層?；A(chǔ)設(shè)施層是項(xiàng)目建設(shè)的基礎(chǔ)保障，具體內(nèi)容包含了網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)、安全防護(hù)設(shè)備建設(shè)以及主機(jī)與存儲(chǔ)設(shè)備建設(shè)等，基于全面的基礎(chǔ)設(shè)施的架設(shè)，為應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)建立良好的基礎(chǔ)。

（2）數(shù)據(jù)層。數(shù)據(jù)庫(kù)采用Oracle，對(duì)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)和調(diào)度。電子檔案的元數(shù)據(jù)一般采用結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，包括XML、ET、XLS、DBF等。電子檔案附件一般為非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，包括PDF、DOCX、WPS、RTF、PNG、TIF JPG等通用格式，在數(shù)據(jù)接口上支持WebService 等模塊化組件。

（3）技術(shù)支撐層。技術(shù)支撐層是整體應(yīng)用技術(shù)架構(gòu)的核心部分，主要包括技術(shù)組件、中間件、SG-UAP（統(tǒng)一應(yīng)用平臺(tái)），是系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)保障。SG-UAP是國(guó)家電網(wǎng)公司新一代應(yīng)用開發(fā)與運(yùn)維平臺(tái)，提供一套技術(shù)統(tǒng)一、架構(gòu)柔性、性能高效、安全可靠的企業(yè)級(jí)信息系統(tǒng)基礎(chǔ)框架和公共套件集，支撐業(yè)務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、開發(fā)、測(cè)試、發(fā)布、運(yùn)行的全過(guò)程。

（4）應(yīng)用層。應(yīng)用層是預(yù)立卷管理系統(tǒng)按照檔案管理規(guī)范對(duì)信息處理的重要環(huán)節(jié)，包含預(yù)立卷管理、統(tǒng)計(jì)檢索、系統(tǒng)配置、基礎(chǔ)引用等模塊。

3.4 預(yù)立卷管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

通過(guò)對(duì)預(yù)立卷管理系統(tǒng)的建設(shè)，主要針對(duì)在質(zhì)量驗(yàn)評(píng)文件簽審?fù)瓿珊笮纬傻碾娮游募M(jìn)行收集、整理、組卷、預(yù)歸檔等過(guò)程，待案卷審核通過(guò)后，實(shí)現(xiàn)將預(yù)歸檔案卷一鍵式推送到檔案管理系統(tǒng)中完成案卷最終歸檔[10]。實(shí)現(xiàn)目標(biāo)主要以質(zhì)量驗(yàn)評(píng)相關(guān)表單文件為應(yīng)用對(duì)象，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文檔收集、整理、組卷、預(yù)歸檔等管理功能。

系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)圖如圖3所示。

圖3 系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)圖Figure 3 System Function Diagram

（1）預(yù)立卷管理。主要包含以下子功能：待整理文件、待整理案卷、已整理案卷、預(yù)立卷歸檔。工程電子文件經(jīng)過(guò)智能組卷、編目等在線審核方式，將工程電子文件轉(zhuǎn)化成預(yù)立卷電子檔案，軟件功能完美融合檔案歸檔的業(yè)務(wù)流程，見表1。

表1 預(yù)立卷管理功能說(shuō)明表Table 1 Pre-set Volume Management Function Description Table

續(xù)表

（2）檔案統(tǒng)計(jì)。檔案統(tǒng)計(jì)模塊可實(shí)現(xiàn)電子文件數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析研究、從而不斷挖掘電子文件及電子檔案的價(jià)值。系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)工程文件預(yù)立卷情況。實(shí)現(xiàn)多維度、專業(yè)化統(tǒng)計(jì)分析功能，面向檔案管理人員可實(shí)現(xiàn)按照檔案業(yè)務(wù)屬性維度提供統(tǒng)計(jì)分析功能，面向工程管理人員可實(shí)現(xiàn)按照工程項(xiàng)目屬性維度提供統(tǒng)計(jì)分析，對(duì)于其他人員查詢與檢索需求，可實(shí)現(xiàn)通過(guò)功能權(quán)限劃分來(lái)滿足實(shí)際需求，見表2。

表2 檔案統(tǒng)計(jì)功能說(shuō)明表Table 2 Archives Statistics Function Description Table

（3）檔案檢索。檔案檢索模塊，可實(shí)現(xiàn)針對(duì)檔案分類、文件分類、工程劃分、施工進(jìn)行等不同維度進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索服務(wù)。對(duì)統(tǒng)一檢索出的文件，在瀏覽權(quán)限范圍內(nèi)可在線瀏覽電子文件內(nèi)容，同時(shí)支持在智能移動(dòng)設(shè)備終端數(shù)據(jù)檢索及瀏覽功能，提高檔案的利用率，見表3。

表3 檔案檢索功能說(shuō)明表Table 3 Archives Search Function Description Table

（4）系統(tǒng)管理。系統(tǒng)管理模塊，包含檔案分類配置、組卷規(guī)則配置、檔案分類關(guān)聯(lián)配置、校驗(yàn)規(guī)則配置管理。系統(tǒng)管理實(shí)現(xiàn)通過(guò)設(shè)置預(yù)立卷管理過(guò)程相關(guān)參數(shù)指標(biāo)，可以進(jìn)行人員權(quán)限、功能模塊配置，進(jìn)行組卷規(guī)則配置，工程分類編號(hào)關(guān)聯(lián)，對(duì)組卷的校驗(yàn)規(guī)則進(jìn)行配置見表4。

表4 系統(tǒng)管理功能說(shuō)明表Table 4 System Management Function Description Table

4 結(jié)論

該項(xiàng)目通過(guò)工程文件“單軌制”進(jìn)行探索研究，通過(guò)與質(zhì)量子驗(yàn)評(píng)系統(tǒng)集成應(yīng)用，結(jié)合質(zhì)量驗(yàn)評(píng)結(jié)構(gòu)化文件在線填報(bào)及簽審過(guò)程，完成了預(yù)立卷管理功能開發(fā)及應(yīng)用，通過(guò)工程文件的在線收集、整理、組卷、歸檔，形成全過(guò)程電子化管理過(guò)程，初步探索出一套適合抽水蓄能電站工程質(zhì)量評(píng)定電子文件及電子檔案歸檔管理方式，為抽水蓄能電站工程項(xiàng)目電子文件“單軌制”歸檔探索出一條可行的道路，積累了大量檔案管理的寶貴經(jīng)驗(yàn)，為全面實(shí)現(xiàn)新源公司基建數(shù)字化、智能化建設(shè)，推動(dòng)管理創(chuàng)新，提升項(xiàng)目檔案管理工作效率，提高工程項(xiàng)目檔案全程管控力度，提高建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平有重要的意義。本文研究的業(yè)務(wù)范圍較小，下一步研究辦公子系統(tǒng)等其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件在線收集、整理、歸檔，研究與預(yù)立卷管理系統(tǒng)的接口對(duì)接，為進(jìn)一步全面提升檔案管理水平。

敦化抽水蓄能電站檔案管理目前實(shí)行雙軌制，即紙質(zhì)檔案歸檔后，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，紙質(zhì)檔案和電子檔案共存的狀態(tài)。隨著技術(shù)和管理的不斷成熟，檔案實(shí)行單軌制是未來(lái)必然的趨勢(shì)。