淺析計算機應用技術與信息管理的整合

關艷麗

摘要：計算機應用技術的發(fā)展，為企事業(yè)單位的管理帶來較大便捷。特別是在企業(yè)進行信息管理的過程中，數(shù)據(jù)技術的使用，能夠最大化的發(fā)揮各類信息的作用，就當前形式而言，提高企業(yè)內(nèi)部信息管理與計算機應用技術的整合力度，是提升企業(yè)競爭力的關鍵要素之一。

關鍵詞：計算機應用 信息管理

引言：當前企業(yè)信息管理逐漸趨向于智能化方向發(fā)展，傳統(tǒng)的人力管理存在著信息利用率低、數(shù)據(jù)搜尋速率差、管理成本高等問題。本文從計算機應用技術的優(yōu)勢入手，對其與信息管理的整合提出具體措施。

一、依托計算機應用技術，建立企業(yè)相關信息數(shù)據(jù)庫

在整體把握并合理利用企業(yè)信息之前，需要先做好的是收集整合相關信息，建立該企業(yè)完備的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。只有這樣，才能為日后的信息管理打下基石，也是高效利用計算機技術的第一步。

例如要建立數(shù)據(jù)庫，首先要收集有效信息?？梢酝ㄟ^其他各部門前期收集準備工作結合計算機部門中后期篩選入庫工作相互輔助完成。將企業(yè)的各項信息進行全面收集后，合理細致地分劃，處理用言簡意賅，查看便利的方式，然后通過計算機建立數(shù)據(jù)庫形成該企業(yè)有效信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)，使查閱數(shù)據(jù)者高效快捷地檢索到需要的相關信息。例如，要建立企業(yè)人力資源管理的數(shù)據(jù)庫，其主要內(nèi)容就可以分為：人力資源的個人信息、自然狀況、知識狀況包括學歷及相關證書等、能力狀況、工作經(jīng)驗、相關培訓經(jīng)歷…在各部門收集完成之后，計算機部門通過計算機應用技術，比如企業(yè)管理器的SQL Server數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫并輸入各項內(nèi)容，建成能夠對人力資源信息能夠進行儲存、快速檢索所需信息、分析處理的數(shù)據(jù)庫，為該企業(yè)人力資源的利用及管理提供數(shù)據(jù)支持。同時可以隨著人力資源的變動及其工作內(nèi)容、效率、能力的反饋不斷更新數(shù)據(jù)庫，讓它和企業(yè)同步發(fā)展，為后續(xù)人力資源的開發(fā)和建設助力。

二、利用大數(shù)據(jù)分析法，規(guī)劃企業(yè)發(fā)展道路

信息分為內(nèi)部信息與外部信息，企業(yè)數(shù)據(jù)庫的建立主要為內(nèi)部信息的最大效率利用提供數(shù)據(jù)支持。而使用大數(shù)據(jù)分析法不但可以在企業(yè)管理者作出決策后進行事后分析，使其不斷地將企業(yè)與行業(yè)內(nèi)多種經(jīng)營方式及發(fā)展狀況接軌，不斷更新發(fā)展企業(yè)，同時還可以用于做事前預測，利用互聯(lián)網(wǎng)信息和數(shù)據(jù)了解客戶消費需求以及過往的消費行為所折射出的喜好和特征，合理使用、分析大數(shù)據(jù)信息精準營銷，對癥下藥，滿足市場需求并增加企業(yè)效益。

例如，大數(shù)據(jù)分析步驟主要包括，確定目標，分析問題建立模型，采集數(shù)據(jù);通過信息技術導入數(shù)據(jù);利用大數(shù)據(jù)分析算法處理數(shù)據(jù)（如LMS算法）;通過軟件將數(shù)據(jù)處理后的信息可視化，形成報告。例如一個線上購物平臺，便可以按照消費對象的不同分流，通過用戶在平臺上瀏覽、收藏、購買商品等活動在互聯(lián)網(wǎng)上所留下的數(shù)據(jù)信息，分析其消費能力、購物取向，喜好風格，了解用戶潛在和外在需求，盡量做到個性化、定制化服務，推測并推薦用戶需要、喜歡的商品，使客戶更多地使用企業(yè)平臺，留下更多瀏覽購買行為為大數(shù)據(jù)分析提供更多信息，由此良性循環(huán)，再推薦更多更適合用戶的商品，提升忠實客戶轉化率和最大提升現(xiàn)存客戶的商業(yè)價值。

三、利用智能辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)辦公自動化

OA系統(tǒng)（辦公自動化）的運用可以有效提升企業(yè)內(nèi)部組織日常工作的效率，它將現(xiàn)代化辦公方式與計算機技術相結合，也更便于高層管理者通過移動設備利用碎片時間高效處理企業(yè)項目。它是適用于企業(yè)或公司流程性比較強且比較整頓的一種辦公處理程序。

例如，企業(yè)在使用OA系統(tǒng)的過程中，首先要選擇。OA系統(tǒng)在市面上有許多不同的廠商，生產(chǎn)出來的OA在性能和使用方式方面都大有不同，因此企業(yè)應該從自身情況出發(fā)，看這款軟件的易用性、安全性、穩(wěn)定性、靈活性、開放性，再看它是否符合企業(yè)員工辦公習慣及辦公需求，最后還要檢測它是否便于公司技術人員維護及更新等等。拿云海中騰OA舉例，擁有多層應用體系架構和四種創(chuàng)新技術引擎，適合有定制業(yè)務開發(fā)、需要大量異地交流辦公的企業(yè)。對于OA系統(tǒng)實施，經(jīng)常聽到“OA選型，需求先行”，這也就導出了需求分析的重要性。一個企業(yè)往往要將多個組織、多個部門，各種數(shù)據(jù)相互聯(lián)系在一起，給選型負責人和實施方一個肯定、準確的要求或說明。在做好調研選擇完OA系統(tǒng)后，就是系統(tǒng)的安裝與初始化設定，每種OA系統(tǒng)都會有導航菜單，包含快捷菜單，業(yè)務流程平臺，工作流，行政辦公，人力資源等，每個公司會根據(jù)公司的框架，以及辦公需求作出相應的調整。等到將核心模塊和輔助模塊都定制完成之后，企業(yè)需要負責教員工如何加入并使用OA系統(tǒng)辦公并進行實驗模擬。如果是一筆財務的審核，第一步由業(yè)務員提出方案并將相關文件以word或pdf的形式傳到第二步也就是管理部門，管理人員進行審核，審核后用電子簽名或蓋章轉到第三步，也就是財務部。財務部可以清晰地看見前兩步的流程，確認無誤后撥款，以此類推，一直到最后整個流程完成，公司的系統(tǒng)里會存下該流程每一步的進展步驟，以及負責人員相關信息等等資料。等一系列操作完成并試驗成功后可以投入使用。

總結：綜上所述，在企業(yè)實現(xiàn)計算機應用技術與信息管理整合的過程中，可結合利用智能辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)辦公自動化、利用大數(shù)據(jù)分析法，規(guī)劃企業(yè)發(fā)展道路、依托計算機應用技術，建立企業(yè)相關信息數(shù)據(jù)庫等措施。

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