新形勢下學(xué)籍檔案管理中的問題和對策

■楊班瑪草/甘肅省甘南州衛(wèi)生學(xué)校

一、前言

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動化已經(jīng)成為學(xué)籍檔案管理的主要依托之一，結(jié)合電子檔案和紙質(zhì)檔案的收集、分類、歸檔、保管和整理等工作，檔案管理成為中職衛(wèi)生學(xué)?？茖W(xué)發(fā)展運作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，需要檔案管理人員能夠靜心學(xué)習(xí)，分層探究，創(chuàng)新模式，提高效率，具備服務(wù)意識，提升科學(xué)性學(xué)籍檔案管理能力。

二、學(xué)籍檔案管理存在的問題

(一)電子檔案和紙質(zhì)檔案融合性不強

學(xué)籍檔案實現(xiàn)從紙質(zhì)化到電子化的轉(zhuǎn)變是目前的大趨勢，但很多中職院校在學(xué)籍檔案管理時不能緊隨信息化發(fā)展，造成學(xué)籍檔案內(nèi)容不夠全面，數(shù)據(jù)缺失等現(xiàn)象，同時在查詢時比較浪費時間與精力，同時因為學(xué)生學(xué)籍的內(nèi)容不夠詳盡，導(dǎo)致不能發(fā)揮學(xué)籍檔案的信息查閱。紙質(zhì)檔案的不完備造成電子檔案的不健全，這導(dǎo)致無法做好兩者之間良好的對接，檔案管理人員無法將紙質(zhì)化完全電子化，造成檔案管理不具備連續(xù)性和規(guī)范性。因整體比較散漫，無法進行系統(tǒng)化管理，導(dǎo)致檔案內(nèi)容利用率不高。雖然辦公自動化已經(jīng)作為檔案管理操作模式，可是仍然有很多人繼續(xù)采用紙質(zhì)版檔案進行查閱，造成無法完全應(yīng)用辦公自動化。

(二)管理意識不強，利用率不高

學(xué)籍檔案管理意識不強,在中等職業(yè)學(xué)校檔案管理中,不論是校領(lǐng)導(dǎo)還是任課教師，都在一定程度上對檔案管理工作不夠重視，只是認為檔案管理工作僅僅需要做好整理、歸納,將檔案放在固定的柜子里進行存儲即可。正是存在這種認知,導(dǎo)致了檔案管理只是其他部門人員進行兼職，沒有專職人員負責(zé)，不能形成體系化管理。由于學(xué)校對學(xué)籍檔案重視程度不夠，相關(guān)經(jīng)手人員對檔案歸檔、整理利用意識不強，對學(xué)籍檔案信息開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

(三)管理制度不規(guī)范，收集率不高

雖然學(xué)校有專職檔案管理人員，但沒有安排學(xué)籍檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，只是沿用老套的管理方式，實際不符合學(xué)籍檔案管理的規(guī)范要求，并且教學(xué)過程中形成的材料經(jīng)手人員較多，沒能做好相關(guān)的交接手續(xù)與流程，這種不規(guī)范的操作形式，導(dǎo)致更新或添加的學(xué)籍內(nèi)容無法及時進行登記或補充到學(xué)生的檔案中，造成信息的不完整，影響了學(xué)籍檔案的查詢與利用，也降低了檔案的收集率，導(dǎo)致檔案管理服務(wù)水平下降。由于缺乏規(guī)范性的管理，學(xué)生檔案信息缺乏整合性，又沒有專人進行科學(xué)化的管理，同時中等職業(yè)學(xué)校學(xué)籍檔案的管理方式并沒有進行改進，信息立卷歸檔后，檔案管理人員沒有進行后續(xù)的補充工作，降低了更新速度。不夠規(guī)范的檔案管理,導(dǎo)致教師在查閱檔案時，無法準(zhǔn)確找到學(xué)生信息，并且無意中破壞了檔案的保密性，尤其是針對新生的學(xué)籍檔案，很難進行科學(xué)快速合理的整理歸檔，使得學(xué)籍檔案管理無法發(fā)揮正常的作用，對學(xué)生學(xué)籍檔案的有效管理不利。

三、學(xué)籍檔案管理的解決對策

(一)加快無紙化學(xué)籍管理工作

中職學(xué)校在日常教學(xué)過程中都會產(chǎn)生大量的學(xué)籍檔案信息材料，因此需要進一步引入全新的信息化管理技術(shù)，加強辦公自動化的利用率，構(gòu)建一個更加符合衛(wèi)生學(xué)校自身檔案管理特點的管理體制，制定統(tǒng)一的紙質(zhì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范紙質(zhì)檔案管理制度，能與電子檔案的內(nèi)容保持一致，并且成為紙質(zhì)版檔案的延伸，為學(xué)籍信息的補充利用、檔案的來回流轉(zhuǎn)提供方便。在學(xué)籍檔案管理上,采用統(tǒng)一的管理軟件，形成一個完整的信息體系，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進行深入分析、歸類、整理，提升檔案管理的針對性，同時提高學(xué)籍檔案管理的效能，幫助管理工作能夠有效開展。以此為基礎(chǔ),在規(guī)范學(xué)籍檔案管理制度的前提下，可以將電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案充分結(jié)合起來，實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的融合管理，不僅能夠更加真實、準(zhǔn)確的提供學(xué)生信息，同時能夠充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢，規(guī)范檔案管理流程，提升檔案管理效率。

(二)建立健全檔案管理制度

制訂明確的檔案管理制度,加大對學(xué)籍檔案管理內(nèi)容與數(shù)據(jù)的開發(fā)力度，確保學(xué)籍檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱各個環(huán)節(jié)工作都具備規(guī)范化，形成完整的檔案管理體系，使檔案管理工作規(guī)范運行，同時使檔案管理中存在的問題得到有效解決，用制度的約束力讓學(xué)籍檔案規(guī)范性得到加強，進一步健全完善檔案管理制度。為確保管理制度落到實處,還需要制定有效的措施,明確責(zé)任,依制管理,做到有章可循，在正確的管理理念引導(dǎo)下，在相關(guān)制度的約束下開展檔案管理工作,以端正的態(tài)度,創(chuàng)新的意識,高效的服務(wù)完成檔案管理的工作。規(guī)章制度要合理、科學(xué)，必須針對學(xué)校的具體特點和實際要求進行,避免制度與實際的脫節(jié)。

(三)建立檔案信息安全機制

學(xué)生的學(xué)籍具有一定的保密性，借閱、流轉(zhuǎn)一定要符合管理規(guī)定，辦公自動化融入到檔案管理工作后,安全工作也是不容忽視的。學(xué)籍檔案管理人員一定要保證學(xué)生學(xué)籍信息的安全,可以建立層次分明信息管理體制,建立完整的檔案的保存、遷移及驗證機制，確保學(xué)生檔案信息的安全性；同時加強檔案管理的安全性，注意硬件信息存儲設(shè)備的質(zhì)量，做好多層的備份為電子學(xué)籍檔案的長期保存做好媒介；管理人員通過規(guī)范管理系統(tǒng)軟件、設(shè)置密碼管理等安全性保護機制，保障學(xué)生學(xué)籍信息的完整性，不被外界破壞，并且管理者能夠更新有效信息。

(四)提高檔案管理人員素質(zhì)

目前檔案管理工作因為缺乏領(lǐng)導(dǎo)的重視，導(dǎo)致檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和水平并沒有得到發(fā)揮以及提升，這就要求中職學(xué)校對此進行改進，要求檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)夠高，首先需要具備良好的道德素養(yǎng)，工作作風(fēng)嚴謹，尊重每一份學(xué)籍檔案，而且具有保密的思想意識，在實施學(xué)籍檔案管理工作時能夠緊跟代發(fā)展需求，提升學(xué)籍檔案管理的工作效率，學(xué)?？梢圆欢ㄆ诘慕M織管理人員進行學(xué)習(xí)，去其他學(xué)校進行參觀考察，之后每一個階段都要進行工作匯總，查落補缺，進行階段性的測試以便提升管理人員的業(yè)務(wù)水平。甚至為了學(xué)校檔案工作更加完善，還可以邀請專業(yè)的人士對學(xué)校的檔案管理人員進行培訓(xùn)，不定期進行講座或者座談，有方向，有路徑的幫助檔案管理人員提升職業(yè)素養(yǎng)。建立健全提升管理工作機制，對于表現(xiàn)良好，對檔案管理工作有突出貢獻的，給予及時的肯定和獎勵，激發(fā)人員的工作熱情和認真負責(zé)的態(tài)度。同時也要對強調(diào)學(xué)籍檔案管理人員的服務(wù)意識，除了強化人員的專業(yè)素養(yǎng)，也要培養(yǎng)人員的檔案服務(wù)意識，這也是提升管理人員的綜合水平，及時如實得補充學(xué)生檔案內(nèi)容，不虛假不瞞報，公平公正，一定要貫徹主動服務(wù)的思想觀念，增強服務(wù)意識。

四、結(jié)語

通過健全學(xué)籍檔案的管理機制，做好學(xué)籍檔案收集、整理、更新、存儲、利用和流轉(zhuǎn)等工作，增強服務(wù)意識，將學(xué)籍檔案管理工作納入到辦公自動化的新形勢下，提升中職衛(wèi)生學(xué)校管理體系水平，提升科學(xué)化治理能力。作為中職衛(wèi)生學(xué)校檔案管理人員，必須遵守管理規(guī)則，及時調(diào)整工作方式，實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的目標(biāo)，對中職學(xué)校的發(fā)展有至重要的意義。