高校學(xué)生檔案數(shù)字化創(chuàng)新管理模式構(gòu)建策略研究

■馬迎彌/西北大學(xué)現(xiàn)代學(xué)院

近年來，學(xué)生的教育水平有了提高。隨著高等教育的發(fā)展、學(xué)生檔案的數(shù)量也跟著劇增，高校學(xué)生檔案的管理遇到了明顯的困難。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式中不斷出現(xiàn)各種問題，利用數(shù)字化管理模式對學(xué)生檔案信息進(jìn)行管理已成為必然趨勢。許多大學(xué)在學(xué)生入學(xué)時(shí)為他們創(chuàng)建電子檔案，但一些大學(xué)仍然使用傳統(tǒng)的文件管理方法。高校數(shù)字化管理模式是管理學(xué)生學(xué)籍信息的必然趨勢。數(shù)字管理模式對于管理高校學(xué)生信息檔案的地位非常重要。從以下幾點(diǎn)進(jìn)行探討：

一、高校學(xué)生檔案管理的大部分現(xiàn)狀

(一)管理者檔案意識薄弱

一般表現(xiàn)為檔案管理者觀念落后、對學(xué)生檔案重視程度低，只是按照相關(guān)文件的歸檔范圍收集一些必要的檔案材料，對于學(xué)生成果過程中的細(xì)節(jié)材料往往會被忽視，這就導(dǎo)致學(xué)生在校期間的多種資料沒有進(jìn)行有效的整理和入檔，很大程度上影響了學(xué)生檔案的完整性，這就會對學(xué)生以后的就業(yè)和發(fā)展產(chǎn)生檔案資料隱患問題。

(二)管理系統(tǒng)過時(shí)，管理過程不受控制

據(jù)筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前多數(shù)高校在管理學(xué)生檔案的過程中使用傳統(tǒng)的管理模式。即，只有當(dāng)學(xué)生完成了學(xué)業(yè)，管理者才開始整理其檔案，學(xué)生在校期間的實(shí)際表現(xiàn)、評優(yōu)獲獎、學(xué)年考核等材料無法及時(shí)進(jìn)行入黨，無法將學(xué)生的真實(shí)品質(zhì)、修養(yǎng)、潛能、誠信度等情況完整的反映出來；用人單位很難從學(xué)生檔案了解學(xué)生，削弱學(xué)生在就業(yè)市場上的競爭力。

(三)檔案管理人員專業(yè)知識不足

在檔案數(shù)字化方面的綜合素養(yǎng)更是普遍偏低，這是影響檔案數(shù)字化發(fā)展的重要因素，這樣就要求檔案管理者的綜合素質(zhì)一定要過硬，避免在檔案管理過程中出現(xiàn)各種錯誤，減少對學(xué)生以后就業(yè)和發(fā)展造成的影響。

二、高校學(xué)生檔案數(shù)字化創(chuàng)新管理意義

(一)檔案形式更新

高校檔案數(shù)字化創(chuàng)新管理的實(shí)現(xiàn)是時(shí)代發(fā)展的先決條件。數(shù)字技術(shù)的迅速發(fā)展，深刻地改變了過去的信息媒體。錄音機(jī)和其他原始通信手段已被廣泛數(shù)字化，其自身的存儲和媒體更新特征的數(shù)字化應(yīng)用于高校檔案管理。特別是隨著近年來信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，檔案的一般格式發(fā)生了變化，傳統(tǒng)的印刷文件被更新為數(shù)字文件。這個(gè)這有助于提高大學(xué)檔案管理的靈活性，從而減少以往檔案管理員面臨的管理問題，并有效地確?？傮w工作質(zhì)量。

(二)提升檔案管理工作人員管理理念

高校學(xué)生檔案數(shù)字化的創(chuàng)新管理，有效提升了檔案管理人員的整體管理理念.隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，整個(gè)人類社會生活和工作的便利得到了充分的展示，檔案的數(shù)字化管理不再需要依靠檔案直接管理，實(shí)現(xiàn)了存儲實(shí)體和虛擬存儲的共存。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，數(shù)字檔案管理的效果強(qiáng)調(diào)了人與計(jì)算機(jī)的雙向互動，使整個(gè)檔案管理工作更加高效和高效。

(三)完善整體檔案信息組織規(guī)范性

檔案數(shù)字化創(chuàng)新管理模式的形成和運(yùn)用，有效體現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)整體和信息組織的規(guī)范性，避免了傳統(tǒng)的人為操作，將檔案管理表現(xiàn)為直接網(wǎng)絡(luò)，最大限度提高了管理員和用戶的檢索效率。實(shí)際看的話，數(shù)字管理的組織標(biāo)準(zhǔn)化，以前的高校的檔案管理依靠人工管理的形式完全是過去的。目前，數(shù)字化學(xué)生檔案管理模式的規(guī)范性主要表現(xiàn)為數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，數(shù)據(jù)推進(jìn)技術(shù)，數(shù)據(jù)包裝技術(shù)，這些技術(shù)的應(yīng)用最大限度地簡化了學(xué)生檔案管理過程的復(fù)雜性，顯示了檔案信息組織的實(shí)效性。

三、高校學(xué)生檔案數(shù)字化創(chuàng)新管理模式構(gòu)建策略

(一)建立和完善數(shù)字檔案管理框架

構(gòu)建高校學(xué)生檔案數(shù)字化創(chuàng)新管理模式，首先要建立完善的檔案數(shù)字化管理平臺框架。重視計(jì)算機(jī)技術(shù)和存儲技術(shù)是高校學(xué)生檔案數(shù)字化的重要組成部分。

基礎(chǔ)應(yīng)用平臺是高校檔案數(shù)字化模式建設(shè)成功的關(guān)鍵。主要體現(xiàn)在應(yīng)用服務(wù)功能上，以保證整個(gè)數(shù)字文件模型的系統(tǒng)功能為前提，使系統(tǒng)中的數(shù)字技術(shù)充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。在具體實(shí)施過程中，主要組織軟件院校和IT部門的人才組成專業(yè)軟件開發(fā)團(tuán)隊(duì)，完成高校檔案數(shù)字化應(yīng)用基礎(chǔ)平臺的建設(shè)。之后，根據(jù)數(shù)字檔案管理模式的特點(diǎn)，建立了信息服務(wù)平臺。信息服務(wù)平臺本身是在基礎(chǔ)應(yīng)用平臺的基礎(chǔ)上使用的，它是反映學(xué)生檔案指標(biāo)和分析的重要系統(tǒng)。在信息服務(wù)平臺建設(shè)中，高校必須根據(jù)自己的實(shí)際情況設(shè)計(jì)模型，在現(xiàn)階段，我們可以參考其他高校檔案的數(shù)字信息，完善具體的服務(wù)平臺，以有效體現(xiàn)數(shù)字化管理框架的專業(yè)性和可行性。

(二)系統(tǒng)功能維護(hù)與安全保障設(shè)置

在完成具體的管理平臺框架后，為建立高校學(xué)生檔案數(shù)字化創(chuàng)新管理模式，對系統(tǒng)的主要功能特點(diǎn)進(jìn)行了實(shí)時(shí)檢查，并對整個(gè)系統(tǒng)的邏輯進(jìn)行了分析。管理平臺及其維護(hù)目標(biāo)設(shè)定功能高校學(xué)生數(shù)字檔案模式中的索引系統(tǒng)基本上每天都受到極其重要的數(shù)據(jù)流的影響。然而，大多數(shù)高校內(nèi)部系統(tǒng)在招生、畢業(yè)等特殊時(shí)期，往往難以滿足先進(jìn)研究的要求，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)癱瘓。因此，為了避免妨礙學(xué)生和相關(guān)用戶使用，我們必須建立一個(gè)相對完善的系統(tǒng)功能維護(hù)模塊，根據(jù)后臺接口和備用模擬系統(tǒng)的異常監(jiān)測集成，邀請專業(yè)技術(shù)人員組成的專業(yè)技術(shù)團(tuán)隊(duì)對系統(tǒng)運(yùn)行中的異?，F(xiàn)象進(jìn)行實(shí)時(shí)分析并制定相關(guān)的建議，確保其日常工作得到改進(jìn)和穩(wěn)定的適當(dāng)解決辦法。對于其安全保障雙向接口的建立，指出雙向接口的方向，一端主要位于學(xué)校的主系統(tǒng)中，其作用是高校進(jìn)行實(shí)時(shí)輸入管理；另一端往往是基于高校學(xué)生或相關(guān)設(shè)施的全面開放，如學(xué)生根據(jù)自身的身份和校園內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)站點(diǎn)來展示學(xué)生檔案的個(gè)性化特征。

(三)高校學(xué)生檔案數(shù)字化創(chuàng)新管理模型的應(yīng)用

1、數(shù)字化歸檔帶來的創(chuàng)新管理效果

高校學(xué)生數(shù)字檔案管理模式開發(fā)完成后，必須進(jìn)行全面的應(yīng)用檢查，確保整個(gè)模式的穩(wěn)定性和可靠性。主要表現(xiàn)在有效地收集和管理所有數(shù)據(jù)檔案這是不現(xiàn)實(shí)的，因?yàn)樵谶@部分教學(xué)中創(chuàng)建學(xué)生內(nèi)容檔案的時(shí)間還不長，高等教育機(jī)構(gòu)通常以規(guī)定的格式運(yùn)作，不考慮檔案的具體內(nèi)容只是對其數(shù)據(jù)任務(wù)的回顧，即使學(xué)生進(jìn)入高校，高校也無法妥善合理地組織文件夾與學(xué)生之間的實(shí)質(zhì)性聯(lián)系，這就導(dǎo)致了學(xué)生檔案來源的混亂和檔案內(nèi)容的不完整；高校學(xué)生檔案數(shù)字化創(chuàng)新管理模式的構(gòu)建和運(yùn)用有效地改變了這一現(xiàn)象，其中最重要的是創(chuàng)新管理模式，部分內(nèi)容是記錄學(xué)生在高等教育期間的學(xué)業(yè)表現(xiàn)和專業(yè)實(shí)踐，但由于其信息采集能力高、集成搜索系統(tǒng)快，數(shù)字采集保證了整個(gè)學(xué)生文件夾輸入的準(zhǔn)確性和完整性，從而獲得充分反映學(xué)生自身信息的內(nèi)容。

2、學(xué)生檔案數(shù)字化創(chuàng)新管理要點(diǎn)

高校學(xué)生檔案數(shù)字化創(chuàng)新的管理重點(diǎn)是檔案數(shù)字化后實(shí)施的一系列有針對性的專業(yè)管理過程。高校檔案的數(shù)字化管理包括理論知識、模型建設(shè)、檔案開發(fā)等。在這期間，通過數(shù)字管理，學(xué)生文件可以全面應(yīng)用檔案數(shù)據(jù)，在對數(shù)字檔案的內(nèi)容和特征進(jìn)行直接分析的同時(shí)，學(xué)生獲得在線咨詢服務(wù)或在學(xué)校檔案系統(tǒng)中以適當(dāng)?shù)膱D像和格式建立個(gè)人檔案是非常方便的。根據(jù)檔案的特性，創(chuàng)建數(shù)字檔案與管理不同傳統(tǒng)的這是通過數(shù)字化充分顯示學(xué)生文件夾內(nèi)容價(jià)值的先決條件。

四、結(jié)語

隨著整個(gè)社會的數(shù)字化，高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理應(yīng)適應(yīng)時(shí)代的要求，根據(jù)學(xué)校自身的現(xiàn)狀，高校應(yīng)調(diào)整學(xué)生檔案管理模式構(gòu)建策略，以提高高校學(xué)生檔案管理工作的工作質(zhì)量和工作效率，為學(xué)生以后就業(yè)創(chuàng)造有利競爭力。