高校檔案信息化建設(shè)研究綜述

■朱 晶 張雪峰/朝陽師范高等專科學(xué)校

一、高校檔案信息化建設(shè)問題的提出

檔案工作是一項很重要的專門事業(yè)，是實現(xiàn)社會主義建設(shè)，開展歷史研究，進行各項工作的必要條件。高校檔案工作是高校的一項基礎(chǔ)性工作，其為高校開展教學(xué)、科研、思想教育、校務(wù)管理等提供重要支持和服務(wù)，是衡量一所高校管理水平是否全面的重要指標(biāo)。高校檔案具備的這些功能，使其在高校文化育人、社會公共服務(wù)等方面發(fā)揮著日益重要的影響力。事實證明，高校檔案在服務(wù)高校教學(xué)、科研、育人、改革發(fā)展等方面，發(fā)揮著越來越重要的作用，是高校內(nèi)涵式發(fā)展的有力助推器。在信息化建設(shè)不斷推進的新時期中，高校對信息的需求空前增加，學(xué)校各項工作的開展都要基于充分而準(zhǔn)確的信息。只有通過獲取完整、準(zhǔn)確、全面的信息，才有可能做出正確的決策。高校檔案作為一種重要的信息源，也越來越多地受到關(guān)注，這既是高校檔案事業(yè)的發(fā)展難得的良好發(fā)展機遇，也是面臨的巨大挑戰(zhàn)。在現(xiàn)實中諸多高校的檔案管理工作還較多依賴于手工操作，信息化管理的水平與現(xiàn)代髙新技術(shù)形成很大的落差，沒有充分利用現(xiàn)代高速發(fā)展的信息、網(wǎng)絡(luò)和高效檢索等技術(shù)，嚴(yán)重影響高校檔案信息化管理的有效推進，制約高校檔案工作整體水平的提升。此外，目前大量高校檔案管理的機制、理念、模式和方法都已經(jīng)不能適應(yīng)信息時代高校發(fā)展的需要。為了解高校檔案信息化管理的現(xiàn)狀，筆者以福建省高校作為調(diào)查對象，進行了較為充分的調(diào)查研究。通過所掌握的調(diào)研數(shù)據(jù)可以看出，當(dāng)前的高校檔案管理工作已經(jīng)跟不上信息化時代的進步，急需加快發(fā)展步伐，加快實現(xiàn)高校檔案信息化管理的步伐。

二、高校檔案信息化建設(shè)研究現(xiàn)狀

(一)國內(nèi)研究現(xiàn)狀

1、高校擋案信息化管理意義研究

朱金鳳認(rèn)為，高校檔案信息化管理是高校檔案業(yè)務(wù)工作發(fā)展的需要、檔案工作人員提髙自身素質(zhì)的需要、檔案信息資源的開發(fā)利用的需要。喬麗指出，推進高校檔案信息化管理與建設(shè)可實現(xiàn)檔案管理模式現(xiàn)代化、可實現(xiàn)檔案信息檢索便捷化、可實現(xiàn)檔案閱用可控化、可實現(xiàn)科研服務(wù)高效化。羅丹認(rèn)為，高校檔案信息化管理是信息時代發(fā)展的需求、有利于檔案永久保存、有利于檔案信息資源的髙效利用、有利于科學(xué)歸檔和建檔。

2、高校檔案信息化管理的現(xiàn)狀及問題研究

葛桂珍認(rèn)為，高校檔案信息化管理存在的問題主要是缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機構(gòu)、標(biāo)準(zhǔn)化水平低、數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后、經(jīng)費保障率低等四方面。王薌馨指出，對高校檔案信息化管理工作不夠重視、高校檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、經(jīng)濟投入較少、軟硬件建設(shè)相對滯后、缺乏高素質(zhì)的信息化管理人才是高校檔案信息化管理存在的主要問題。盧華認(rèn)為，缺乏健全的信息化協(xié)調(diào)機構(gòu)、檔案管理人員素質(zhì)不高、檔案管理手段不完善等，是制約高校檔案信息化管理的三個方面。閆明指出，高校檔案信息化管理面臨基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后、高校檔案信息化專業(yè)人才匱乏、管理機制尚待改進等三方面問題。

3、高校檔案信息化管理的對策研究

李衛(wèi)忠認(rèn)為，可以從如下四個方面入手，推動高校檔案信息化管理：注重基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大投入及管理；推進數(shù)字檔案館藏，加強電子文檔管理，完善檔案信息資源管理標(biāo)準(zhǔn)；轉(zhuǎn)變觀念，培養(yǎng)創(chuàng)新型人才。王軍寧和俞志華指出，為了盡快實現(xiàn)高校檔案信息化管理，應(yīng)該采取以下措施：一是堅定指導(dǎo)思想，明確奮斗目標(biāo)；二是加快高校檔案信息化進程，抓住有利條件，進行重點目標(biāo)建設(shè)；三是多方面籌措資金，大力加強硬件和數(shù)據(jù)庫建設(shè)；四是充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，收集、整理檔案信息，實現(xiàn)檔案資料查詢和檢索自動化；五是重視開展高校檔案信息化的科學(xué)研究；六是加強高校檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育。

(二)國外研究現(xiàn)狀

1、美國

在檔案信息化管理系統(tǒng)開發(fā)使用的研究方面，美國憑借其雄厚的資金和技術(shù)優(yōu)勢，較早開展了檔案信息化的研究和應(yīng)用，早在20世紀(jì)90年代，該國檔案與文件署就牽頭，組織建成了檔案信息導(dǎo)航系統(tǒng)，該系統(tǒng)擁有美國國內(nèi)全部己數(shù)字化的檔案館藏信息的聯(lián)網(wǎng)可檢索數(shù)據(jù)庫，并根據(jù)地區(qū)、來源等對這些檔案信息進行分類，納入到統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)中，從而實現(xiàn)了全美國數(shù)字檔案信息在互聯(lián)網(wǎng)上的檢索、查詢和利用，成為世界上第一個實現(xiàn)檔案信息化管理的國家。在開發(fā)利用檔案信息中應(yīng)注意事項的研究方面，美國注重在檔案信息化服務(wù)中的隱私權(quán)保護的研究和運用。1995年美國政府信息基礎(chǔ)設(shè)施小組的個人隱私工作組通過研究發(fā)表了《個人隱私權(quán)和國家信息基礎(chǔ)設(shè)施提供與使用個人信息原則》，指出由于網(wǎng)絡(luò)和技術(shù)的安全性不夠十分可靠，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)中可能產(chǎn)生隱私權(quán)問題，注意保護隱私權(quán)有助維護相關(guān)當(dāng)事人的合法權(quán)益，有助于營造良好的檔案事業(yè)發(fā)展社會環(huán)境，更好推動檔案的信息化發(fā)展。

2、英國

英國作為老牌的發(fā)達國家，在檔案信息化管理方面的探索和實踐起步較早、發(fā)展較快。截至2011年，在英國國家檔案館官方網(wǎng)站上，公眾可以分享包括一億多份在線資料，130多萬份共享資料和超過2200兆字節(jié)的數(shù)字檔案，相當(dāng)于330億頁A4紙張的文字記錄的電子資源。在數(shù)字化檔案信息的保存方式研究方面。英國國家檔案館作為該國的官方檔案管理機構(gòu)，在全世界的檔案界中具有較大的影響力。該館館長重視數(shù)字檔案應(yīng)用增值服務(wù)的管理與創(chuàng)新研究，其推動英國國家檔案館2007年實施《國家檔案數(shù)字化中期(2008-2013)計劃與數(shù)字檔案持續(xù)保存方案》，有效促進數(shù)字檔案長期保存技術(shù)、方法與作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的創(chuàng)新發(fā)展，較好地解決了不同機構(gòu)間檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)不同的難題。

三、高校檔案信息化研究內(nèi)容和重點

結(jié)合高校自身優(yōu)勢及高校擋案信息化管理的特點，從理論和實踐兩個方面尋找解決問題的對策，著力為推進高校檔案信息化管理提出切實可行的對策。本文研究的重點主要包括：

一是高校檔案信息化管理的相關(guān)概念界定和理論基礎(chǔ)。介紹了高校檔案信息化管理的內(nèi)涵、主要內(nèi)容、原則等。著重介紹公共事業(yè)項目管理理論、公共信息資源管理理論、公共事業(yè)人力資源管理理論等管理學(xué)相關(guān)原理，為下文的原因分析和對策提供理論支撐。

二是高校檔案信息化管理的現(xiàn)狀分析。本文采取問卷調(diào)查的方式對福建省的30所高校的檔案信息化管理情況進行調(diào)查，并對相關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)進行了詳細(xì)的分析，結(jié)果顯示，目前高校檔案信息化管理己經(jīng)取得了初步的成效，己經(jīng)具備了初步的設(shè)施基礎(chǔ)、初步建立了相關(guān)人員隊伍、初步形成了運作模式等，同時也分析指出了存在的問題?？傊?，調(diào)查分析結(jié)果對高校檔案信息化管理給予了一個較為客觀、準(zhǔn)確的概括和分析。

三是對高校檔案信息化管理存在的問題進行了原因分析。運用公共事業(yè)項目管理理論、公共信息資源管理理論、公共事業(yè)人力資源管理理論等管理學(xué)相關(guān)原理，對高校檔案信息化管理存在的問題進行分析，讓分析更加準(zhǔn)確、更加深入、更加科學(xué)，從而更好地找到制約高校檔案信息化管理的癥結(jié)所在，為后文提出解決問題的對策，提供更加有力保障。這是本文的主要創(chuàng)新點。

四是高校檔案信息化管理的對策思考。在前文原因分析的基礎(chǔ)上，結(jié)合高校工作實際，以管理學(xué)原理為指導(dǎo)，著力從更新管理理念、健全完善管理機制、創(chuàng)新管理模式等方面，對推進高校檔案信息化管理提出科學(xué)的、可借鑒的意見建議。這是本文的主要研究成果。