淺談如何做好國企人事檔案管理工作

□王海軍

人事檔案信息化管理工作作為一項復(fù)雜且系統(tǒng)性工程項目，在職務(wù)晉升、工資發(fā)放、教育培訓(xùn)等工作中發(fā)揮著重要憑證、依據(jù)、參考作用。在互聯(lián)網(wǎng)這一新形勢下的國企人事檔案管理工作，要求工作人員不僅要從意識上認識到互聯(lián)網(wǎng)對于人事檔案管理的新要求，更要在實際工作中，主動適應(yīng)新的變化發(fā)展和趨勢潮流，促進國企人事檔案管理工作與互聯(lián)網(wǎng)的深度融合和緊密結(jié)合，提高檔案管理高效性、安全性、服務(wù)性。

一、現(xiàn)代國企人事檔案管理工作的新要求

提高國企人事檔案管理高效性。當前國企人事檔案管理仍以紙質(zhì)存檔和人工整理、歸檔、查找為主，不僅要占用很多的人工人力成本、時間成本，也占用很多的存放空間，消耗很多物資。通過互聯(lián)網(wǎng)建立的人事檔案管理系統(tǒng)，利用其強大的存儲功能、整合數(shù)據(jù)的功能，對檔案數(shù)據(jù)進行歸檔、保存，就會擺脫紙質(zhì)存檔的束縛和對個人經(jīng)驗的過度依賴，釋放巨大的管理空間，不僅能降低存儲成本，還能提高檔案管理的工作效率與檔案信息查找準確性。因此，利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)管理檔案是國企人事檔案管理的必由之路。

提高國企人事檔案管理安全性?；ヂ?lián)網(wǎng)下建立的人事檔案管理系統(tǒng)和傳統(tǒng)人事檔案管理有其共性，都有整理、登記、歸檔、分類等工作步驟，信息手段和檔案的電子化為國企開展檔案管理工作提供了便捷。但是，作為國企人事檔案管理人員也應(yīng)該意識到互聯(lián)網(wǎng)是“沒有圍墻”的開放廣場，如有病毒入侵如入無人之境。電子檔案保存時間的長久性和內(nèi)容的完整性，是否能和紙質(zhì)檔案相提并論；檔案信息是否存在泄露的風(fēng)險；檔案管理的安全性是否在可控范圍內(nèi)等這些問題都值得考量和面對。如有病毒或不法信息對檔案造成影響，對國企造成的損失是巨大的甚至是無法挽救的，所以就需要國企做好應(yīng)急預(yù)案、防范各種風(fēng)險，防患互聯(lián)網(wǎng)下可能面對的病毒攻擊、惡意損壞等方面的風(fēng)險。這就要求在技術(shù)上和制度上加強防范，加強技術(shù)更新、系統(tǒng)升級、病毒入侵檢測和阻斷，加強制度建設(shè)，提高國企檔案管理的安全性。

提升國企人事檔案管理服務(wù)性。管理人員不僅僅是提供者的角色，更是服務(wù)者的角色。人事檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)緊密結(jié)合，可以將信息深度融合并能夠?qū)崟r分享，既可以減少人力、物力、財力的消耗，簡化工作流程，又能加強企業(yè)各部門之間的交流互動，提高人事檔案管理工作效能，提高其在國企工作中的地位，使檔案管理在國企發(fā)展中的服務(wù)更有效率。國企應(yīng)當充分運用互聯(lián)網(wǎng)下建立的人事檔案管理系統(tǒng)，對海量的數(shù)據(jù)進行整合，也方便管理人員更好地鑒別這些檔案信息的價值和內(nèi)涵所在，同時也可以對這些人事檔案數(shù)據(jù)進行加密、防護，有利于檔案完整性的保存和歸檔以及檔案安全性的保護，真正達到既保護檔案又能綜合利用檔案提供檔案服務(wù)的功能。

二、當前國企人事檔案管理工作普遍存在的問題

面對新形勢、新任務(wù)，以刀刃向內(nèi)的角度審視目前國企人事檔案管理工作現(xiàn)狀，仍存在不小的差距與不足，迫切需要劍指短板、自我剖析。

從外部形勢來看，當前，“互聯(lián)網(wǎng)＋”行動計劃及云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的發(fā)展與運用，深刻影響到檔案的特性及檔案工作的邊界。實現(xiàn)電子檔案從形成到長久保存、有效利用的全程控制，正成為發(fā)展趨勢。而目前檔案管理模式與現(xiàn)代化發(fā)展要求不相適應(yīng)，原有理論、經(jīng)驗和運行規(guī)則，已難以滿足實際工作的需要，亟待改變現(xiàn)狀。

從內(nèi)部現(xiàn)狀來看，目前國企人事檔案管理現(xiàn)狀和水平，已難以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實需要，主要表現(xiàn)在：一是認識上的差距，普遍對人事檔案管理工作重要性缺乏足夠的認識，一方面缺乏高度的工作責(zé)任感、細心認真的工作態(tài)度，另一方面沒有積累扎實的檔案管理理論知識，因而認識不到檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的積極作用，沒有形成企業(yè)管理層關(guān)心、全員重視的氛圍，人事檔案工作跟不上時代的步伐；二是發(fā)展不平衡問題，國企人事檔案管理水平兩極分化嚴重，先進標桿管理企業(yè)很少，標準不一、基礎(chǔ)不牢、參差不齊問題表現(xiàn)突出，尤其在管庫建設(shè)、開發(fā)利用、信息化推進等方面差距很大，有的單位工作主動積極探索前沿技術(shù)，有的單位被動守攤?cè)酝Ａ粼趥鹘y(tǒng)手工管理階段。

三、規(guī)范國企人事檔案管理工作建議

樹立人事檔案管理創(chuàng)新理念。國企大多為傳統(tǒng)型企業(yè)，為了適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展下的經(jīng)營管理和運營決策，國企需要在管理理念上作出變革，從而實現(xiàn)企業(yè)的成功轉(zhuǎn)型。這就需要管理者從管理理念到經(jīng)營意識、從企業(yè)技術(shù)到員工能力、從決策判斷到市場分析等方面，找到適合的方式方法，利用互聯(lián)網(wǎng)來改造企業(yè)。對于人事檔案管理，就應(yīng)該首先培養(yǎng)人事檔案管理的服務(wù)思維。就是要把檔案管理變成一項能夠通過分析鑒別檔案，從中提取有價值的信息，從而為國企經(jīng)營發(fā)展提供服務(wù)的工作。

加強人事檔案管理平臺建設(shè)。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，人事檔案管理的模式發(fā)生改變，國企也應(yīng)該融入互聯(lián)網(wǎng)大軍，建立互聯(lián)網(wǎng)電子人事檔案管理平臺，實現(xiàn)檔案資源的實時傳輸和優(yōu)化整合。加強技術(shù)的安全保障，如數(shù)據(jù)加密技術(shù)、接入設(shè)備控制技術(shù)、存取控制。在存儲能力方面進行擴展，加入云計算支持、數(shù)據(jù)采集、云存儲技術(shù)、音視頻文件存儲等。建立資料完備信息檢索庫，提高電子檔案的儲存技術(shù)，設(shè)置專有備份工具，將數(shù)據(jù)庫文件拷貝作為備份，提高數(shù)據(jù)完整性。針對系統(tǒng)的功能性，合理劃分內(nèi)外網(wǎng)，控制內(nèi)部沒有訪問權(quán)限人員對系統(tǒng)的訪問，也可以控制內(nèi)部員工在使用內(nèi)網(wǎng)時無法訪問外網(wǎng)，實時監(jiān)控網(wǎng)上傳輸數(shù)據(jù)的可靠性。

強化人事檔案管理人才培養(yǎng)。提高國企人事檔案管理人員管理水平，需要先不斷提升人事檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)。需要從以下幾方面著手：一是加強人事檔案管理人員的職業(yè)道德和職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，這樣管理者才能具備較強的責(zé)任感和使命感，堅定工作的信心，養(yǎng)成兢兢業(yè)業(yè)的工作作風(fēng)。二是明確各個崗位檔案管理人員的分工，分工明確，各盡其責(zé)，恪守崗位要求，不越級不越崗，確保檔案信息不被泄密。三是不斷加強對管理人員的專業(yè)技能的培訓(xùn)。信息化的發(fā)展一日千里，不學(xué)習(xí)很容易被最新的技術(shù)和信息淘汰，積極組織管理人員進行培訓(xùn)，讓管理人員的思想和技能都走在信息技術(shù)的前列，這才能更好地保障信息安全。四是制定管理人員相激勵制度，督促工作人員不斷進步，提升他們對人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的創(chuàng)新意識，還要提高他們應(yīng)用檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的技術(shù)水平。