資料整理在檔案管理工作中的重要性

一、資料管理在檔案管理中的重要性

（一）通過(guò)資料整理，提高檔案資料質(zhì)量

資料整理既是資料研究的基礎(chǔ)，又是保存資料的客觀要求。整理檔案資料時(shí)，要嚴(yán)格遵循以下原則：第一，真實(shí)性；第二，準(zhǔn)確性；第三，完整性；第四，系統(tǒng)性；第五，標(biāo)準(zhǔn)性。通常情況下，資料整理包括了收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)等相關(guān)環(huán)節(jié)，只有把控好每個(gè)環(huán)節(jié)，才能保證資料的質(zhì)量。

（二）通過(guò)資料整理，提升資料使用價(jià)值

從本質(zhì)上來(lái)講，資料整理其實(shí)是一個(gè)去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里、綜合提高的過(guò)程。資料管理能保證信息資料的清晰度、準(zhǔn)確度。傳統(tǒng)資料整理所體現(xiàn)出來(lái)的使用價(jià)值并不明顯，使用范圍并不寬泛。當(dāng)前，隨著檔案管理的數(shù)據(jù)化、信息化，這必然要調(diào)整資料整理的工作方式。資料整理的最終目的旨在為國(guó)家、社會(huì)提供信息服務(wù)。當(dāng)資料整理工作日益發(fā)展起來(lái)，這會(huì)推動(dòng)檔案管理工作的完善，并充分發(fā)揮檔案管理工作的作用。

（二）通過(guò)資料整理，不斷開(kāi)發(fā)新的信息

在資料整理過(guò)程中，相關(guān)工作人員通過(guò)智力和創(chuàng)造性思維，深化已有的資料，從而產(chǎn)生新的信息。資料整理是一項(xiàng)系統(tǒng)而又復(fù)雜的工作，不能僅僅停留在檔案保管這一層面，還要重視檔案信息開(kāi)發(fā)這一環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)資料整理通常是將真實(shí)性憑證作為參考依據(jù)，并以主體歷史發(fā)展來(lái)做好記錄工作。資料整理本身所具備的獨(dú)特性與其獨(dú)特的形式方式密不可分，為此，資料整理更加具有客觀性、公正性的特點(diǎn)。正是因?yàn)橘Y料整理是一種真實(shí)性的記錄憑證，為此，資料整理才一直被沿用下來(lái)。在整理資料的過(guò)程中，由于資料與資料間有著一定的內(nèi)在聯(lián)系，因此，整理人員通過(guò)分析、研究，會(huì)從中挖掘出新的信息。

二、資料整理在檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）資料整理工作仍處于初級(jí)階段

一個(gè)單位無(wú)論大小，都是國(guó)家、社會(huì)的一個(gè)組成部分。一個(gè)單位無(wú)論是人事工作崗位，還是管理工作崗位，還是其他工作崗位，都要構(gòu)建完整、真實(shí)的檔案資料。近幾年來(lái)，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理開(kāi)始向著現(xiàn)代化、數(shù)據(jù)化、信息化的方向發(fā)展。資料整理是一項(xiàng)系統(tǒng)而又復(fù)雜的工作，不管哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問(wèn)題，都會(huì)直接影響到資料的完整性、真實(shí)性?，F(xiàn)階段，從制度建設(shè)的角度上來(lái)講，檔案管理工作、資料整理工作缺乏信息化、標(biāo)準(zhǔn)化的指導(dǎo)意見(jiàn)。由于缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)的科學(xué)規(guī)劃，一個(gè)單位在檔案管理工作、資料整理工作中所投入的人力、財(cái)力、物力是非常少的，這樣無(wú)法滿(mǎn)足時(shí)代的發(fā)展需求，也無(wú)法保證檔案管理工作、資料整理工作的效率。

（二）資料整理的重要性未得到重視

檔案工作思路是建立檔案的基礎(chǔ)。大部分單位在整理檔案資料時(shí)，由于工作方法不科學(xué)，邏輯性較差，無(wú)法保證檔案資料的完整性、真實(shí)性。再加上檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)操作不嫻熟，因此，很多檔案并沒(méi)有構(gòu)建起數(shù)據(jù)信息庫(kù)。從短期效益上來(lái)講，資料整理工作無(wú)法立刻發(fā)揮自身的作用，這導(dǎo)致資料整理工作始終處于邊緣化的位置，從而給后期使用者帶來(lái)一定的損失。

（三）資料整理人員的專(zhuān)業(yè)水平較低

目前，我國(guó)的檔案管理人員專(zhuān)業(yè)水平較低，大部分檔案管理人員始終停留在傳統(tǒng)的管理水平上，他們?nèi)狈ο嚓P(guān)的專(zhuān)業(yè)技能，再加上他們自身對(duì)數(shù)據(jù)信息管理技術(shù)手段認(rèn)識(shí)不足，從而導(dǎo)致資料整理的效率較低。很多檔案管理人員并不了解本單位的經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)范圍，這導(dǎo)致其與本單位的業(yè)務(wù)發(fā)展相脫節(jié)，進(jìn)一步導(dǎo)致檔案管理工作斷層。此外，檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平較差，這并不符合數(shù)據(jù)化、信息化建設(shè)的相關(guān)要求。

三、提高資料整理效率的相關(guān)建議

信息技術(shù)的快速發(fā)展，使人類(lèi)生活方式、工作方式、學(xué)習(xí)方式等發(fā)生了明顯的變化。傳統(tǒng)的管理模式、整理模式開(kāi)始退出歷史舞臺(tái)，相關(guān)工作人員開(kāi)始借助計(jì)算機(jī)整理資料，提高整理資料的效率。為了能更好、更快地順應(yīng)現(xiàn)代化、信息化建設(shè)的要求，各個(gè)單位要構(gòu)建現(xiàn)代化、數(shù)據(jù)化、信息化的檔案管理模式，提高檔案管理工作的效率。

（一）構(gòu)建檔案管理隊(duì)伍，確保資料整理扁平化

要想確保資料整理工作的順利開(kāi)展，構(gòu)建檔案管理隊(duì)伍至關(guān)重要。通過(guò)構(gòu)建檔案管理隊(duì)伍，保證了資料管理的扁平化，提高了資料管理的效率。

一方面，構(gòu)建專(zhuān)業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍。要想保證資料整理的效率，構(gòu)建專(zhuān)業(yè)的檔案管理隊(duì)伍是非常有必要的。資料整理這項(xiàng)工作并不是孤立存在的，其牽扯到多個(gè)方面、多個(gè)部門(mén)，為此，資料整理人員要與單位多個(gè)部門(mén)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，將各種零碎、瑣碎的資料都搜集起來(lái)。

另一方面，建立信息化的檔案管理隊(duì)伍，保證資料管理快速化。當(dāng)前，資料整理工作離不開(kāi)計(jì)算機(jī)技術(shù)。在資料整理工作中，要靈活運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，提高資料整理的信息化水平。同時(shí)，信息化檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)有助于在互聯(lián)網(wǎng)上共享檔案資源，充分發(fā)揮檔案的作用。

（二）積極引入信息技術(shù)，推動(dòng)資料整理數(shù)據(jù)化

在資料整理工作中，要積極引入信息技術(shù)，構(gòu)建現(xiàn)代數(shù)據(jù)信息檔案，并將其運(yùn)用到日后的經(jīng)濟(jì)建設(shè)中，充分發(fā)揮其為社會(huì)服務(wù)的作用。當(dāng)下，新的發(fā)展形勢(shì)對(duì)資料整理工作提出了更高的要求。為此，資料整理工作水平的高與低會(huì)直接影響到檔案管理工作質(zhì)量的高低。鑒于此，各個(gè)單位要將信息技術(shù)與資料整理相統(tǒng)一，提高資料整理的水平，推動(dòng)資料整理的數(shù)據(jù)化。

（三）規(guī)范資料整理流程，保證資料整理高效化

整理資料時(shí)，相關(guān)工作人員要嚴(yán)格按照《檔案法》等相關(guān)的法律法規(guī)，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、專(zhuān)業(yè)的管理制度和管理流程，保證資料整理的高效化。此外，為了提高資料整理的水平，構(gòu)建有效的、科學(xué)的考核機(jī)制和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制至關(guān)重要?？茖W(xué)的考核機(jī)制、獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，激發(fā)起工作人員工作的積極性，使得他們?nèi)硇膮⑴c到資料整理工作中。

四、結(jié)語(yǔ)

在企業(yè)管理工作中，檔案管理發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。從某種程度上來(lái)講，檔案管理既有助于提高單位的經(jīng)濟(jì)效益，又有助于提高單位的工作效率。其中，資料整理是檔案管理中不可或缺的一個(gè)環(huán)節(jié)。在資料整理過(guò)程中，要真正做到科學(xué)、有效地整理資料，并將其作為考察檔案管理工作的憑證。