高校辦公室自動(dòng)化建設(shè)過程中常見問題處理

劉雨　劉洋

摘要：高校辦公室自動(dòng)化建設(shè)關(guān)系著辦公室職能實(shí)現(xiàn)，直接影響著高?？沙掷m(xù)發(fā)展。然而，高校辦公室自動(dòng)化建設(shè)過程中還存在管理人才素質(zhì)滯后、使用人員技能缺乏、系統(tǒng)建設(shè)層次較低、制度建設(shè)有待完善和重視建設(shè)淡化應(yīng)用等問題，需要提高思想認(rèn)識(shí)，提高管理層宏觀設(shè)計(jì)，完善培訓(xùn)機(jī)制，提高使用者實(shí)踐技能，全面統(tǒng)籌兼顧，提高系統(tǒng)建設(shè)實(shí)效性，完善制度建設(shè)，提高系統(tǒng)建設(shè)規(guī)范性，堅(jiān)持管建并重，提高系統(tǒng)建設(shè)協(xié)同性等，加速高校辦公室自動(dòng)化建設(shè)進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：辦公室自動(dòng)化;問題;處理

一、高校辦公室自動(dòng)化建設(shè)過程中常見問題分析

高校辦公室自動(dòng)化建設(shè)取得了一定的成效，然而，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和自動(dòng)化建設(shè)的不斷升級(jí)，高校辦公室自動(dòng)化建設(shè)過程中還存在一些問題，管理人才素質(zhì)滯后，使用者使用技能缺乏，系統(tǒng)建設(shè)層次低，制度建設(shè)不完善，重視建設(shè)淡化應(yīng)用等問題，制約了高校辦公室自動(dòng)化建設(shè)進(jìn)程。

（一）管理人才素質(zhì)滯后

隨著高校辦公室自動(dòng)化建設(shè)的深入，高校都拉開了辦公自動(dòng)化建設(shè)的序幕，也花費(fèi)了大量的資金配置了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。然而，辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)并沒有發(fā)揮其應(yīng)有價(jià)值，一個(gè)重要的原因是高校管理層管理人才素質(zhì)相對(duì)滯后。辦公室自動(dòng)化建設(shè)不僅需要既具有管理能力的人才，又需要他們能夠掌握熟練運(yùn)用自動(dòng)化系統(tǒng)，然而高校此類復(fù)合型人才比較匱乏，從而削弱了辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)有的價(jià)值，也制約了高校辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)程。

（二）使用人員技能缺乏

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)價(jià)值的實(shí)現(xiàn)也與使用者信息化素養(yǎng)有關(guān)，他們是系統(tǒng)的直接操作者。目前，高校沒有針對(duì)辦公室自動(dòng)化建設(shè)與管理設(shè)置專門的崗位，這些崗位往往由計(jì)算機(jī)課程的教師或者網(wǎng)絡(luò)中心的管理員兼任。這就使得辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)用缺乏應(yīng)有的指導(dǎo)，從而導(dǎo)致自動(dòng)化系統(tǒng)使用者專業(yè)技能不高，在使用系統(tǒng)過程中只能使用一些基礎(chǔ)功能，系統(tǒng)很多功能沒有得到較好的利用，造成辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)資源的浪費(fèi)。

（三）系統(tǒng)建設(shè)層次較低

一些高校在引進(jìn)辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)，由于引進(jìn)時(shí)間比較早，或者一些高校只是基于應(yīng)對(duì)的想法，從而導(dǎo)致高校辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)層次處于相對(duì)較低的水平。高校辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)的低層次，直接影響著自動(dòng)化系統(tǒng)的價(jià)值功能的實(shí)現(xiàn)，需要根據(jù)辦公室自動(dòng)化建設(shè)的實(shí)際需要，不斷提高辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)水平，從而滿足高校辦公室自動(dòng)化需要。系統(tǒng)內(nèi)部之間的互動(dòng)性與協(xié)調(diào)性不強(qiáng)，也造成一定的安全隱患。

（四）制度建設(shè)有待完善

高校辦公室自動(dòng)化建設(shè)作為高校的一項(xiàng)重要任務(wù)，它直接關(guān)系著辦公室價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。然而，不少高校沒有根據(jù)辦公室自動(dòng)化建設(shè)需要，建立起自動(dòng)化建設(shè)相關(guān)制度，導(dǎo)致辦公室自動(dòng)化建設(shè)存在很大的隨意性，沒有進(jìn)行系統(tǒng)性設(shè)計(jì)，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，亟待基于辦公室自動(dòng)化建設(shè)的實(shí)施需要，進(jìn)一步完善辦公室自動(dòng)化建設(shè)制度，從而以制度引領(lǐng)高校辦公室自動(dòng)化建設(shè)。

（五）重視建設(shè)淡化應(yīng)用

高校辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)不是一個(gè)短暫的工程，它與外部環(huán)境存在很大的關(guān)系，當(dāng)信息技術(shù)發(fā)生變化時(shí)，需要辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)做出相應(yīng)的升級(jí)。然而，高校辦公室自動(dòng)化建設(shè)過程中存在重視建設(shè)、淡化應(yīng)用現(xiàn)象，一些高校存在一勞永逸的思想，只注重前期投入，忽視后續(xù)管理和系統(tǒng)升級(jí)等，也造成高校辦公室自動(dòng)化建設(shè)滯后性。

二、高校辦公室自動(dòng)化建設(shè)過程中常見問題處理

高校辦公室自動(dòng)化建設(shè)過程中常見問題如果得不到及時(shí)的處理，不僅會(huì)影響高校辦公室自動(dòng)化建設(shè)進(jìn)程，也直接關(guān)系著高校辦公室管理效率，進(jìn)而影響高?？沙掷m(xù)發(fā)展。這就需要高?；诋?dāng)前出現(xiàn)的常見問題采取有效的應(yīng)對(duì)措施，不斷提高高校辦公室自動(dòng)化建設(shè)水平。

（一）提高思想認(rèn)識(shí)，提高管理層宏觀設(shè)計(jì)

高校辦公室自動(dòng)化建設(shè)在高校管理中發(fā)揮著重要作用，這就需要高校管理層能夠進(jìn)一步提高思想認(rèn)識(shí)水平，將高校辦公室自動(dòng)化建設(shè)作為高校內(nèi)涵發(fā)展、與時(shí)俱進(jìn)的一個(gè)重要任務(wù)，提高管理層宏觀設(shè)計(jì)能力。首先，高校管理層要提高信息化素養(yǎng)。作為高校辦公室自動(dòng)化建設(shè)的設(shè)計(jì)者，管理層要不斷提高信息化素養(yǎng)，這樣才能提高思想認(rèn)識(shí)水平，才能意識(shí)到辦公室自動(dòng)化建設(shè)的重要意義;其次，提高管理層宏觀設(shè)計(jì)。高校管理者要基于可持續(xù)發(fā)展的需要，加強(qiáng)對(duì)自動(dòng)化建設(shè)設(shè)計(jì)，必要吸取先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)，又要根據(jù)高校自身實(shí)際，使辦公室自動(dòng)化建設(shè)成為高校發(fā)展的新著力點(diǎn)。

（二）完善培訓(xùn)機(jī)制，提高使用者實(shí)踐技能

使用者作為辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)的直接操作者，他們的素質(zhì)直接關(guān)系著系統(tǒng)的運(yùn)行質(zhì)態(tài)。這就需要基于高校辦公室自動(dòng)化建設(shè)實(shí)際需求，進(jìn)一步完善使用者培訓(xùn)機(jī)制，提高使用者實(shí)踐技能。首先，高校可以通過傳統(tǒng)的培訓(xùn)、講座等形式，對(duì)使用者進(jìn)行系統(tǒng)化的專題培訓(xùn)，從而提高使用者實(shí)踐操作技能;其次，強(qiáng)化終生學(xué)習(xí)意識(shí)。高校辦公室自動(dòng)化建設(shè)具有長(zhǎng)效性，這就需要高校能夠基于系統(tǒng)自身特點(diǎn)，強(qiáng)化使用者自我學(xué)習(xí)意識(shí)，能夠利用互聯(lián)網(wǎng)資源進(jìn)行自主學(xué)習(xí)，并進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)交流活動(dòng)，從而提高使用者技能。

（三）全面統(tǒng)籌兼顧，提高系統(tǒng)建設(shè)實(shí)效性

目前，高校辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)層次受多種因素制約處于一個(gè)較低的水平。這就需要高校能夠堅(jiān)持全面統(tǒng)籌兼顧，提高系統(tǒng)建設(shè)的實(shí)效性。首先，不斷提高系統(tǒng)的硬件建設(shè)水平。辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)行需要相應(yīng)的硬件設(shè)施作為支持，這就需要高校根據(jù)辦公室自動(dòng)化建設(shè)需要，不斷對(duì)既有的系統(tǒng)硬件設(shè)施進(jìn)行升級(jí)，確保系統(tǒng)設(shè)備的先進(jìn)性;其次，不斷升級(jí)系統(tǒng)軟件。軟件是系統(tǒng)運(yùn)行的重要支持，信息化技術(shù)在不斷發(fā)展，系統(tǒng)對(duì)軟件的要求不斷升級(jí)，需要軟件做出及時(shí)的升級(jí)，從而確保系統(tǒng)功能升級(jí)，使系統(tǒng)始終保持先進(jìn)性。

（四）完善制度建設(shè)，提高系統(tǒng)建設(shè)規(guī)范性

辦公室管理離不開制度規(guī)范與引導(dǎo)，這就需要高校根據(jù)辦公室自動(dòng)化建設(shè)的實(shí)際需要，進(jìn)一步完善各項(xiàng)制度建設(shè)，提高辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)的規(guī)范性。在辦公室自動(dòng)化建設(shè)過程中，通過完善的制度建設(shè)使辦公人員的行為得到有效的規(guī)范，從而使之與系統(tǒng)保持高度的一致性。其中，建設(shè)的一個(gè)重點(diǎn)是信息工作制度，通過科學(xué)、完善的信息工作制度，使工作流程更加科學(xué)、合理，形成統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)，明確管理人員和使用者等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作職責(zé)，在提高系統(tǒng)建設(shè)規(guī)范性基礎(chǔ)上提升系統(tǒng)整體運(yùn)行效率。

（五）堅(jiān)持管建并重，提高系統(tǒng)建設(shè)協(xié)同性

高校辦公室自動(dòng)化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)效工作，不僅要注重系統(tǒng)建設(shè)工作，而且要配套做好系統(tǒng)管理工作。這就需要高校辦公室自動(dòng)化建設(shè)堅(jiān)持管建并重，提高系統(tǒng)建設(shè)的協(xié)同性。首先，明確管理職責(zé)。高校要基于系統(tǒng)管理工作實(shí)際需求，落實(shí)專人實(shí)施管理，并且選擇復(fù)合型人才擔(dān)任管理工作，確保自動(dòng)化系統(tǒng)管理及時(shí)、到位;其次，聚焦管理細(xì)節(jié)。高校辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)管理要關(guān)注關(guān)鍵環(huán)節(jié)，針對(duì)當(dāng)前系統(tǒng)管理中出現(xiàn)的突出問題，強(qiáng)化管理人員節(jié)點(diǎn)意識(shí)，從而提高辦公室自動(dòng)化管理效率，確保系統(tǒng)各個(gè)環(huán)節(jié)的高度協(xié)調(diào)。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，高校辦公室自動(dòng)化建設(shè)對(duì)于實(shí)現(xiàn)高校可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。高校要進(jìn)一步提高辦公室系統(tǒng)建設(shè)認(rèn)識(shí)水平，不斷審視辦公室自動(dòng)化建設(shè)現(xiàn)狀，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的常見問題并采取及時(shí)、有效的措施，全面提高辦公室自動(dòng)化建設(shè)效率，加速高校辦公室自動(dòng)化建設(shè)進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)高校更好發(fā)展。

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