醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)探究

摘要：醫(yī)院人事檔案管理工作繁瑣且重要，通過推進信息化建設(shè)工作，可以提高檔案管理質(zhì)量與效率，切實發(fā)揮人事檔案的作用。文中分析了醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀，探討了如何有效推進人事檔案管理信息化的建設(shè)工作，從而有效的推動醫(yī)院可持續(xù)性發(fā)展。

關(guān)鍵詞：人事檔案;管理信息化;建設(shè)措施

人事檔案管理工作本身具備一定的社會價值，對于醫(yī)院的運營管理具有重要影響。醫(yī)院需要根據(jù)人事檔案管理的基本資料，完成人員的分配機制，對醫(yī)院內(nèi)部的人力資源進行合理劃分，從而發(fā)揮員工的能動性和潛能，助力每一位員工的發(fā)展。因此，在機構(gòu)改革的背景下，做好人事檔案管理工作可以為醫(yī)院的經(jīng)營管理提供有力的幫助。

1 人事檔案管理工作面臨的新趨勢

1.1多元化、科學化的發(fā)展趨勢

由于機構(gòu)改革的影響，醫(yī)院對人才的需求也會發(fā)生一定的變化。因此，為保證工作的順利開展，需要結(jié)合員工的實際情況對崗位進行相應(yīng)的調(diào)整。對人員進行調(diào)整時，人事檔案資料將成為重要的依據(jù)。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作過于簡單，難以滿足對人才的全面反映要求。因此，當下的人事檔案管理工作將會朝著多元化的方向發(fā)展，對于職工的個人特長、興趣愛好以及工作期間的重要表現(xiàn)也會有更加詳細的記錄，并對于員工崗位的調(diào)整以及職位晉升，人事檔案管理工作也將會發(fā)揮更加科學的作用。

1.2信息化發(fā)展趨勢

機構(gòu)改革在醫(yī)院中會引起技術(shù)的變革，其中計算機網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)的出現(xiàn)將會顛覆傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，信息化管理模式以其便捷性、高效性和綠色性等特點將會在日常工作中表現(xiàn)出更加明顯的優(yōu)勢。利用網(wǎng)絡(luò)的便利性，還能通過檢索的方式，實現(xiàn)對所需資料的快速提取，對于提升工作效率具有重要的現(xiàn)實意義。

1.3專業(yè)化、規(guī)?；陌l(fā)展

在醫(yī)院的發(fā)展過程中，由于編制名額以及預算開支等方面的影響，人事檔案管理工作人員被裁減，管理人員的綜合素質(zhì)也難以滿足實際工作的需要。這種情況在機構(gòu)改革的背景下，也將發(fā)生改變。專業(yè)化、規(guī)模化的人事檔案管理隊伍將會在醫(yī)院中逐漸形成，從而為檔案工作以及單位的正常運營提供助力。

2 醫(yī)院人事檔案管理工作的問題

2.1 人員檔案意識的薄弱

醫(yī)院人事檔案一直有著“神秘光環(huán)”，封閉與單一的管理模式造成種種問題出現(xiàn)，忽視人事檔案管理者與檔案形成者之間的關(guān)系，甚至出現(xiàn)錯誤理解，使得人們不理解人事檔案工作。單位內(nèi)部人員普遍缺乏檔案意識，體現(xiàn)為：

（1）部分領(lǐng)導不重視醫(yī)院人事檔案工作。覺得職工使用重在看實際表現(xiàn)，檔案作用不大;認為醫(yī)院人事檔案簡單收集材料，不需要過多關(guān)注。實際中領(lǐng)導也不過問醫(yī)院人事檔案管理情況，不重視檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，檔案管理人員頻繁變動等;（2）職工本人與檔案形成部門沒有意識到醫(yī)院人事檔案的重要性，如，一些職工填寫自傳、審查材料時隨意使用圓珠筆，而不是使用規(guī)定的碳素筆或純藍墨水，填寫內(nèi)容隨意，出現(xiàn)信息差錯;（3）檔案管理部門及人員檔案意識薄弱。醫(yī)院人事檔案管理人員大多政治素質(zhì)過硬，但還需要較強創(chuàng)新意識與業(yè)務(wù)素質(zhì)。很多單位內(nèi)部檔案管理人員由兼職人員完成，將檔案工作簡化成“收、放、補、裝”的流程，無法進一步發(fā)揮檔案的作用。

2.2 檔案管理制度不完善

醫(yī)院人事檔案管理工作具有極強的政策性與專業(yè)性，醫(yī)院人事檔案處于長期增量式過程，大多會經(jīng)過數(shù)個單位流轉(zhuǎn)，規(guī)章制度不完善，檔案交接過程中出現(xiàn)遺漏情況。

受到歷史原因影響，醫(yī)院人事檔案主要由本單位保存與管理，普遍存在：檔案基礎(chǔ)設(shè)施落后、缺少單獨的檔案室，甚至檔案存放在庫房中，不具備相應(yīng)的防塵條件，沒有及時補充與修訂管理制度，日常管理不到位，監(jiān)督力度不足，交接時出現(xiàn)錯誤，造成檔案遺失、缺損等，給造假者提供可趁之機。

2.3 檔案服務(wù)效用偏低

人事檔案管理人員將大部分時間耗費在“剪、切、粘”上。傳統(tǒng)繁瑣的管理方式造成工作強度大，側(cè)重檔案保存，但忽視信息服務(wù)功能，不能滿足計算機管理需求，造成數(shù)據(jù)錄入量增加，直接對檢索速度產(chǎn)生影響。

此外，醫(yī)院人事檔案內(nèi)容陳舊、單一，內(nèi)容過于程式化，在職工選拔、人才培養(yǎng)等方面無法真正起到作用，也沒有發(fā)揮人事檔案考查依據(jù)與權(quán)威性的作用，影響到醫(yī)院人事檔案的作用發(fā)揮。

3 醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)策略

3.1 重視檔案協(xié)同管理

檔案管理工作信息化建設(shè)時，要加強利用信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，保證檔案目錄的完整及數(shù)據(jù)庫建設(shè)的完善，重視檔案信息的錄入工作，保證信息錄入的快速性與準確性。提高檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的速度，實現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子化方向轉(zhuǎn)變，增加電子檔案數(shù)量，減少紙質(zhì)文件的數(shù)量。

醫(yī)院在推進檔案信息化管理進程中，不僅要配備先進的現(xiàn)代化檔案管理體系，還要在醫(yī)院中推廣規(guī)范、統(tǒng)一的檔案管理應(yīng)用軟件，為以后進行檔案信息交流和資源共享提供必要支持與條件。要具有先進的體系管理，將檔案信息進行分類歸納，每一個部分都要有專門的部門來進行管理。

3.2 建立健全適合人才發(fā)展的人事檔案管理制度

由于改革的不斷推進，醫(yī)院對于人才的聘任制度也應(yīng)該結(jié)合實際情況進行相應(yīng)的調(diào)整。科學的人事檔案管理工作對于利用人才和發(fā)展人才具有非常重要的現(xiàn)實意義。因此醫(yī)院需要結(jié)合自身的問題進行體制改革。人事部門需要嚴格根據(jù)國家的有關(guān)規(guī)定，確保人事檔案的保密性和真實性。對于工作違規(guī)的行為需要嚴格根據(jù)法律法規(guī)的要求進行處理。另一方面，需要結(jié)合自身工作中存在的問題進行制度的完善。堅持以人為本，重視人才的培養(yǎng)與開發(fā)，為人才提供更加公正的平臺，充分調(diào)動員工的工作積極性。

3.3 重視與其他部門的合作

人事部門是人事檔案管理的責任主體，因此工作在開展過程中需要注意與其它部門的合作，做好資料的收集工作，對于后續(xù)產(chǎn)生的文件需要動態(tài)更新的內(nèi)容需要及時與相關(guān)部門的人員聯(lián)系。另一方面，各個部門也需要積極配合人事部門做好檔案的完善工作。充分利用人力資源的優(yōu)勢，完善評價機制，推動單位的健康發(fā)展。

3.4 充分利用信息技術(shù)優(yōu)勢建檔管理

由于信息時代的影響，醫(yī)院需要明確信息化管理的優(yōu)勢，在日常的工作中，充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢做好人事檔案的管理工作。第一，利用計算機、相機以及掃描儀等硬件設(shè)備快速對資料進行獲取存檔;第二，重視信息資源庫的建立于開發(fā)工作，形成網(wǎng)絡(luò)開放式共享模式，同時由專業(yè)人員進行管理，保證檔案的真實性與隱私性。

3.5重視高素質(zhì)人才的培養(yǎng)

由于人事檔案管理方式的改變，傳統(tǒng)的管理理念以及管理方法已經(jīng)不完全適用于新時代的需要，因此對于人事檔案管理工作的人員需要結(jié)合實際情況做好相關(guān)的培訓和調(diào)整工作。不僅進行業(yè)務(wù)能力的培訓，同時還需要做好計算機技術(shù)和信息技術(shù)的培訓工作，從而提升工作效率。醫(yī)院需要提升對人事檔案管理工作人員的重視程度，明確考核方式以及晉升制度，充分調(diào)動員工的工作積極性，提高工作效率。

4 結(jié)語

總而言之，醫(yī)院人事檔案管理工作尤為重要，醫(yī)院領(lǐng)導要提高對人事檔案管理工作的重視度，加大人事檔案管理的資金投入，重視建設(shè)人員隊伍，給檔案管理工作提供學習與培訓的機會，并了解相關(guān)的政策法規(guī)，從而推動人事檔案數(shù)字化發(fā)展。

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作者簡介

李麗光子，女，朝鮮族，出生于1983年2月，吉林省公主嶺市人，新西蘭奧克蘭大學畢業(yè)，現(xiàn)為公主嶺市中心醫(yī)院核算辦科員，研究方向為檔案管理。