新媒體時(shí)代檔案工作轉(zhuǎn)變與服務(wù)創(chuàng)新思考

陽茜

摘 要：隨著新媒體的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)媒體的地位受到極大挑戰(zhàn)，依附于傳統(tǒng)媒介的相關(guān)工作也受到了極大的沖擊。新媒體時(shí)代，要求的是思想的轉(zhuǎn)變，工作方式的改革。但除卻這些，新媒體傳播是一種工具和形式，內(nèi)容才是最重要的。形式可以千變?nèi)f化，隨著科技發(fā)展不斷推陳出新，而核心內(nèi)容所具備的人文情懷與價(jià)值觀永遠(yuǎn)都不會(huì)改變，這就需要進(jìn)行創(chuàng)新思考，將檔案管理工作與新媒體結(jié)合。本文將通過分析檔案管理工作現(xiàn)狀簡述檔案工作需要的轉(zhuǎn)變與創(chuàng)新思考。

關(guān)鍵詞：新媒體;檔案管理;轉(zhuǎn)變;創(chuàng)新思考

一、 新媒體時(shí)代下的檔案管理工作現(xiàn)狀分析

（一）新媒體時(shí)代對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生的影響

1、檔案管理模式的改變

檔案工作是一項(xiàng)極為傳統(tǒng)的工作，以往所有的檔案都是以紙質(zhì)形式保存，不管是調(diào)取還是查閱檔案，都是通過人工的方式進(jìn)行。但是隨著新媒體時(shí)代的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代讓檔案信息從書面文字變成了電子數(shù)據(jù)。新媒體時(shí)代的到來給檔案管理帶來了新的發(fā)展方向，檔案管理正在朝著自動(dòng)化、信息化的方向發(fā)展，既減輕了工作人員的工作壓力，又有效提升了檔案管理工作的整體效率。

2、資源利用率提高

其次，新媒體時(shí)代的到來讓檔案資源的利用方式更加快捷高效。過去檔案信息的利用率比較低，主要的原因就在于查詢和調(diào)閱起來比較困難，往往需要大量的人工操作。新媒體時(shí)代，檔案管理工作模式出現(xiàn)了變化，信息化檔案管理開始成為趨勢(shì)，檔案信息的查閱和管理效率都得到了前所未有的提高。在這種情況下，檔案利用率實(shí)現(xiàn)大幅提升。

（二）新媒體時(shí)代檔案管理工作存在的問題

1、 管理模式智慧化不足

新媒體時(shí)代，信息化建設(shè)往往占據(jù)了很大一部分資源，從研發(fā)到運(yùn)營，各單位都投入了很大的精力。但對(duì)比于其他系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)存在明顯的滯后性，沒能引起相關(guān)的重視。即使在一些信息化建設(shè)比較好的單位，檔案系統(tǒng)建設(shè)和信息化建設(shè)同步工作也不盡如人意。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)也沒有進(jìn)行有效集成，現(xiàn)在開展的信息化工作僅僅只是單純接收電子文件，沒有對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的管理流程、各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的電子文件、形成背景等重要元數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有效的收集與集成，檔案管理手段離智能化管理、智慧化服務(wù)還有很大的差距。

2、信息安全薄弱

在新媒體時(shí)代，海量數(shù)據(jù)已成了其代名詞。以往的紙質(zhì)文檔都是存放于固定的檔案室，對(duì)檔案的調(diào)閱等需專人執(zhí)行，但是在這個(gè)時(shí)代，很多的檔案信息都以電子數(shù)據(jù)的形式存放于服務(wù)器中，由于信息化建設(shè)的滯后，服務(wù)器抵抗風(fēng)險(xiǎn)能力低，容易從外部侵入造成數(shù)據(jù)被篡改、泄露等問題。

二、 新媒體時(shí)代下的檔案工作轉(zhuǎn)變及服務(wù)創(chuàng)新

（一）工作轉(zhuǎn)變

1、由人工轉(zhuǎn)向智能

隨著社交媒體的發(fā)展，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)已從單機(jī)存儲(chǔ)發(fā)展為分布式存儲(chǔ)，利用云計(jì)算以及與存儲(chǔ)等功能，利用分布在各地的主機(jī)信息，可以在最短時(shí)間內(nèi)響應(yīng)搜索。隨著該技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作中的數(shù)據(jù)輸入、輸出及存儲(chǔ)也變得更加方便。由以往的人工檢索發(fā)展成智能檢索，從單一的目錄檢索發(fā)展為多字段檢索、關(guān)鍵詞檢索、漸進(jìn)檢索以及云檢索等。

2、 由封閉轉(zhuǎn)向開放

互聯(lián)網(wǎng)最大的特點(diǎn)就是開放，在任何時(shí)間，任何地點(diǎn)，任何人都能用任意的設(shè)備接入。這也就導(dǎo)致依賴互聯(lián)網(wǎng)而發(fā)展的新媒體時(shí)代也存在相同的特點(diǎn)，其開放性是其他時(shí)代所無法比擬的。傳統(tǒng)的檔案工作屬于封閉式管理，普通人很少會(huì)有利用到其相關(guān)信息。但隨著新媒體時(shí)代的發(fā)展，檔案工作也逐漸顯示其開放性，這是一種世界性的趨勢(shì)，也是對(duì)傳統(tǒng)的一種顛覆。

3、 由管理下沉至服務(wù)

傳統(tǒng)的檔案工作是以管理為核心，其主要的目的是為一些決策提供支持。由于我國特有的行政體制，檔案管理也有著其獨(dú)特的管理流程。在新媒體時(shí)代以前，檔案工作基本是服務(wù)于政府，依托于政府機(jī)構(gòu)，與企業(yè)乃至私人是很少有交集。但隨著信息共享的號(hào)角吹響，檔案管理工作重心也逐漸偏移。在新媒體時(shí)代，社會(huì)公眾對(duì)于檔案信息的關(guān)注度逐年增長，其需求量也越來越多，這也要求檔案管理機(jī)構(gòu)由單純的管理機(jī)構(gòu)下沉至服務(wù)機(jī)構(gòu)。作為檔案機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，及時(shí)轉(zhuǎn)型，開展新的服務(wù)領(lǐng)域，這不僅能提高檔案工作效率，也能提高檔案信息的利用率，使得社會(huì)的發(fā)展更加的悻悻向榮。

（二）服務(wù)創(chuàng)新

1、 提供用戶數(shù)據(jù)分析服務(wù)

隨著對(duì)檔案信息關(guān)注度的逐漸攀升，檔案信息開發(fā)利用也出現(xiàn)了很多方式。作為檔案管理機(jī)構(gòu)，是整個(gè)檔案數(shù)據(jù)的重心，是檔案的大腦中樞。任何需要利用檔案數(shù)據(jù)的地方都需要經(jīng)過檔案中樞，這也就使得檔案管理機(jī)構(gòu)有著得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)。通過提供用戶數(shù)據(jù)分析，可以提高企業(yè)檔案用戶數(shù)據(jù)信息分析服務(wù)，可以促進(jìn)企業(yè)檔案服務(wù)發(fā)展。其次也可以使得檔案管理應(yīng)該采用多樣化、智能化的數(shù)據(jù)查詢功能。之后利用當(dāng)前我國信息發(fā)展技術(shù)對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，不斷注入新的血液，使現(xiàn)代檔案管理模式更加完善。然后在此基礎(chǔ)上建立一個(gè)完善的檔案文件開放中心，有效的提高檔案信息的利用率，促進(jìn)現(xiàn)代檔案穩(wěn)步發(fā)展。最后還可以為了全面提高企業(yè)檔案服務(wù)模式，對(duì)電子檔案文件進(jìn)行歸檔管理、內(nèi)容、程序等方面逐漸進(jìn)行優(yōu)化，提升企業(yè)電子檔案文件歸檔的有效性、完整性以及真實(shí)性。

在日常檔案管理溝通中，應(yīng)做各個(gè)部門之間的有效溝通，可以使檔案文件在檔案形成、檔案歸檔、檔案查找以及合理利用更加有連貫性，這種管理模式不僅僅可以利用在政府部門之間，企業(yè)之間也能適用。在檔案管理工作中，資源共享也是極其重要的一部分，對(duì)檔案服務(wù)模式進(jìn)行優(yōu)化后可以使得企業(yè)之間、政企之間進(jìn)行資源共享，通過遠(yuǎn)程在線的方式為不同的用戶提供精準(zhǔn)服務(wù)。

2、 從線下服務(wù)轉(zhuǎn)為線上服務(wù)

過去的檔案工作實(shí)際上就是簡單的檔案管理，如對(duì)資料進(jìn)行整合歸檔等，從而為相關(guān)機(jī)構(gòu)提供必要的資料參考，所有的工作步驟都是在行政體制內(nèi)進(jìn)行的，使得檔案工作的流程比較煩瑣和復(fù)雜。在新媒體時(shí)代，政府決策不僅僅要依靠對(duì)檔案信息的參考，更要考慮到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的有關(guān)信息流向，所以新媒體時(shí)代，檔案工作必須朝著更加關(guān)注網(wǎng)絡(luò)信息的方向轉(zhuǎn)型。

且隨著新媒體時(shí)代的發(fā)展，電商已經(jīng)成為了人們生活中的重心。人們的購物方式也從線下逐漸轉(zhuǎn)為了線上，并且消費(fèi)力驚人。檔案管理工作也借著網(wǎng)絡(luò)的東風(fēng)，從線下轉(zhuǎn)為了線上。傳統(tǒng)的檔案管理工作要求人們?cè)谡{(diào)閱檔案時(shí)需要去特定的檔案館進(jìn)行人工查閱，這些操作費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。但是隨著新媒體時(shí)代網(wǎng)絡(luò)檔案館的建立，公眾可通過各種自媒體平臺(tái)或者社交平臺(tái)接口進(jìn)行檔案查詢等工作，不受時(shí)間地域的限制，使得檔案信息開發(fā)更具有效率，檔案信息也能得到更大的資源利用化，使得檔案不再是死物，而變成了生活中有用的必要品。

三、 總結(jié)

新媒體本身所具備的內(nèi)容儲(chǔ)備能力是有限的，要長期獲得大眾的關(guān)注，也需要借助大量精華內(nèi)容來充實(shí)自己，這也就要求檔案管理機(jī)構(gòu)需要不斷獲取優(yōu)質(zhì)的檔案資源，以及不斷推出具有鮮明特色的檔案服務(wù)，讓沉寂的文字重新活躍在人們眼中。不斷超越才是歷史的趨勢(shì)和時(shí)代的走向，如何順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流、滿足大眾心理需求、發(fā)掘大眾潛在需要、引導(dǎo)時(shí)代走向，是每一個(gè)敏銳的檔案管理人都應(yīng)該思考的問題。這個(gè)世界的規(guī)律是，新的永遠(yuǎn)會(huì)取代舊的。所有的傳統(tǒng)媒體，都是歷史上的新媒體，現(xiàn)在的新媒體，在未來都會(huì)成為傳統(tǒng)媒體，現(xiàn)在的新的檔案管理模式都會(huì)成為歷史。作為歷史的傳承，檔案工作是從古至今一直存在且不可被取代的，其發(fā)展模式也見證了時(shí)代的發(fā)展。在新媒體時(shí)代，檔案工作者還需要思考更多，還需要發(fā)掘更多，才能一直用新代替舊，永不滯后。

（作者單位：中國航發(fā)湖南動(dòng)力機(jī)械研究所，湖南 株洲 412000）