如何有效提升國有企業(yè)職工檔案管理水平

付思宙　余耿民

國有企業(yè)職工檔案管理是企業(yè)人力資源管理工作的基礎(chǔ)工作，通過加強人力資源檔案管理工作，可以促進企業(yè)職工價值的發(fā)揮。在當(dāng)前國有企業(yè)深化改革的大背景下，提升人力資源管理水平也成為了改革的重要目標(biāo)。而要達到這一目標(biāo)，就必須要先加強職工檔案的管理工作，以便為人力資源優(yōu)化配置提供基礎(chǔ)保障。

職工檔案管理工作是一項考驗人力資源管理者細(xì)心和耐心的工作，不僅需要做好每個職工的信息采集和錄入，還需要進行系統(tǒng)的分類管理，以確保人事檔案在后期的調(diào)取和管理工作中可以高效運行。新世紀(jì)以來，檔案管理也逐步進入了信息化的時代，這極大的提高了檔案管理工作效率。但是對人力資源工作者的專業(yè)能力也提出了更高的要求。因此，如何通過有效的手段，加強職工檔案管理水平，以促進和提升現(xiàn)階段國有企業(yè)人力資源管理的整體實力，成為了當(dāng)前檔案管理工作者研究的重要課題。

加強國有企業(yè)職工

檔案管理的必要性

是保障職工基本權(quán)益的客觀需求

國有企業(yè)職工的人事檔案記錄著員工的個人經(jīng)歷、工作作風(fēng)，是員工工作記錄的憑證、依據(jù)，也是企業(yè)招聘新員工是的重要參考內(nèi)容。職工在企業(yè)內(nèi)辦理各種手續(xù)時也都需要用到自身的職工檔案。例如職工工作變動、醫(yī)保、繼續(xù)教育培訓(xùn)、職稱評審等。職工的檔案是審查核實個人工作履歷最直接最關(guān)鍵的憑證，人事檔案具有法律效應(yīng)，其對于每一個職工而言都很重要，因此這些檔案內(nèi)容必須嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確。如果檔案管理出現(xiàn)遺失、錯漏等問題，很容易影響職工各種權(quán)益。進而影響他們的正常工作，不利于企業(yè)的穩(wěn)定團結(jié)。

是提升企業(yè)人力資源管理水平的基本手段

在任何企業(yè)的運行過程中，人員的流動和崗位變動都是正常情況，都是為了更好的發(fā)揮職工的內(nèi)在價值，促使其為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益。所以，為了充分發(fā)揮員工的內(nèi)在價值，就必須要加強人事檔案管理，這樣才可以在企業(yè)進行人力資源再配置的過程中，根據(jù)最真實全面的職工信息，進行人員調(diào)配，以確保企業(yè)內(nèi)部人力資源的配置最優(yōu)化。從另一個層面來說，因為這些職工檔案需要記錄職工進入企業(yè)后的工作表現(xiàn)，某種程度上也是對員工行為的一種約束，可以監(jiān)督和記錄職工的職業(yè)操守，為企業(yè)人力資源管理工作帶來更多方便。

國有企業(yè)職工檔案

管理工作中存在的問題

檔案管理工作理念落后，流程繁瑣

長期以來國有企業(yè)內(nèi)部一直存在著少做少錯的工作心態(tài)，基于這種原因，所以很多工作人員都缺乏對工作的熱情、積極性，也缺乏學(xué)習(xí)和創(chuàng)新。在檔案管理工作中表現(xiàn)的尤為明顯，許多人事檔案管理工作人員墨守成規(guī)、疏于學(xué)習(xí)，秉持著干好干壞一個樣，工作只求過得去的心態(tài)來工作。墨守成規(guī)造成了檔案管理工作的工作理念的落后。在部分工作人員看來，檔案只要不丟失、不外泄、做好分類也就足夠了，完全沒有意識到到在新時期新形勢下，僅僅做到這些是不夠的。并且，僅做到這種程度還會讓部分工作人員感到疲于奔命，這主要是因為檔案管理工作流程比較繁瑣。經(jīng)過了十幾年的累積，許多國有企業(yè)的檔案都已經(jīng)積累了滿滿的幾箱甚至幾個屋子，這些紙質(zhì)檔案部分還未進行信息化處理，所以整理、儲藏和查詢都是很不方便的。對工作人員來說，如果查詢以前紙質(zhì)的舊檔案，還要提前預(yù)約，如果不提前預(yù)約，很難在短時間內(nèi)調(diào)出檔案，總之就是整個調(diào)取檔案的流程非常繁瑣耗時。

信息化建設(shè)程度不高

目前，部分國有企業(yè)內(nèi)部的職工檔案管理工作中，還存在著信息化建設(shè)程度不高，人事檔案信息化錄入不及時等問題。例如部分企業(yè)還在采用紙質(zhì)檔案的管理方式，這種傳統(tǒng)的檔案管理方式比較簡單，但是隨著時間的推移，檔案數(shù)量越來越多，不便于調(diào)取，紙質(zhì)檔案老化、受潮等問題時有發(fā)生。這些檔案一旦損壞，就無法重新修復(fù)了，會給企業(yè)人力資源管理工作打來極大的不便。另一方面，對于已經(jīng)采用信息化技術(shù)進行檔案管理的企業(yè)，信息化建設(shè)程度不高，導(dǎo)致整個檔案管理系統(tǒng)功能少、結(jié)構(gòu)不合理、安全性差，信息調(diào)取程序繁瑣等問題依然突出。低水平的檔案信息化平臺，無法充分發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢，不利于提升檔案管理水平和人力資源利用率。

檔案管理人員自身素質(zhì)問題

國有企業(yè)的檔案管理工作其實是一門專門的學(xué)科，很多高等院校也都開設(shè)有檔案管理這一學(xué)科。但是由于歷史原因，部分國有企業(yè)內(nèi)的檔案管理工作人員，并沒有接受過專業(yè)的檔案管理教育或繼續(xù)教育，工作中缺乏專業(yè)素養(yǎng)，沒有先進的的檔案管理理念，無法應(yīng)對信息化浪潮下，檔案信息化建設(shè)的基本需求。其次，由于部分企業(yè)長期以來，對職工檔案管理工作不夠重視，所以，從事人事檔案管理的工作人員，在工作態(tài)度上也缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。須知道，有時候一字之差，便是天淵之別，會對職工的升遷和職稱評審等造成巨大的影響。

加強職工檔案管理的有效途徑分析

創(chuàng)新和改革檔案管理方式

檔案管理水平的高低會直接影響國有企業(yè)人力資源的管理水平，進而影響企業(yè)的經(jīng)濟效益。因此，我們必須摒除落后思想，加強學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，結(jié)合工作實際情況，對檔案管理工作方式和工作理念進行創(chuàng)新和改革。首先，可以組織在職人員加強繼續(xù)教育的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)先進的檔案管理技術(shù)，并結(jié)合企業(yè)實際情況進行吸收和調(diào)整，在工作中進行應(yīng)用。其次，要引進優(yōu)秀的青年檔案管理人才，激發(fā)團隊活力和創(chuàng)造力，企業(yè)檔案改革工作注入新鮮血液。最后，要樹立以人為本的檔案管理理念，不斷完善檔案管理與服務(wù)工作。

建設(shè)檔案管理信息化平臺，提升信息化水平

在建設(shè)檔案管理信息化平臺的過程中，首先，我們應(yīng)該加大部門投入，確保資金充裕，可以購買質(zhì)量合格的計算機產(chǎn)品和軟件產(chǎn)品。其次，在平臺建設(shè)的過程中，我們需要購買正版軟件，以確保軟件的運行穩(wěn)定。對于需要信息化定制服務(wù)的，必須要選擇那些行業(yè)內(nèi)口碑好的供應(yīng)商。最后，應(yīng)該組織檔案室工作人員進行集中培訓(xùn)學(xué)習(xí)，讓他們熟悉設(shè)備的操作和應(yīng)用軟件進行信息處理和檔案分類保存的流程，將檔案進行更為細(xì)化的分類，妥善保存。

加強職業(yè)技能和職業(yè)道德培訓(xùn)

新時期的檔案工作人員必須要具備三點基本需求，第一就是要有很強的檔案管理知識理論和和實踐能力。第二就是要了解計算機技術(shù)，能夠操作和運行信息化平臺。第三就是要具有良好的職業(yè)道德和法律意識，可以保障檔案管理工作的保密性。企業(yè)應(yīng)該針對這三個方面加強對于檔案管理人員的培訓(xùn)力度。加強檔案管理知識理論培訓(xùn)，就是要求員工可以學(xué)習(xí)最新的管理理念，以便應(yīng)用到自身工作當(dāng)中，加強創(chuàng)新，提高工作效率。加強計算機技術(shù)培訓(xùn)，是為了讓員工適應(yīng)新時期新環(huán)境下，檔案信息化建設(shè)帶來的挑戰(zhàn)，從而可以從容的應(yīng)對日常工作中操作電腦操作網(wǎng)絡(luò)等需求。另外，要定期開展思想教育工作，增強員工的使命感、責(zé)任感以及法律意識，確保他們在實際工作中可以禁得住誘惑，不會為了利益，將檔案外泄或篡改。

總之，提升人力資源管理水平是提升企業(yè)管理水平的重要內(nèi)容，而加強企業(yè)職工檔案管理是提升人力資源管理水平的基礎(chǔ)。在市場競爭日益激烈的今天，國有企業(yè)必須充分認(rèn)識到職工檔案管理工作的重要性，積極采取多種手段，加強職工檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，努力提升自身人力資源管理水平。只有這樣，才能更好的發(fā)揮職工的作用，提高人員利用率，為企業(yè)創(chuàng)造出更多的價值和提升企業(yè)的核心競爭力。

（撫州市土地儲備中心）