高校圖書(shū)館與院系資料室的異同及協(xié)同發(fā)展

彭江浩

（桂林師范高等專(zhuān)科學(xué)校 圖書(shū)館，廣西 桂林 541199）

近年來(lái)，國(guó)家對(duì)高校越來(lái)越重視，經(jīng)費(fèi)投入比重逐漸加大。隨著投入量的增加，高校圖書(shū)館的基礎(chǔ)設(shè)施和文獻(xiàn)資源建設(shè)都得到了相應(yīng)的發(fā)展和提升。相對(duì)于圖書(shū)館而言，高校的二級(jí)院系資料室卻逐漸邊緣化，投入嚴(yán)重不足，陷入發(fā)展的窘境。在這樣的現(xiàn)實(shí)狀況下，不少高校便將圖書(shū)館與各院系資料室合并，進(jìn)行文獻(xiàn)資源的重新組合。當(dāng)然有的高校院系資料室并未貿(mào)然與圖書(shū)館合并，而是繼續(xù)獨(dú)立，從屬于院系，維持原有狀況一如既往地運(yùn)行著。這兩種做法孰優(yōu)孰劣，前景如何，業(yè)內(nèi)人士均發(fā)表了不少意見(jiàn)，可謂仁者見(jiàn)仁，智者見(jiàn)智。在此，筆者在他們論述的基礎(chǔ)上進(jìn)行了更加廣泛而深入的研究探討，對(duì)它們或合或分的做法通盤(pán)考慮，權(quán)衡利弊，分析得失，力求得出更合理、更實(shí)用、更科學(xué)的方案和策略，供高校決策者們參考，從而建設(shè)起更好的高校文獻(xiàn)信息服務(wù)體系，促進(jìn)高校教育事業(yè)的健康發(fā)展。

一、高校圖書(shū)館與院系資料室的異同

圖書(shū)館是人類(lèi)科學(xué)文化的傳承之地，是文獻(xiàn)信息的匯集之所。高校圖書(shū)館和院系資料室均以收集儲(chǔ)藏文獻(xiàn)、提供文獻(xiàn)服務(wù)為宗旨。它們的基本工作目的和內(nèi)容大致相同，都是用文獻(xiàn)資料為師生的教學(xué)科研服務(wù)。但既然是兩個(gè)不同的服務(wù)機(jī)構(gòu)，自有其不同之處，下面就從幾個(gè)方面進(jìn)行對(duì)比歸納。

（一）服務(wù)對(duì)象不盡相同

高校圖書(shū)館主要任務(wù)是健全全校的文獻(xiàn)信息資源和文獻(xiàn)信息服務(wù)體系，為全校的教學(xué)、科研提供文獻(xiàn)信息服務(wù)，保障高校教學(xué)科研的順利開(kāi)展。作為一校之館，它面對(duì)的是高校的所有院系，服務(wù)的對(duì)象自然是所有院系的廣大師生。而院系資料室的服務(wù)對(duì)象僅僅是本院系的師生，即便規(guī)模再龐大的院系，它終歸是高校的一部分，其服務(wù)對(duì)象也遠(yuǎn)比學(xué)校圖書(shū)館服務(wù)的對(duì)象少得多，受益的人群很有限。服務(wù)功能也只局限于滿足本院系師生的教學(xué)、科研需要，相對(duì)而言是比較單一的。

（二）文獻(xiàn)收集的方向不盡相同

文獻(xiàn)收集是一個(gè)復(fù)雜而系統(tǒng)的工作，要將有限的資金準(zhǔn)確地投放到專(zhuān)業(yè)的建設(shè)和發(fā)展上來(lái)。高校圖書(shū)館面對(duì)的專(zhuān)業(yè)眾多，門(mén)類(lèi)龐雜，需要收集很多不同專(zhuān)業(yè)、不同類(lèi)別的文獻(xiàn)。如果投放不準(zhǔn)確，那么采購(gòu)回來(lái)的圖書(shū)就會(huì)變成真正的“藏書(shū)”，藏而無(wú)用。圖書(shū)館的文獻(xiàn)資源采購(gòu)由圖書(shū)館的文獻(xiàn)資源建設(shè)部執(zhí)行，采購(gòu)人員也會(huì)因?yàn)閷?duì)各學(xué)科的發(fā)展了解不多而受局限，所采購(gòu)的書(shū)籍也只是按類(lèi)進(jìn)行選取，一般都不是十分精準(zhǔn)的。相對(duì)而言，院系資料室的圖書(shū)資料采購(gòu)就不一樣，它的專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)，只選取自己本專(zhuān)業(yè)的，其他無(wú)關(guān)的概不理睬。采購(gòu)時(shí)程序也簡(jiǎn)單，都是精準(zhǔn)采購(gòu)，需要什么資料就采購(gòu)什么書(shū)，努力做到每本書(shū)都盡量被最大化地使用，最大化地發(fā)揮效益。

（三）管理存在差別

高校圖書(shū)館由專(zhuān)職性、專(zhuān)業(yè)化的工作人員進(jìn)行管理，而且分工明確，具體細(xì)致。他們當(dāng)中有負(fù)責(zé)采購(gòu)文獻(xiàn)的，有負(fù)責(zé)錄入數(shù)據(jù)的，有負(fù)責(zé)加工圖書(shū)的，有負(fù)責(zé)圖書(shū)借還的等等。明確的分工能提高圖書(shū)文獻(xiàn)的管理水平，提高文獻(xiàn)的運(yùn)轉(zhuǎn)實(shí)效，為讀者提供更加專(zhuān)業(yè)的服務(wù)。院系資料室由于所處地位的特殊性，在很多院系中很難得到高效的管理。那里的管理人員多為兼職，有的甚至根本就沒(méi)有責(zé)任明確的管理人員。這樣一來(lái)就無(wú)法對(duì)資料室業(yè)務(wù)進(jìn)行深度研究，無(wú)法形成專(zhuān)業(yè)化的管理和服務(wù)，形成不了有機(jī)而穩(wěn)定的體系，更不能建立起共建的長(zhǎng)效機(jī)制。在不少的院系中，資料室只在有讀者需要時(shí)才臨時(shí)開(kāi)放，其他時(shí)間都處于關(guān)閉的狀態(tài)。

（四）管理設(shè)備不同

當(dāng)今世界是一個(gè)科技飛速發(fā)展的時(shí)代。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)及云計(jì)算技術(shù)的發(fā)展，高校對(duì)圖書(shū)館投入增加，使它很快進(jìn)入到一個(gè)數(shù)字時(shí)代，智能化設(shè)備的運(yùn)用也更加全面和深入，變得越來(lái)越現(xiàn)代化了。例如，桂林師范高等專(zhuān)科學(xué)校圖書(shū)館就配備有一卡通門(mén)禁系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、公共廣播系統(tǒng)、信息發(fā)布系統(tǒng)、智慧圖書(shū)館系統(tǒng)、RFID 系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了無(wú)線WIFI 的全覆蓋，另外還有24 小時(shí)圖書(shū)自助借還機(jī)、自助閱報(bào)機(jī)、自助檢索機(jī)、自助打印機(jī)、研討室微信預(yù)約等。圖書(shū)館依靠這些智能系統(tǒng)和設(shè)備讓服務(wù)更快捷更方便，讓服務(wù)更精準(zhǔn)到位，大大提高了圖書(shū)館的服務(wù)功能。而院系資料室由于處在高校的二級(jí)管理地位，缺乏硬件設(shè)備的支撐，是很難與圖書(shū)館的管理相比的。事實(shí)上，不少的院系資料室至今還是采用簡(jiǎn)單的手工操作，采用老辦法進(jìn)行登記借還，這怎么談得上智能化的管理呢？

（五）管理方式的不同

現(xiàn)在的高校圖書(shū)館基本上都實(shí)現(xiàn)了智能化管理，像桂林師范高等專(zhuān)科學(xué)校圖書(shū)館就融入了大量的“新技術(shù)”智能服務(wù)，在全區(qū)高校中率先實(shí)現(xiàn)了刷臉入館、刷臉借還書(shū)等管理方法。各種高科技設(shè)備的投入使用，為圖書(shū)館節(jié)約了人力，節(jié)約了服務(wù)時(shí)間，如此方便快捷的服務(wù)受到廣大讀者的歡迎。而院系資料室的管理就相對(duì)落后了，在那里大部分的文獻(xiàn)資料都沒(méi)有進(jìn)行有效的、規(guī)范的加工。有的只是手工登記，更有甚者連登記的環(huán)節(jié)都沒(méi)有，致使這些文獻(xiàn)資源無(wú)法在檢索系統(tǒng)中被揭示，造成文獻(xiàn)資源的分散，不利于統(tǒng)計(jì)和管理。并且院系資料室的面積有限，往往沒(méi)有空間進(jìn)行排架，只能是打包堆放或直接堆放，就更談不上分類(lèi)了，這也會(huì)造成管理上的缺陷。

二、院系資料室是否應(yīng)該和高校圖書(shū)館合并

俗話說(shuō)，存在的就是合理的。這種說(shuō)法可能有點(diǎn)絕對(duì)，但不能否認(rèn)其有一定的道理和合理性。高校二級(jí)院系資料室也是如此，當(dāng)年的資料室既然創(chuàng)辦了，而且維持了幾十年，就有它創(chuàng)辦的理由和存在的道理。在未進(jìn)行全面系統(tǒng)的論證和權(quán)衡利弊之前，不能簡(jiǎn)單粗暴地、不假思索地決定其命運(yùn)。隨意地把二級(jí)院系資料室合并到圖書(shū)館，或者因循守舊一成不變地保留，都是不明智的。各高校的具體情況不同，自然也不能采用“一刀切”的辦法。筆者認(rèn)為，高校圖書(shū)館和二級(jí)院系資料室是否合并，最起碼應(yīng)該考慮以下幾個(gè)方面。

（一）經(jīng)費(fèi)的情況

高校圖書(shū)館與院系資料室是否需要合并，經(jīng)費(fèi)的投入情況是一個(gè)需要考慮的重要因素。因?yàn)槭窃合档馁Y料室，資料的采購(gòu)費(fèi)用基本上是由院系直接統(tǒng)籌安排的，所以得首先考慮經(jīng)費(fèi)這一重要的因素。要充分考慮在院系的預(yù)算里是否有資料室的投入預(yù)算，院系對(duì)資料室的投入是否具有固定性和長(zhǎng)期性，是否能保證文獻(xiàn)采購(gòu)的連續(xù)性。如果這些都無(wú)法保證，那么資料室文獻(xiàn)的更新將做不到與時(shí)俱進(jìn)，就會(huì)造成文獻(xiàn)信息陳舊，而陳舊的信息是無(wú)法吸引讀者的，對(duì)院系的教學(xué)科研發(fā)展也是有限的。很顯然，這種沒(méi)有經(jīng)費(fèi)保障的院系資料室形同虛設(shè)，難以為繼，已經(jīng)失去了存在的意義，毫無(wú)疑義應(yīng)該合并出去，另尋生路。

（二）是否有管理人員

無(wú)論什么部門(mén)機(jī)構(gòu)，在有了場(chǎng)地設(shè)備之后，還得有人去管理運(yùn)行，才能發(fā)揮其作用，高校的院系資料室自然也不能例外。必須要充分考慮是否有專(zhuān)職的管理人員，管理人員的管理方式是否合理，這樣的管理方式是否能方便該院系師生對(duì)文獻(xiàn)資源的檢索，文獻(xiàn)資源的借出借入手續(xù)是否方便快捷，是否會(huì)造成文獻(xiàn)資源的流失等等，這些都需要慎重考慮和論證。高校由于機(jī)構(gòu)改革和重組，不少院系的資料室已經(jīng)不能較好滿足以上的條件了。如果是屬于管理欠缺的話，則有必要考慮合并。如果硬要讓其勉強(qiáng)存在，也不能發(fā)揮多大的作用。就如同“雞肋”一樣食之無(wú)味，倒不如棄之為好。當(dāng)然這樣并不同于徹底放棄，而是將其與圖書(shū)館合并重組，以另一種形式存在，讓它與時(shí)俱進(jìn)地?zé)òl(fā)生機(jī)。

（三）資源獲取的便捷性

作為文獻(xiàn)資料管理部門(mén)，其貯藏的文獻(xiàn)資料是提供給人使用的，必須要做到查閱便捷。院系資料室要考慮其文獻(xiàn)管理是否合理，是否做有數(shù)據(jù)，是否分類(lèi)排放，是否開(kāi)通了有效的檢索途徑，檢索之后獲取文獻(xiàn)的方式是否快捷方便等等。假如院系資料室的文獻(xiàn)沒(méi)有設(shè)置有效的檢索途徑，獲取所需資料缺少便捷性，勢(shì)必大大影響其使用效果。由于條件所限，目前不少院系資料室的文獻(xiàn)資料只是大體地分類(lèi)，隨意地堆放，想找什么書(shū)往往由需求者自己憑記憶去尋找，根本就談不上使用的便捷性。像這樣的資料室就跟讀者自家書(shū)房一樣，甚至還不如自家書(shū)房，因?yàn)樽约視?shū)房自己布置排放的，心中有數(shù)，用起來(lái)都自由順手。而院系資料室資料雖然不多，但卻不是自己存放的，找起來(lái)很費(fèi)勁，像這樣的資料室確實(shí)應(yīng)該考慮與圖書(shū)館合并。

（四）文獻(xiàn)資源收藏的狀況

高校圖書(shū)館與院系資料室是否合并還要進(jìn)一步考慮，要將院系資料室所收藏的文獻(xiàn)資料和圖書(shū)館內(nèi)的文獻(xiàn)資料進(jìn)行對(duì)比，看看院系資料室擁有的資料圖書(shū)館里面是否也有收藏，院系資料室所收藏的文獻(xiàn)是否具有系統(tǒng)性，以及這些文獻(xiàn)對(duì)本院本系的教育、科研有多大的影響。如果院系資料室的收藏不具有系統(tǒng)性，它們對(duì)院系的教育和科研沒(méi)有什么影響，作用甚微，這樣的資料室就沒(méi)有存在的必要，應(yīng)該考慮與圖書(shū)館合并。

兩個(gè)職能部門(mén)的合并不是一件簡(jiǎn)單的事，合并前要做好準(zhǔn)備。首先是資料室文獻(xiàn)資料的清點(diǎn)，資產(chǎn)數(shù)量明確才能做到更有效的管理。然后是文獻(xiàn)資源移交的對(duì)接工作，最好是一對(duì)一地進(jìn)行工作對(duì)接，有專(zhuān)人進(jìn)行負(fù)責(zé)。最后是明確文獻(xiàn)資料移交之后用什么方式進(jìn)行管理，需不需要進(jìn)行加工處理等問(wèn)題。做好一系列工作后再合并就能避免責(zé)任不清、文獻(xiàn)資料丟失等情況的發(fā)生。

三、高校圖書(shū)館與院系資料室如何協(xié)同發(fā)展

如果院系資料室還有其存在的必要，那么作為工作職能相同的兩個(gè)部門(mén)，高校圖書(shū)館和院系資料室就應(yīng)該相對(duì)獨(dú)立，不要倉(cāng)促隨大流走合并之路。應(yīng)該實(shí)行充分的合作，協(xié)同發(fā)展，讓其資源互補(bǔ)，滿足讀者的需要，讓有限的資源發(fā)揮出更大的功能，為高校的教學(xué)科研提供更好的服務(wù)。

（一）高校圖書(shū)館為資料室提供管理方法

由于種種原因，院系資料室管理人員的專(zhuān)業(yè)背景和管理模式都遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于圖書(shū)館的管理員，對(duì)讀者的服務(wù)方式、方法，對(duì)文獻(xiàn)資源的整理歸納能力都相對(duì)滯后。在高校圖書(shū)館與院系資料室的協(xié)同發(fā)展中，圖書(shū)館要為院系資料室提供可行的管理方式、方法。圖書(shū)館應(yīng)該派人負(fù)責(zé)指導(dǎo)資料室的管理人員，培訓(xùn)他們的圖書(shū)加工、數(shù)據(jù)編目、圖書(shū)分類(lèi)、借閱等一系列的管理經(jīng)驗(yàn)，為協(xié)同發(fā)展提供先進(jìn)、可行的管理方案。

（二）院系資料室為圖書(shū)館提供專(zhuān)業(yè)書(shū)籍的采購(gòu)建議

有些圖書(shū)館設(shè)立了各學(xué)科館員，有的一個(gè)館員負(fù)責(zé)一個(gè)學(xué)科，有的一個(gè)館員負(fù)責(zé)好幾門(mén)學(xué)科。筆者認(rèn)為，在高校圖書(shū)館內(nèi)，即使有專(zhuān)門(mén)的學(xué)科館員，他們對(duì)這門(mén)學(xué)科的認(rèn)識(shí)也比不上院系內(nèi)專(zhuān)業(yè)的老師，所以學(xué)科館員要做好學(xué)科服務(wù)還是要向資料室的負(fù)責(zé)老師請(qǐng)教，增加學(xué)科服務(wù)的深度和廣度。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高校的圖書(shū)館和二級(jí)院系資料室該不該合并，不能簡(jiǎn)單倉(cāng)促地下結(jié)論，不能跟風(fēng)走“一刀切”之路。必須從具體的高校實(shí)況出發(fā)，對(duì)本校的校級(jí)圖書(shū)館和二級(jí)院系資料室進(jìn)行實(shí)際調(diào)研，掌握它們的第一手材料，比較它們或合或分的優(yōu)劣情況。如果合并重組的好處大于壞處，那就考慮合并；如果分開(kāi)的好處大于合并的好處，那就考慮分開(kāi)，不要冒失地合并。也就是視具體情況而定，按照趨利除弊的原則進(jìn)行決策。但無(wú)論如何，高校圖書(shū)館和院系資料室作為學(xué)校的文獻(xiàn)資料服務(wù)部門(mén)，一定要互相配合，協(xié)同發(fā)展，共同服務(wù)好高校的教學(xué)和科研，促進(jìn)高等教育的發(fā)展。