淺談人工智能在檔案管理中的應(yīng)用

張學(xué)麗

四川環(huán)洋盛建筑工程有限公司

在信息時(shí)代的背景下，越來(lái)越多的檔案信息涌入檔案館，這給檔案館的檔案管理增加了一定的難度。如何更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息的收集，分類(lèi)，分類(lèi)和存儲(chǔ)，查詢(xún)已成為當(dāng)前檔案管理面臨的主要問(wèn)題。人工智能技術(shù)的誕生為檔案管理提供了新的途徑。通過(guò)使用人工智能，可以建立相應(yīng)的分類(lèi)和智能搜索平臺(tái)。同時(shí)，它還可以通過(guò)建立數(shù)字檔案來(lái)實(shí)現(xiàn)各種檔案信息的備份和備份。存儲(chǔ)不僅簡(jiǎn)化了文件管理工作流程，而且提高了檔案的安全管理水平，有利于檔案的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。

一、人工智能的特點(diǎn)

1、智能化

為了更好地將人工智能技術(shù)應(yīng)用于文件管理，有必要弄清人工智能的特征。人工智能的主要特征是智能。所謂的人工智能是基于對(duì)人類(lèi)行為和思維方式的分析，開(kāi)發(fā)出一種新型的智能設(shè)備，類(lèi)似于人工操作，具有很高的信息處理能力。智力是其基本要求。人工智能技術(shù)的應(yīng)用不僅可以很好地代替人類(lèi)的工作，而且可以利用人工智能獨(dú)特的信息處理能力（例如語(yǔ)音識(shí)別，智能檢索和圖像分析）來(lái)幫助人們解決問(wèn)題。問(wèn)題。在檔案館的檔案管理工作中，可以充分利用情報(bào)的特點(diǎn)，幫助檔案管理人員實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速分類(lèi)和檢索，從而提高管理工作效率。

2、服務(wù)化

人工智能技術(shù)的主要目的是服務(wù)于人們的生產(chǎn)和生活，并為人們的工作和學(xué)習(xí)提供便利。因此，可維護(hù)性也是人工智能的主要特征。檔案管理工作時(shí)，可以利用人工智能建立相應(yīng)的服務(wù)平臺(tái)，對(duì)檔案的各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行細(xì)化和分類(lèi)，以滿(mǎn)足檔案存儲(chǔ)人員的不同需求，并進(jìn)行綜合分析和分類(lèi)，幫助用戶(hù) 制定最佳的存儲(chǔ)計(jì)劃，包括存儲(chǔ)時(shí)間，存儲(chǔ)壽命，存儲(chǔ)類(lèi)型和其他特殊要求等，可以對(duì)其進(jìn)行一次優(yōu)化和分析，還可以提高文件存儲(chǔ)的安全性能。

二、人工智能在檔案管理中的應(yīng)用研究

1、檔案管理的分類(lèi)

基于人工智能技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，檔案館在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)開(kāi)發(fā)了多種人工智能應(yīng)用模式。首先，它包括檔案管理的分類(lèi)。在進(jìn)行檔案管理分類(lèi)時(shí)，可以通過(guò)人工智能技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行信息化和數(shù)字化，形成相應(yīng)的數(shù)字檔案，并將這些信息數(shù)據(jù)輸入到人工智能管理平臺(tái)中。使用預(yù)設(shè)的人工智能模式識(shí)別技術(shù)對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)。在分類(lèi)過(guò)程中，可以標(biāo)記不同的類(lèi)別，并且可以按一定順序?qū)ζ溥M(jìn)行排列和排序。具體來(lái)說(shuō)，它們可以分為文本文件，圖表文件，圖像文件等。在智能分類(lèi)的基礎(chǔ)上，有利于后續(xù)參考和檢索工作的開(kāi)展。

2、檔案管理的智能搜索

檔案館在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)利用人工智能技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)各類(lèi)檔案信息的智能搜索。在以往的檔案管理工作中，要對(duì)某一類(lèi)檔案信息資料進(jìn)行查閱和檢索需要經(jīng)過(guò)許多道復(fù)雜的管理手續(xù)才可以實(shí)現(xiàn)調(diào)取和查詢(xún)，并且在查閱過(guò)程中也無(wú)法獲得準(zhǔn)確的位置信息，只能依靠人力進(jìn)行相應(yīng)的查找，這種搜索方法已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前檔案管理工作的需求，為解決這一弊病檔案館逐漸建立了基于人工智能的檔案管理智能搜索引擎系統(tǒng)。通過(guò)利用人工智能技術(shù)中的語(yǔ)言識(shí)別、圖像處理等功能，可以直接通過(guò)關(guān)鍵詞搜索、圖片搜索等的方式實(shí)現(xiàn)高效便捷的檔案信息資料檢索。

3、檔案管理的安全監(jiān)管

檔案館在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)運(yùn)用人工智能技術(shù)還提升了檔案管理的安全管理能力。有很多檔案信息資料都是有一定密級(jí)的，在保存管理的過(guò)程中需要格外的注重檔案的安全，這類(lèi)檔案也不可隨便的進(jìn)行查詢(xún)，傳統(tǒng)的檔案安全管理方法主要是依靠檔案管理人員來(lái)進(jìn)行，但是工作人員難免存在疏忽大意的情況，為增強(qiáng)檔案管理的安全監(jiān)管能力，檔案館充分利用人工智能識(shí)別技術(shù)，通過(guò)指紋鎖、人臉識(shí)別等加強(qiáng)對(duì)檔案室的監(jiān)管，同時(shí)強(qiáng)化檔案室的安保系統(tǒng)，一旦人工智能識(shí)別出現(xiàn)三次及以上不匹配的現(xiàn)象，就可以通過(guò)控制安保系統(tǒng)發(fā)出警報(bào)，從根本上提升了檔案管理的安全性能。

三、人工智能在檔案管理中的發(fā)展研究

1、人工智能與大數(shù)據(jù)平臺(tái)相結(jié)合

我們應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到人工智能在檔案管理工作中具有廣闊的發(fā)展前景，不僅能夠減少檔案管理人力物力等資源的投入，還有利于提升檔案館的內(nèi)部管理水平。這就要求在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，需要不斷的發(fā)展和完善相應(yīng)的人工智能技術(shù)，首先就是要實(shí)現(xiàn)人工智能大數(shù)據(jù)平臺(tái)的結(jié)合，要想不斷的拓寬人工智能應(yīng)用的廣度和深度，就必須要建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，收集和整理范圍更廣的檔案數(shù)據(jù)信息，從而提升人工智能的學(xué)習(xí)能力。

2、建立基于人工智能的檔案管理系統(tǒng)

在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，檔案館必須繼續(xù)完善和完善相應(yīng)的人工智能檔案管理系統(tǒng)，確立檔案管理信息化和數(shù)字化的目標(biāo)，并不斷完善建立電子信息檔案的過(guò)程和步驟。在使用人工智能進(jìn)行文件管理時(shí)，必須注意文件管理的體系和全面性，注意擴(kuò)大檔案管理工作的業(yè)務(wù)范圍，努力為用戶(hù)提供全面的文件管理服務(wù)，以不斷完善檔案管理工作。檔案工作的質(zhì)量和水平。

3、提升檔案管理人員對(duì)人工智能的應(yīng)用水平

在運(yùn)用人工智能進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，還要注重提升從業(yè)人員對(duì)人工智能的應(yīng)用水平。檔案館在引進(jìn)先進(jìn)的人工智能技術(shù)的同時(shí)，還要對(duì)在職的檔案管理人員組織培訓(xùn)，不斷的提升檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)能力和技術(shù)水平，使其能夠具備滿(mǎn)足檔案管理智能化需求的工作能力。

結(jié)語(yǔ)

檔案館通過(guò)對(duì)人工智能的應(yīng)用能夠極大地提高檔案管理工作的效率和水平，充分地利用人工智能的學(xué)習(xí)性、交互性和服務(wù)性的特點(diǎn)，還能有效地提升檔案管理工作的業(yè)務(wù)能力。