加強(qiáng)食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檔案管理工作的思考

文欣 李莉

摘 要：食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檔案管理工作是保證食藥檢驗(yàn)質(zhì)量的一項(xiàng)重要工作，內(nèi)容繁雜，具有極強(qiáng)的專業(yè)特性。但從現(xiàn)實(shí)情況看，目前仍然存在一些問(wèn)題。本文對(duì)食藥檢驗(yàn)檔案工作當(dāng)前現(xiàn)狀、發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行了簡(jiǎn)要分析，并結(jié)合實(shí)際，針對(duì)如何提升檔案管理工作質(zhì)量、規(guī)范管理，提出了一些具有建設(shè)性的建議，旨在為提升食藥檢驗(yàn)檔案管理工作效益提供參考，為保障人民群眾飲食用藥安全服務(wù)。

關(guān)鍵詞：食品藥品檢驗(yàn);檔案管理;對(duì)策

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-5079 （2020） 22-0-02

食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)主要承擔(dān)食品藥品安全檢驗(yàn)檢測(cè)工作和科研工作，對(duì)于食藥檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)而言，檢驗(yàn)報(bào)告、原始數(shù)據(jù)、科研立項(xiàng)等資料是工作主體和主要產(chǎn)品，更是機(jī)構(gòu)檢驗(yàn)?zāi)芰推放瀑|(zhì)量的保證。對(duì)于食藥檢驗(yàn)各類資料、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的及時(shí)整理歸檔，實(shí)施有效的檔案管理，是保證資料調(diào)度效率的一項(xiàng)重要工作，更是確保檢索查證、維護(hù)報(bào)告原始數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、完整性的重要依據(jù)。當(dāng)前食品藥品安全工作越來(lái)越受到廣泛關(guān)注，對(duì)食藥檢驗(yàn)工作發(fā)展也帶來(lái)了新的機(jī)遇，同時(shí)也對(duì)提升食藥檢驗(yàn)檔案管理工作提出了新的要求。

一、食藥檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檔案管理的問(wèn)題現(xiàn)狀

（一）對(duì)檔案管理工作重視程度不夠

作為專業(yè)技術(shù)型單位，各食藥檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)更側(cè)重于自身發(fā)展和檢驗(yàn)?zāi)芰Φ木邆?，?duì)自身檢驗(yàn)過(guò)程、質(zhì)量、報(bào)告的把控是重視的，但一些單位對(duì)于后續(xù)的檔案管理工作卻有忽視。有的單位對(duì)于各類資料的保存還是以紙質(zhì)文件為主，少數(shù)單位還不具備規(guī)范設(shè)置的獨(dú)立檔案存儲(chǔ)房間，各類資料文檔分散在部分科室中自行保管。有的單位領(lǐng)導(dǎo)自身認(rèn)識(shí)也存在偏差，認(rèn)為檔案工作就只是文件歸檔整理，沒(méi)有使用的價(jià)值，不愿意投入過(guò)多的精力、財(cái)力、人力予以建設(shè)。

（二）檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊

食藥檢驗(yàn)檔案記錄了食藥檢驗(yàn)、科研、培訓(xùn)和管理等諸多內(nèi)容，屬于需要一定專業(yè)基礎(chǔ)能力才能閱讀的文獻(xiàn)資料，因此對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)需要具備一定的專業(yè)能力和理論基礎(chǔ)。但限于編制、崗位發(fā)展的多種原因，一些單位更傾向與將專業(yè)人員放在一線崗位，而對(duì)于檔案管理這類輔助崗位通常考慮為非檢驗(yàn)專業(yè)或兼職為主，導(dǎo)致一些人員不懂食藥檢驗(yàn)工作、不了解檔案工作要求。同時(shí)，在檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和能力提升上，由于缺乏相應(yīng)計(jì)劃安排，導(dǎo)致檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)技能與現(xiàn)實(shí)需求有較大差距。

（三）檔案工作機(jī)制還沒(méi)有健全完善

目前，食藥檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)都建立相應(yīng)的質(zhì)量體系文件和管理體系文件，但是在這些文件中，基本上對(duì)于檔案工作職責(zé)、管理要求考慮不多或比較模糊。從現(xiàn)實(shí)情況看，一些單位對(duì)于檔案管理的系統(tǒng)性考慮不足，對(duì)于當(dāng)前檔案范圍從人事、文化、檢驗(yàn)報(bào)告檔案逐步向科研、電子文檔、數(shù)據(jù)等延伸擴(kuò)展的認(rèn)識(shí)不到位，導(dǎo)致對(duì)檔案存放什么、如何按照類別存放、如何調(diào)閱使用等都沒(méi)有形成一個(gè)明確的制度規(guī)定，在協(xié)調(diào)內(nèi)部科室做好檔案管理銜接上也沒(méi)有清晰的界定。

二、食藥檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)

（一）做到應(yīng)收盡收

食藥檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)每年都要完成數(shù)量較多地工作任務(wù)批次，會(huì)積累大量的檢驗(yàn)相關(guān)資料，這些資料種類多、內(nèi)容雜、專業(yè)性強(qiáng)，除了具體檢驗(yàn)規(guī)范、結(jié)果、計(jì)劃、科研成果等，還包括一系列食藥標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)檢測(cè)原始數(shù)據(jù)與報(bào)告等業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，這些都是服務(wù)監(jiān)管的有力支撐必須及時(shí)予以記錄。同時(shí)根據(jù)《檔案法》規(guī)定：“從事經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！币虼藱C(jī)構(gòu)自身有關(guān)文書、會(huì)計(jì)、人事、合同等資料以及實(shí)物、照片、音頻、視頻、基建等內(nèi)容都需要通過(guò)建立內(nèi)容相關(guān)制度規(guī)定做到及時(shí)入檔。

（二）體現(xiàn)信息化水平

食藥檢驗(yàn)圍繞食藥安全領(lǐng)域展開的研究性工作越來(lái)越深入，檢驗(yàn)過(guò)程中各種高新尖端儀器設(shè)備應(yīng)用越來(lái)越廣泛，自動(dòng)化、信息化程度越來(lái)越高，整體信息化建設(shè)水平是逐年提升的。這也為自身檔案管理工作的信息化發(fā)展提供了一個(gè)很好的基礎(chǔ)。但是目前來(lái)看，各個(gè)機(jī)構(gòu)檔案管理信息化應(yīng)用發(fā)展不均衡。有的單位僅能夠具備案卷目錄、檔案統(tǒng)計(jì)等方面的計(jì)算機(jī)應(yīng)用，多數(shù)情況下還停留在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理某事;有的單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案的數(shù)字化整理形成電子檔案;少數(shù)單位建立了更為完善檔案信息系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)大量業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的直接錄入，更加降低了人工作業(yè)。因此，提升整體信息化水平勢(shì)在必行。

（三）具備服務(wù)功能

一方面，應(yīng)當(dāng)具備服務(wù)機(jī)構(gòu)工作人員的基本功能。檔案資料屬于寶貴的信息資源，對(duì)于檢驗(yàn)人員自身而言具有總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和作業(yè)指導(dǎo)的現(xiàn)實(shí)意義，應(yīng)當(dāng)使用信息系統(tǒng)開放一定權(quán)限，完善檔案面向本單位專業(yè)技術(shù)人員的查閱、使用等基本功能，便于將檔案中的信息資源運(yùn)用的食品藥品檢驗(yàn)的相關(guān)工作當(dāng)中。另一方面，隨著人民群眾對(duì)于食藥檢驗(yàn)檔案的服務(wù)需求的深化，可以建立一定規(guī)模的食藥檢驗(yàn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)或食藥檢驗(yàn)信息網(wǎng)，對(duì)公眾開放信息查詢服務(wù)，使群眾的需求得到滿足，更使食藥檢驗(yàn)檔案管理發(fā)揮促進(jìn)健康社會(huì)建設(shè)的良好作用。

三、加強(qiáng)食藥檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檔案管理工作的對(duì)策

（一）完善檔案工作機(jī)制

首要的是提升管理層對(duì)檔案管理工作的重視程度，加強(qiáng)檔案法律法規(guī)宣傳力度，明確檔案工作的重要性，增強(qiáng)各級(jí)人員對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，樹立科學(xué)管理理念。同時(shí)，依據(jù)新的《檔案法》要求，制定相關(guān)管理制度和管理流程，明確工作人員的工作職責(zé)，進(jìn)一步完善檔案歸檔立卷、保管、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、數(shù)字化管理、利用、保密、銷毀等制度，通過(guò)一系列簡(jiǎn)潔實(shí)用、可操作性強(qiáng)的章程，規(guī)范檔案管理，形成內(nèi)部有效運(yùn)行的機(jī)制。

（二）加大基礎(chǔ)建設(shè)投入

食藥檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)根據(jù)《檔案法》及有關(guān)檔案管理的制度規(guī)定要求，對(duì)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施及時(shí)進(jìn)行改造，創(chuàng)造良好條件?？梢砸誀?zhēng)創(chuàng)“星級(jí)、A級(jí)”檔案室為牽引，投入人力、物力、財(cái)力，對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)提升硬件基礎(chǔ)設(shè)施。具體來(lái)說(shuō)，有條件的機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)設(shè)置專人、專庫(kù)，落實(shí)防火、防盜、防潮等安全措施，配置空調(diào)、除濕設(shè)備，同時(shí)考慮檔案信息化建設(shè)的需要，建設(shè)大容量存儲(chǔ)的信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，配置大型高速交換機(jī)、路由器、光終端設(shè)備、檔案數(shù)字化加工設(shè)備等。

（三）推動(dòng)檔案信息化建設(shè)

檔案信息化實(shí)質(zhì)是實(shí)現(xiàn)檔案的信息資源化，因此，要加強(qiáng)現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)與設(shè)備在檔案管理工作的應(yīng)用，選用優(yōu)質(zhì)檔案管理系統(tǒng)，簡(jiǎn)化食藥檢驗(yàn)答案的收集與利用工作。在信息化建設(shè)過(guò)程中，可以采取分步建設(shè)的方式進(jìn)行。首先，實(shí)現(xiàn)檔案的全文數(shù)字化，打下檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)。因此各個(gè)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)在保證增量檔案電子化的前提下，集中對(duì)存量檔案進(jìn)行全文數(shù)字化，并及時(shí)導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)。其次，根據(jù)食藥檢驗(yàn)信息化LIMS系統(tǒng)的建設(shè)情況，檔案系統(tǒng)與檢驗(yàn)系統(tǒng)做好接口，使檢驗(yàn)原始數(shù)據(jù)等能夠按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的方式及格式直接進(jìn)入檔案系統(tǒng)存儲(chǔ)，提升檔案工作效率。最后，在信息化建設(shè)過(guò)程中應(yīng)當(dāng)高度關(guān)注網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，采取有效措施確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全防范。

（四）提升工作人員綜合素質(zhì)

就食藥檢驗(yàn)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，除了需要掌握檢驗(yàn)知識(shí)、相關(guān)流程外，還需要掌握相應(yīng)的信息技術(shù)，如數(shù)字技術(shù)、計(jì)算機(jī)計(jì)算等，并且能夠使用相關(guān)硬件和軟件，對(duì)檔案信息進(jìn)行比較系統(tǒng)有效的分析，促進(jìn)資源實(shí)際利用率的提升。一方面，要加大引進(jìn)專業(yè)人才的力度，用機(jī)制、環(huán)境、待遇讓人員安心、盡心開展本職工作。另一方面，加大檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提供外出參觀、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等機(jī)會(huì)，進(jìn)一步提升專業(yè)水平和技術(shù)能力，增強(qiáng)其法律意識(shí)和綜合素養(yǎng)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，新時(shí)期食藥檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際做好規(guī)劃，強(qiáng)化制度管理水平、加大信息技術(shù)應(yīng)用、推動(dòng)綜合服務(wù)功能，進(jìn)一步提升食藥檢驗(yàn)檔案管理的效率。

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其他作者簡(jiǎn)介：

李莉，女，漢族，江蘇南京人，主管藥師。研究方向：辦公室業(yè)務(wù)。