信息技術在檔案管理中的應用探索

張宗波

【摘 ?要】檔案信息化建設是依托信息技術的發(fā)展而衍生出來的成果。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經無法滿足人們的需求，所以我們想讓檔案管理變得更加有效的話，就要對檔案進行信息化建設，利用計算機信息技術的進步與發(fā)展來彰顯新時代檔案信息管理的優(yōu)勢。擺脫傳統(tǒng)檔案管理模式落后的地方，維護檔案管理可持續(xù)發(fā)展建設。在管理中，檔案管理者要知道如何進行檔案管理，如何進行檔案管理的創(chuàng)新，根據信息化的發(fā)展方向，跟隨時代發(fā)展的步伐，對檔案進行信息化建設。

【關鍵詞】信息技術;檔案管理;信息數據

【中圖分類號】G271 ? ? 【文獻標識碼】A

引言

隨著互聯網的發(fā)展，網絡和信息技術為人們帶來了便捷式的生活，不僅改變了生活方式也改變了工作方式。數字儲存技術和網絡通訊技術的運用，讓許多企業(yè)和公司放棄了傳統(tǒng)檔案的建立，創(chuàng)造了數字檔案館，它將各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式儲存，網絡化的形式相互連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成有序結構的數字檔案庫，可以做到及時提供人們利用，實現資源共享化和便捷化。

1 檔案信息化建設對社會發(fā)展的意義

從深層次看，檔案資源是社會發(fā)展的反映。它與社會發(fā)展密不可分，具有一定的社會價值。傳統(tǒng)的檔案管理模式由于管理模式的不完善，使檔案自身無法被更多的人發(fā)現，檔案無法再利用。檔案的價值越來越低，無法充分發(fā)揮其價值。因此，在檔案資源無法開發(fā)的情況下，可以在信息管理模式下實現紙質檔案的數字化。通過數字處理，它被發(fā)布到一些平臺，以滿足人們對檔案的需求。數字檔案管理能夠適應檔案的容量，保證檔案的準確性和標準化。這種管理模式對檔案資源的開發(fā)利用有著長遠的影響。我們都知道，如今的信息技術影響到人們生活的方方面面，檔案管理領域可以引入信息技術，提高對信息技術創(chuàng)新的重視度，利用信息技術的手段，促進傳統(tǒng)檔案管理模式轉變?yōu)楦酉冗M的管理模式。信息技術能夠加快數字化目錄以及檢索系統(tǒng)的建立。在對信息進行查找的時候，可以通過目錄或者檢索系統(tǒng)進行快速查找，檔案資源能夠快速被人們收集以及檢索，整個管理系統(tǒng)變得一體化，促進檔案管理由人工模式轉向智能化模式發(fā)展的步伐。讓檔案管理適應社會的發(fā)展，不斷進行創(chuàng)新。

2 存在的不足

2.1 檔案服務能力缺乏有效拓展

一些檔案管理者對檔案服務能力建設缺乏重視，導致新信息技術應用優(yōu)勢突出。一些檔案服務能力建設工作在檔案信息應用價值分析方面不完善，缺乏數據挖掘技術的應用，沒有從信息全文檢索需求的角度合理利用信息集成技術，導致檔案檢索效率和準確性無法提高，難以為檔案服務功能的全面擴展提供幫助。在應用信息技術的過程中，一些檔案管理人員對數據資源的輸入和整合缺乏必要的重視，對檔案管理系統(tǒng)的各種權限設置不合理，導致檔案借閱管理、報表制作等基礎工作無法完善，以及對文件數據備份和系統(tǒng)維護的高級別信息技術支持。一些檔案服務功能體系的構建對于網上信息查閱渠道的重視程度較低，未能對網頁檢索功能進行充分開發(fā)，無法保證檔案信息所具有的重要價值得到全面利用。

2.2 單位檔案管理團隊專業(yè)性不強

在傳統(tǒng)檔案管理工作思維的影響下，很多單位的檔案管理工作比較不受重視，其檔案管理人員崗位福利待遇、晉升平臺不夠完善，從而導致很多單位這一崗位人員專業(yè)性不強，流失嚴重。這在很大程度上影響了單位檔案管理信息化發(fā)展舉措的落實，也阻礙了這一管理工作創(chuàng)新發(fā)展的腳步，進而為單位的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展埋下隱患。

3 信息技術在檔案管理中的優(yōu)化應用策略

3.1 提高信息化檔案服務水平

在探索檔案服務新途徑的過程中，檔案管理者必須總結檔案管理信息系統(tǒng)的突出應用優(yōu)勢，特別是對檔案信息的整合與組織進行深入研究。我們應該更加關注和調查檔案信息的服務狀況，合理利用數據挖掘技術，確保滿足檔案信息全文檢索需求的措施得到相應優(yōu)化，為充分發(fā)揮信息集成技術的應用價值提供幫助。要重視檔案信息檢索能力的構成，深入研究影響信息檢索速度的因素，推進檔案服務功能建設，提高信息檢索的準確性。根據現行信息系統(tǒng)運行規(guī)律，檔案管理人員需要調整檔案收集整理方式，合理設置檔案存取權限，完善檔案統(tǒng)計報表等基本功能，確保數據維護和備份功能得到加強。要根據檔案管理信息系統(tǒng)開發(fā)的基本規(guī)律，對檔案管理信息化需求進行全方位考察研究，尤其要對網上檔案信息瀏覽平臺進行高水平構建，并保證相應的網頁檢索功能得到強化，為信息化檔案服務體系的完善提供幫助。

3.2 組建更強的檔案管理信息化科學創(chuàng)新發(fā)展團隊

首先，管理者可以結合未來企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展的需要，吸納更多具有專業(yè)技能和專業(yè)素質的人才，為團隊注入新鮮血液，確保這項管理工作的信息化發(fā)展。比如，在推動未來檔案管理信息化的科學發(fā)展時，一方面，管理者可以適當優(yōu)化檔案管理信息化工作者自我成長和提升的平臺，為他們提供更多接觸和了解信息化技術的渠道，加強隊伍建設;另一方面，管理者可以運用“考核末位淘汰制”推動檔案管理信息化發(fā)展，通過明確獎懲制度，鼓勵員工科學發(fā)揮檔案管理的積極性，確保檔案管理信息化的科學發(fā)展。其次，管理者可以深化企事業(yè)單位與高校之間的溝通，推動“企校合作”育人模式落實的同時，為企業(yè)輸送更多符合自身檔案管理信息化科學發(fā)展需求的人才。比如，在未來助推檔案管理信息化科學發(fā)展的過程中，管理者可以將企業(yè)對檔案管理專業(yè)人才的需求傳遞給學校，為學校優(yōu)化培養(yǎng)檔案管理人才方案提供參考，同時也可以與學校簽訂定向培養(yǎng)合作協(xié)議，以此確保后續(xù)企業(yè)檔案管理信息化人才的儲備，為檔案管理信息化科學發(fā)展提供保障。

3.3 創(chuàng)建專門管理檔案的信息系統(tǒng)

在企業(yè)中，檔案管理與信息管理的一般定義大不相同。傳統(tǒng)的信息管理系統(tǒng)一般用于存儲一些基礎工作信息，由于這些檔案信息需要長期分類、開發(fā)或使用，不足以存儲一些重要的專業(yè)檔案信息，所以有一個功能強大的詳細信息管理系統(tǒng)來支持。要充分體現信息技術在檔案信息管理中的價值，使信息管理方法應用于所有企業(yè)，就必須切實保證檔案整理的效率和質量，建立檔案信息管理體系。企業(yè)在應用現代信息技術時，應注意保留現有檔案信息管理技術的優(yōu)勢，開發(fā)專業(yè)的信息管理系統(tǒng)，以滿足檔案管理的需要。要想建立好信息管理系統(tǒng)，就要做到以下三點：一是要注重于在硬件方面的建設，專業(yè)化的信息管理系統(tǒng)對于網絡以及計算機等設備都有很高的要求，所以，單位要把所用的網絡，電腦等計算機設備進行更新升級，儲存檔案信息的房間要裝有監(jiān)控設備，打好專業(yè)化系統(tǒng)創(chuàng)建的基礎。二是要注重在軟件方面的建設，購買穩(wěn)定優(yōu)質的軟件，還要做好軟件調試、系統(tǒng)維護等多方面工作，設立專業(yè)人員專門管理軟件的運行與操作。三是在建立專業(yè)性的管理系統(tǒng)的同時，要注重安全方面的考慮，特別是在系統(tǒng)建立完成后，一定要制定一個安全保障措施，建立網絡安全防火墻，保證檔案信息不被病毒感染，確保檔案信息的完整性，與此同時要提前做好系統(tǒng)發(fā)生故障后的處理方案，以免檔案信息因系統(tǒng)故障造成損失。

結束語

綜上所述，信息技術的創(chuàng)新發(fā)展可以使檔案管理工作得到全面優(yōu)化，對提升檔案管理工作綜合質量，具有十分重要的意義。

參考文獻：

[1]張強.基于電子信息技術的檔案備份與管理研究[J] .蘭臺內外，2019（12）：29—30.

[2]梁剛.信息技術在檔案管理中的應用研究[J].卷宗，2019，27：129.