鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案管理中存在的問題及對策

王柏林

【摘 要】鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)單位中的檔案作為國家檔案來源的重要途徑，是機(jī)關(guān)單位工作參考及憑證的重要內(nèi)容，檔案工作能夠真實(shí)記錄鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)單位的活動(dòng)及信息，儲(chǔ)存了大量有用的信息資源及寶貴經(jīng)驗(yàn)。加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)單位的檔案工作，有利于規(guī)范單位管理，提高工作效率及效益。但在當(dāng)前的檔案管理工作中，還存在眾多的問題，嚴(yán)重影響檔案儲(chǔ)存。因此，本文基于當(dāng)前檔案管理面臨的問題，闡述了相關(guān)的解決策略，以供參考。

【關(guān)鍵詞】鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān);檔案管理;問題及對策

引言

檔案作為不可或缺的社會(huì)資源，尤其是鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)的檔案資料，記載了工作活動(dòng)的詳情，是今后開展工作的重要依據(jù)。因而，檔案管理人員需要意識到自己的責(zé)任和義務(wù)，不斷增強(qiáng)自己的服務(wù)意識，完善檔案管理工作體制，創(chuàng)新檔案管理方法，更好地服務(wù)于中國特色社會(huì)主義事業(yè)。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理設(shè)施缺乏

檔案管理設(shè)施缺乏是機(jī)關(guān)檔案管理工作中的問題之一。眾所周知，在機(jī)關(guān)檔案管理的過程中，往往需要先進(jìn)設(shè)備以及設(shè)施的支持，這對于機(jī)關(guān)檔案管理工作的水平具有很大的影響。只有設(shè)備設(shè)施健全，才能更好地滿足機(jī)關(guān)檔案管理工作的需要，加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案的管理，實(shí)現(xiàn)資源的有效利用。然而，在實(shí)際管理過程中，各個(gè)機(jī)關(guān)單位比較缺乏檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，資金投入力度也明顯不足，使得計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)施設(shè)備的配置都難以齊全，不能很好地完成機(jī)關(guān)檔案管理工作，對于資料的安全性也難以保障。

（二）檔案管理理念有待提升

目前而言，檔案工作其重要性未能引起各機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)以及機(jī)關(guān)檔案相關(guān)管理人員的足夠重視的情況非常普遍。一些行政機(jī)關(guān)檔案管理工作人員的管理理念陳舊，將檔案工作簡單的認(rèn)為只要保證檔案資料不損壞、不丟失就可以，在工作中為了保管而保管，檔案資料不能有效的利用。一些單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重要性有了一定的認(rèn)知，但是對檔案管理工作缺乏長期有效的規(guī)劃，沒有將檔案管理工作提上議事日程，也沒有納入單位年度考核日程，只是將檔案管理的重視停留在了口頭上。

（三）檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

目前，我國機(jī)關(guān)單位檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，且大多數(shù)機(jī)關(guān)單位缺乏掌握信息技術(shù)和機(jī)關(guān)檔案管理基礎(chǔ)知識的復(fù)合型人才。有些單位機(jī)關(guān)檔案管理人員經(jīng)常出現(xiàn)一些變動(dòng)，對檔案的持續(xù)性和完整性造成了一定影響，不利于檔案管理的規(guī)范性。有些單位的機(jī)關(guān)檔案管理人員一崗多職，沒有太多的精力和時(shí)間去認(rèn)真的做好檔案管理工作。有些機(jī)關(guān)檔案管理人員沒有接受過專業(yè)的培訓(xùn)教育，對檔案業(yè)務(wù)不熟悉，業(yè)務(wù)能力有限。有些單位機(jī)關(guān)檔案管理人員文化水平偏低，缺乏創(chuàng)新精神，服務(wù)意識不強(qiáng)，不能充分利用現(xiàn)有的先進(jìn)設(shè)備和先進(jìn)技術(shù)，甚至對新技術(shù)不關(guān)心。

（四）檔案的鑒定科學(xué)性差

檔案資料的鑒定是檔案管理工作最重要的一環(huán)，是對收集整理來的檔案資料去粗取精，去偽存真的過程，直接關(guān)系到存檔資料的質(zhì)量和檔案本身的價(jià)值，檔案的鑒定要根據(jù)實(shí)際工作的性質(zhì)，把真正原始的，定性的，真實(shí)的，規(guī)范的資料保留下來，把不確定的，仿制的，不規(guī)范的去除掉，而在實(shí)際工作中，往往是只收集整理不去鑒別，不管三七二十一，統(tǒng)統(tǒng)裝訂保存，使檔案資料雜亂無章，保存的檔案資料魚龍混雜，失去了檔案資料的精準(zhǔn)性，使本應(yīng)很珍貴的檔案資料在以后的使用中無法利用。甚至出現(xiàn)了真?zhèn)尾环?，對以后的工作造成了很壞的影響?/p>

（五）檔案保管條件差

檔案的保管是整個(gè)檔案管理基礎(chǔ)工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，是不是能夠?qū)n案資料進(jìn)行妥善的保管，關(guān)系到檔案資料收管過程的全部工作的成敗，而在實(shí)際工作中，由于各基層單位不重視檔案工作，多數(shù)單位檔案室存放空間不足，設(shè)施、設(shè)備不齊全，庫房、辦公、閱覽功能不區(qū)分。部分檔案室建設(shè)不符合標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化的要求，設(shè)備陳舊老化，保管條件簡陋，防護(hù)力度不夠強(qiáng)，導(dǎo)致檔案資料受潮受損，鼠啃蟲咬現(xiàn)象嚴(yán)重，甚至于有的單位把檔案資料當(dāng)成廢品處理，使珍貴的檔案資料受到損害和缺失，給工作造成不可估量的損失，對檔案的后期使用產(chǎn)生了不良的影響。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案管理工作的對策

（一）創(chuàng)新機(jī)關(guān)檔案管理理念

隨著社會(huì)的進(jìn)步，傳統(tǒng)工作受到了各種新型的技術(shù)和觀念不斷沖擊，這就要求機(jī)關(guān)檔案相關(guān)人員不斷更新管理理念與時(shí)俱進(jìn)。首先，機(jī)關(guān)各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分認(rèn)知到做好檔案工作的重要性，樹立機(jī)關(guān)檔案管理理念，對機(jī)關(guān)檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，將檔案管理工作提上議事日程，加強(qiáng)對檔案工作的考核力度，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展。其次，加大檔案工作宣傳力度，提高全體員工的檔案意識，從而促使各部門員工積極的配合檔案管理人員的相關(guān)工作，對的相關(guān)文件材料進(jìn)行自覺地整理并移交檔案室歸檔。

（二）加快機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)

機(jī)關(guān)檔案部門要引入先進(jìn)的信息技術(shù)建設(shè)數(shù)字化檔案室，實(shí)現(xiàn)檔案資料的增量電子化、存量數(shù)字化、利用網(wǎng)絡(luò)化管理，全面提升機(jī)關(guān)檔案管理工作效率，推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。首先，加大檔案經(jīng)費(fèi)投入。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案工作現(xiàn)代化、信息化建設(shè)，在檔案軟硬件設(shè)備建設(shè)方面投入充足的經(jīng)費(fèi)，為提高檔案工作效率奠定物質(zhì)基礎(chǔ)。其次，實(shí)施并軌管理模式。機(jī)關(guān)檔案室要對現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，提高室藏檔案的數(shù)字化率。在此基礎(chǔ)上，機(jī)關(guān)檔案部門采取紙質(zhì)與數(shù)字檔案并軌管理模式，充分發(fā)揮兩者在檔案管理中的各自優(yōu)勢。再次，開發(fā)檔案管理軟件。機(jī)關(guān)單位要針對檔案工作實(shí)際情況開發(fā)適用性較強(qiáng)的檔案管理軟件，要求軟件具備分類管理功能，能夠?qū)Σ煌瑱n案資料采取不同的管理程序。如，針對建筑圖紙類、重要文獻(xiàn)材料類以及具有法律效力的文件等永久保存型檔案，應(yīng)將其存儲(chǔ)在不可擦除型存儲(chǔ)介質(zhì)上。最后，完善檔案室現(xiàn)代化建設(shè)。機(jī)關(guān)單位要運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)建設(shè)現(xiàn)代化的檔案室管理系統(tǒng)，在檔案室內(nèi)安裝智能監(jiān)控設(shè)備，對室內(nèi)溫度、濕度、干燥程度、火災(zāi)隱患等情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控，保護(hù)紙質(zhì)和電子檔案資料存儲(chǔ)安全。

（三）改善檔案保管條件

機(jī)關(guān)檔案管理工作應(yīng)該嚴(yán)格遵循規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的原則。目前，資金短缺是我國多數(shù)行政機(jī)關(guān)檔案管理工作過程中所面臨的一個(gè)重要問題，致使檔案保管基礎(chǔ)建設(shè)落后。各行政機(jī)關(guān)應(yīng)該根據(jù)其機(jī)關(guān)檔案管理工作的具體情況，制定出一套相應(yīng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求，并積極采取多種路徑，借助多方力量來解決資金短缺的問題，進(jìn)一步加大和完善檔案保管基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。比如通過爭取兄弟單位進(jìn)行資金或技術(shù)方面的支持，或者對機(jī)關(guān)檔案管理工作進(jìn)行財(cái)政預(yù)算，向地方政府申請財(cái)政支持等方面，購買計(jì)算機(jī)、建設(shè)達(dá)標(biāo)的安全庫房，購買檔案柜等為檔案保管提供一個(gè)良好的環(huán)境，確保機(jī)關(guān)檔案管理工作順利進(jìn)行。

（四）健全檔案管理制度

加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，不斷擴(kuò)大《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)的宣傳范圍，建立符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際的科學(xué)的管理制度。建立的管理制度應(yīng)切合實(shí)際需要，能夠在最大程度上發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。同時(shí)制度的約束性不應(yīng)是單方面的，它應(yīng)對員工和領(lǐng)導(dǎo)具有同樣的約束力。無規(guī)矩不成方圓，確立一定的制度，并保證制度能決，嚴(yán)肅的執(zhí)行，更好地體現(xiàn)制度的權(quán)威性。另外，要根據(jù)國家出臺的相關(guān)法律法規(guī)，建立健全檔案信息管理系統(tǒng)的安全保密防護(hù)體系，不斷提升安全等級。檔案收集記錄的內(nèi)容應(yīng)全面、客觀并且能夠及時(shí)更新。

（五）建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)

機(jī)關(guān)單位要加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，為機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的高效率開展提供人才保障。具體措施如下：其一，加強(qiáng)檔案工作人員培訓(xùn)。機(jī)關(guān)單位要為檔案工作人員提供更多的培訓(xùn)學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，讓檔案工作人員扎實(shí)掌握理論知識，及時(shí)更新檔案工作觀念。在培訓(xùn)學(xué)習(xí)中，還要讓檔案工作人員掌握計(jì)算機(jī)操作技能和信息技術(shù)應(yīng)用能力，使其能夠適應(yīng)機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)，熟練操作檔案管理系統(tǒng)完成檔案工作。其二，落實(shí)激勵(lì)機(jī)制。機(jī)關(guān)單位要對檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)考核，只有考核合格的人員才允許開展檔案管理工作。同時(shí)，機(jī)關(guān)還要定期對檔案管理人員的檔案管理理論知識、業(yè)務(wù)應(yīng)用能力、檔案工作職責(zé)履行情況進(jìn)行考核，根據(jù)考核結(jié)果落實(shí)相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，激勵(lì)檔案管理人員不斷提升自身的綜合素質(zhì)。其三，加強(qiáng)職業(yè)精神教育。機(jī)關(guān)要重視對檔案工作人員的思想教育，使檔案人員形成強(qiáng)烈的責(zé)任感，并在檔案工作中嚴(yán)守職業(yè)道德，始終保持較高的工作積極性。

結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作并不是一項(xiàng)獨(dú)立的工程，它與國家的各項(xiàng)事業(yè)都有著緊密的聯(lián)系，社會(huì)秩序的維護(hù)與穩(wěn)定發(fā)展離不開檔案管理工作的支持。所以在日常工作中要重視檔案管理，及時(shí)總結(jié)在檔案管理中存在的問題并積極研究對策，為檔案管理工作的提高打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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