企業(yè)高速發(fā)展階段如何做好檔案工作

文/張惠

在企業(yè)處于快速發(fā)展的階段時，表現(xiàn)在人員隊伍不斷壯大，工作項目不斷細(xì)化，各項資料、數(shù)據(jù)不斷衍生等特點，如何在此階段做好檔案管理工作，以滿足集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、便捷等要求，為企業(yè)發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)、提供有力保障，同時對檔案管理的工作方式及人員都提出了更高的要求，這也是企業(yè)高速發(fā)展中最佳的現(xiàn)實選擇

眾所周知，檔案管理工作是一個企業(yè)最基礎(chǔ)的管理工作，其工作內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和為企業(yè)提供利用的活動。在企業(yè)處于快速發(fā)展的階段時，表現(xiàn)在人員隊伍不斷壯大，工作項目不斷細(xì)化，各項資料、數(shù)據(jù)不斷衍生等特點，如何在此階段做好檔案管理工作，以滿足集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、便捷等要求，為企業(yè)發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)、提供有力保障，同時對檔案管理的工作方式及人員都提出了更高的要求，這也是企業(yè)高速發(fā)展中最佳的現(xiàn)實選擇。

一、檔案管理工作中容易出現(xiàn)的問題

在企業(yè)建設(shè)與發(fā)展中，特別是企業(yè)高速發(fā)展階段，如何做好檔案工作，這是一個極為重要的實際問題。以筆者之見，找準(zhǔn)問題，并加以解決這是最為有效的辦法。那么，在此階段檔案管理工作中最容易出現(xiàn)的問題是什么？通過查找，問題主要表現(xiàn)在以下幾點：

其一，對檔案管理工作不夠重視。檔案管理是一項管理性、服務(wù)性、政治性等方面都很強(qiáng)的工作，它的特點決定了其“默默無聞”的工作性質(zhì)，因此很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人對檔案管理工作重視程度不夠，甚至覺得可有可無。在企業(yè)發(fā)展階段，人員、資金等各項資源不充裕，許多企業(yè)甚至沒有配備專職檔案管理人員，只將其作為一項兼職工作來做，領(lǐng)導(dǎo)的不重視直接影響了檔案管理工作人員的工作積極性，導(dǎo)致檔案管理工作松散、混亂。

其二，檔案管理工作效率不高。一是在企業(yè)發(fā)展階段，信息化辦公普及程度不高，檔案管理工作多采用紙質(zhì)化的方式，文件資料劃分繁雜、擺放凌亂，不易整理及查找，導(dǎo)致管理工作耗時較多，效率低下。二是檔案管理人員配比率低，以我段為例，目前現(xiàn)有職工近七百人，但只配備了一名檔案管理兼職人員，而檔案管理工作量大、質(zhì)雜、分散，使得工作人員無法全身心投入檔案管理工作中，極大地制約了檔案管理工作的開展與效率提升。三是檔案管理人員多為非專業(yè)人員，管理工作經(jīng)驗不夠豐富，在應(yīng)對各種突發(fā)狀況或緊急情況時，容易緊張無序，無法按時高質(zhì)量完成工作任務(wù)。

其三，檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化程度較低。檔案管理工作是一項風(fēng)險性、敏感性較高的工作。在企業(yè)發(fā)展階段，許多工作沒有形成體系，檔案管理也同樣缺乏系統(tǒng)、完善的管理操作機(jī)制。同時，信息化、去紙化工作程度不高，也使得檔案管理工作的水平高低受工作人員工作能力、素質(zhì)影響較大，管理效能參差不齊，這樣勢必影響到檔案的開發(fā)與利用，檔案的服務(wù)功能也要大打折扣。

二、改進(jìn)并做好檔案管理工作的有效方法與途徑

改進(jìn)并做好檔案管理工作的有效方法與途徑，筆者以為主要在于：

一是為檔案管理工作搭建良好平臺。領(lǐng)導(dǎo)是一個企業(yè)的領(lǐng)頭羊，領(lǐng)導(dǎo)對某項工作的重視與決策，深刻影響著此項工作的開展情況，因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)首先要重視并支持檔案管理工作，促使檔案管理工作人員意識到此項工作的重要性，了解檔案工作的復(fù)雜程度與嚴(yán)密性，做好積極完成任務(wù)的心理準(zhǔn)備。其次需要開展多種形式、多項內(nèi)容的專業(yè)培訓(xùn)，以提高檔案管理工作人員的職業(yè)素質(zhì)。首先在專業(yè)知識方面，檔案管理工作人員必須熟悉檔案管理相關(guān)理論知識與實踐體系；其次在輔助技能方面，檔案管理工作人員必須具有較高的語言文字寫作能力，同時需具備熟練的計算機(jī)操作技能，才能適應(yīng)并勝任當(dāng)今社會信息化飛速發(fā)展的現(xiàn)狀，利用好網(wǎng)絡(luò)平臺做好檔案管理工作；此外，還應(yīng)具備有關(guān)法律法規(guī)相關(guān)知識，時刻遵循國家《檔案法》的規(guī)定，培養(yǎng)管理人員的法律意識、責(zé)任意識。

二是構(gòu)建適合本企業(yè)的管理機(jī)制。第一要結(jié)合本企業(yè)實際情況，如企業(yè)機(jī)構(gòu)構(gòu)成、人員狀態(tài)、工作特點等，量身打造構(gòu)建適合本企業(yè)的檔案管理機(jī)制。不能盡信“拿來主義”，套用別的企業(yè)現(xiàn)有管理機(jī)制及模式，這樣不一定適合本企業(yè)的發(fā)展情況。第二是要構(gòu)建客觀、科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理機(jī)制，包括管理人員的選任，管理工作的流程、要求，工作評價及獎懲機(jī)制等，對檔案管理工作從準(zhǔn)備到開展再到定期評審，一系列的過程進(jìn)行科學(xué)化、規(guī)范化、有序化。首先，檔案任職人員的選任要建立競聘上崗制，擇優(yōu)選擇專業(yè)素養(yǎng)、工作能力更高的職工；其次，要對現(xiàn)有的檔案管理機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化，要緊跟時代，不斷探究新的工作方法，動態(tài)完善改進(jìn)檔案管理工作機(jī)制；再次，要對企業(yè)的檔案管理工作情況進(jìn)行定期評價，合理利用獎懲機(jī)制，激發(fā)職工工作積極性，不斷提高檔案管理工作質(zhì)量。

三是創(chuàng)新檔案管理工作手段及方式。在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的今天，企業(yè)要想在市場競爭中爭得一席之地，必須摒棄傳統(tǒng)的管理模式，充分利用智能化信息技術(shù)，創(chuàng)新出既能適合本企業(yè)實際情況的，又能適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展方向的檔案管理系統(tǒng)。紙質(zhì)化檔案占空間、難整理、查找慢，但若能將檔案文件轉(zhuǎn)變成電子資料，適時上傳至管理系統(tǒng)，需要時檢索關(guān)鍵字即可找出，則會極大程度提高工作效率。同時電子檔案還可實現(xiàn)對檔案文件的多重分類及異地查閱，使得管理工作更加便捷、精準(zhǔn)。由此可見，隨著大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，企業(yè)檔案管理的信息化勢在必行。

總而言之，檔案是企業(yè)發(fā)展的“史書”，必須做好檔案管理這一基礎(chǔ)工作，才能記錄好企業(yè)的發(fā)展，促使企業(yè)不斷進(jìn)步。因此，選擇合適的檔案管理人員，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化管理機(jī)制，研發(fā)創(chuàng)新型管理系統(tǒng)，完善檔案管理工作內(nèi)容及方式，特別是大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)的應(yīng)用，才能把企業(yè)的檔案工作真真正正地做好，為企業(yè)高速發(fā)展注入新的動力與活力，使檔案的特有作用更好地釋放出來。