人事檔案精細(xì)化管理改革方法及提升質(zhì)量探析

文/謝馨慧

人事管理制度是具有我國(guó)特色的一種管理模式，在人事管理制度中人事檔案管理發(fā)揮著重要的作用，其主要是對(duì)個(gè)人各項(xiàng)基本信息的記載，全面記錄了個(gè)人一生的工作、成長(zhǎng)經(jīng)歷，在我國(guó)新的發(fā)展時(shí)期，人事檔案管理面臨著新的要求，實(shí)現(xiàn)人事檔案的精細(xì)化管理也是當(dāng)前人事管理工作的實(shí)際需求

不言而喻，在社會(huì)不斷發(fā)展與進(jìn)步的形勢(shì)下，人事檔案管理總體是向前不斷的推進(jìn)。然而新時(shí)期、新形勢(shì)，對(duì)人事檔案管理工作提出了新的更高的要求，其管理必然逐步精細(xì)，難度也在不斷增加。當(dāng)前，人事檔案管理工作中暴露出不少問(wèn)題，不僅嚴(yán)重影響人事檔案管理效率，對(duì)單位人才開(kāi)發(fā)和隊(duì)伍建設(shè)也造成了不利影響，理應(yīng)引起有關(guān)方面的高度關(guān)注。下面對(duì)于人事檔案精細(xì)化管理改革方法及提升質(zhì)量進(jìn)行探析，以求有所補(bǔ)益。

一、人事檔案管理存在的問(wèn)題

筆者通過(guò)深入學(xué)習(xí)與分析研究，綜合人事檔案管理時(shí)下存在以下五個(gè)問(wèn)題：

一是管理理念滯后。我國(guó)人事檔案管理主要是以2018年11月20日出臺(tái)的《干部人事檔案工作條例》為主要依據(jù)，人事檔案管理方面仍然體現(xiàn)出過(guò)去計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的人事管理制度，在社會(huì)不斷發(fā)展與進(jìn)步的背景下，各種先進(jìn)管理理念和思想涌入我國(guó)，可是借鑒效果并不明顯，與現(xiàn)行的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的人事管理工作出現(xiàn)較大的矛盾和差異。這種狀況充分表現(xiàn)在我國(guó)人事管理制度與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的人事管理實(shí)踐出現(xiàn)了嚴(yán)重脫節(jié)現(xiàn)象。我國(guó)目前在人事檔案管理制度方面雖然已經(jīng)構(gòu)建了基本管理框架，但是管理制度的不完善之處仍然較多，導(dǎo)致人事檔案管理工作存在一定的不確定性，因此，需要從人事檔案管理制度上進(jìn)行不斷改革與創(chuàng)新。

二是管理方式單一。目前人事檔案在實(shí)際管理中從格式、分類等方面采取的都是統(tǒng)一的模式，并未根據(jù)實(shí)際狀況進(jìn)行細(xì)致劃分，即針對(duì)教師、工人、軍人人事檔案采取的都是統(tǒng)一的保管模式[1]，管理操作缺乏層次化，單一化現(xiàn)象嚴(yán)重，這也使得檔案管理實(shí)踐中會(huì)遇到更多的麻煩，人事檔案管理難度也會(huì)進(jìn)一步增加。

三是管理模式封閉。目前我國(guó)大多數(shù)單位或人事檔案管理部門針對(duì)人事檔案的管理采取的都是封閉管理模式，除本單位組織或領(lǐng)導(dǎo)干部以外任何人不得使用人事檔案，其中檔案管理人員本身也并不具備對(duì)人事檔案的使用權(quán)。在這種管理模式下，使得人事檔案帶有神秘感。與此同時(shí)，也不可避免會(huì)出現(xiàn)人事檔案的違規(guī)使用行為。隨著當(dāng)今社會(huì)公眾民主意識(shí)的不斷提升，封閉管理模式已經(jīng)不再適合當(dāng)今社會(huì)的民主與法治化建設(shè)。因此，為了進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)人事檔案價(jià)值的最大化，推動(dòng)我國(guó)人事檔案民主與法治化建設(shè)進(jìn)程，在檔案管理工作中應(yīng)該跟隨時(shí)代發(fā)展步伐，合理、有序、科學(xué)地推動(dòng)人事檔案公開(kāi)制度。

四是檔案內(nèi)容陳舊。我國(guó)人事檔案在內(nèi)容方面體現(xiàn)出單調(diào)、陳舊的問(wèn)題，在內(nèi)容方面僅僅設(shè)置了十個(gè)大類，而這些檔案內(nèi)容并不能夠從系統(tǒng)的角度對(duì)人進(jìn)行總體衡量。而且，在人事檔案中對(duì)于個(gè)人業(yè)績(jī)、道德素養(yǎng)、社會(huì)保障、個(gè)人專長(zhǎng)、性格特征等并未提及[2]，對(duì)于個(gè)人能力水平以及精神面貌不能進(jìn)行直觀反映。由此可以看出，人事檔案管理仍然存在較大局限性，從而使得人事檔案的利用價(jià)值也受到影響，不能滿足當(dāng)前社會(huì)及企業(yè)對(duì)人事考核的綜合需求。

五是管理手段落后。隨著現(xiàn)代社會(huì)的快速發(fā)展，電子信息化技術(shù)已經(jīng)逐漸成為人們生活中一個(gè)重要部分，但是由于受到經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不均衡的影響，人事檔案管理的現(xiàn)代化水平并未與社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展形成同步。全面實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化仍然比較少見(jiàn)，傳統(tǒng)的人工管理模式下，導(dǎo)致信息資源封閉。另外，雖然部分地區(qū)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的電子信息化，但是在人事檔案電子化存儲(chǔ)模式、版本、標(biāo)準(zhǔn)方面并未實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，導(dǎo)致人事檔案信息存在混亂，管理系統(tǒng)軟件之間也存在不兼容現(xiàn)象，電子檔案信息仍然體現(xiàn)出較強(qiáng)的封閉化，對(duì)于檔案信息資源共享極為不利。

二、人事檔案精細(xì)化管理改革和質(zhì)量提升措施

面對(duì)當(dāng)前人事檔案管理中存在的諸多問(wèn)題，實(shí)行精細(xì)化管理和質(zhì)量提升實(shí)為人事檔案改革創(chuàng)新和質(zhì)量提升所需與必然。為此：

一是提高檔案材料質(zhì)量。傳統(tǒng)模式下以紙質(zhì)檔案材料為主的檔案實(shí)體和其中所承載的個(gè)人歷史信息通常也被稱為是檔案本體[3]。檔案管理工作開(kāi)展主要是以檔案本體為對(duì)象，而檔案事業(yè)發(fā)展都是建立在檔案本體的基礎(chǔ)上。檔案質(zhì)量和數(shù)量對(duì)于檔案本身的價(jià)值的發(fā)揮起到了決定性作用。在社會(huì)和經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，作為一種被動(dòng)實(shí)體，檔案如何才能實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步優(yōu)化是人事檔案管理部門以及單位需要重點(diǎn)考慮的問(wèn)題。人事檔案精細(xì)化管理需要將人的主觀能動(dòng)性充分發(fā)揮出來(lái)。從檔案館藏的數(shù)量和版本進(jìn)行進(jìn)一步優(yōu)化，思想和行動(dòng)上對(duì)檔案質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格把控，提高對(duì)人事檔案精細(xì)化管理工作的重視程度。

二是不斷提升檔案管理人員的素質(zhì)。作為人事檔案管理人員，首先要愛(ài)崗敬業(yè)，勇于責(zé)任擔(dān)當(dāng)。從思想上、工作態(tài)度上真正將檔案管理工作作為自己肩負(fù)的重要工作力求做好。與此同時(shí)，還要極力推動(dòng)檔案管理部門構(gòu)建完善的質(zhì)量管理和考核體系，激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，不斷提升工作能力與管理水平，促進(jìn)人事檔案管理部門和單位人事檔案管理上向精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化方向發(fā)展，努力開(kāi)拓人事檔案工作的新局面。

三是加大檔案資料收集力度，提升檔案材料真實(shí)性、完整性。精細(xì)化管理模式下，要想實(shí)現(xiàn)人事檔案信息真實(shí)性、完整性、可靠性的全面提升，首先需要檔案管理工作者具備強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任心，與此同時(shí)還是要具備較強(qiáng)專業(yè)技術(shù)能力，能夠及時(shí)識(shí)別出有價(jià)值的人事檔案信息。與此同時(shí)，還要不斷強(qiáng)化與相關(guān)部門之間的溝通交流，實(shí)現(xiàn)檔案人事資料收集工作機(jī)制的進(jìn)一步完善。綜合上門收集、集中收集、重點(diǎn)收集、普通收集等多種方式[4]，同時(shí)針對(duì)新收集人事檔案資料進(jìn)行及時(shí)補(bǔ)充完善。并充分保障檔案材料能夠客觀、真實(shí)、可靠地反映出最新的個(gè)人檔案信息。作為人事檔案管理人員，在進(jìn)行資料收集的過(guò)程中，對(duì)于不真實(shí)的材料要堅(jiān)決予以排除，避免因個(gè)人工作疏忽導(dǎo)致人事檔案材料中出現(xiàn)不真實(shí)信息。

四是優(yōu)化存檔載體，強(qiáng)化人事檔案信息化建設(shè)。為了實(shí)現(xiàn)人事檔案精細(xì)化管理質(zhì)量的全面提升，還需要不斷強(qiáng)化檔案管理，針對(duì)檔案載體進(jìn)行進(jìn)一步優(yōu)化。檔案載體主要指的是檔案信息的承載工具，也就是檔案信息內(nèi)容的物質(zhì)承載體和依托。其可以是照片、膠片、紙張和光盤等。在現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展的形勢(shì)下，人事檔案載體也在發(fā)生巨大變化，傳統(tǒng)模式下的紙質(zhì)材料正在逐步向著電子化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化載體的方向發(fā)展，這也使得人事檔案管理工作更加便利，管理效率也能得到有效提升。而鑒于人事檔案載體的變化，在人事檔案管理過(guò)程中也需要逐步推動(dòng)檔案管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)，將各種高新檔案管理技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作實(shí)踐中，以此來(lái)促進(jìn)人事檔案精細(xì)化管理的進(jìn)一步改革創(chuàng)新，借此可以全面提升人事檔案管理質(zhì)量。

五是確保人事檔案的安全性。人事檔案十分重要，其安全性必須確保?？v觀我國(guó)人事管理制度，人事檔案有一個(gè)明顯特色，其對(duì)個(gè)人身份、學(xué)歷、成績(jī)進(jìn)行詳細(xì)記載，能夠全面反映出一個(gè)人的人生軌跡，同時(shí)也可以作為有效的個(gè)人簡(jiǎn)歷憑證。由此可以看出，人事檔案資料十分重要，具有十分重要的社會(huì)作用。因此在檔案資料管理實(shí)踐中，要做好對(duì)各種風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)措施，以此來(lái)保障檔案資料的安全性。人事檔案資料的安全管理，不僅關(guān)系著當(dāng)事人個(gè)人的切身利益，甚至于關(guān)乎上至黨和國(guó)家的整體利益，下至省市以及部門單位的利益，由此可以看出人事檔案對(duì)于服務(wù)社會(huì)也有積極貢獻(xiàn)，確保其安全可靠尤為重要。

事實(shí)表明，人事檔案十分重要，其在我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮著重要作用。因此，在新的發(fā)展形勢(shì)下，要針對(duì)人事檔案精細(xì)化管理存在的問(wèn)題，采取多種措施，從多個(gè)角度進(jìn)行不斷改革創(chuàng)新，大力促進(jìn)我國(guó)人事檔案管理質(zhì)量提升，這是我國(guó)檔案事業(yè)加速發(fā)展的需求與必然。