高校檔案社會化開發(fā)與利用

文/馮 麗

在高校檔案社會服務(wù)功能的不斷拓展、檔案需求增多、服務(wù)范圍擴大和檔案內(nèi)容日益豐富的趨勢下，社會化開發(fā)與利用正逐漸成為高校檔案工作的重要內(nèi)容。從當(dāng)前高校檔案社會化開發(fā)與利用的現(xiàn)狀看，還存在著功能不足、社會用戶需求挖掘不夠、服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)渠道單一等問題

近年來，高校社會公共服務(wù)職能更加凸顯，高校檔案社會化開發(fā)與利用業(yè)已成為檔案領(lǐng)域的研究熱點。在高校檔案社會服務(wù)功能的不斷拓展、檔案需求增多、服務(wù)范圍擴大和檔案內(nèi)容日益豐富的趨勢下，社會化開發(fā)與利用正逐漸成為高校檔案工作的重要內(nèi)容。在新形勢下不斷強化我國高校檔案社會化開發(fā)與利用，高校不僅能夠豐富自身履行公共職能和履行社會責(zé)任的領(lǐng)域，也能夠促使高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。

一、高校檔案社會化開發(fā)與利用的趨勢

當(dāng)前，高校檔案開發(fā)與利用，作為高校業(yè)務(wù)的拓展，已經(jīng)逐漸成為一種趨勢。其主要表現(xiàn)在：

一是高校檔案工作穩(wěn)步推進，社會化服務(wù)功能不斷拓展。高校本身具備一定的社會公共服務(wù)屬性，國家高校檔案社會化服務(wù)也有一定的要求。當(dāng)今在信息技術(shù)手段的助推下，高校檔案信息化建設(shè)穩(wěn)步向前，開始將檔案利用與社會需求相結(jié)合，檔案編目、著錄等二次、三次加工工作愈加成熟。有的高校檔案館還結(jié)合線上檔案信息資源與線下檔案展廳發(fā)揮檔案的休閑、娛樂和文化價值，針對科研檔案提供深度內(nèi)容檢索服務(wù)?？梢哉f，當(dāng)前高校檔案的功能已不再局限于簡單的參考和憑證，而更多地與社會需求相結(jié)合，教育、文化、休閑等多重功能愈加顯現(xiàn)。

二是社會公眾檔案需求增多，高校檔案服務(wù)范圍與對象擴大。隨著社會公眾檔案意識的不斷提高，社會對高校檔案利用的需求也與日俱增，主要包括兩方面：一是校內(nèi)師生去向的復(fù)雜化。隨著建校時間增長，學(xué)校規(guī)模擴大，畢業(yè)生不斷增多和就業(yè)環(huán)境的變化，用人單位對學(xué)生學(xué)籍證明材料、學(xué)生檔案的要求也是動態(tài)變化的，畢業(yè)生離校后的考研、出國、考公都涉及到很多證明材料的出具，如離校但未就業(yè)學(xué)生在公務(wù)員政審時就要學(xué)院或?qū)W校的參與。教師的離職、背調(diào)等也需要高校檔案部門的全程參與；二是社會檔案需求的增多。當(dāng)前，國家要求和鼓勵學(xué)校履行更多社會責(zé)任，高校科技成果轉(zhuǎn)化、教師校外掛職、校企合作培養(yǎng)人才等等都涉及大量檔案資料的查閱和利用。對于個人層面來說，圖書檔案的利用、校史檔案查閱、檔案館參觀需求也在逐漸增多。凡此種種，都在說明當(dāng)前高校和社會各個領(lǐng)域利用高校檔案的迫切需求趨勢大增。

三是檔案服務(wù)內(nèi)容日益豐富，服務(wù)渠道不斷拓展。檔案社會化開發(fā)與利用是以豐富的館藏資源為基礎(chǔ)的，相對于機關(guān)事業(yè)單位，高校檔案管理工作起步較晚，但長期以來也形成了完善的檔案管理制度、豐富的管理經(jīng)驗和海量的檔案資源。回顧以往，高校檔案內(nèi)容的收集、管理與服務(wù)大致經(jīng)歷三個階段：一是以文書檔案管理為主的檔案室階段；二是以綜合管理文書檔案和科技檔案管理為主的綜合檔案館階段；三是以所有有價值信息資源都作為檔案進行管理和利用的“大檔案”理念階段。在大數(shù)據(jù)信息化時代，信息資源的價值和作用更加突出，大數(shù)據(jù)、云計算等信息化技術(shù)的興起也讓人們重新審視了信息的價值，原本不被重視的行為數(shù)據(jù)、過程數(shù)據(jù)也紛紛被作為檔案記錄下來。完全可以預(yù)見，隨著檔案信息化技術(shù)的不斷推進，高校面向社會的檔案服務(wù)內(nèi)容也會在熱烈需求的推動下不斷豐富。另一方面，在信息技術(shù)的推動下，高校檔案服務(wù)社會渠道也在不斷拓展，從過去的館藏中心模式逐漸發(fā)展為線上與線下、人工與自動的融合服務(wù)模式，社會用戶能夠通過官方網(wǎng)站、微信公眾號、自主傳播平臺或是高校自建的信息門戶發(fā)起檔案利用需求。高校檔案社會化開發(fā)與利用已經(jīng)成為一大趨勢，整體勢頭良好。

二、高校檔案社會化開發(fā)與利用存在的問題

縱觀高校檔案社會化開發(fā)與利用的發(fā)展勢頭，令人欣喜。然而，當(dāng)前存在的問題不容忽視。分析起來，其存在的問題主要表現(xiàn)在：

一、檔案的多元化功能尚未凸顯。長期以來，高校檔案都處于較為封閉的管理與利用模式，檔案社會化開發(fā)與利用多采用館藏中心模式，沒有深度挖掘高校檔案的多元價值，也導(dǎo)致高校豐富的檔案信息資源沒有得到充分開發(fā)。傳統(tǒng)高校檔案社會化開發(fā)與利用的方式主要包括學(xué)歷認證、檔案證明、畢業(yè)生就業(yè)、科技成果推廣應(yīng)用、檔案文創(chuàng)產(chǎn)品開發(fā)、檔案展覽與宣傳等。其中絕大多數(shù)都是基礎(chǔ)性的數(shù)據(jù)管理服務(wù)，即發(fā)揮檔案的參考和憑證的功能價值。但從《普通高等院校檔案管理辦法》中可以看出，高校檔案包括黨政管理、教學(xué)、科研、基本建設(shè)等九大內(nèi)容，具有豐富的教育、科研、文化傳承價值。因此，高校檔案部門應(yīng)突破原有社會服務(wù)與利用方式的束縛，轉(zhuǎn)變工作理念，探索和挖掘檔案信息資源的多元化功能與價值，以最大限度地讓檔案信息資源服務(wù)社會。

二、社會用戶需求挖掘不足。豐富的檔案信息資源是高校檔案社會化開發(fā)與利用的基礎(chǔ)，而社會用戶需求則把握著社會化開發(fā)與利用的方向。從上文的分析中可以看出，高校檔案社會化開發(fā)與利用呈現(xiàn)出服務(wù)范圍與對象不斷擴大的趨勢，面向社會的服務(wù)對象包括已畢業(yè)的學(xué)生、校外企事業(yè)單位和政府機關(guān)以及個人用戶。可以看出，檔案服務(wù)社會的利用主體年齡跨度、知識層面和從事行業(yè)跨度都有較大變化，其檔案利用的需求也是各不相同，這就要求高校檔案部門應(yīng)在服務(wù)開發(fā)與利用前開展深入的社會調(diào)研。當(dāng)前，高校對校內(nèi)師生的檔案利用需求的調(diào)研已十分成熟，但如何運用信息技術(shù)手段開展廣泛的社會調(diào)研與數(shù)據(jù)分析就涉及到更多專業(yè)知識，如用戶畫像素描、用戶體驗、UI設(shè)計等等，這些都給檔案部門提出了新的更高要求。

三、檔案服務(wù)內(nèi)容方式單一、服務(wù)渠道建設(shè)不完善。在智慧政府、智慧檔案館建設(shè)的大背景下，越來越多的高校都開始探索盡力綜合網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)平臺來滿足校內(nèi)和社會用戶的各項需求。但從使用現(xiàn)狀來看，對于社會用戶還主要以檔案實體查詢、電話咨詢?yōu)橹?，而通過網(wǎng)絡(luò)、傳真、郵寄的方式提供服務(wù)的較少。服務(wù)內(nèi)容也多以基礎(chǔ)性的檔案資源查詢?yōu)橹?，模塊化和個性化的檔案專題服務(wù)、在線咨詢、檔案自主查詢等服務(wù)相對較少。在服務(wù)渠道方面，線上服務(wù)平臺建設(shè)還較為滯后，無法滿足社會上多元化的檔案利用需求。

三、完善我國高校檔案社會化開發(fā)與利用的對策建議

如何針對存在的問題，切實搞好高校檔案社會化開發(fā)與利用，更好地適應(yīng)與滿足社會的熱切需求，筆者提出了以下對策建議：

對策建議一，轉(zhuǎn)變思想觀念，發(fā)揮多元價值。高校檔案部門應(yīng)轉(zhuǎn)變長期以來存在的“重保管輕利用”的思想觀念，突破原有封閉的檔案服務(wù)與利用環(huán)境，主動探索檔案社會化開發(fā)與利用的新路徑。在保證服務(wù)本校管理、教學(xué)、科研工作的基礎(chǔ)上，更為深入地挖掘信息時代檔案資源的多元價值，強化自身社會責(zé)任感，樹立社會服務(wù)意識，在本校檔案工作和社會公眾需求中尋找合適的切入點，不斷彰顯高校檔案的多元化開發(fā)與利用價值。首先，在檔案收集階段就應(yīng)考慮其社會化開發(fā)與利用，可面向校內(nèi)師生和社會公眾廣泛征集檔案資料以豐富館藏資源，對于由于歷史等原因出現(xiàn)檔案缺失或檔案空白的，可以通過各種渠道并制定相應(yīng)的激勵措施鼓勵校友和社會大眾主動提供相關(guān)線索予以補救。在種類上應(yīng)不局限于科研、教學(xué)檔案，加大對校企合作、社會重大事件等社會活動中產(chǎn)生檔案的收集力度，讓高校檔案社會化開發(fā)與利用領(lǐng)域與空間更加拓展。其次，還應(yīng)加強檔案編研以發(fā)揮檔案的多元價值。檔案編研是對檔案內(nèi)容的深度加工和開發(fā)，能為各種決策提供廣泛的檔案信息。結(jié)合高校的特點、優(yōu)勢與長處，應(yīng)在選題上注重各類主題的平衡發(fā)展，重點開展文化、休閑和教育類的檔案編研工作，以主題鮮明、特色突出的檔案編研讓高校檔案社會化開發(fā)更有深度、更有廣度，特色更加鮮明。

對策建議二，挖掘用戶需求，創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容。高校檔案社會化開發(fā)與利用應(yīng)充分考慮各個不同利用主體的各自需求。多年以來，高校檔案管理部門更多的是提供檔案資料查詢和驗證業(yè)務(wù)，而對民生、歷史類檔案服務(wù)的開發(fā)較少，如此狀況難以滿足目前受眾的諸多信息需求。對此，高校檔案部門應(yīng)首先開展深入的社會調(diào)研工作，運用互聯(lián)網(wǎng)平臺，還可以借助電子政務(wù)的信息技術(shù)采納模型構(gòu)建高校檔案社會化開發(fā)的用戶需求調(diào)查問卷。同時，還要注重對用戶使用數(shù)據(jù)的分析，在利用發(fā)起、工單轉(zhuǎn)接、工單完成等各個階段以及各個環(huán)節(jié)進行數(shù)據(jù)埋點，對服務(wù)響應(yīng)時間、用戶滿意度等數(shù)據(jù)進行分析，根據(jù)分析結(jié)果為檔案社會化開發(fā)與利用提供有益的參考。

此外，在服務(wù)內(nèi)容方面，高?？筛鶕?jù)不同的受眾特征和興趣愛好，以館藏檔案資源為依托開展個性化服務(wù)，包括短信、網(wǎng)頁、郵件、APP、微信公眾平臺上的信息推送、畢業(yè)生檔案信息的在線檢索、目錄信息的網(wǎng)絡(luò)檢索、利用者疑問的在線咨詢等讓社會大眾能夠體驗到不同表現(xiàn)形式的檔案服務(wù)內(nèi)容，也能讓用戶自主地選擇更具針對性的信息服務(wù)方式。從而使高校檔案社會化開發(fā)與利用，特別是檔案服務(wù)功能，更能貼近平民百姓，更能貼近社會生活。

對策建議三，豐富服務(wù)方式，拓展服務(wù)渠道。高校檔案社會化開發(fā)與利用要借鑒社會化的服務(wù)方式，具體而言，就是要在保證檔案保密性、真實性、安全性的基礎(chǔ)上借鑒市場化的公共服務(wù)方式，例如業(yè)務(wù)外包和增值業(yè)務(wù)。業(yè)務(wù)外包是為了解決部分以高校現(xiàn)階段技術(shù)能力和手段無法實現(xiàn)的利用開發(fā)，如珍貴檔案、特殊檔案的管理與維護；館藏資源的合作開發(fā)與利用等等。此外，高校還可以將用戶體系整體外包給專業(yè)互聯(lián)網(wǎng)公司，以提升用戶服務(wù)的專業(yè)性。增值業(yè)務(wù)就是對部分社會化利用進行收費，檔案社會化開發(fā)與利用勢必會將高校檔案推入市場，高校應(yīng)注重經(jīng)濟效益和社會效益的平衡，以平衡業(yè)務(wù)項目的開支為目的對用戶進行收費，如圖書檔案、科研檔案等高價值信息資源的開發(fā)利用。

在服務(wù)渠道方面，應(yīng)注重線上線下的融合發(fā)展。在線上打造以信息門戶為主，檔案官網(wǎng)、新媒體為輔的網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)平臺，線下則應(yīng)采用以智能終端為主、人工服務(wù)為輔的半自助服務(wù)模式，大大提供用戶的自由度。

鑒于上述的梳理與分析，可見高校檔案社會化開發(fā)與利用潛力很大，空間開闊，高校應(yīng)該投入力量，加大開發(fā)與利用力度，這既有利于高校檔案管理工作的拓展，也有利于社會的現(xiàn)實需求，這是實現(xiàn)高校檔案資源開發(fā)與滿足社會檔案利用需求“雙贏”的好課題，有效成果實為可期。