建設(shè)工程檔案歸檔移交存在問題淺析

文/符聯(lián)雙

城市建設(shè)工程檔案是對工程項目全過程的記錄，是項目交付使用后的重要查考依據(jù)。隨著城市化建設(shè)的不斷加快，工程檔案的數(shù)量急劇增加，但與之不相匹配的是實際工作中依然存在著諸多問題，應(yīng)予研究解決

近年來隨著城市化進(jìn)程的不斷加快，工程檔案的數(shù)量急劇增加，但與之不相匹配的是檔案管理工作滯后、管理質(zhì)量良莠不齊，一定程度影響了建設(shè)工程后續(xù)的運營管理。楊凌示范區(qū)檔案館協(xié)助當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)行政主管部門承擔(dān)了楊凌地區(qū)建設(shè)工程檔案的接收和保管利用等工作職能，本文就工作實踐中遇到的問題和應(yīng)對策略做了粗淺的歸納與探討。

一、存在的問題

建設(shè)工程檔案是工程項目從立項、審批、勘查、設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工驗收等過程形成的并應(yīng)歸檔保存的文字、表格、音像、圖紙等資料，是工程項目全過程的記錄，更是工程交付使用后的重要依據(jù)，理應(yīng)做好歸檔。然而，由于多種原因造成建設(shè)工程檔案歸集整理、審驗接收等工作環(huán)節(jié)存在一些較為突出的問題，歸納起來主要反映在以下三個方面：

問題之一是參建單位的檔案意識較為淡薄。項目建設(shè)過程中，建設(shè)、施工、監(jiān)理等工程參建主體往往重視程度不夠，存在著“重建設(shè)、輕管理”的問題，將工作重點放在施工質(zhì)量管理與工程進(jìn)度控制等方面，而對工程檔案管理的價值認(rèn)識不足。在這樣的思想主導(dǎo)下，對工程檔案建設(shè)管理的投入不足，檔案人員配備不夠，沒有專職的資料員，檔案管理技術(shù)和設(shè)備落后，這些問題必然導(dǎo)致建設(shè)工程資料的收集、編制與工程項目不能同步進(jìn)行，有的甚至到了竣工之后相關(guān)資料還沒有歸集和整理，隨之也就出現(xiàn)了資料收集不齊全、內(nèi)容缺項漏項、記錄不嚴(yán)密等問題，而這些又無疑影響了后期檔案移交的順利進(jìn)行。

問題之二是建設(shè)工程檔案管理人員自身業(yè)務(wù)能力水平不高。如前文所言，參建單位對檔案工作重視不夠投入不足，很多單位并未配備專職的工程檔案管理人員，普遍為兼職人員而且流動頻繁，這些人員在崗在職期間很少參加專業(yè)的檔案建設(shè)管理培訓(xùn)，沒有系統(tǒng)學(xué)習(xí)過工程檔案管理知識，無法扎實全面地掌握工程檔案立卷歸檔技能，其業(yè)務(wù)能力水平與承擔(dān)的工作不相適應(yīng)。這些不足勢必影響到工程檔案整理歸檔工作上，于是就出現(xiàn)了檔案記錄不完整、收集不齊全、歸檔不及時等問題，最終導(dǎo)致建設(shè)工程檔案的整體質(zhì)量難以得到保證。

問題之三是建設(shè)工程檔案管理機(jī)構(gòu)的靠前指導(dǎo)不夠。保障建設(shè)工程檔案的真實與完整是城建檔案管理機(jī)構(gòu)的重要職責(zé)，而在工作實踐中，往往是只有在建設(shè)項目竣工驗收完畢并申請移交工程檔案時，城建檔案管理機(jī)構(gòu)才去核查檔案資料的真實完整情況。但即使就是這個時候發(fā)現(xiàn)了問題，移交單位只能是事后彌補和完善，往往就把應(yīng)付審驗作為目的，很容易導(dǎo)致個別檔案資料出現(xiàn)不真實的情況，一定程度上降低了檔案的保存和利用價值。反思這些問題，就是因為城建檔案管理機(jī)構(gòu)沒有開展建設(shè)項目的靠前指導(dǎo)、跟蹤服務(wù)和有效監(jiān)管，在工程施工環(huán)節(jié)未對工程資料的立卷歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

二、采取的舉措

針對存在的上述問題，工作實踐中，我們盡可能地發(fā)揮各方力量，想方設(shè)法彌補欠缺、堵塞漏洞，主要采取以下三項舉措：

舉措一，強化監(jiān)督管理與引導(dǎo)，提升參建單位檔案主體意識。作為城建檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案行政管理部門，一定要發(fā)揮自身工作職能，首先要將宣傳工作做到一線，利用國際檔案日、工程質(zhì)量宣傳月等時間節(jié)點，開展多種形式的工程檔案教育活動，引導(dǎo)參建單位重視加強工程檔案歸集移交工作，提升檔案主體意識；協(xié)助工程參建單位明確各自職責(zé)，簽訂必要的責(zé)任承諾書，確保工程檔案及時有效收集；提請參建單位制定完善檔案資料管理制度，明確有責(zé)任心、業(yè)務(wù)能力強的人員專職負(fù)責(zé)檔案管理工作，要求人員相對固定盡量不要更換；督促參建單位及時收集資料文件，工程資料員要堅守在施工現(xiàn)場，做到資料收集與工程施工同步進(jìn)行，確保工程資料如實反映工程實體狀況。

舉措二，創(chuàng)造條件加強檔案人員培訓(xùn)交流，提高從業(yè)人員業(yè)務(wù)水平。建設(shè)行政主管部門、城建檔案管理機(jī)構(gòu)要拓展培訓(xùn)工作，積極向上爭取，定期為工程參建單位組織檔案專項培訓(xùn)，開展新《檔案法》，以及《建筑法》《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》等行業(yè)法律法規(guī)和制度的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，掌握當(dāng)前工程檔案資料歸檔移交的新規(guī)定、新要求，保障歸檔工程檔案的合法性和規(guī)范性；要適時開展建筑工程行業(yè)內(nèi)的交流學(xué)習(xí)，選擇檔案工作規(guī)范有序的先進(jìn)單位進(jìn)行現(xiàn)場展示觀摩和經(jīng)驗介紹，直觀便捷地進(jìn)行溝通交流，以先進(jìn)促后進(jìn)，幫后進(jìn)，促使檔案管理人員業(yè)務(wù)水平快速提升。

舉措三，轉(zhuǎn)變觀念深入一線，推行工程檔案現(xiàn)場監(jiān)督指導(dǎo)。建設(shè)工程檔案的編制任務(wù)重、難度大，而相關(guān)法規(guī)的宣傳教育又做不到常態(tài)化，加之新版《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》取消了工程檔案預(yù)驗收的環(huán)節(jié)，所以，將檔案審驗關(guān)口前移，推行工程檔案現(xiàn)場監(jiān)督指導(dǎo)就顯得尤為重要。為此，首先是加強城建檔案管理機(jī)構(gòu)自身的指導(dǎo)力量，確保足夠的專業(yè)人員來應(yīng)對一線指導(dǎo)工作的需要；其次是要順應(yīng)形勢，轉(zhuǎn)變觀念，變被動為主動，深入建設(shè)項目一線，及時了解和掌握參建單位資料歸集整理工作的需求，開展檔案項目跟蹤服務(wù)，指導(dǎo)工程檔案驗收業(yè)務(wù)流程告知、接收范圍和檔案編制、收集情況以及核查等，務(wù)必使檔案人員盡快掌握工程檔案的歸檔要求、進(jìn)館范圍和整理方法；建設(shè)行政主管部門還要切實加強對參建單位工程檔案移交的事前承諾、事中提醒、事后監(jiān)管和失信處罰，充分發(fā)揮行政管理職能，促進(jìn)建設(shè)工程檔案歸集質(zhì)量和管理水平再上新臺階。