大數(shù)據(jù)信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用

文/羅小玲

運(yùn)用大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)是提高檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化與便捷高效化的重要措施，也會(huì)對(duì)行政管理效果與服務(wù)水平等產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。因此，要從管理理念、目標(biāo)、隊(duì)伍建設(shè)及制度、設(shè)備等多個(gè)層面來(lái)縮小其實(shí)際運(yùn)用與預(yù)期目標(biāo)的差距，助推行政管理體制改革

運(yùn)用大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)是提高檔案數(shù)據(jù)信息分析處理能力及潛在價(jià)值挖掘能力的主要手段，也是拓寬檔案信息檢索途徑與增加檢索信息數(shù)量的重要方式，更能提高檔案資源庫(kù)存儲(chǔ)信息的規(guī)模化與安全性，但是受管理模式落后、信息化技術(shù)軟件落后等多種因素的影響，其實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)的幾率較小，因此，要從管理理念、目標(biāo)、隊(duì)伍建設(shè)及制度、設(shè)備等多個(gè)層面來(lái)縮小其實(shí)際運(yùn)用與預(yù)期目標(biāo)的差距，助推行政管理體制改革。

一、檔案管理大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)運(yùn)用過(guò)程中出現(xiàn)的主要問(wèn)題

現(xiàn)階段檔案管理大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)運(yùn)用越來(lái)越廣泛，然而，現(xiàn)實(shí)中還存在一些問(wèn)題，應(yīng)該引起有關(guān)方面的高度重視。

一是思想上的忽視。時(shí)下，部分地區(qū)機(jī)構(gòu)編制部門領(lǐng)導(dǎo)并沒有掌握檔案管理核心內(nèi)容與基本職能作用，特別是表現(xiàn)為高科技的檔案管理大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)的應(yīng)用要求，而將其等同于一般的檔案管理，加劇了該項(xiàng)工作的簡(jiǎn)單化、局限性及表面性。領(lǐng)導(dǎo)思想上的輕視會(huì)直接體現(xiàn)在其日常工作中，比如，在日常工作總結(jié)及部門發(fā)展規(guī)劃總體方案中很少甚至不會(huì)涉及該項(xiàng)工作，減少該部門人員編制；再者，其使用的電腦等設(shè)備及軟件也比較陳舊落后。這些無(wú)疑會(huì)給包括管理人員在內(nèi)的行政管理人員形成對(duì)該項(xiàng)工作不重要的錯(cuò)誤認(rèn)知，無(wú)形之中會(huì)加劇管理人員對(duì)該項(xiàng)工作的敷衍應(yīng)付態(tài)度，這也是造成實(shí)現(xiàn)檔案管理大數(shù)據(jù)信息化工作效率低與進(jìn)展緩慢的主因。

二是管理隊(duì)伍大數(shù)據(jù)信息化素養(yǎng)有待提升。雖然部分管理人員掌握了專業(yè)管理知識(shí)或積累了豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，但是其舊有的管理思維已經(jīng)僵化，創(chuàng)新發(fā)展意識(shí)不強(qiáng)，存在多一事不如少一事的想法，甚至于思想上抵觸信息化建設(shè)，經(jīng)常以各種理由來(lái)拒絕參加網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)，拖延了其熟練掌握運(yùn)用信息化管理技術(shù)設(shè)備的時(shí)間，人為地增加了信息化建設(shè)的阻力。另外，還有一些管理人員管理理念較為落后，對(duì)該項(xiàng)工作的理解認(rèn)知也停留在原有的保存整體檔案資料的層面，降低了其對(duì)挖掘檔案資料價(jià)值的助推作用。

三是檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)的混亂性。不同地區(qū)甚至同一地區(qū)不同部門之間檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)也存在很大的差異，原本就沒有把先進(jìn)完整的信息化管理機(jī)制落實(shí)到位，降低了該項(xiàng)工作流程的統(tǒng)一規(guī)范性與方向目標(biāo)的明確性，從而阻礙了檔案資源共享與信息化建設(shè)。

四是檔案信息安全性有待加強(qiáng)。大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)在簡(jiǎn)化該項(xiàng)工作流程與提高其管理運(yùn)用效率的同時(shí)，也增加了該管理系統(tǒng)被攻擊的幾率，極有可能因黑客攻擊、網(wǎng)絡(luò)病毒、操作失誤等原因造成系統(tǒng)的癱瘓及重要信息的丟失，甚至有些重要文件無(wú)法被修復(fù)和使用，造成檔案資源的缺失或錯(cuò)誤。針對(duì)這一弊端，必須盡快采取措施加以防范與避免。

二、檔案管理中運(yùn)用大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)的策略

為了盡快解決檔案管理中運(yùn)用大數(shù)據(jù)信息化問(wèn)題，應(yīng)該采取以下策略：

其一，轉(zhuǎn)變思想認(rèn)知。檔案大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)的應(yīng)用，首先要從提升單位領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)知度開始。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)經(jīng)常閱讀檔案管理及行政體制改革發(fā)展等相關(guān)的文件、書籍、資料，并主動(dòng)參加與這些領(lǐng)域相關(guān)的交流活動(dòng)，傾聽其他地區(qū)職能類似部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知與見解，在全面了解該項(xiàng)工作職能作用與核心內(nèi)容的基礎(chǔ)上，將其作為實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位登記檔案管理目標(biāo)的重要途徑，不僅要從思想上重視該項(xiàng)工作，更是用實(shí)際行動(dòng)在部門內(nèi)部營(yíng)造出人人配合該項(xiàng)工作的工作氛圍，比如，在季度或月度工作總結(jié)大會(huì)上介紹該項(xiàng)工作的重要性以及取得的成績(jī)，分析其對(duì)不同部門工作的影響，并根據(jù)年度目標(biāo)來(lái)制定該項(xiàng)工作的月度或季度目標(biāo)，適當(dāng)提高該項(xiàng)工作電腦等設(shè)備的配置標(biāo)準(zhǔn)，購(gòu)買最新、性能更先進(jìn)的管理系統(tǒng)，從而促使管理人員和單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)該項(xiàng)工作的重視，齊心協(xié)力更加積極主動(dòng)地完成該項(xiàng)工作任務(wù)。

其二，提高管理隊(duì)伍網(wǎng)絡(luò)技術(shù)素養(yǎng)。管理人員的技術(shù)水平是大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)應(yīng)用的關(guān)鍵。各單位要重視培訓(xùn)工作，要從培訓(xùn)內(nèi)容及方式等層面來(lái)實(shí)現(xiàn)管理人員專業(yè)素養(yǎng)、信息技術(shù)運(yùn)用能力及自學(xué)能力的共同提升。其中，可以按照每周培訓(xùn)一次或兩次的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)的常態(tài)化與持續(xù)性，引導(dǎo)其養(yǎng)成自主學(xué)習(xí)的好習(xí)慣。以往培訓(xùn)內(nèi)容側(cè)重于崗位技能與專業(yè)理論知識(shí)為主，但是卻沒有將兩者進(jìn)行融合創(chuàng)新，造成了兩者的分隔，弱化了兩者的相互促進(jìn)作用?，F(xiàn)實(shí)告訴人們，應(yīng)該主動(dòng)將互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)、創(chuàng)新教育等內(nèi)容融入到培訓(xùn)內(nèi)容之中，堅(jiān)持理論與實(shí)踐相結(jié)合的原則，提高培訓(xùn)內(nèi)容的實(shí)用性、全面性與延伸性。另外，可以將培訓(xùn)內(nèi)容制作成PPT，并用多媒體設(shè)備進(jìn)行播放，也可以組織開展工作交流活動(dòng)、主題研究會(huì)等方式來(lái)提高培訓(xùn)形式的靈活多樣性，避免因過(guò)于雷同的培訓(xùn)形式而降低管理人員參加培訓(xùn)活動(dòng)的熱情。最后，還應(yīng)利用主題講座來(lái)幫助管理人員認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)工作對(duì)部門及個(gè)人發(fā)展的重要性，引導(dǎo)其主動(dòng)將自身發(fā)展與行政管理目標(biāo)、社會(huì)穩(wěn)定關(guān)聯(lián)起來(lái)，這些都有助于促使其在認(rèn)真努力完成管理任務(wù)的基礎(chǔ)上不斷改進(jìn)創(chuàng)新自身工作方式，實(shí)現(xiàn)自身職業(yè)素養(yǎng)與綜合能力的不斷提升。

其三，完善檔案信息化技術(shù)的管理制度。應(yīng)在學(xué)習(xí)借鑒現(xiàn)代化管理機(jī)制、找出信息化建設(shè)難點(diǎn)及分析原有管理機(jī)制弊端的基礎(chǔ)上來(lái)補(bǔ)充調(diào)整其管理機(jī)制，比如，監(jiān)管機(jī)制等，以制度的方式來(lái)確定信息化建設(shè)目標(biāo)與規(guī)范工作流程，要求相關(guān)人員嚴(yán)格按照最新規(guī)章制度來(lái)約束工作行為，對(duì)于嚴(yán)守規(guī)章制度的人給以適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反相關(guān)規(guī)章制度的人員進(jìn)行相應(yīng)的處罰，做到獎(jiǎng)罰分明，為保障該項(xiàng)工作的有序開展奠定基礎(chǔ)。

其四，完善安全防范措施。管理人員應(yīng)辯證地看待大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)對(duì)該項(xiàng)工作的影響，在合理運(yùn)用大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)的同時(shí)，定期對(duì)其當(dāng)前使用的管理系統(tǒng)進(jìn)行安全方面的專業(yè)評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的系統(tǒng)漏洞，并對(duì)其進(jìn)行修補(bǔ)。另外，還應(yīng)定期更新病毒查殺軟件，要求相關(guān)人員規(guī)范操作，聘請(qǐng)專業(yè)的系統(tǒng)維護(hù)人員，這些都有助于提高系統(tǒng)的安全性，降低了相關(guān)信息被竊取或丟失等情況的發(fā)生。構(gòu)建具有較強(qiáng)兼容性與共享性的檔案資源信息管理平臺(tái)，讓各部門人員主動(dòng)上傳相關(guān)信息資料，系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)分類整理與保存，管理人員對(duì)這些數(shù)據(jù)信息進(jìn)行檢查分析與運(yùn)用，以提高信息資源的共享性、全面性及有效性。

綜上所述，檔案管理大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)的應(yīng)用勢(shì)在必行。正視原有檔案管理工作模式的弊端與漏洞，充分認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)對(duì)提高檔案管理水平的重要意義，通過(guò)完善管理機(jī)制、創(chuàng)新培養(yǎng)模式及加強(qiáng)安全防護(hù)力量等途徑來(lái)提高其運(yùn)用水平，深入挖掘其潛在價(jià)值，為促進(jìn)其檔案管理創(chuàng)新以及提升行政管理工作水平奠定基礎(chǔ)，這些無(wú)不揭示了大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)的運(yùn)用，為檔案事業(yè)發(fā)展與進(jìn)步展現(xiàn)了極其美好的前景。