基層公益服務事業(yè)單位檔案管理的體會和思考

林興科

摘要：基層公益服務事業(yè)單位檔案是對單位歷史發(fā)展與現(xiàn)實情況進行真實全面反映的信息資源，屬于基層公益服務事業(yè)單位重要的無形資產(chǎn)。新形勢下，隨著信息化時代的快速發(fā)展，原有基層公益服務事業(yè)單位檔案管理體系與制度已不能適應時代發(fā)展要求，應加強對其管理創(chuàng)新與服務模式的創(chuàng)新，尤其是基層公益服務事業(yè)單位檔案管理信息化改革。

關(guān)鍵詞：檔案管理;管理流程

引言：對于我國的公益服務事業(yè)單位而言，應加強檔案管理標準化、精細化、制度化建設，有效提升檔案管理的質(zhì)量，增強檔案利用的能力。

1.??? 新形勢下基層公益服務事業(yè)單位檔案管理特點以及改革的重要性

新形勢下，隨著數(shù)字化信息化社會進程的不斷加速，基層公益服務事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化信息化水平不斷提升，有效的發(fā)揮了數(shù)字化信息化事業(yè)單位檔案管理特點：一方面，數(shù)字化信息化基層公益服務事業(yè)單位檔案管理不但可以有效的促進檔案管理工作成本費用的降低，而且對于其工作效率的提升具有積極作用;另一方面，數(shù)字化信息化單位檔案管理工作的開展，有利于與其他相關(guān)部門溝通與交流，在一定程度上提高了單位檔案管理工作質(zhì)量與效率。單位檔案管理信息化指的是在單位檔案管理中，在建立信息技術(shù)與現(xiàn)代網(wǎng)絡技術(shù)平臺基礎上，實現(xiàn)對單位檔案虛擬化、數(shù)字化及信息化處理，從而促進其服務職能的履行更加深入高效。基層公益服務事業(yè)單位檔案管理信息化建立與發(fā)展具有一定的必要性：首先，隨著以物聯(lián)網(wǎng)、云計算等為典型代表的現(xiàn)代數(shù)字化信息化技術(shù)的不斷完善與優(yōu)化，其被廣泛的應用于各個行業(yè)領域之中，尤其是在解決檔案管理工作難題方面。因此，基層公益服務事業(yè)單位檔案管理信息化是順應時代社會技術(shù)發(fā)展的必然要求。其次，當前，基層公益服務事業(yè)單位體制改革正處于關(guān)鍵時期，其中一個改革關(guān)鍵點即為現(xiàn)代事業(yè)單位制度的改革，其改革過程中離不開信息化平臺與系統(tǒng)的創(chuàng)建，這為單位檔案管理數(shù)字化信息化建設創(chuàng)造了有利條件。因此，基層公益服務事業(yè)單位檔案管理信息化是順應事業(yè)單位改革的必然選擇;第三，傳統(tǒng)檔案管理存在著程序復雜、流程繁瑣以及信息資料整理難度較大等問題，尤其是在對歷史信息或資料查詢時，常常遇到信息不全及資料缺失等問題。而基層公益服務事業(yè)單位檔案管理信息化建設，可有效的解決這一問題。因此，基層公益服務事業(yè)單位檔案管理信息化是檔案管理工作發(fā)展趨勢需要。

2.??? 基層公益服務事業(yè)單位檔案管理信息化改革內(nèi)容

基層公益服務事業(yè)單位檔案管理工作應遵循一定的制度建設原則，即明確職責、強化靈活化與規(guī)范化建設、注重動態(tài)與靜態(tài)相結(jié)合等。而基層公益服務事業(yè)單位檔案管理信息化改革內(nèi)容則主要包括以下幾方面，具體有：

2.1? 數(shù)字化檔案管理模式的建設

當前，具有較為典型的數(shù)字化技術(shù)包含數(shù)字加密技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、掃描技術(shù)、身份認證技術(shù)等，而檔案信息資料經(jīng)由數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案信息可以有效的實現(xiàn)信息資料的更新、整合及補充等。作為基層公益服務事業(yè)單位的一個重要無形資產(chǎn)，檔案數(shù)字化建設可以有效的為單位社會效益的實現(xiàn)創(chuàng)造有利條件。

2.2? 自動化檔案管理模式的建設

檔案管理工作的自動化實現(xiàn)是基層公益服務事業(yè)單位檔案管理信息化改革的一項重要組成。典型的自動化技術(shù)代表包含數(shù)碼掃描識別、電子標簽以及OCR識別等。以自動化技術(shù)為基礎，檔案管理自動化包含信息數(shù)據(jù)的自動收集、自動篩選、自動檢索以及關(guān)鍵詞的自動提取等。自動化檔案管理模式可有效的實現(xiàn)檔案信息資料的批量處理與自動處理功能。

2.3? 體系化檔案管理模式的建設

基層公益服務事業(yè)單位檔案管理信息化建設是一個體系化過程，較傳統(tǒng)檔案管理模式不同，其包含了檔案文檔一體化、部門銜接一體化、內(nèi)部流程一體化等。以數(shù)據(jù)集成技術(shù)、數(shù)據(jù)庫機械、數(shù)據(jù)融合技術(shù)等為基礎，有效的增強了信息數(shù)據(jù)的通用性和兼容性[1]。

2.4? 互動化檔案管理模式的建設

傳統(tǒng)檔案管理中，各個檔案信息僅對應一份信息，缺乏互動性。而基層公益服務事業(yè)單位檔案管理信息化體系增加了信息的互動性，對于提升服務質(zhì)量和增強系統(tǒng)優(yōu)化等具有積極作用。

3.??? 基層公益服務事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式的改革措施

面對當前信息化社會發(fā)展需求與基層公益服務事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀問題，應加強基層公益服務事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式的改革，可通過以下幾方面開展，具體有：

第一，加強檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)能力培訓，強化檔案管理人員對檔案管理工作的責任意識。檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)能力關(guān)系到檔案管理工作質(zhì)量與效率，對檔案管理工作開展具有重要基礎性作用。檔案管理人員對檔案管理工作責任意識的提升，對檔案工作科學化、規(guī)范化發(fā)展具有積極作用。

第二，加檔案管理方法和手段的完善性，建立健全符合基層公益服務事業(yè)單位發(fā)展需求的檔案管理制度。不斷提升檔案管理工作人員檔案管理服務水平，增強服務意識和樹立檔案創(chuàng)新管理，從而提升檔案管理質(zhì)量與效率[2]。

第三，通過對基層公益服務事業(yè)單位檔案管理業(yè)務流程進行優(yōu)化和業(yè)務標準進行制度化。實現(xiàn)基層公益服務事業(yè)單位檔案管理業(yè)務流程的重構(gòu);通過不斷的拓展基層公益服務事業(yè)單位檔案管理服務功能范圍和服務內(nèi)容形式等，實現(xiàn)基層公益服務事業(yè)單位檔案管理服務能力的拓展;通過不斷加強基層公益服務事業(yè)單位檔案管理軟硬件建設和各類信息資源的整合，實現(xiàn)單位檔案管理信息化平臺的建設;通過強化基層公益服務事業(yè)單位檔案管理信息化安全保障措施和引入具有先進性和活力的新生力量，促進基層公益服務事業(yè)單位檔案管理組織架構(gòu)的重組。此外，針對基層公益服務事業(yè)單位流動人員檔案管理，應針對指定信息統(tǒng)計，進行適應性創(chuàng)新。一方面加大優(yōu)秀流動性人才信息檔案的保留工作;另一方面簡化單位流動人員管理模式，制定與單位相適應流動人員檔案管理方案，以促進流動人員檔案管理質(zhì)量與效率[3]。

結(jié)論：

簡而言之，作為基層公益服務事業(yè)單位管理工作的一項重要組成，單位檔案管理工作的有效開展關(guān)系到事業(yè)單位能否健康、穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展。針對當前基層公益服務事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及新形勢下數(shù)字化信息化社會發(fā)展需求，加強基層公益服務事業(yè)單位檔案管理信息化改革勢在必行。

參考文獻：

[1]?? 徐雁.淺析檔案管理現(xiàn)代化[J].開封教育學院學報2019（3）.

[2]?? 吳清越.農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理存在的問題與改進對策[J].廣西農(nóng)學報，2019（1）.

[3]?? 吳寶康.檔案學概論[M].中國人民大學出版社，2019（6下）.