淺析新時(shí)代背景下做好人才人事檔案管理的重要性

王民

【摘要】人才人事檔案管理是企業(yè)管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，影響著企業(yè)的方方面面。企業(yè)發(fā)展的根本在于人才，所以新時(shí)代背景下人才競(jìng)爭(zhēng)激烈，為人才人事檔案管理帶來(lái)了新的工作難度。因此，研究了新時(shí)代背景下做好人才人事檔案管理的重要性，并提出了一些方法策略。

【關(guān)鍵詞】檔案管理新時(shí)代企業(yè)人事

一、做好人才人事檔案管理的重要性

1.促進(jìn)企業(yè)管理制度的健全。做好人才人事檔案管理工作，有利于健全企業(yè)管理制度。人事檔案資料是客觀記錄人員學(xué)習(xí)、工作、榮譽(yù)、處罰等信息的重要載體，對(duì)個(gè)人的影響是終生的。其中，很多高校畢業(yè)生對(duì)檔案的重要性一知半解，以為留在學(xué)校或拿在自己手中即可。但是，如果檔案在個(gè)人手中停留時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，會(huì)導(dǎo)致個(gè)人信息檔案變成“死檔”，影響個(gè)人與企業(yè)的勞動(dòng)合同簽訂。如果選擇報(bào)考公務(wù)員、教師等，會(huì)因?yàn)椤八罊n”問(wèn)題導(dǎo)致資格不過(guò)審。企業(yè)做好人才人事檔案管理工作，必然需要制定科學(xué)合理的檔案管理規(guī)章制度，從而避免各種因檔案產(chǎn)生的麻煩，如預(yù)防因個(gè)人檔案存在問(wèn)題導(dǎo)致責(zé)任糾纏不清的情況。因此，做好人才人事檔案管理，對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)是十分有必要的。

2.促進(jìn)管理人員素質(zhì)的提升。做好人才人事檔案管理工作，有利于促進(jìn)管理人員素質(zhì)的提升。部分企業(yè)發(fā)展觀念未能跟緊時(shí)代步伐，認(rèn)為抓好產(chǎn)品生產(chǎn)、開(kāi)拓銷售渠道是企業(yè)的唯一目標(biāo)，對(duì)于“軟實(shí)力”的發(fā)展漠不關(guān)心，這不利于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。新時(shí)代背景下，企業(yè)只有軟實(shí)力和硬實(shí)力齊頭并進(jìn)，才能在企業(yè)之林中占據(jù)一席之地。因此，做好人才人事檔案管理，促進(jìn)管理人員素質(zhì)的提升，是企業(yè)應(yīng)該重點(diǎn)改進(jìn)的。做好人才人事檔案管理，需要管理人員在接收人事檔案時(shí)認(rèn)真核查信息資料，一方面防止重要資料短缺影響員工的發(fā)展，另一方面預(yù)防部分員工弄虛作假，偽造個(gè)人信息，造成企業(yè)損失。

3.促進(jìn)企業(yè)信息建設(shè)的完善。做好人才人事檔案管理工作，有利于促進(jìn)企業(yè)信息建設(shè)的完善。很多企業(yè)存在一個(gè)突出的問(wèn)題：企業(yè)信息化管理低下、缺失，這一現(xiàn)象會(huì)加重工作人員的負(fù)擔(dān)，影響企業(yè)的運(yùn)行效率。其中，人才人事檔案管理工作如果沒(méi)有接入信息化管理平臺(tái)，會(huì)導(dǎo)致管理人員工作繁重。一方面企業(yè)的人事劃分類型不同，目前很多企業(yè)都劃分了十幾個(gè)檔次的人員等級(jí)，新入崗的員工進(jìn)行交檔時(shí)，管理人員在查看完檔案后，面對(duì)十幾類檔案類別，無(wú)法迅速將檔案正確歸檔;另一方面，當(dāng)企業(yè)在進(jìn)行人事調(diào)整，需要調(diào)閱人員的信息檔案時(shí)，管理人員面對(duì)檔案庫(kù)數(shù)量浩瀚的資料袋，只能按照名字字母進(jìn)行手動(dòng)搜索，無(wú)法短時(shí)間內(nèi)找到對(duì)應(yīng)的檔案資料，嚴(yán)重拖延了工作效率。

二、做好人才人事檔案管理的策略

1.樹(shù)立科學(xué)的管理理念。樹(shù)立科學(xué)的管理理念，是做好人才人事檔案管理工作的首要前提。企業(yè)文化是企業(yè)的重要組成部分，營(yíng)造良好的企業(yè)文化有利于提高員工的工作積極性，而管理理念是支撐企業(yè)文化的重要基礎(chǔ)。所以，企業(yè)全員要樹(shù)立科學(xué)的管理理念，并做好以下兩點(diǎn)：第一，改變“唯檔是舉”的觀念。為了降低招聘成本，企業(yè)一般把文憑、職稱、獎(jiǎng)勵(lì)等檔案中記錄的表面性數(shù)據(jù)作為硬性條件，這固然提高了招聘效率，但是企業(yè)也應(yīng)該適當(dāng)增加能力方面的考核，關(guān)注應(yīng)聘人員檔案中記錄實(shí)際能力方面的信息。同時(shí)，提拔內(nèi)部人員時(shí)，不能只關(guān)注員工檔案的效績(jī)信息，要綜合查看個(gè)人各方面的能力，堅(jiān)持“唯能是舉”制度。第二，調(diào)整檔案信息量。對(duì)于已經(jīng)不適合進(jìn)檔的信息要根據(jù)實(shí)際情況移除出去，尤其是一些模糊性的評(píng)價(jià)，基本沒(méi)有任何用處。企業(yè)還應(yīng)該把員工日常表現(xiàn)寫(xiě)進(jìn)檔案中，方便在提拔人員時(shí)查看個(gè)人的實(shí)際能力情況，從而做出合理的人事調(diào)動(dòng)。

2.采取靈活的管理模式。采取靈活的管理模式，是做好人才人事檔案管理工作的有效方法。企業(yè)的管理模式要隨著時(shí)代的發(fā)展、企業(yè)的壯大，進(jìn)行靈活調(diào)整。當(dāng)前，在人才人事檔案管理方面，企業(yè)應(yīng)該采取內(nèi)外結(jié)合的管理模式。第一，加強(qiáng)內(nèi)部管理，安排專業(yè)管理人員負(fù)責(zé)人才人事檔案管理，并設(shè)置監(jiān)察專員進(jìn)行定期詢問(wèn)檢查，監(jiān)督檔案專員的工作情況，防止出現(xiàn)散懶懈怠、弄虛作假的工作情況。第二，實(shí)行“托管”管理，企業(yè)委托專業(yè)的檔案管理部門(mén)對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行管理，如各地的人才市場(chǎng)就肩負(fù)著社會(huì)人員檔案管理的職責(zé)。

3.提高信息化管理水平。提高信息化管理水平，是做好人才人事檔案管理工作的重要途徑。采用信息化管理，是企業(yè)高效運(yùn)行的重要保障，企業(yè)要加大信息化管理的資金投入，引入先進(jìn)的管理平臺(tái)。企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，促使管理人員快速掌握檔案管理平臺(tái)，準(zhǔn)確地將人才人事檔案信息錄入平臺(tái)，并做好檔案分類，方便隨時(shí)更新、查找檔案信息，提高工作效率。

三、小結(jié)

人才人事檔案管理，是企業(yè)考察員工的主要依據(jù)，企業(yè)要高度重視，應(yīng)用多種策略，如樹(shù)立科學(xué)的管理理念、采取靈活的管理模式、提高信息化管理水平等，做好人才人事檔案管理工作，保障企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉磊.人事檔案管理的重要性及優(yōu)化途徑[J].青年時(shí)代，2018，（26） ：283+292.