信息化管理軟件在監(jiān)理企業(yè)中的推廣及成果分析

楊曉楠（石家莊匯通工程建設(shè)監(jiān)理有限公司，河北 石家莊 050000）

0 引 言

隨著建筑行業(yè)信息化建設(shè)步伐的加快，越來(lái)越多的監(jiān)理企業(yè)追求更高效的質(zhì)量管理，這對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的監(jiān)理企業(yè)提出了更高的要求，其不僅要提高服務(wù)質(zhì)量，而且還要運(yùn)用科技化的手段提升自己。由此，建設(shè)工程領(lǐng)域出現(xiàn)了越來(lái)越多的信息化技術(shù)，如信息管理軟件系統(tǒng)、企業(yè)信息化平臺(tái)、BIM 技術(shù)信息化軟件、云數(shù)據(jù)等，而將這些技術(shù)應(yīng)用到建設(shè)工程全生命周期及項(xiàng)目管理中，是提升企業(yè)管理效率，發(fā)揮管理成效的有利途徑。因此，按照企業(yè)自身的管理特點(diǎn)和實(shí)際情況，選擇合適的信息化管理軟件顯得尤為重要。

信息化管理軟件作為一種工具，能提高監(jiān)理的工作效率，提升企業(yè)的管理水平，促進(jìn)企業(yè)更好地向前發(fā)展?；谶@一思想，筆者以監(jiān)理信息化管理軟件“總監(jiān)寶”在監(jiān)理企業(yè)中的推廣運(yùn)行為例，研究了監(jiān)理企業(yè)信息化管理軟件在傳統(tǒng)監(jiān)理企業(yè)的應(yīng)用推廣過(guò)程，并且對(duì)其成果數(shù)據(jù)進(jìn)行了分析，以供業(yè)內(nèi)人士參考。

1 制訂信息化管理軟件的推廣計(jì)劃

監(jiān)理企業(yè)在推廣實(shí)施信息化管理軟件之前，必須先制訂相應(yīng)的計(jì)劃，這樣才能有條不紊地將實(shí)施方案落實(shí)到實(shí)處。計(jì)劃的制訂需要有一個(gè)總體思路，比如將總目標(biāo)分解成若干個(gè)短期目標(biāo)且設(shè)置清晰，明確管理系統(tǒng)在每個(gè)階段的功能要求和實(shí)施效果，在運(yùn)行過(guò)程中遇到問(wèn)題時(shí)可根據(jù)具體情況調(diào)整計(jì)劃等。

2 試點(diǎn)先行，分步推進(jìn)

企業(yè)根據(jù)項(xiàng)目分析研究，選擇合適的總監(jiān)和合適的項(xiàng)目，而所選項(xiàng)目必須滿足人員結(jié)構(gòu)合理、施工進(jìn)展正常的要求，以利于數(shù)據(jù)的提取和系統(tǒng)的改進(jìn)。根據(jù)企業(yè)規(guī)模，選取 4～6 個(gè)具有代表性的監(jiān)理項(xiàng)目部并制訂好過(guò)渡期。

在軟件試運(yùn)行初期，結(jié)合總監(jiān)在工程項(xiàng)目中遇到的問(wèn)題進(jìn)行宣貫，突出信息化軟件系統(tǒng)給企業(yè)管理帶來(lái)的便利性，強(qiáng)調(diào)信息化管理軟件作為輔助工具可以幫助總監(jiān)和監(jiān)理人員提高工作效率，并且通過(guò)實(shí)際數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)證。以改變傳統(tǒng)手工記錄監(jiān)理日志為例，先在使用突出的項(xiàng)目上進(jìn)行試點(diǎn)，要求監(jiān)理人員每天在計(jì)算機(jī)終端編輯監(jiān)理日志，手動(dòng)填寫(xiě)漏缺內(nèi)容，逐步改進(jìn)記錄方式，減少手填內(nèi)容。一旦能全部反映監(jiān)理工作，即可分階段裝訂，再結(jié)合此項(xiàng)目總監(jiān)的經(jīng)驗(yàn)，將新的監(jiān)理日志記錄方式推廣落實(shí)到更多的項(xiàng)目上。

3 大數(shù)據(jù)分析

應(yīng)用監(jiān)理工作數(shù)據(jù)制成短期數(shù)據(jù)曲線，以數(shù)據(jù)對(duì)比的方式分析試點(diǎn)項(xiàng)目的總體使用情況，在總監(jiān)會(huì)上推廣信息化管理軟件的使用經(jīng)驗(yàn)和成果。員工的工作數(shù)據(jù)可以體現(xiàn)其工作狀態(tài)、工作深度和技術(shù)水平；數(shù)據(jù)對(duì)比可以體現(xiàn)員工的工作積極性，反映員工之間的差距；項(xiàng)目數(shù)據(jù)不僅反映了員工在項(xiàng)目實(shí)施中的管控效率，而且還驗(yàn)證了在系統(tǒng)中沒(méi)有發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的部分員工的工作水平?？偙O(jiān)一旦得到這些數(shù)據(jù)結(jié)果，就能直觀地發(fā)現(xiàn)在日常工作中不易察覺(jué)的問(wèn)題。

通過(guò)對(duì)信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)的分析，總監(jiān)能隨時(shí)掌握項(xiàng)目的經(jīng)營(yíng)管理情況和員工的在崗履職情況，能及時(shí)處理發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。這將有利于總監(jiān)更好地履行管理和經(jīng)營(yíng)職責(zé)，提升監(jiān)理信譽(yù)。

應(yīng)用大數(shù)據(jù)分析，以問(wèn)題為導(dǎo)向，有針對(duì)性地解決問(wèn)題，是提高管理水平的必經(jīng)之路?？偙O(jiān)通過(guò)信息數(shù)據(jù)尋找工作的關(guān)鍵點(diǎn)，增強(qiáng)了現(xiàn)場(chǎng)的掌控能力，并且有了更多的時(shí)間去研究其他管理工作；員工借助信息數(shù)據(jù)有針對(duì)性地開(kāi)展監(jiān)理工作，提高了工作效率和技術(shù)水平。

4 信息化成果分析

在符合監(jiān)理標(biāo)準(zhǔn)和公司管理制度的前提下，總監(jiān)可采取自己的管理方式對(duì)監(jiān)理人員和監(jiān)理工作進(jìn)行管理，其重要考核指標(biāo)通常是建設(shè)單位的滿意度。當(dāng)“總監(jiān)寶”作為一種輔助工具應(yīng)用于總監(jiān)的日常管理工作時(shí)，總監(jiān)的管理成果會(huì)更加客觀一些。

表1 2019 年運(yùn)行“總監(jiān)寶”的部分項(xiàng)目匯總數(shù)據(jù)

圖1 項(xiàng)目數(shù)據(jù)匯總圖

以 分析“總監(jiān)寶”2019年部分項(xiàng)目匯總數(shù)據(jù)（見(jiàn)表1、圖 1）為例，將巡視、旁站、驗(yàn)收等基本工作情況轉(zhuǎn)成數(shù)據(jù)指標(biāo)，從中可以看出：巡視是最基礎(chǔ)的監(jiān)理工作，數(shù)據(jù)指標(biāo)相對(duì)較高，但工作指標(biāo)人均數(shù)微乎其微，說(shuō)明部分監(jiān)理人員還沒(méi)有按要求完成工作，這是項(xiàng)目運(yùn)行早期普遍存在的問(wèn)題；在問(wèn)題管理系統(tǒng)中，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題數(shù)大于閉合問(wèn)題數(shù)，說(shuō)明監(jiān)理人員發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后未能及時(shí)追蹤處理，導(dǎo)致無(wú)法閉合；樣本項(xiàng)目人均天數(shù)得分偏離實(shí)際工作標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)得分的，應(yīng)作為工作重點(diǎn)加以整改；建設(shè)單位反復(fù)夸獎(jiǎng)監(jiān)理旁站人員責(zé)任心強(qiáng)，其項(xiàng)目旁站相關(guān)資料詳細(xì)且完善，其指標(biāo)分?jǐn)?shù)也相對(duì)提高；建設(shè)單位反映監(jiān)理通知下達(dá)較少，數(shù)據(jù)指標(biāo)也相應(yīng)較低，說(shuō)明監(jiān)理人員在實(shí)際信息化的應(yīng)用中，忽視對(duì)監(jiān)理指令文件的要求，其工作缺陷必然會(huì)導(dǎo)致不良后果。

圖2 項(xiàng)目積分曲線

再以分析 15 個(gè)項(xiàng)目樣本積分曲線（見(jiàn)圖 2）判別項(xiàng)目類(lèi)型為例，從圖中可以看出：曲線 ① 和曲線 ② 分別對(duì)應(yīng)項(xiàng)目 1 和項(xiàng)目 2，處于高位，表明這兩個(gè)項(xiàng)目對(duì)信息化管理運(yùn)用已達(dá)到一定的熟練程度，已成為監(jiān)理日常工作的一個(gè)組成部分且持續(xù)保持這種狀態(tài)，因而這兩個(gè)項(xiàng)目屬于高位穩(wěn)定型項(xiàng)目；曲線 ③ 和曲線 ④ 分別對(duì)應(yīng)項(xiàng)目 3 和項(xiàng)目 4，處于低位，突出表現(xiàn)在實(shí)際項(xiàng)目人員年齡偏大、學(xué)習(xí)和接受新事物的能力較弱，監(jiān)理管理水平提升困難，因而這兩個(gè)項(xiàng)目屬于低位穩(wěn)定型項(xiàng)目；曲線 ⑤ 和曲線 ⑥ 分別對(duì)應(yīng)項(xiàng)目 5 和項(xiàng)目 6，呈逐步上升態(tài)勢(shì)，表明隨著對(duì)信息化軟件的理解，通過(guò)宣貫和學(xué)習(xí)，使用熟練度正在逐步提高，因而這兩個(gè)項(xiàng)目屬于上升型項(xiàng)目；曲線 ⑦ 和曲線 ⑧ 分別對(duì)應(yīng)項(xiàng)目 7 和項(xiàng)目 8，呈波浪形狀態(tài)，表明這兩個(gè)項(xiàng)目的監(jiān)理人員對(duì)信息化軟件的應(yīng)用效果不穩(wěn)定，時(shí)好時(shí)壞，總監(jiān)的督促力度也不夠，對(duì)信息化軟件的應(yīng)用沒(méi)有引起足夠的重視，因而這兩個(gè)項(xiàng)目屬于波浪形項(xiàng)目。在分析項(xiàng)目樣本積分曲線過(guò)程中，我們還發(fā)現(xiàn)，走勢(shì)基本一致的兩條曲線，為同一個(gè)總監(jiān)管理的項(xiàng)目的概率非常高，而且各種數(shù)據(jù)及曲線所體現(xiàn)出的內(nèi)容與總監(jiān)對(duì)信息化管理的認(rèn)知與態(tài)度基本一致。

另外，運(yùn)用項(xiàng)目樣本人員數(shù)據(jù)曲線模型，可以分析員工在一段時(shí)間內(nèi)的工作狀態(tài)；或者對(duì)比某個(gè)點(diǎn)位的得分和各單項(xiàng)的綜合數(shù)據(jù)，結(jié)合實(shí)際工作情況，可以實(shí)時(shí)分析并掌握員工的在線工作狀態(tài)，以此基礎(chǔ)數(shù)據(jù)用于信息化成果分析。

軟件運(yùn)行離不開(kāi)決策層的落實(shí)與追蹤。作為管理層，總監(jiān)的督促作用是關(guān)鍵；而作為執(zhí)行層，監(jiān)理人員對(duì)信息技術(shù)的認(rèn)知度和熟練程度是基礎(chǔ)。公司運(yùn)用項(xiàng)目數(shù)據(jù)分析功能，可以篩選監(jiān)理人員，及時(shí)提醒總監(jiān)處理現(xiàn)場(chǎng)問(wèn)題，為獎(jiǎng)罰評(píng)優(yōu)和降本增效提供了重要的數(shù)據(jù)支持。

由此可見(jiàn)，總監(jiān)掌握基礎(chǔ)數(shù)據(jù)以后，可以深入挖掘數(shù)據(jù)價(jià)值，讓數(shù)據(jù)開(kāi)口說(shuō)話，并且通過(guò)可視化方式進(jìn)行對(duì)比研究和預(yù)判分析，再運(yùn)用管理的手段并輔之以“總監(jiān)寶”的技術(shù)處理，以提高對(duì)管理薄弱點(diǎn)的重視程度，如調(diào)整巡視分?jǐn)?shù)、增加目標(biāo)得分、限制頻率次數(shù)、提高工作錄入質(zhì)量等。同時(shí)，結(jié)合績(jī)效激勵(lì)措施，提升信息化管理軟件的輔助管理作用。

5 考核績(jī)效

績(jī)效考核逐步與信息化軟件應(yīng)用掛鉤，以提升一線員工的工作積極性。利用“總監(jiān)寶”的積分體系，依據(jù)《建筑工程監(jiān)理規(guī)范》規(guī)定了不同專(zhuān)業(yè)的監(jiān)理人員應(yīng)開(kāi)展的日常工作和階段性工作。在積分制的管理框架下，員工互相競(jìng)賽，由總監(jiān)安排到現(xiàn)場(chǎng)轉(zhuǎn)變成大家主動(dòng)到現(xiàn)場(chǎng)，逐步形成了良好的工作氛圍。

6 推行過(guò)程中存在的問(wèn)題及建議

有些總監(jiān)和監(jiān)理人員在未深入了解信息化管理的作用之前會(huì)對(duì)應(yīng)用信息化軟件產(chǎn)生抵觸情緒，最直接的原因就是增加了工作量。有人說(shuō)，工作原本就很繁忙，沒(méi)有時(shí)間再去操作軟件；還有人說(shuō)，已習(xí)慣傳統(tǒng)的工作方式，并且將工作做得很完善，沒(méi)有必要應(yīng)用軟件。然而，筆者認(rèn)為，造成部分總監(jiān)和監(jiān)理人員不愿使用信息化管理軟件的原因，首先是這些人員受到行業(yè)不健康因素的影響，過(guò)于安于現(xiàn)狀，不思進(jìn)??；其次是對(duì)信息化管理的認(rèn)識(shí)不夠，未能深入了解應(yīng)用信息化管理軟件的實(shí)際意義。實(shí)施信息化管理，不是讓工作更忙碌，而是讓工作事半功倍。通過(guò)培訓(xùn)、溝通和反復(fù)要求，大多數(shù)監(jiān)理人員都能調(diào)整好心態(tài)，逐步適應(yīng)信息化管理，確保監(jiān)理工作只做一次；總監(jiān)也能更好地掌控全局，提高工作效率。在軟件推行初期，為了緩解信息化管理與傳統(tǒng)管理在運(yùn)行上的矛盾，筆者提出以下建議。

（1）在推廣運(yùn)行信息化管理軟件時(shí)，總監(jiān)的職責(zé)不同于現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理人員，基礎(chǔ)錄入的工作相對(duì)較少，多限于管理、會(huì)議、審批等工作，致使得分項(xiàng)目操作較少，標(biāo)準(zhǔn)考評(píng)落后。因此，筆者建議，應(yīng)對(duì)總監(jiān)和現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理人員制定不同的工作標(biāo)準(zhǔn)，將審批日志、分配任務(wù)、檢查督促、安全管理等工作作為總監(jiān)的考核重點(diǎn)；隨著軟件的逐步更新，總監(jiān)、總代的具體操作標(biāo)準(zhǔn)也將越來(lái)越明確。

（2）在項(xiàng)目運(yùn)行初期，建設(shè)單位的現(xiàn)場(chǎng)人員盡量不參與現(xiàn)場(chǎng)問(wèn)題的討論。在監(jiān)理企業(yè)未能完全掌控工程項(xiàng)目之前，信息應(yīng)先在企業(yè)內(nèi)部和項(xiàng)目?jī)?nèi)部進(jìn)行交流，隨后通過(guò)微信群小程序推送給建設(shè)單位和其他參建單位。

（3）電子版文件與紙質(zhì)版文件并存。從紙質(zhì)文件向電子文檔轉(zhuǎn)變，需要根據(jù)軟件的推廣程度循序漸進(jìn)地展開(kāi)。監(jiān)理工作由手工記錄轉(zhuǎn)為 App 錄入，有的員工就會(huì)忽略保存紙質(zhì)文件，如旁站記錄、會(huì)議文件等未能及時(shí)打印，導(dǎo)致檢查時(shí)發(fā)生監(jiān)理資料缺失的現(xiàn)象。監(jiān)理工作資料不能間斷，必須實(shí)現(xiàn)完美過(guò)渡。

（4）監(jiān)理工作沒(méi)有實(shí)體產(chǎn)品，資料是監(jiān)理工作信息的記錄，是體現(xiàn)監(jiān)理工作成果的重要標(biāo)志。資料分為系統(tǒng)自動(dòng)生成的日常工作資料和手動(dòng)上傳的階段性資料。手動(dòng)上傳部分資料需要企業(yè)制定上傳要求和范圍，其工作應(yīng)由總監(jiān)統(tǒng)一安排，由監(jiān)理員或資料員完成。日常歸檔的資料以及用于各級(jí)檢查的資料屬于階段性資料，一旦應(yīng)用了信息化管理軟件，就可以取消項(xiàng)目專(zhuān)職資料員。項(xiàng)目資料由各專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師各自負(fù)責(zé)整理歸檔，資料員可負(fù)責(zé)多個(gè)項(xiàng)目，其工作改為定期檢查紙質(zhì)歸檔資料及電子資料。此外，按照企業(yè)具體要求，還需要安排專(zhuān)員對(duì)軟件的使用情況和監(jiān)理資料進(jìn)行督促檢查、考核評(píng)比、反饋信息等。

7 結(jié) 語(yǔ)

信息化管理軟件在監(jiān)理企業(yè)推廣至今，運(yùn)行狀態(tài)已經(jīng)達(dá)到預(yù)期，實(shí)實(shí)在在解決了企業(yè)管理中的一些難題。下一步的工作，就是要提高綜合管理效率，完善各環(huán)節(jié)的工作配合，包括跟蹤檢查、查漏補(bǔ)缺，以及制定應(yīng)用信息化管理軟件實(shí)施企業(yè)管理的獎(jiǎng)懲機(jī)制，并且循序漸進(jìn)地開(kāi)展工作，以保障信息化管理軟件運(yùn)行的持續(xù)性。