構(gòu)建資金信息化管控體系 提升資金管理水平

徐小青

摘要 2013年財(cái)政部發(fā)布的《企業(yè)會計(jì)信息化工作規(guī)范》、2015年國務(wù)院發(fā)布的《關(guān)于積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”行動的指導(dǎo)意見》等文件，鼓勵企業(yè)樹立互聯(lián)網(wǎng)意識及思維，提升互聯(lián)網(wǎng)能力，以信息化手段為支撐，實(shí)現(xiàn)會計(jì)與業(yè)務(wù)活動的有機(jī)融合，加快會計(jì)職能從重核算到重管理決策的轉(zhuǎn)變。由此不難看出，企業(yè)要在激烈的市場競爭中生存，信息技術(shù)的有效應(yīng)用將會起到至關(guān)重要的作用。資金是企業(yè)最重要的資源，如何對其進(jìn)行合理配置與有效運(yùn)用，并為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供重要保障，成為財(cái)務(wù)管理創(chuàng)新工作的重點(diǎn)之一。資金管理作為財(cái)務(wù)管理最重要的環(huán)節(jié)，其管理水平的高低，直接關(guān)系著企業(yè)資金運(yùn)用效力的大小。

關(guān)鍵詞 信息化;資金管控體系;資金管理信息化

一、引言

本文主要介紹了如何通過搭建企業(yè)資金管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)從前端的資金計(jì)劃（預(yù)算控制），到資金支付，最終形成資金反饋的資金全流程閉環(huán)管理，為各層級管理者提供實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，動態(tài)展現(xiàn)資金變化，以提升資金使用效力及企業(yè)內(nèi)部資金管控水平。

資金管理信息化系統(tǒng)要結(jié)合企業(yè)自身特點(diǎn)，以預(yù)算管理和資金管理為主。預(yù)算管理涵蓋了預(yù)算全過程，即計(jì)劃的申報(bào)、審批、生成、調(diào)整;資金管理則以資金支付審批和資金執(zhí)行反饋為主。

二、資金管理信息化系統(tǒng)搭建背景

（一）企業(yè)原資金管理情況

資金管理信息化系統(tǒng)搭建前，企業(yè)的資金計(jì)劃、資金執(zhí)行、資金反饋一直采用紙質(zhì)方式流轉(zhuǎn)和管理，且均為單獨(dú)運(yùn)行、人工操作，相互間應(yīng)有的關(guān)聯(lián)度因人工介入而被弱化，各環(huán)節(jié)間無法形成有效制約，導(dǎo)致規(guī)范性、嚴(yán)謹(jǐn)性大大降低。加之人工操作導(dǎo)致工作量大、工作效率及準(zhǔn)確率低下，資金管理全過程不能系統(tǒng)、全面地呈現(xiàn)在使用者面前，也無法對業(yè)務(wù)過程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，導(dǎo)致資金支付存在極大的安全隱患。企業(yè)各部門每月資金支付數(shù)據(jù)信息可追溯性差，流轉(zhuǎn)審批過程及進(jìn)度無法實(shí)時(shí)查詢，資金管理全過程不能有效管控，容易造成執(zhí)行偏差，也無法讓使用者根據(jù)需求查閱相關(guān)信息，回溯性差。

（二）信息化的必然性

2015年起，企業(yè)三地（自貢、成都、德陽）跨區(qū)域辦公格局形成。傳統(tǒng)的人工操作、紙質(zhì)流轉(zhuǎn)等方式無法打破地域限制，嚴(yán)重影響簽批的時(shí)效性，支付審批費(fèi)時(shí)費(fèi)力，執(zhí)行反饋準(zhǔn)確率下降等問題日益突出。

三、方案的制定、開發(fā)

為改變上述現(xiàn)狀，提升財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理能力，實(shí)現(xiàn)資金從計(jì)劃、支付到反饋全過程的實(shí)時(shí)動態(tài)管理，避免手工管理造成的人為錯(cuò)誤，提高企業(yè)資金支付的準(zhǔn)確性和透明度，為企業(yè)決策者和使用者提供真實(shí)、完整的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息，企業(yè)決定建立資金管理信息化系統(tǒng)。根據(jù)管理制度的要求并從實(shí)際業(yè)務(wù)出發(fā)，結(jié)合資金計(jì)劃、執(zhí)行、反饋三部分各自的實(shí)際情況，分別制定出相應(yīng)的開發(fā)方案，合理設(shè)置各流程控制節(jié)點(diǎn)，通過各模塊的分步開發(fā)實(shí)施，構(gòu)建滿足企業(yè)資金支付需求的全局性的資金管理信息化管控體系。

（一）全面梳理相關(guān)制度

嚴(yán)格遵循企業(yè)內(nèi)控相關(guān)管理制度，由制度指導(dǎo)系統(tǒng)開發(fā)，確保系統(tǒng)及其流轉(zhuǎn)在規(guī)范約束的狀態(tài)下。根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)對業(yè)務(wù)進(jìn)行全面梳理，確定節(jié)點(diǎn)設(shè)置，并明確所涉及節(jié)點(diǎn)的業(yè)務(wù)責(zé)任人和相應(yīng)職責(zé)，以降低系統(tǒng)設(shè)計(jì)上的缺陷風(fēng)險(xiǎn)。

（二）資金管理信息化系統(tǒng)的構(gòu)建

1.明確需達(dá)到的目標(biāo)。搭建資金管理信息化平臺，通過信息化集成各區(qū)域，打破手工操作模式下的地域、時(shí)間限制，讓所涉環(huán)節(jié)可準(zhǔn)確高效地處理業(yè)務(wù)，所涉數(shù)據(jù)能細(xì)化、可分類、易提取，所涉流轉(zhuǎn)均規(guī)范、可追蹤。

2.明確系統(tǒng)構(gòu)成。資金管理信息化系統(tǒng)主要由資金計(jì)劃、資金執(zhí)行、資金反饋三個(gè)功能性系統(tǒng)模塊構(gòu)成，每個(gè)系統(tǒng)模塊又由分模塊和多個(gè)子模塊組成。

第一，資金計(jì)劃系統(tǒng)涉及四個(gè)分模塊，包括部門資金計(jì)劃申報(bào)系統(tǒng)、特殊資金計(jì)劃申報(bào)系統(tǒng)、資金計(jì)劃明細(xì)審批系統(tǒng)和匯總平衡表審批。

第二，資金執(zhí)行系統(tǒng)分為兩個(gè)主模塊，即用款審批生成和用款審批查詢。其中，用款審批生成由七個(gè)子模塊構(gòu)成，涉及公司內(nèi)所有付款業(yè)務(wù);四個(gè)輔助模塊分別為人員維護(hù)、收付賬戶維護(hù)、生成控制、賬戶查詢。

第三，資金反饋系統(tǒng)設(shè)計(jì)表格樣式，明確系統(tǒng)取數(shù)范圍、分類方式、公式構(gòu)成，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動取數(shù)，按財(cái)務(wù)口徑分類匯總體現(xiàn)資金執(zhí)行結(jié)果，保留人工錄入功能。

該系統(tǒng)自2017年1月運(yùn)行，通過資金計(jì)劃、執(zhí)行、反饋三個(gè)功能性系統(tǒng)模塊的關(guān)聯(lián)，及相關(guān)配套子模塊系統(tǒng)的協(xié)同推進(jìn)和開發(fā)應(yīng)用，基本構(gòu)建了一個(gè)系統(tǒng)性、全局性的資金管理信息化系統(tǒng)。

（三）資金管理信息化系統(tǒng)的構(gòu)建方法

要對系統(tǒng)構(gòu)建的目標(biāo)及涉及的范圍有清晰定位，以人工模式為參考，對各環(huán)節(jié)進(jìn)行合理設(shè)計(jì)。

1.以實(shí)際業(yè)務(wù)處理為依據(jù)，設(shè)計(jì)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)框架。項(xiàng)目組在設(shè)計(jì)上充分考慮了數(shù)據(jù)間的聯(lián)動性，明確了各環(huán)節(jié)間的邏輯關(guān)系，確保進(jìn)行支付審核的單據(jù)都在預(yù)算范圍內(nèi)，通過支付審批口徑和預(yù)算口徑的關(guān)聯(lián)，保證反饋的類別與預(yù)算一致，形成流程及數(shù)據(jù)上的雙閉環(huán)。資金管理在企業(yè)管理中并不是孤立存在的，而是與其他管理業(yè)務(wù)活動，如合同管理、物資管理相輔相成的，所以系統(tǒng)在框架設(shè)計(jì)上考慮了未來與其他系統(tǒng)對接的可能，在設(shè)計(jì)時(shí)預(yù)留對接口，使系統(tǒng)保持兼容，確保系統(tǒng)能在企業(yè)信息化發(fā)展的進(jìn)程中保持其可用性。

2.提升各模塊間的關(guān)聯(lián)性，形成資金閉環(huán)流轉(zhuǎn)。在流程梳理的過程中，項(xiàng)目組同時(shí)鎖定了三部分之間的對接信息，鎖定取數(shù)范圍，系統(tǒng)自動對資金支付環(huán)節(jié)產(chǎn)生的相關(guān)單據(jù)，進(jìn)行數(shù)據(jù)采集、分類匯總，并根據(jù)預(yù)算約定的模板進(jìn)行分項(xiàng)資金反饋，且與資金計(jì)劃形成對比。在支付環(huán)節(jié)，每筆付款都有對應(yīng)的類別編號，而此編號可對應(yīng)至反饋表中的分類項(xiàng)，鎖定此編號，系統(tǒng)可做到自動取數(shù)，分類歸集，而反饋表與計(jì)劃表之間可通過各種公式形成勾稽關(guān)系，形成流程及數(shù)據(jù)上的雙閉環(huán)。

四、企業(yè)資金管理信息化系統(tǒng)的應(yīng)用效果及后續(xù)方向

第一，企業(yè)資金管理信息化系統(tǒng)，高效集成了資金計(jì)劃、執(zhí)行、反饋等各項(xiàng)業(yè)務(wù)信息，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)各部門、各層級使用者的數(shù)據(jù)共享和協(xié)同操作，通過計(jì)劃、執(zhí)行、反饋三部分間的聯(lián)動及相互作用，實(shí)現(xiàn)了資金閉環(huán)管理。

一是對于操作者而言，紙質(zhì)流轉(zhuǎn)、人工簽批被系統(tǒng)化取代，打破了流轉(zhuǎn)的時(shí)間、空間限制，減少了各相關(guān)環(huán)節(jié)的工作量，提升了工作效率。在審核環(huán)節(jié)，系統(tǒng)自動判斷單據(jù)是否應(yīng)流轉(zhuǎn)下一環(huán)節(jié)，取代了原有的人工判斷、手工分單，提升了單據(jù)流轉(zhuǎn)的規(guī)范性及流轉(zhuǎn)效率。

二是對于管理層而言，可直接通過系統(tǒng)查詢最底層的數(shù)據(jù)信息，為公司提供多角度的決策依據(jù)。同時(shí)，也為前端采購合同的簽訂、交貨等業(yè)務(wù)的信息化，后續(xù)的合同信息共享奠定了基礎(chǔ)。

三是對于企業(yè)全面預(yù)算工作而言，實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)化的預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控。通過開發(fā)預(yù)算維護(hù)、查詢、提示等功能，實(shí)現(xiàn)了實(shí)時(shí)監(jiān)控和反饋，全面真實(shí)地反映了預(yù)算的執(zhí)行情況和存在的偏差，提高了預(yù)算的嚴(yán)肅性及準(zhǔn)確性，可以為經(jīng)營管理決策提供數(shù)據(jù)支撐。

四是對于財(cái)務(wù)資金管理而言，提高了資金流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的效率和準(zhǔn)確性。業(yè)務(wù)全程可跟蹤，業(yè)務(wù)構(gòu)成可查詢，可分類分段匯總，分散的數(shù)據(jù)得以整合并可共享，為公司各管理層提供各項(xiàng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

第二，企業(yè)資金管理信息化系統(tǒng)，在設(shè)計(jì)上充分考慮了未來與其他系統(tǒng)對接的可能性，資金管理作為擁有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)構(gòu)成的系統(tǒng)，可與其他類別，如合同管理、項(xiàng)目管理等信息化平臺兼容，為企業(yè)的全面信息化管理打下基礎(chǔ)。而這樣的兼容性，也能確保系統(tǒng)在企業(yè)信息化發(fā)展的進(jìn)程中保持實(shí)用性。

五、結(jié)語

企業(yè)資金管理信息化系統(tǒng)的成功搭建和運(yùn)行，拓展和創(chuàng)新了企業(yè)資金支付管理方法，使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息更加高效、精確地傳輸，促使企業(yè)的資金支付管理和服務(wù)水平借助信息化平臺大幅度提升，構(gòu)建起了滿足企業(yè)資金支付需求的全局性資金管理信息化管控體系，也為企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作，乃至企業(yè)未來的信息化發(fā)展積累了集成化的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)和寶貴經(jīng)驗(yàn)。

（作者單位為東方電氣集團(tuán)東方鍋爐股份有限公司）

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