檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展路徑研究

吳云紅

摘 要： 基于對(duì)檔案管理信息化科學(xué)發(fā)展路徑的研究，首先，闡述檔案基本內(nèi)容。然后，分析檔案信息化主要內(nèi)容。最后，針對(duì)檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展，給出加強(qiáng)對(duì)管理信息的重視程度、加強(qiáng)檔案信息資源整合、強(qiáng)化安全管理工作等路徑。

關(guān)鍵詞： 檔案管理;信息化;檔案資源

【中圖分類號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.31.285

檔案是我國(guó)發(fā)展中的一項(xiàng)重要工作，檔案事業(yè)的發(fā)展，可以在一定程度上推動(dòng)社會(huì)的進(jìn)步。從近幾年我國(guó)發(fā)展中可以看出，信息技術(shù)得到快速進(jìn)步，也預(yù)示著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)。先進(jìn)科學(xué)技術(shù)以及信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用在社會(huì)市場(chǎng)不同行業(yè)中，為人們?nèi)粘Ｉ钜约肮ぷ鲙?lái)很多便利。因此，在檔案管理中，要對(duì)先進(jìn)科學(xué)技術(shù)進(jìn)行合理應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。所以，本文將針對(duì)檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展路徑相應(yīng)內(nèi)容進(jìn)行闡述。

1 檔案基本概述

信息技術(shù)如今已經(jīng)被廣泛應(yīng)用在社會(huì)發(fā)展各個(gè)環(huán)節(jié)中，是世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及時(shí)代進(jìn)步的有力支撐。檔案屬于人類社會(huì)發(fā)展的一個(gè)重要結(jié)晶，是不同行業(yè)以及不同產(chǎn)業(yè)的一手資料，其中記錄的內(nèi)容，對(duì)于行業(yè)發(fā)展、企業(yè)發(fā)展有著重要意義。檔案實(shí)際上就是包括不同文字、圖案以及聲響記錄在內(nèi)的內(nèi)容。比如，在以往國(guó)家機(jī)構(gòu)發(fā)展、社會(huì)組織發(fā)展、個(gè)人從事政治活動(dòng)以及軍事活動(dòng)中，會(huì)形成對(duì)國(guó)家以及社會(huì)發(fā)展有重要意義的資料。此類資料具有一定的保存價(jià)值，與人們以及社會(huì)發(fā)展之間有著密切聯(lián)系。通過(guò)對(duì)檔案的研究與分析，可以對(duì)文化方面內(nèi)容、歷史方面內(nèi)容有更加深入認(rèn)識(shí)與了解。

2 檔案信息化分析

在當(dāng)今社會(huì)快速發(fā)展背景下，檔案管理工作已經(jīng)成為很多行業(yè)發(fā)展的重點(diǎn)與關(guān)鍵。傳統(tǒng)檔案管理中，采用的管理方式較為落后，導(dǎo)致檔案收集效率較低，為后續(xù)檔案使用帶來(lái)很大影響。管理方式的科學(xué)性與合理性無(wú)法保障，因此，要對(duì)傳統(tǒng)人工檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化與完善，采用信息化管理方式。檔案信息化實(shí)際上是將信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等融入到檔案管理等各環(huán)節(jié)工作中，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的有效整理，提升檔案歸檔率，這樣才能促使檔案跟上時(shí)代發(fā)展步伐。在檔案信息化中，能夠在計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息技術(shù)基礎(chǔ)之上，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的傳遞、存儲(chǔ)以及利用等[1]。在檔案管理信息化建設(shè)工作開展中，要始終遵循安全性原則以及效益性原則。加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的保護(hù)，提升檔案信息利用率，為我國(guó)社會(huì)更好發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。

3 檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展路徑

3.1 加強(qiáng)對(duì)管理信息的重視程度

為促使檔案管理信息化能夠得到更好落實(shí)，不斷提升檔案管理信息化水平，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化工作的重視程度。只有每一位工作人員意識(shí)到檔案管理信息化的重要作用，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的更好落實(shí)，將檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)與價(jià)值發(fā)揮出來(lái)。在這一過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)層以及管理層工作人員，要為檔案管理工作人員起到良好模范帶頭作用。在檔案機(jī)構(gòu)中，要做好宣傳工作，促使檔案管理人員能夠在潛移默化中受到影響，對(duì)于自身檔案管理信息化工作的重要性能夠有一定了解，從而積極主動(dòng)參與到檔案管理信息化工作中。與此同時(shí)，為調(diào)動(dòng)工作人員工作積極性與工作熱情，針對(duì)在檔案管理信息化工作中表現(xiàn)較好工作人員，可以適當(dāng)給予其獎(jiǎng)勵(lì)。反之，對(duì)于在檔案管理信息化中表現(xiàn)較差，甚至造成嚴(yán)重后果的工作人員，可適當(dāng)予以批評(píng)，或者進(jìn)行處罰。通過(guò)該種方式，使得每一位檔案管理工作人員，都可以意識(shí)到檔案管理信息化的重要意義。從而在檔案管理信息化工作中，將自身專業(yè)能力發(fā)揮出來(lái)。不斷提升檔案管理工作人員的責(zé)任性與使命感，促使我國(guó)檔案事業(yè)能夠得到更好發(fā)展。

3.2 加強(qiáng)檔案信息資源整合

檔案資源實(shí)際覆蓋范圍相對(duì)較廣，而且其中的內(nèi)容較為復(fù)雜?；诖?，在檔案管理信息化工作開展中，要對(duì)其中更具價(jià)值的資源以及信息進(jìn)行整合。與此同時(shí)，要對(duì)具備價(jià)值的資源信息進(jìn)行挖掘，這樣才能將檔案資源優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來(lái)[2]。對(duì)于具有價(jià)值的檔案信息，相關(guān)工作人員要及時(shí)做好分析與統(tǒng)一部署工作，通過(guò)分級(jí)管理方式，為檔案資源歸納工作、整合工作以及共享工作打下良好基礎(chǔ)。總之，對(duì)于檔案資源整合工作要給予更多重視與關(guān)注，同時(shí)對(duì)于不同管理軟件要進(jìn)行合理應(yīng)用。對(duì)檔案管理存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行完善，這樣可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的更好儲(chǔ)存，避免出現(xiàn)檔案資源丟失情況出現(xiàn)。

3.3 強(qiáng)化安全管理工作

在檔案管理信息化科學(xué)發(fā)展中，對(duì)于檔案信息安全要加強(qiáng)重視程度。在如今信息化發(fā)展中，很多工作都是要在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上展開。而且信息網(wǎng)絡(luò)具備較強(qiáng)開放性特點(diǎn)，在此背景下，檔案管理工作會(huì)在不同程度上受到網(wǎng)絡(luò)的負(fù)面影響?；诖?，在檔案管理信息化中，要對(duì)檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一保存，并將其上傳到網(wǎng)盤中，這樣即使面對(duì)檔案丟失情況，或者損毀問題，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的備份，避免出現(xiàn)檔案資源丟失問題，影響行業(yè)、企業(yè)或者社會(huì)的額更好發(fā)展。在檔案資源的備份中，要及時(shí)做好保存與管理工作[3]。除此之外，要及時(shí)做好網(wǎng)絡(luò)安全工作，針對(duì)計(jì)算機(jī)安全可以通過(guò)對(duì)防火墻技術(shù)的應(yīng)用，避免外部因素對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)部資源的干擾與影響。還可以通過(guò)設(shè)置訪問權(quán)限的方式，禁止外部因素對(duì)計(jì)算機(jī)的訪問。也就是說(shuō)，用戶只有在獲得一定訪問權(quán)限之后，才能對(duì)計(jì)算機(jī)中的檔案資源進(jìn)行訪問，使得檔案信息安全得到保障。提升檔案信息利用率，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)更好發(fā)展。

結(jié)束語(yǔ)：綜上所述，檔案管理信息化是我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的主要趨勢(shì)，對(duì)于檔案管理信息化工作，有關(guān)部門以及相關(guān)工作人員要給予更多重視與關(guān)注。實(shí)現(xiàn)檔案各項(xiàng)工作的信息化與自動(dòng)化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。在這一過(guò)程中，相關(guān)工作人員以及檔案工作部門，要意識(shí)到檔案管理信息化的重要作用。在實(shí)際檔案管理工作開展中，要做好檔案資源保護(hù)工作，可以通過(guò)設(shè)置防火墻方式，設(shè)置訪問權(quán)限方式，避免檔案資源出現(xiàn)丟失問題。構(gòu)建高素質(zhì)檔案管理工作隊(duì)伍，工作人員要具備較強(qiáng)責(zé)任心與責(zé)任意識(shí)，對(duì)于自身工作重要性有全面認(rèn)識(shí)，促使檔案事業(yè)能夠跟上時(shí)代發(fā)展步伐。

參考文獻(xiàn)

[1] 褚海燕.探析提高辦公室檔案管理工作的優(yōu)化[J].傳媒論壇，2020，3（20）：100+102.

[2] 任爽.基于信息化背景的文書檔案管理工作創(chuàng)新研究[J].中國(guó)有色金屬，2020（18）：62-63.

[3] 熊曉衛(wèi).信息化時(shí)代下圖書檔案管理工作創(chuàng)新[J].商訊，2020（26）：138-139.