淺談高職院校傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理

汪敬

◆摘? 要：互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，有效促進(jìn)了高職院校各項(xiàng)工作的數(shù)字化管理，在檔案管理方面，隨著檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化已然成為高職院校檔案工作的重要內(nèi)容。本文分析了高職院校傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理存在的問題和對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的必要性，以及探討了院校傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化采用的模式。

◆關(guān)鍵詞：高職院校;傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案;數(shù)字化管理

當(dāng)前信息時代下，高職院校紙質(zhì)檔案一味采用傳統(tǒng)管理方式是不可行的。因?yàn)閭鹘y(tǒng)管理模式落后，工作效率低，且頻繁地翻閱查詢原始檔案容易造成檔案的損毀，不利于檔案的保存;另外，傳統(tǒng)管理模式只能讓檔案起到查詢和利用的作用，不能對其進(jìn)行有效的數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)分享，跟不上信息化建設(shè)的步伐。因此，只有對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，才能提高檔案工作效率，才能更好地保護(hù)原始檔案以及實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館建設(shè)，為高職院校信息化發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

一、高職院校傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理存在的問題

（一）檔案管理質(zhì)量低

檔案管理質(zhì)量低主要表現(xiàn)在以下幾方面：首先，檔案存在遺漏損毀的現(xiàn)象;其次，在檔案整理歸檔過程中檔案類別條目不清晰，歸檔范圍有出入，查找利用不方便;最后，因?yàn)閸徫徽{(diào)整和人員的變動，遺失漏存的現(xiàn)象時常發(fā)生，這大大降低了檔案管理質(zhì)量。

（二）管理人員專業(yè)水平不夠

高職院校檔案管理人員并不都是檔案管理專業(yè)畢業(yè)的，大多數(shù)的管理者都是只經(jīng)過短期培訓(xùn)就上崗的，對于日常的檔案管理工作，他們是能夠勝任的，但如果對檔案進(jìn)行信息化管理，就會出現(xiàn)很多問題。因?yàn)樾畔⒒瘜芾碚叩膶I(yè)要求更高，不但要求他們具備系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識，更要熟練掌握計算機(jī)技術(shù)理論知識和操作技能。高職院校的檔案每天都會海量增長，電子檔案歸檔工作和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作對檔案管理者提出了更高的要求。

（三）檔案管理制度更新工作滯后

近年來，國家針對高職院校的檔案管理出臺了一系列的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，尤其是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理方面，這些規(guī)章制度由于沒有及時的融入到高職院校的檔案管理規(guī)章制度中去。另外，高職院校對檔案管理工作不重視，導(dǎo)致檔案管理工作邊緣化。其實(shí)，在高職院校中，檔案管理應(yīng)該是非常重要的工作，因?yàn)闄n案不僅見證了院校的發(fā)展，也是院校長久發(fā)展的基礎(chǔ)。但是，由于院校不重視檔案管理，從分管領(lǐng)導(dǎo)到具體工作人員，對檔案的管理只流于表面，沒有長遠(yuǎn)的規(guī)劃，造成院校檔案管理各方面工作滯后，不能有效推進(jìn)檔案的信息化管理。

二、高職院校對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的必要性

（一）提高高職院校檔案的查詢效率

高職院校對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案實(shí)施數(shù)字化管理，不但能減輕檔案管理者的工作壓力，還能利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，打破時間和空間的限制，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高檔案查詢和利用效率，大幅度提升檔案管理的效能。

（二）為數(shù)字檔案館的建設(shè)奠定基礎(chǔ)

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)工作，也是數(shù)字檔案館建設(shè)的重要內(nèi)容，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作將為院校的數(shù)字檔案館建設(shè)和數(shù)字化管理奠定基礎(chǔ)。

三、高職院校傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理策略

高職院校的紙質(zhì)檔案較多，對其進(jìn)行數(shù)字化管理比較繁瑣復(fù)雜，而院校檔案館自身的管理人員少，在做好日常工作的同時，還要對海量的檔案進(jìn)行拆裝、整理、錄入、掃描、裝訂歸檔等數(shù)字化工作，在時間、精力和技術(shù)方面都不是很現(xiàn)實(shí)。因此，大多數(shù)院校會選擇專業(yè)的外包公司。選用專業(yè)水平更高，安全性能更高，保密信譽(yù)更好的外包公司能有效實(shí)現(xiàn)高職院校紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理。

（一）建立有效的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

高職院校應(yīng)該要求外包公司建立完善的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮計算機(jī)以及互聯(lián)網(wǎng)的作用，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上瀏覽，遠(yuǎn)程查閱等資源共享功能，提升檔案資源的利用效率。根據(jù)要求不斷完善檔案的數(shù)字化信息，從而有效推進(jìn)高職院校檔案數(shù)字化管理工作有序進(jìn)行。

（二）組建專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)

由于高職院校所涉及的檔案種類以及數(shù)量眾多，因此高職院校應(yīng)外包要求外包公司組建專業(yè)的團(tuán)隊(duì)，有很多鑒定后的檔案需要進(jìn)行銷毀或者對未鑒定的檔案進(jìn)行打理，這些都需要外包公司來雇傭?qū)I(yè)的檔案管理人員，這樣可以避免出現(xiàn)將不必要的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理的狀況，減少檔案數(shù)字化的工作量，有效避免資源浪費(fèi)。

（三）優(yōu)化數(shù)字化管理設(shè)備

外包檔案管理公司應(yīng)該加大對數(shù)字化管理設(shè)備的重視程度，需配備先進(jìn)的掃描儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、攝像機(jī)等專業(yè)的設(shè)施設(shè)備，只有這樣才能整體提高高職院校檔案數(shù)字化管理水平。

四、結(jié)語

隨著時代的不斷進(jìn)步，高職院校應(yīng)該與時俱進(jìn)，加大對院校檔案管理工作的重視，對檔案管理工作最大程度使用數(shù)字化管理，建立專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，優(yōu)化檔案數(shù)字化管理設(shè)備，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，進(jìn)一步提升高職院校的檔案管理水平，為高職院校的長遠(yuǎn)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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