基于電力企業(yè)檔案應用管理的研究

趙雪岑

本文基于電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀深入分析，提出相應的管理對策，對基于電力企業(yè)檔案應用管理具有一定的現(xiàn)實應用效果。

一、電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）檔案管理意識不強

目前，在電力企業(yè)檔案管理工作中尚未形成高度重視檔案的濃厚氛圍，“重業(yè)務，輕檔案”的現(xiàn)象并不鮮見。一方面是檔案設施建設投入不足，基礎設施落后，難以充分滿足檔案管理需求;另一方面檔案管理人員積極性不高，滿足于單純的程序化工作，把檔案管理歸為檢查、裝訂、歸檔、集冊，缺少創(chuàng)新熱情，使得企業(yè)檔案管理呈現(xiàn)機械化和低效化。

（一）檔案管理模式落后

檔案管理存在兩種模式：一種是等待其他部門形成檔案資料后，檔案部門再統(tǒng)一收集和保管，這是目前很多電力企業(yè)檔案部門沿襲下來的做法。該模式對企業(yè)經營發(fā)展很不利，因為有些企業(yè)員工對檔案重要性認識不足，檔案意識淡薄，常造成歸檔不及時和檔案遺失現(xiàn)象。另一種是檔案部門在檔案資料形成初期就介入到企業(yè)生產經營活動中，有意識地指導檔案文件的生成，并積極監(jiān)督檔案資料的形成、整理、收集和歸檔過程，將末端控制改為全過程控制，以保證檔案資料的完整性和系統(tǒng)性，但能夠開展該種管理模式的企業(yè)檔案部門還比較少。

（三）人員配置不合理

在電力企業(yè)檔案管理中，不僅要完成檔案資料的收集、整理、分類、編目、排架、編研等日常工作，還要處理檔案資料的借閱、查詢、維護等事項，可以說工作量很大。由于檔案工作人員數(shù)量有限，而且不少人身兼數(shù)職，除了應付日常工作以外，很少有時間精力鉆研和學習新技術，這導致熟練掌握和應用現(xiàn)代技術手段的人員匱乏，也使得電力企業(yè)檔案信息資源未得到充分開發(fā)利用，要解決檔案資源開發(fā)利用問題必須先解決人員配置難題。

（四）檔案服務較為單一

檔案服務水平是衡量電力企業(yè)檔案管理質量的重要標志。隨著電力企業(yè)對外交往活動的日益頻繁，對企業(yè)檔案服務能力提出了更高要求，然而現(xiàn)階段電力企業(yè)檔案服務形式過于單一，只能提供借閱、檔案資料初步編研這樣的服務形式，遠遠無法滿足企業(yè)生產經營、日常管理、企業(yè)決策等對檔案服務提出的多樣化需求，而且現(xiàn)有服務也往往是被動提供的，在主動提供服務方面仍然存在很多不足。

（五）檔案開發(fā)利用不足

檔案開發(fā)利用是檔案管理的終極目的，許多電力企業(yè)也建立了數(shù)字檔案館，檔案管理系統(tǒng)能與企業(yè)各部門系統(tǒng)互聯(lián)互通，實現(xiàn)電子檔案的收集、管理功能，但是數(shù)字化檔案各項功能并未得到充分利用，部分功能可能尚在開發(fā)之中，還有些功能還不夠完善無法使用。況且，檔案信息化本身就是一項有始無終的進程，需要不斷開發(fā)、建設和應用，決不能停下來坐享其成，在信息化過程中有這樣的想法會使企業(yè)檔案信息化成果很快落伍。

（六）現(xiàn)代技術利用率低

隨著大數(shù)據時代的到來，企業(yè)檔案信息化成為發(fā)展的必然趨勢，由此造成檔案數(shù)據量急劇增加，但沿襲自傳統(tǒng)紙質檔案管理的一套模式遠遠落后于大數(shù)據時代對檔案信息化管理的需求 。而要適應時代發(fā)展需要，電力企業(yè)檔案部門就必須轉變“重管理，輕服務”的觀念，充分利用現(xiàn)代技術為企業(yè)提供更優(yōu)質的服務，然而如何開發(fā)先進的平臺來實現(xiàn)這一轉變，對于許多電力企業(yè)來說仍處于彷徨、觀望、等待之中，缺乏實質行動的結果就只能繼續(xù)沿襲過去的檔案管理模式。

二、提升電力檔案應用管理能力

（一）強化設施建設。做好檔案服務的前提是完善的基礎設施、豐富的檔案信息資源，缺乏這些條件的支持必然是緣木求魚而求之不得。為此，電力企業(yè)應持續(xù)保障檔案管理基礎設施建設，一方面要不斷完備硬件設施和信息化設備，另一方面要擁有安全可靠、兼容性強的管理平臺。為支持海量數(shù)據資源的存儲和整合，需創(chuàng)新數(shù)據庫技術，以推動企業(yè)生產經營價值鏈的流動。只有重視企業(yè)生產經營活動中每一份成果的數(shù)據檔案，才能引導企業(yè)做出正確的營銷決策。在大數(shù)據背景下，利用數(shù)據庫技術是提升企業(yè)檔案分析的精準度以及提高檔案管理效率和質量的重要途徑。

（二）增強服務意識。觀念是行動的先導，要提升電力企業(yè)檔案服務能力首先要有正確觀念的引導，為此必須轉變檔案管理觀念，用科學的觀念指導檔案服務。目前，許多電力企業(yè)檔案部門服務意識不強，歸根到底是“重管理，輕服務”的觀念作祟，所以要摒棄這種落后的觀念，牢固樹立為企業(yè)生產經營服務、為企業(yè)日常管理服務的思想。為用戶服務就不能固守被動服務的方式，而應主動提供用戶所需的服務。為在思想上重視，檔案部門應加大對檔案管理人員培訓的力度，而檔案管理人員也必須加強學習和提高認識，樹立檔案管理以用戶為中心的服務觀念，并以提升用戶滿意度為工作目標。

（三）把握現(xiàn)實需求。只有精準把握用戶需求，才能為用戶提供針對性強且滿足其需要的服務。電力企業(yè)檔案部門的用戶是工作在不同部門的廣大員工，他們對檔案的需求是不一樣的，例如生產技術部門通常對科技檔案服務有需求，而財務部門主要對會計檔案有需求，而且這些部門對每一類檔案的具體要求在不同階段也有差別，所以檔案部門應根據不同用戶的需求提供服務，這樣才能做到有的放矢。為此，檔案部門應加強對用戶需求的分析，并在了解用戶需求基礎上為用戶提供個性化服務。通過盡力滿足用戶的需求，檔案部門不僅展示了自身的服務特色，還能從滿足需求進化到創(chuàng)造需求，進而利用需求驅動更好地提升服務效能。

（四）轉變管理模式。傳統(tǒng)檔案管理模式在檔案資料形成以后再移交檔案部門統(tǒng)一保管，由于缺乏對檔案形成全過程的監(jiān)管，無法保證檔案資料完整性和系統(tǒng)性，因而必須對檔案管理模式進行變革，讓檔案管理貫穿于檔案資料形成全過程之中，使每個部門、每名員工都成為檔案管理的主動參與者，為此檔案部門應提出檔案移交的規(guī)范化要求，避免檔案移交超時、不完整、格式不對等現(xiàn)象出現(xiàn)。為更好地保障檔案質量，檔案部門應認真分析現(xiàn)行服務流程是否存在不足，只有將檔案服務流程與企業(yè)各部門業(yè)務流程充分融合、緊密銜接，才能保證服務的順暢和高效。

（五）注重資源整合。檔案資源是檔案服務的物質基礎，擁有豐富、優(yōu)質的檔案資源才能提供高質量的檔案服務，因此必須加強檔案資源建設。在電力企業(yè)檔案管理過程中遇到的主要困境是：一方面存在信息資源浪費和信息孤島現(xiàn)象，另一方面是企業(yè)各部門信息系統(tǒng)重復建設和信息匱乏，例如，電力企業(yè)內部運行的信息系統(tǒng)有辦公自動化系統(tǒng)、95598系統(tǒng)、調度管理系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、生產管理系統(tǒng)、結算系統(tǒng)等，因此必須對現(xiàn)有系統(tǒng)進行整合，使信息資源能夠得到充分開發(fā)和高效利用。

（六）強化隊伍建設。檔案管理工作者是檔案工作中最積極、最能動的因素，要提高電力企業(yè)檔案服務水平，必須建設一支優(yōu)秀的檔案人才隊伍。為此，通過以下途徑提升檔案隊伍素質：一是引進人才，尤其是既熟悉檔案管理，又精通信息化技術的復合型人才。二是加強檔案人才培養(yǎng)。電力企業(yè)應結合自身特點及電力檔案特性，培養(yǎng)一批兼?zhèn)湫畔⒐芾?、?shù)據管理、系統(tǒng)管理的專業(yè)人才。三是建立人才激勵機制，應在檔案人員管理工作中建立公平合理的績效考核機制，適度引入競爭氛圍，以激發(fā)檔案人員主動性和創(chuàng)造性。四是建立合理的人才結構，在電力檔案工作中需要不同類型的人才相互配合才能取得最佳服務效果，例如管理型人才、研發(fā)型人才、實操型人才的結合。

（七）形成文化氛圍。企業(yè)檔案文化是依托企業(yè)檔案信息資源、通過挖掘企業(yè)檔案中的文化內涵而形成的有利于企業(yè)檔案管理、開發(fā)利用的文化氛圍，宣傳企業(yè)檔案文化，展示企業(yè)檔案影響力，可以使企業(yè)檔案發(fā)揮更大的價值。建設電力企業(yè)檔案文化應依托電力企業(yè)檔案工作，通過開發(fā)企業(yè)檔案文化產品，開展企業(yè)檔案文化知識講座等形式，推動企業(yè)檔案文化發(fā)展，并融入企業(yè)文化之中，使企業(yè)員工充分認識到檔案資源的重要性，從而與檔案工作者一道提升檔案管理水平和服務水平。