城市化建設(shè)環(huán)境下城建檔案管理信息化構(gòu)建思考

李敏

[摘 要] 隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)對(duì)各行各業(yè)都產(chǎn)生了巨大影響，而城市化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，人們的生產(chǎn)生活，都以數(shù)據(jù)的方式存在著，這也讓城建檔案信息數(shù)據(jù)規(guī)模不斷增大，讓城建檔案管理上實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展，更具現(xiàn)實(shí)意義。在此時(shí)代背景下，相關(guān)部門更應(yīng)當(dāng)充分利用信息化技術(shù)，最大程度對(duì)管理流程進(jìn)行簡(jiǎn)化，以符合社會(huì)信息化發(fā)展要求。文章將從城建檔案管理信息化概念談起，結(jié)合城建檔案管理信息化構(gòu)建的原則，提出若干對(duì)策，旨在拋磚引玉，共推城建檔案事業(yè)發(fā)展。

[關(guān)鍵詞] 城市化建設(shè)；城建檔案管理；信息化構(gòu)建

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的來(lái)臨，對(duì)各行各業(yè)產(chǎn)生的巨大影響，是每個(gè)人都能切身體會(huì)的。而在城市化建設(shè)的不斷發(fā)展中，會(huì)不斷生產(chǎn)一些基礎(chǔ)性信息，也就是城建檔案信息，對(duì)城市建設(shè)有重要的記錄和參考價(jià)值。如果能夠有效應(yīng)用此類信息，就會(huì)為城市中的教育科研、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等相關(guān)工作帶來(lái)巨大的推進(jìn)力量，有不可估量的價(jià)值。由于我國(guó)經(jīng)濟(jì)一直處在中高速發(fā)展階段，城市規(guī)模的擴(kuò)大，時(shí)代的變遷，也為城建檔案管理帶來(lái)了各種棘手問(wèn)題，無(wú)論是檔案管理不具備較強(qiáng)規(guī)范性，還是檔案的較低利用率，都會(huì)對(duì)城建檔案管理發(fā)展帶來(lái)嚴(yán)重的負(fù)面影響。為了建設(shè)現(xiàn)代化城市，在檔案管理工作上也應(yīng)當(dāng)和信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)城建檔案管理信息化發(fā)展[1]。

一、城建檔案管理信息化概念闡述

當(dāng)前社會(huì)背景下，互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)、電子化已經(jīng)在生活中全面普及，很多互聯(lián)網(wǎng)詞匯也成了人們口中的熱詞，通過(guò)諸如大數(shù)據(jù)、VR技術(shù)、云計(jì)算等詞匯，就能對(duì)時(shí)代發(fā)展有所感知，這也側(cè)面證明了信息技術(shù)為人們生產(chǎn)生活帶來(lái)的巨大便利。但是在城建檔案管理工作方面，卻并未能和信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)相結(jié)合，很多具體工作仍然要依靠人力進(jìn)行落實(shí)，在檔案收集、管理工作方面投入了巨大人力物力，不僅令檔案共享度達(dá)不到要求，還容易出現(xiàn)各種誤差。城建檔案管理信息化能夠彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理方式帶來(lái)的弊端，可以增強(qiáng)相關(guān)部門的協(xié)作性，在檔案管理各個(gè)工作環(huán)節(jié)體現(xiàn)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，令檔案信息資源更具科學(xué)性，有效提升利用率。

城建檔案管理信息化的主要內(nèi)容包含兩項(xiàng)。首先是建立標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)在開展檔案管理相關(guān)工作階段，和城市自身發(fā)展?fàn)顩r相結(jié)合，兼顧標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的統(tǒng)一性，對(duì)不合理的地方及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，從而達(dá)到完善城建檔案管理信息化的目的，為后續(xù)檔案的管理和查閱工作，提供最大的便利，并減少遺漏情況。需要注意的是，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定不能脫離國(guó)家法律法規(guī)的框架，并應(yīng)當(dāng)注重計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全性，對(duì)計(jì)算機(jī)病毒進(jìn)行預(yù)防[2]。

其次是建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施，該項(xiàng)工作主要是為了降低工作人員的工作壓力，加強(qiáng)檔案管理的集中性。相關(guān)部門有必要引起足夠的重視，進(jìn)而保證檔案信息的完整性，錄入到對(duì)應(yīng)電腦系統(tǒng)。

二、城建檔案管理信息化構(gòu)建原則

我國(guó)幅員遼闊，城市眾多，每個(gè)城市的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和信息技術(shù)普及情況都各不相同，因此檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)立足于城市實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r制定。由于復(fù)雜性較強(qiáng)，這也令檔案管理人員會(huì)面臨諸多問(wèn)題。為了減少問(wèn)題所帶來(lái)的負(fù)面影響，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循以下原則。

首先，應(yīng)當(dāng)注重時(shí)代發(fā)展需要。在城建檔案管理信息化構(gòu)建階段，應(yīng)當(dāng)注重文件資料和檔案管理服務(wù)的契合程度，因此應(yīng)當(dāng)基于時(shí)代發(fā)展需求，落實(shí)檔案數(shù)字化歸檔的工作，在需求滿足上，不能單純糾結(jié)于當(dāng)前城市的發(fā)展，還應(yīng)當(dāng)站在長(zhǎng)遠(yuǎn)角度，適應(yīng)未來(lái)社會(huì)發(fā)展需求，保證資源利用的高效性。

其次，應(yīng)當(dāng)注重檔案的保密性。城建檔案是國(guó)家機(jī)密文件，因此城建檔案管理信息化構(gòu)建，應(yīng)當(dāng)重視數(shù)字化檔案歸檔的保密性，嚴(yán)格把控各個(gè)工作環(huán)節(jié)，防止為他人所盜取，產(chǎn)生不必要的麻煩。

最后，應(yīng)當(dāng)遵循實(shí)用性原則。相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)建立起對(duì)城建檔案管理信息化構(gòu)建的正確認(rèn)識(shí)，其根本目的在于更好為人民服務(wù)，利于檔案管理的信息化發(fā)展。因此在系統(tǒng)設(shè)計(jì)上決不能過(guò)于復(fù)雜，導(dǎo)致在檔案入庫(kù)、查詢等工作上帶來(lái)新的問(wèn)題，進(jìn)而打擊工作效率，對(duì)城建檔案管理信息化系統(tǒng)的應(yīng)用帶來(lái)負(fù)面影響。

三、城市建設(shè)檔案管理信息化構(gòu)建的問(wèn)題

（一）受到傳統(tǒng)觀念較大阻礙

很多員工都受到傳統(tǒng)檔案管理方式的影響，未能真正接受信息化新觀念，由于信息化管理方法相較于傳統(tǒng)檔案管理方式較為新穎，因此在檔案管理方式的革新上，有很大抵觸心理，因此不能有效令信息化管理手段落實(shí)于工作細(xì)節(jié)中。

（二）檔案性質(zhì)的影響

檔案的記錄性，主要體現(xiàn)于檔案內(nèi)容與形式上，信息化檔案管理手段將檔案保存和管理形式轉(zhuǎn)變成電子化和數(shù)字化，這就讓檔案原始記錄性內(nèi)容也消于無(wú)形。而且當(dāng)前管理軟件在開發(fā)商步調(diào)不統(tǒng)一，整體性不強(qiáng)，沒(méi)有強(qiáng)有力信息因素做后盾，制約了檔案管理信息化的發(fā)展。

四、城建檔案管理信息化構(gòu)建措施

（一）城建檔案管理信息化系統(tǒng)結(jié)構(gòu)方案

該方案在設(shè)計(jì)階段，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格依照檔案信息化構(gòu)建的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，城建檔案管理軟件應(yīng)當(dāng)具備網(wǎng)絡(luò)檢索功能，可以讓用戶根據(jù)自己的需求實(shí)時(shí)瀏覽，而且在文件存儲(chǔ)格式上應(yīng)當(dāng)匹配多類型。城建檔案管理信息化系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格管控，包括數(shù)據(jù)收集、瀏覽、整理、檢索等各個(gè)方面，加強(qiáng)文檔整理的整體性，對(duì)業(yè)務(wù)流程應(yīng)當(dāng)提高掌管效率，對(duì)信息資源進(jìn)行高效開發(fā)和應(yīng)用。單位內(nèi)部的檔案信息保存，以及單位之間的檔案資料交換，與城建檔案管理信息化系統(tǒng)的兼容性、通用性息息相關(guān)，因此一定要提高兼容性和通用性。

除此之外，在硬件設(shè)備上也應(yīng)當(dāng)加大投入力度。城建檔案管理工作中離不開各種硬件設(shè)備的支持，例如掃描儀、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等等。欲實(shí)現(xiàn)城建檔案管理信息化發(fā)展，就要立足于實(shí)際情況，加強(qiáng)當(dāng)前硬件設(shè)備的使用率，并重視未來(lái)可能應(yīng)用的硬件設(shè)備，包含路由器、數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器等。最后應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化電子文件的歸檔工作。城建檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)在建立準(zhǔn)則上趨于統(tǒng)一，與社會(huì)服務(wù)目標(biāo)群體相對(duì)接，提升電子檔案歸檔的速度[3]。

（二）強(qiáng)化城建檔案數(shù)字化構(gòu)建

鑒于城建檔案信息有效反映城市建設(shè)工作情況，因此有必要對(duì)其完整性和真實(shí)性，予以充分重視，從而加強(qiáng)在現(xiàn)實(shí)環(huán)境中的應(yīng)用程度。在城建檔案管理信息化工作中，應(yīng)注重兩個(gè)方面工作的落實(shí)，首先是建設(shè)數(shù)字化城建檔案，其次是總結(jié)數(shù)字化電子文件。前者可以利用輸入設(shè)備、掃描儀，通過(guò)掃描、壓縮存檔方式實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)到數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，并合理進(jìn)行歸類。這種轉(zhuǎn)換并不是簡(jiǎn)單的紙質(zhì)到數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，而是將信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)和城建檔案管理工作相結(jié)合，應(yīng)用更多形式的載體，在突破地區(qū)限制的條件下，加強(qiáng)城市工作的展示效果，實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)的多元化發(fā)展。

接下來(lái)是總結(jié)數(shù)字化電子文件工作，資料的真實(shí)性與完整性，可以直接對(duì)城建檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行穩(wěn)定性，產(chǎn)生較大影響?；诖?，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)在國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)框架下，基于國(guó)家經(jīng)驗(yàn)，落實(shí)收集電子文件內(nèi)容的工作，防止城建檔案管理信息化構(gòu)建工作中行差踏錯(cuò)。這也是對(duì)自身工作的良好總結(jié)，在不斷對(duì)問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)和分析的同時(shí)，能夠有效糾正問(wèn)題，從而形成良性循環(huán)，利于城建檔案管理信息化發(fā)展。

（三）提升城建檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

由于城建檔案管理信息化構(gòu)建，相較傳統(tǒng)，在工作方式上有了較大的改變，從單一的紙質(zhì)檔案整理，轉(zhuǎn)向信息技術(shù)應(yīng)用于網(wǎng)絡(luò)空間安全性維護(hù)，因此對(duì)管理人員的要求也相應(yīng)提高。具體要求上，工作人員不僅應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)自身檔案管理知識(shí)的專業(yè)性，強(qiáng)化自身檔案學(xué)、信息傳播學(xué)的學(xué)習(xí)，而且還要掌握一定程度的計(jì)算機(jī)水平，例如通信技術(shù)、信息管理、計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)等。因此檔案管理人員一定要保持知識(shí)學(xué)習(xí)的敏感性，檔案管理單位也需要定期開展針對(duì)性培訓(xùn)，并完善考評(píng)機(jī)制的科學(xué)性，定期或不定期對(duì)檔案信息化管理掌握情況進(jìn)行檢查，從而對(duì)管理人員的專業(yè)素質(zhì)了如指掌，為后續(xù)工作打下良好基礎(chǔ)。與此同時(shí)，對(duì)于表現(xiàn)較好的管理人員，應(yīng)當(dāng)適當(dāng)給予獎(jiǎng)勵(lì)，發(fā)揮榜樣示范帶動(dòng)作用，增強(qiáng)全體檔案管理人員的工作進(jìn)取心。同時(shí)應(yīng)當(dāng)注意，在業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)之外，還應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化檔案管理人員服務(wù)意識(shí)的培養(yǎng)，樹立職業(yè)道德，從而在長(zhǎng)遠(yuǎn)角度上，保證檔案管理信息化的發(fā)展。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，城建檔案管理信息化構(gòu)建應(yīng)當(dāng)注重和時(shí)代發(fā)展需求相結(jié)合，注重檔案資料的數(shù)字化管理，并加強(qiáng)檔案管理人員服務(wù)意識(shí)和專業(yè)素質(zhì)的提升，進(jìn)而滿足城建檔案管理信息化發(fā)展要求。

參考文獻(xiàn)：

[1]周惠英.新形勢(shì)下城建檔案人才隊(duì)伍建設(shè)的思考--以杭州市城建檔案館“干、學(xué)、評(píng)”為例[J].城建檔案，2014（2）：18-19.

[2]鞠紅旗，譚淑紅，王玲超，等.基于“一張圖”的智慧城建檔案信息管理平臺(tái)研究及應(yīng)用[J].城建檔案，2019（5）：11-15.

[3]許盛偉，宮輝力，石若明.基于GIS的城建檔案管理系統(tǒng)的研究與設(shè)計(jì)[J].計(jì)算機(jī)工程與應(yīng)用，2005，41（31）：192-194.