信息化系統(tǒng)提升后勤業(yè)務(wù)管理的研究

唐永杰

[摘 要] 信息化在企業(yè)應(yīng)用中扮演著越來(lái)越重要的角色，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)新的業(yè)務(wù)形態(tài)和日益增長(zhǎng)的業(yè)務(wù)需求。隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，企業(yè)對(duì)管理精細(xì)度的要求越來(lái)越高，降本增效已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展、提高競(jìng)爭(zhēng)力的重要因素。文章通過(guò)對(duì)后勤業(yè)務(wù)現(xiàn)狀進(jìn)行分析，闡述了信息化對(duì)傳統(tǒng)后勤管理模式的優(yōu)化和提升，介紹了系統(tǒng)的功能和建設(shè)過(guò)程。

[關(guān)鍵詞] 后勤作業(yè)；物流運(yùn)輸；降本增效；物資追溯；船舶配載

中圖分類號(hào)：G475 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

一、現(xiàn)狀

近年來(lái)，隨著油氣開(kāi)采的增加和現(xiàn)場(chǎng)作業(yè)的日益頻繁，后勤供應(yīng)任務(wù)的壓力越來(lái)越大，貨物需求和船舶數(shù)量的增加對(duì)傳統(tǒng)的后勤工作模式帶來(lái)了很大的挑戰(zhàn)。現(xiàn)有的后勤任務(wù)包括從平臺(tái)要料到供應(yīng)商發(fā)貨、物流運(yùn)輸、平臺(tái)接收全流程的管理，同時(shí)需要從多個(gè)系統(tǒng)中獲取數(shù)據(jù)，存在著任務(wù)周期長(zhǎng)、過(guò)程節(jié)點(diǎn)多、需求貨物雜、關(guān)聯(lián)系統(tǒng)廣等特點(diǎn)，整個(gè)流轉(zhuǎn)過(guò)程涉及部門(mén)及環(huán)節(jié)多，追蹤管理極為困難。以往基于純手工、電子表格的粗獷管理模式存在著效率、資源使用和追溯方面的問(wèn)題，已經(jīng)很難適應(yīng)新業(yè)務(wù)模式的需求。

二、面臨的問(wèn)題

現(xiàn)有后勤管理模式存在的問(wèn)題，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

（一）效率低，速度慢，錯(cuò)誤率高，員工工作壓力大

傳統(tǒng)的手工數(shù)據(jù)記錄模式需要操作人員在現(xiàn)場(chǎng)抄寫(xiě)數(shù)據(jù)后返回辦公室錄入系統(tǒng)，多次重復(fù)的操作很容易造成數(shù)據(jù)信息的遺漏和錯(cuò)誤。同時(shí)隨著作業(yè)任務(wù)的增加，現(xiàn)場(chǎng)需要記錄的信息越來(lái)越多，給現(xiàn)場(chǎng)員工帶來(lái)大量重復(fù)工作。

（二）信息反饋滯后

由于現(xiàn)場(chǎng)需要全天候不間斷作業(yè)，所以信息的錄入會(huì)相應(yīng)的產(chǎn)生延遲，正常情況下大部分?jǐn)?shù)據(jù)在任務(wù)完成后錄入系統(tǒng)，部分?jǐn)?shù)據(jù)需要隔日錄入系統(tǒng)。

（三）孤島現(xiàn)象嚴(yán)重

后勤任務(wù)周期長(zhǎng)、設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)多，信息的采集存在著孤立的情況，信息沒(méi)有辦法進(jìn)行有效的鏈接、整合，信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重。

（四）影響決策分析

從時(shí)效上分析，作業(yè)信息的滯后反饋不利于現(xiàn)場(chǎng)任務(wù)的調(diào)節(jié)，失去了快速?zèng)Q策的時(shí)效性，針對(duì)錯(cuò)誤的任務(wù)決定，不能及時(shí)反映問(wèn)題并采取錯(cuò)誤，影響了后勤工作快速調(diào)度的分析決策。

（五）存在著停工待料的情況

由于信息傳遞的不及時(shí)，計(jì)劃由溝通驅(qū)動(dòng)而非由計(jì)劃驅(qū)動(dòng)，造成低效環(huán)節(jié)多、供應(yīng)周期長(zhǎng)、信息斷檔不易跟蹤。在執(zhí)行過(guò)程中存在著由于人、機(jī)、物協(xié)同不及時(shí)造成的人機(jī)、時(shí)間和成本浪費(fèi)的情況。

（六）物資追溯困難

部分物資在運(yùn)輸過(guò)程中缺乏唯一身份標(biāo)識(shí)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)單品的過(guò)程數(shù)據(jù)采集，信息斷檔不透明，物資追溯困難。

三、信息化系統(tǒng)功能研究

針對(duì)上面提出的問(wèn)題，企業(yè)決定通過(guò)信息化手段來(lái)改善現(xiàn)有的管理模式，利用成熟的技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)后勤業(yè)務(wù)的管理提升。

信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了從物資申請(qǐng)、出庫(kù)、裝箱、裝船、接收等各個(gè)環(huán)節(jié)的管理，通過(guò)接口實(shí)現(xiàn)了不同系統(tǒng)間的對(duì)接，通過(guò)移動(dòng)采集、無(wú)線網(wǎng)絡(luò)、條碼掃描實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)傳輸?shù)耐?。系統(tǒng)主要功能：

（一）任務(wù)處理機(jī)制

系統(tǒng)任務(wù)處理機(jī)制會(huì)根據(jù)需求任務(wù)的優(yōu)先級(jí)、類別自動(dòng)對(duì)任務(wù)進(jìn)行分類組合，并根據(jù)任務(wù)的需求時(shí)間、優(yōu)先級(jí)自動(dòng)分發(fā)到指定的員工進(jìn)行處理。

（二）貨物申請(qǐng)

貨物申請(qǐng)一般由平臺(tái)或供應(yīng)商發(fā)起，主要填寫(xiě)物資內(nèi)容和需要送達(dá)現(xiàn)場(chǎng)時(shí)間。系統(tǒng)需要根據(jù)平臺(tái)對(duì)申請(qǐng)物資進(jìn)行分類，并根據(jù)預(yù)先設(shè)定的規(guī)則對(duì)貨物進(jìn)行排序。分類規(guī)則包括生活用品、生產(chǎn)物資、?；?、非標(biāo)準(zhǔn)包裝物資等。

（三）載具分配

調(diào)度接收到貨物請(qǐng)求后，會(huì)根據(jù)貨物情況計(jì)算載具數(shù)量，由于很多的物資沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)包裝規(guī)范，所以目前系統(tǒng)只提供了推薦的載具類型和數(shù)量，調(diào)度根據(jù)實(shí)際情況手工進(jìn)行調(diào)整。隨著數(shù)據(jù)的積累和包裝的完善，后續(xù)可以通過(guò)數(shù)據(jù)分析和深度學(xué)習(xí)實(shí)現(xiàn)載具類型和數(shù)量的自動(dòng)推薦。

（四）系統(tǒng)打包

為了便于物資的后續(xù)跟蹤，在運(yùn)輸過(guò)程中參考了物流快遞的概念，將發(fā)往同一平臺(tái)的物資進(jìn)行分類打包處理，系統(tǒng)自動(dòng)為該包裝分配一個(gè)唯一的二維碼，后續(xù)通過(guò)掃描二維碼即可實(shí)現(xiàn)物資全流程的信息采集和跟蹤。

（五）打板操作

每次在打板前，現(xiàn)場(chǎng)人員先在托盤(pán)上粘貼好預(yù)打印的二維碼標(biāo)簽，在貨物打好包后，將相同目的地的不同包裝的貨物統(tǒng)一堆放到托盤(pán)上面，掃描托盤(pán)及包裝標(biāo)簽實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的綁定。

（六）托盤(pán)裝箱

托盤(pán)裝完后，將托盤(pán)放置到指定的集裝箱中，集裝箱上面粘貼了預(yù)印制的二維碼標(biāo)簽，現(xiàn)場(chǎng)人員通過(guò)移動(dòng)終端掃描托盤(pán)及集裝箱上面的二維碼，系統(tǒng)也可以通過(guò)語(yǔ)音方式錄入集裝箱編號(hào)，實(shí)現(xiàn)托盤(pán)與集裝箱的關(guān)聯(lián)。

（七）預(yù)配載裝船

預(yù)配載裝船操作是系統(tǒng)的核心功能之一。由于業(yè)務(wù)增加導(dǎo)致的現(xiàn)場(chǎng)要料需求增多，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)貨物運(yùn)抵碼頭但船舶裝載不了的情況，這種情況下調(diào)度就需要和要料單位協(xié)商哪些貨物可以晚發(fā)，造成了大量的反復(fù)性溝通工作和人力、機(jī)具的等待時(shí)間。通過(guò)預(yù)配載功能，可以將貨物通過(guò)圖形模擬的方式放置到船舶甲板上，減少了問(wèn)題發(fā)生造成的成本浪費(fèi)。

（八）稱重管理

由于海上平臺(tái)吊機(jī)有承重要求，所以在裝船時(shí)需要考慮每吊物資的重量是否滿足平臺(tái)要求，對(duì)每一吊貨物都需要進(jìn)行稱重操作。系統(tǒng)通過(guò)將電子秤、藍(lán)牙及4G網(wǎng)絡(luò)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了稱重?cái)?shù)據(jù)的實(shí)時(shí)采集及精準(zhǔn)校驗(yàn)，避免了潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)。

（九）平臺(tái)貨物接收

物資到達(dá)平臺(tái)后，平臺(tái)人員需要對(duì)物資進(jìn)行接收已完成整個(gè)運(yùn)輸任務(wù)的閉環(huán)管理，如果平臺(tái)人員沒(méi)有按時(shí)操作，系統(tǒng)會(huì)按照規(guī)則自動(dòng)完成默認(rèn)接收。

（十）系統(tǒng)對(duì)接

由于企業(yè)已經(jīng)上線了SAP和MAXIMO系統(tǒng)，分別管理著調(diào)撥和現(xiàn)場(chǎng)業(yè)務(wù)，為了避免重復(fù)的工作和提高數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性，系統(tǒng)通過(guò)接口方式實(shí)現(xiàn)了與這兩個(gè)系統(tǒng)的對(duì)接。

四、效果

（一）提高工作任務(wù)處理時(shí)間

通過(guò)移動(dòng)化辦公改變了傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)模式，帶來(lái)高效的辦公方式，條碼采集提高了效率和準(zhǔn)確性，數(shù)據(jù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)校驗(yàn)、減少了錯(cuò)誤的可能性。

（二）操作簡(jiǎn)單、易于上手

全程二維碼操作，員工熟悉易上手，數(shù)據(jù)采集準(zhǔn)確、安全。系統(tǒng)界面設(shè)計(jì)采用通用的APP方式，減少員工熟悉和培訓(xùn)的時(shí)間。

（三）減少員工等待時(shí)間

系統(tǒng)將后勤需求自動(dòng)按優(yōu)先級(jí)進(jìn)行排列，產(chǎn)生對(duì)應(yīng)的任務(wù)，員工按照任務(wù)執(zhí)行即可，通過(guò)系統(tǒng)將人、機(jī)、物有效結(jié)合，協(xié)同工作，減少了因互相等待造成的時(shí)間浪費(fèi)。

（四）降低物流成本

通過(guò)優(yōu)化物流流程，提升物流工具利用率，減少緊急發(fā)運(yùn)，保障了一線生產(chǎn)用料的及時(shí)，降低了物流成本。

（五）減少管理費(fèi)用

通過(guò)改善供應(yīng)鏈信息的透明度，能夠快速解決問(wèn)題，實(shí)時(shí)追溯供應(yīng)鏈物資情況，降低了溝通及管理成本。

五、結(jié)語(yǔ)

文章分析了信息化建設(shè)對(duì)后勤業(yè)務(wù)的影響，并對(duì)信息化建設(shè)的過(guò)程進(jìn)行了簡(jiǎn)單的闡述，通過(guò)信息化系統(tǒng)的實(shí)施，優(yōu)化了現(xiàn)有后勤業(yè)務(wù)的管理模式，提升了工作效率，減低了運(yùn)營(yíng)成本。