檔案管理在企業(yè)建設中的重要性

黃成兵

[摘 要] 企業(yè)檔案管理一直都是企業(yè)建設的一部分，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理一般都是對檔案信息進行的一個儲存管理。而隨著現(xiàn)代化的發(fā)展，一些新的管理技術(shù)和管理理念被引用到檔案管理中，檔案信息的作用和價值也被開發(fā)和利用。檔案信息的價值作用被發(fā)現(xiàn)，明確其在企業(yè)建設發(fā)展中的重要性，企業(yè)也更加關注和重視企業(yè)檔案管理。文章也基于此，詳細分析檔案管理對于企業(yè)建設和現(xiàn)代化管理的重要性。

[關鍵詞] 檔案管理；企業(yè)建設；重要性

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

加強對檔案信息的開發(fā)利用，促進企業(yè)建設發(fā)展，成為了當前企業(yè)關注的問題，并且把檔案管理納入到企業(yè)建設中的重要組成，積極探索檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，力求發(fā)揮出檔案信息的作用。但是在實際的發(fā)展中，如何做好檔案管理在企業(yè)建設中的價值，發(fā)揮檔案的開發(fā)和利用，完善檔案管理，促進檔案管理在企業(yè)建設中的重要性值得研究。

一、企業(yè)建設與檔案管理

（一）企業(yè)建設

文章結(jié)合檔案管理對于企業(yè)建設的分析，更多的是針對企業(yè)文化。企業(yè)文化作為企業(yè)競爭力的一部分，直接關系著企業(yè)的健康發(fā)展。企業(yè)文化是一個企業(yè)的內(nèi)涵與靈魂，如果沒有了靈魂，又何談發(fā)展。企業(yè)文化不僅是企業(yè)核心競爭力的關鍵，可以加強企業(yè)的凝聚力和戰(zhàn)斗力，對工作人員起到激勵的作用；而且企業(yè)文化對企業(yè)人員有著約束作用，有利于企業(yè)經(jīng)濟效益的提升。所以企業(yè)文化建設一直都是企業(yè)發(fā)展中重要部分，企業(yè)文化建設可以說是企業(yè)文化相關理念的形成、塑造、傳播等過程[1]。

具體來講，企業(yè)文化是企業(yè)在長期的生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展中形成，比如在發(fā)展中形成的管理思想、管理方式、管理理念以及群體意識等思維方式、行為規(guī)范的綜合。體現(xiàn)了企業(yè)的價值觀、經(jīng)營理念和行為規(guī)范，滲透企業(yè)的各個領域；企業(yè)文化對形成內(nèi)部凝聚力和外部競爭力所起到積極作用，是現(xiàn)代管理的重要部分。其建設內(nèi)容就包括了物質(zhì)層、行為層、制度層、精神層四個方面。

（二）檔案管理

檔案是信息資源的組成，是知識的儲存器，也是知識咨詢和傳喚的媒介，同時檔案是保護過去、記錄現(xiàn)在和聯(lián)系未來的橋梁。目前已經(jīng)被各領域利用，發(fā)揮其價值，提高經(jīng)濟效益和社會效益。檔案管理是對檔案實體和檔案信息進行管理。企業(yè)檔案管理，就是對企業(yè)的檔案信息進行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用，是實現(xiàn)對企業(yè)檔案信息進行一個整理和儲存，實現(xiàn)對檔案信息的開發(fā)利用。其內(nèi)容是企業(yè)在各項生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成的對國家和企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄[2]。比如企業(yè)的制度規(guī)范、企業(yè)的經(jīng)濟收益和發(fā)展策略等，為企業(yè)后續(xù)的改革發(fā)展提供依據(jù)。

檔案管理作為行政管理的一部分，為企業(yè)的內(nèi)部管理提供參考依據(jù)，記錄著企業(yè)的各種業(yè)務往來。此外檔案管理與企業(yè)文化有著緊密的關系，是企業(yè)文化的重要組成部分，可以說檔案管理見證企業(yè)的形成與發(fā)展；而且企業(yè)檔案管理也是企業(yè)精神文化與價值觀的體現(xiàn)，記錄著企業(yè)在發(fā)展過程中的文化氛圍。如果沒有檔案管理，那么企業(yè)文化就是不完整的[3]。企業(yè)文化建設中，檔案管理就是文化積累的重要途徑。

二、檔案管理對于企業(yè)建設的重要性

企業(yè)檔案管理是企業(yè)文化積累的重要途徑，因為檔案信息自身的真實性和完整性，為發(fā)展企業(yè)精神，推進企業(yè)文化建設有著積極的作用，作為企業(yè)文化建設的重要部分，檔案管理的效率直接關系著文化建設質(zhì)量。檔案管理對于企業(yè)建設的重要性，體現(xiàn)于：

首先，檔案管理是真實準確記錄企業(yè)文化及發(fā)展的點點滴滴。記錄著發(fā)展過程中所形成的管理思想、管理理論以及管理方式等，還包括了企業(yè)發(fā)展一直以來的價值觀念、經(jīng)營理念和行為規(guī)范。通過真實的記錄和保存，把企業(yè)在發(fā)展中形成的文化實現(xiàn)有形。就比如規(guī)章制度，是在發(fā)展中不斷的完善和優(yōu)化，而每一次的完善和優(yōu)化都需要檔案信息提供參考依據(jù)[4]。比如企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中，檔案信息記錄著歷史的發(fā)展狀態(tài)和經(jīng)濟收益以及策略等，為工作開展與發(fā)展戰(zhàn)略的制定提供依據(jù)；又或者是企業(yè)文化建設中一些管理理念的形成，都是從檔案信息體現(xiàn)，如果沒有檔案信息，那么這些都是不存在的，無從體現(xiàn)。

其次，檔案管理也是對企業(yè)文化建設的歸納和梳理，是在記錄的基礎上做進一步的分析和整理。在對檔案信息收集之后，需要進一步的對信息資料進行整理篩選和統(tǒng)計，去除一些不必要的，留下具有價值的檔案信息。方便使用者對信息資源的開發(fā)利用，認清公司文化建設的成果和不足。就比如對于企業(yè)內(nèi)部培訓教育工作的開展，是通過培訓幫助企業(yè)全員明確公司戰(zhàn)略、目標等，而每一次的培訓都需要不斷的完善和優(yōu)化，結(jié)合上一次的培訓結(jié)果和內(nèi)容，做好改善，而每一次的改善的依據(jù)都是在當前員工的發(fā)展基礎上，以上一次培訓情況作為參考依據(jù)，那么上一次的培訓情況則需要檔案工作做好記錄和管理，作為參考依據(jù)。

三、企業(yè)檔案管理策略

為了進一步發(fā)揮出檔案管理的作用，促進企業(yè)文化建設。還需要結(jié)合現(xiàn)代化發(fā)展的現(xiàn)狀和要求，提高檔案管理的效率。

（一）企業(yè)檔案管理的原則

企業(yè)檔案管理，要發(fā)揮其作用，在檔案管理中，需要堅持一定的原則。首先要統(tǒng)一領導，分級管理，在企業(yè)文化建設中，對于企業(yè)檔案工作，要建立統(tǒng)一的檔案管理制度，實現(xiàn)統(tǒng)一、綜合的管理。

其次是確保檔案信息的完整與安全，其完整是從數(shù)量上和質(zhì)量來講，必須要保證檔案內(nèi)容的完整，確保相關信息的真實性和精準性，不可弄虛作假，要客觀記錄企業(yè)相關的信息資料。而安全主要是體現(xiàn)于對檔案信息的保密，防止出現(xiàn)信息泄露或丟失等現(xiàn)象，避免影響企業(yè)健康發(fā)展，一定要做好檔案信息的安全管理保護知識產(chǎn)權(quán)，維護合法權(quán)益。

最后是企業(yè)對檔案信息的開發(fā)利用，企業(yè)檔案的利用，是檔案工作的基本出發(fā)點，也是檔案工作的最終目的。因此對企業(yè)檔案管理，要加強對檔案信息的開發(fā)利用，而且通過對檔案信息的利用情況，檢驗檔案工作質(zhì)量。

（二）提高檔案意識

企業(yè)的檔案管理，實現(xiàn)對信息的收集、整理、儲存和保管，從而開發(fā)和利用，做好依法、依規(guī)管理。所以企業(yè)的管理人員要重視檔案管理的重要性，提高檔案管理意識，加強檔案管理。

比如針對一些工業(yè)技術(shù)型的企業(yè)，隨著科學技術(shù)的發(fā)展，為了進一步提高經(jīng)濟效益，提高競爭力，就需要不斷地對相關技術(shù)進行優(yōu)化升級。而在技術(shù)的改造過程中，為技術(shù)改造升級提供依據(jù)的是技術(shù)檔案，就比如一輛卡車的改造，也需要在該卡車的以往技術(shù)檔案上做進一步的分析，否則將會浪費大量的時間去探索，還不一定有結(jié)果。又比如在制定發(fā)展年度戰(zhàn)略的時候，需要參考往年的發(fā)展狀況和經(jīng)濟收益，才能確保戰(zhàn)略的科學性。這些都表明了檔案管理的重要性，因此作為企業(yè)人員，應該重視檔案管理，加強檔案管理，提高檔案管理意識。

（三）加強檔案管理的信息化建設

現(xiàn)代化發(fā)展中，信息化、自動化、智能化依然成為時代的代名詞。一些新的發(fā)展理念和技術(shù)不斷的引進，企業(yè)也順應時代的發(fā)展，不斷的改革創(chuàng)新。為了跟上企業(yè)發(fā)展的步伐，促進企業(yè)文化建設，就需要重視檔案管理的信息化發(fā)展[5]。

目前的管理中，一般都是利用檔案管理軟件，實現(xiàn)信息化的管理。實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理、數(shù)字化加工及信息化服務于一體。在管理工作利用先進的技術(shù)實現(xiàn)自動化的管理，實現(xiàn)電子檔案網(wǎng)上接受、網(wǎng)上歸檔和網(wǎng)上查閱。

四、結(jié)語

文章對檔案管理在企業(yè)建設中的重要性探究，通過分析檔案管理的實際作用和對文化建設的重要性，對檔案管理的發(fā)展提供了一定的發(fā)展策略，推動檔案工作的改革發(fā)展，促進企業(yè)建設。在實際的發(fā)展中，還是需要以企業(yè)實際發(fā)展為主，探討檔案管理的改革發(fā)展。

參考文獻：

[1]秦靜.檔案工作與時俱進新做法[J].蘭臺內(nèi)外，2020（19）：82-84.

[2]孟同筠.關于做好檔案管理工作的思考[J].蘭臺世界，2020（S1）：63-64.

[3]吳警.加強企業(yè)檔案管理的分析研究[J].蘭臺世界，2020（S1）：133-134.

[4]溫云鳳.淺談企業(yè)建設中檔案管理的重要性[C].中國武漢決策信息研究開發(fā)中心、決策與信息雜志社、北京大學經(jīng)濟管理學院.“決策論壇——企業(yè)行政管理與創(chuàng)新學術(shù)研討會”論文集（下）.中國武漢決策信息研究開發(fā)中心、決策與信息雜志社、北京大學經(jīng)濟管理學院：《科技與企業(yè)》編輯部，2016：237.

[5]周彩芳.企業(yè)檔案管理探討[J].蘭臺世界，2020（S1）：143-144.