基于新時(shí)期民政局開(kāi)展檔案管理的對(duì)策分析

摘 要：檔案管理作為民政局中的重要組成部分，其關(guān)鍵性不可忽視。但是隨著社會(huì)人才的不斷涌入，檔案數(shù)目的持續(xù)增多，檔案管理的處理過(guò)程變得繁雜了起來(lái)，在此過(guò)程中難免也會(huì)出現(xiàn)各種問(wèn)題。所以，本文將會(huì)從現(xiàn)如今檔案管理存在的問(wèn)題以及相關(guān)的對(duì)策來(lái)進(jìn)行一一分析。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;民政局;檔案管理;對(duì)策

引言

檔案管理作為民政局中不可或缺的一環(huán)，一旦檔案中的統(tǒng)計(jì)信息出現(xiàn)錯(cuò)誤，那么群眾的反響會(huì)很大。雖然現(xiàn)如今的檔案管理有了明顯的提高，但是，在此過(guò)程中還要對(duì)管理制度進(jìn)行更加規(guī)范化，使管理人員更加的專業(yè)化。只有這樣才能夠使檔案管理體系更加的健全。

一、存在的問(wèn)題

（一）管理規(guī)范缺乏

在進(jìn)行管理統(tǒng)計(jì)工作的時(shí)候，往往會(huì)出現(xiàn)人為整理出現(xiàn)錯(cuò)誤的地方。作為整理檔案這種高要求的工作來(lái)說(shuō)，有些許的小差錯(cuò)是不可避免的，只要后續(xù)管理員工吸取教訓(xùn)，不斷改進(jìn)即可。

但是，頻繁的出現(xiàn)關(guān)鍵問(wèn)題上的錯(cuò)誤，這就是一個(gè)不容忽視的問(wèn)題。在統(tǒng)計(jì)檔案的過(guò)程中嚴(yán)重者竟出現(xiàn)了檔案內(nèi)容上的不完整，對(duì)于相關(guān)的信息沒(méi)有做到足夠的詳細(xì)，甚至在此過(guò)程中的內(nèi)容也出現(xiàn)了不準(zhǔn)確的現(xiàn)象。除此之外，相關(guān)部門(mén)的收集歸檔也不夠及時(shí)，沒(méi)有在預(yù)期的時(shí)間內(nèi)按時(shí)歸檔的現(xiàn)象陸續(xù)發(fā)生。之所以出現(xiàn)這種問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)歸結(jié)于相關(guān)部門(mén)管理規(guī)范的缺乏，這樣不僅會(huì)給民政局帶來(lái)不良的影響，而且還會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理部門(mén)的權(quán)威性。因此，民政局應(yīng)當(dāng)采取相關(guān)的措施來(lái)規(guī)范檔案管理的實(shí)施過(guò)程。

（二）管理人員素質(zhì)較低

在檔案管理中，管理人員扮演著重要的角色，檔案的規(guī)范和準(zhǔn)確性離不開(kāi)管理工作人員的認(rèn)真處理。但是，在現(xiàn)如今的檔案管理中，卻出現(xiàn)了種種問(wèn)題。

在工作過(guò)程中，有部分檔案管理員書(shū)寫(xiě)潦草，而且對(duì)待工作的態(tài)度極其不認(rèn)真，甚至有些管理人員在沒(méi)有完成自己整理工作的時(shí)候擅自離職。對(duì)于此類現(xiàn)象的發(fā)生的原因，一方面是民政局的教育和管理沒(méi)有到位，沒(méi)有使素質(zhì)教育深入人心，另一方面是管理人員自身的職業(yè)道德素養(yǎng)沒(méi)有上升到一個(gè)高度。對(duì)于此類現(xiàn)象的發(fā)生，政府應(yīng)該提起高度的重視，對(duì)于思想上有問(wèn)題的檔案管理人員進(jìn)行教育，這樣才能夠使檔案管理的工作正常進(jìn)行。

（三）管理手段不足

雖然現(xiàn)如今的社會(huì)已經(jīng)步入到了人工智能的時(shí)代，社會(huì)上大多數(shù)領(lǐng)域多多少少都有人工智能的影子。但是，在民政局中的檔案管理中，不僅在硬件上沒(méi)有做到正規(guī)的要求，對(duì)于檔案管理這種機(jī)密性的工作，其辦公環(huán)境也沒(méi)能夠做到高防護(hù)的硬件要求。除此之外，檔案管理仍然使用傳統(tǒng)人工的方式來(lái)統(tǒng)計(jì)信息，會(huì)使工作達(dá)不到預(yù)期的效果。

所以，采用傳統(tǒng)的手工操作來(lái)進(jìn)行檔案的整理，其直接結(jié)果就是導(dǎo)致工作效率降低，而且操作復(fù)雜。除此之外，沒(méi)有了良好的防護(hù)措施和辦公環(huán)境，管理人員的工作積極性也不會(huì)有所提高。所以，應(yīng)當(dāng)優(yōu)化管理體系，從根本上解決管理手段不足而帶來(lái)的問(wèn)題[1]。

二、解決方法

（一）規(guī)范管理制度

由于新時(shí)代的影響，越來(lái)越多的人才不斷地涌入到市場(chǎng)當(dāng)中，檔案數(shù)量顯著增多，面對(duì)如此大的工作量的完成，管理人員既要保證檔案能夠在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸檔，又要保證檔案質(zhì)量過(guò)關(guān)。所以，規(guī)范管理制度顯得尤為重要。

為了減少檔案中內(nèi)容的錯(cuò)誤率，民政局應(yīng)當(dāng)制定成文的規(guī)定，明確的寫(xiě)清楚哪一部分需要哪些人去做，將任務(wù)落實(shí)到個(gè)人的身上，這樣才能夠使工作正常的完成。除此之外，檔案的管理人員面對(duì)自己之前所犯的錯(cuò)誤應(yīng)當(dāng)吸取經(jīng)驗(yàn)，不斷完善，爭(zhēng)取在接下來(lái)的檔案整理工作中不出差錯(cuò)。通過(guò)這種方法才能夠使檔案管理更加的規(guī)范化。

（二）提高人員素質(zhì)

檔案管理人員工作上的失誤，歸根結(jié)底就是檔案管理人員的思想不到位，職業(yè)道德素養(yǎng)沒(méi)有得到很好的提升，這樣的結(jié)果直接會(huì)影響民政局整體的工作作風(fēng)。因此，民政局應(yīng)當(dāng)采取合理的方法來(lái)提升相關(guān)檔案管理人員的整體素質(zhì)。

首先，要提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)要從思想教育上出發(fā)，民政局應(yīng)當(dāng)安排時(shí)間來(lái)為相關(guān)管理人員進(jìn)行素質(zhì)培養(yǎng)課程的學(xué)習(xí)。在學(xué)習(xí)的過(guò)程中培養(yǎng)管理人員的服務(wù)意識(shí)和職業(yè)素養(yǎng)。其次，應(yīng)當(dāng)提高管理人員的工作積極性，面對(duì)日復(fù)一日，年復(fù)一年的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，管理人員難免會(huì)出現(xiàn)工作不積極的現(xiàn)象，其間接導(dǎo)致了對(duì)待工作的態(tài)度不認(rèn)真。所以，民政局應(yīng)當(dāng)設(shè)立合理的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于認(rèn)真工作，對(duì)工作負(fù)責(zé)的人員進(jìn)行額外的獎(jiǎng)勵(lì)，表現(xiàn)良好者，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先考慮升職。對(duì)于態(tài)度不認(rèn)真的人員，進(jìn)行扣除工資的措施，這樣就能夠在極大程度上提高人員的綜合素養(yǎng)。

（三）優(yōu)化工作體系

隨著現(xiàn)如今科技的發(fā)展，數(shù)據(jù)化、智能化的模式已經(jīng)應(yīng)用到各行各業(yè)中。所以，人工整理檔案已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)今工作的需求，相比較于人工整理來(lái)說(shuō)，采取現(xiàn)代化的技術(shù)更能夠提高工作的效率[2]。

一方面，民政局應(yīng)當(dāng)為檔案管理工作配備現(xiàn)代的多媒體計(jì)算機(jī)，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)提升工作效率，此外，多媒體計(jì)算機(jī)還能夠以極快的速度來(lái)完成人類無(wú)法完成的工作，計(jì)算機(jī)能夠花費(fèi)極少的時(shí)間來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行分類、備份、整理，在極大程度上減輕了傳統(tǒng)人工的工作量，也提高了信息整理的準(zhǔn)確率。另一方面，民政局也要改變傳統(tǒng)的看法，接受新興的事物，相信科技能夠?yàn)楣ぷ鲙?lái)意想不到的效果。只有這樣，才能夠使檔案的管理工作更加有序、順利的進(jìn)行。

三、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理作為民政局工作當(dāng)中至關(guān)重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，其工作細(xì)節(jié)不能夠出現(xiàn)任何的差錯(cuò)。所以，民政局應(yīng)當(dāng)規(guī)范檔案管理的制度，通過(guò)制度來(lái)規(guī)范管理人員，從而保證工作的正常進(jìn)行。管理人員也要不斷提升自身的綜合素養(yǎng)，只有這樣才能夠推動(dòng)民政局檔案管理工作的穩(wěn)步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]馮嘉文.新時(shí)期科技檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策分析.卷宗，2018，000（005）：105-106.

[2]黨麗萍.民政檔案管理要點(diǎn)及對(duì)策.蘭臺(tái)內(nèi)外，2019，243（06）：41-42.

作者簡(jiǎn)介：

佟振發(fā)，（1977-11-）男，蒙古族，興安盟科爾沁右翼中旗人，本科學(xué)歷，科爾沁右翼中旗民政局，研究方向：檔案管理.