強強聯(lián)手使用Office組件展示最新數(shù)據(jù)

俞木發(fā)

平時我們經(jīng)常要展示一些最新數(shù)據(jù)，比如實時銷售數(shù)據(jù)，實時展示員工開單業(yè)績用于激勵其他員工等。雖然可以直接將Excel表格中的銷售數(shù)據(jù)展示到大屏幕上，但這種方式顯得簡陋。利用Excel 2019結(jié)合PowerPoint 2019，我們可以更直觀、生動地進行展示。下面以大屏幕實時地展示某保險公司的員工銷售業(yè)績?yōu)槔齺碚f明（圖1）。

對于實時數(shù)據(jù)，可以借助于Excel的組合函數(shù)進行提取。首先打開員工業(yè)績銷售統(tǒng)計報表，按提示輸入員工實時開單數(shù)據(jù)。定位到G1，輸入公式“=MAX（Sheet1！A：A）”（公式表示在該單元格顯示表1的A列數(shù)值最大的單元格，即最新輸入的日期）;在H2中輸入公式“=VLOOKUP（$G$1，$A$1：$E$26，COLUMN（B2），F(xiàn)ALSE）”，然后向右拖動公式填充到K1，這樣即可在G1：K1處顯示最新的銷售數(shù)據(jù)（圖2）。

公式解釋：這里使用VLOOKUP函數(shù)提取最新的銷售數(shù)據(jù)，查找的值是以G1顯示的時間為準（$G$1表示絕對引用），查找的范圍是$A$1：$E$26（表示絕對引用A1：E26區(qū)域，即銷售數(shù)據(jù)輸入?yún)^(qū)域），查找的列數(shù)是COLUMN（B2），這里使用COLUMN函數(shù)對列的相對引用，右拉時會依次查找C、D、E列，F(xiàn)ALSE表示精確查找。這樣，只要我們在A1：E26區(qū)域輸入新的開單數(shù)據(jù)，就會自動引用到G1：K1。

新建工作表2，將表1的A1：E1內(nèi)容復(fù)制到G13：K13，接著定位到G14（即文檔大約中間位置即可）并輸入公式“=Sheet1！G1”，向右填充到K14，即在工作表2的位置引用表1的G1：K1的數(shù)值。定位到G18并輸入公式“="恭喜"&CHAR（10）&H14&I14&"在"&TEXT（G14，"yyyy年mm月dd日"）&CHAR（10）&"成功開單"&J14&CHAR（10）&"金額是："&K14&"元"”，這樣在G18就會顯示開單的喜報內(nèi)容。按提示將G18單元格的底色填充為紅色，設(shè)置合適的字體并選擇“居中顯示”（圖3）。

公式解釋：這里主要使用“&”字符將指定的單元格連接起來（注意漢字字符要用半角的雙引號標注），其中“CHAR（10）”表示換行，“TEXT（G14，"yyyy年mm月dd日"）”表示使用Text函數(shù)將日期顯示為年月日的形式。因為我們在使用“&”連接單元格后無法再對其中的字符進行單獨設(shè)置，大家可以根據(jù)實際需要自行選擇連接的字符，比如可以將“恭喜”單獨放置在G17，然后將其設(shè)置為其他字體，這樣實際展示時更為醒目。

為了更好地展示數(shù)據(jù)，這里還可以使用“鏈接圖片功能”，將上述鏈接文本轉(zhuǎn)換為圖片，以便于后續(xù)進行三維等美化處理。選中G18并復(fù)制，定位到I19（不要和原始數(shù)據(jù)在一行，便于后續(xù)圖片的調(diào)整），選擇“開始→粘貼→選擇性粘貼→鏈接的圖片”，調(diào)整I19的大小，使得圖片正好能填滿整個單元格。點擊“圖片工具格式→格式→三維格式”，按提示設(shè)置合適的三維參數(shù)。當然還可以對其設(shè)置發(fā)光、陰影、柔化等效果，使展示效果更好（圖4）。

選中13、14行并右擊，選擇“隱藏”，隱藏原來的數(shù)據(jù)。點擊菜單欄的“視圖”，去除“網(wǎng)格線”的勾選，這樣可以在空白版面上顯示喜報圖片，便于后續(xù)在PPT中進行展示。

完成上述操作后，啟動PPT進行數(shù)據(jù)展示。先新建空白版式幻燈片，依次點擊“開始→粘貼→選擇性粘貼→粘貼鏈接→Microsoft Excel工作表對象”，將I19單元格以鏈接的方式粘貼到幻燈片中（圖5）。

選中圖片并點擊“動畫→添加動畫”，為其添加一個“翻轉(zhuǎn)式由遠及近”的進入動畫，將“開始”設(shè)置為“與上一動畫同時”，持續(xù)時間為3秒。切換到“動畫窗格→效果選項→計時”，將“重復(fù)”設(shè)置為“直到幻燈片末尾”（圖6）

點擊“幻燈片放映→設(shè)置幻燈片放映”，放映類型選擇“演講者放映（全屏幕）”，放映選項勾選“循環(huán)放映，按Esc鍵終止”，放映幻燈片選擇從1到1。再準備一張喜報模板圖片并置于底層。這樣，一份喜報展示幻燈片就制作完成了（圖7）。

最后將PPT移動到擴展的大屏幕上進行全屏放映，大屏幕上就會循環(huán)播放喜報數(shù)據(jù)。由于這里圖片是鏈接到Excel中的數(shù)據(jù)，當我們在Excel中輸入新的數(shù)據(jù)后，幻燈片上也會同步展示最新的數(shù)據(jù)（如果沒有同步顯示，右擊圖片選擇“更新鏈接”即可）。這樣，展示的效果就會更好（圖8）。